APLICACIÓN DE LA GUIA PMBOK EN LA EMPRESA “MARI CONSULTORES S.

A”

CAPITULO VII

GESTION DE COSTOS DEL PROYECTO

7.1 PLANIFICAR LA GESTION DE LOS COSTOS

ENTRADAS:

Acta de constitucion del proyecto – Empresa

Plan para la direccion del proyecto

 Linea base del alcance

Factores Ambientales de la Empresa: Infraestructura , Ubicación, Buen

Clima Laboral.

 Son todos aquellos factores externos que influiran en la ejecucion del

expediente tecnico.

Activos de los procesos de la Organización.

 Procedimiento de control financiero en plazos y tiempos pre

determinados fiscalizados “exclusivamente por la gerencia general.
 Base de datos lecciones aprendidas y financieros.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS USADAS:

Reuniones organizadas y programadas por el equipo del poyecto done se

expondran tecnicas analiticas por parte del personal con experiencia según el
rubro del expediente tecnico que se desee trabajar.

SALIDAS:

Plan de gestion de los costos

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 Establecer las unidades de medida de acuerdo al recurso que se

utilizara en la elaboracion del expediente tecnico.
 Se considerara el nivel de presicion a usar durante la estimacion del
costo, tomando un redondeo mayor tomando un margen de error del 5%
en el costo total.
 Se definiran formatos para la realizacion de informes de costos.

7.2 ESTIMAR COSTOS

ENTRADAS:

Plan de Gestion de los Costos

 Establecer las unidades de medida de acuerdo al recurso que se

utilizara en la elaboracion del expediente tecnico.
 Se considerara el nivel de presicion a usar durante la estimacion del
costo, tomando un redondeo mayor tomando un margen de error del 5%
en el costo total.
 Se definiran formatos para la realizacion de informes de costos.

Plan de Gestion de Recursos Humanos

Luego de identificar las necesidades del proyecto se gestionara los RR.HH

según sus habilidades y capacidades.

Cronograma del Proyecto

Se programaran el costo y tiempo asi como los recursos humanos y materiales

que seran necesarios para la realizacion de un proceso se aplicara este
metodo durante todo el ciclo necesario para la elaboracion del expediente
tecnico.

Registro de Riesgos

Registraremos todos los procesos en los cuales existan amenazas u

oportunidades teniendo mayor enfasis en las amenazas pues estos generan un
costo adicional a corto plazo.

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Factores Ambientales de la Empresa

Informacion comercial de dominio publico.- Se utilizaran cotizaciones

internas con nuestros principales proveedores y publico externo.

Se realizara reuniones periodicas donde confraternizara con el personal que

labora en nuestra empresa.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Juicio de Expertos:

 Se realizara reuniones conpersonal que tengan un amplio conocimiento

y experiencia en cuanto a estimacion de costos.
 En esta reunion se realizaran comparativos con proyectos similares
usando datos historicos obteniendo un costo mas real.

Estimacion por Tres Valores:

 Realizaremos otra estimacion usando la insertidumbre y riesgo previos a

la realizacion del proyecto tomando escenarios distintos (mas probable,
optimista, pesimista) costo esperado = promedio esperados.

Analisis de Reservas

 Programaremos reservas ante posibles eventos inusuales para cubrir y

dar solucion ante el problema.

Software de Gestion de Proyectos

 Utilizaremos softwares para el calculo de la estimacion de costos y

simulaciones, heramientas, estadisticas facilitando el estudio rapido de
posibles alternativas.

SALIDAS:

Estimacion de Costos de Actividades

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Como salida obtendremos las estimaciones de los costos de cada una de las
actividades.

Base de las Estimaciones

Documentacion y/o registro que respalde de forma clara y completa la

estimacion de costos que se obtuvo.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Se registraran todos aquellos documentos a poder ser actualizados.

7.3 DETERMINAR EL PRESUPUESTO

ENTRADAS

Estimacion de Costos de Actividades

Como salida obtendremos las estimaciones de los costos de cada una de las
actividades.

Base de las Estimaciones

Documentacion y/o registro que respalde de forma clara y completa la

estimacion de costos que se obtuvo.

Plan de Gestion de los Costos

 Establecer las unidades de medida de acuerdo al recurso que se

utilizara en la elaboracion del expediente tecnico.
 Se considerara el nivel de presicion a usar durante la estimacion del
costo, tomando un redondeo mayor tomando un margen de error del 5%
en el costo total.
 Se definiran formatos para la realizacion de informes de costos.

Cronograma del Proyecto

 Se programaran el costo y tiempo asi como los recursos humanos y

materiales que seran necesarios para la realizacion de un proceso se

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aplicara este metodo durante todo el ciclo necesario para la elaboracion

del expediente tecnico.

Linea base del alcance

Calendario de Recursos

 Asignaremos recursos durante el proceso de ejecucion del proyecto.

Resgitro de Riesgos

 Debemos asignar un costo para hacer frente a los riesgos dentro del
proceso de la ejecucion del proyecto.

Acuerdos

Tendremos toda la informacion concernientes a contratos y costos de

productos y servicios e incluiran la elaboracion del proyecto.

Activos de los Procesos de la Organización

Incluiremos todos procesos y documentos para determinar el presupuesto.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS:

Analisis de Reservas

Programaremos reservas ante posibles eventos inusuales para cubrir y dar

solucion ante el problema.

Agregacion de Costos

Sumaremos las estimaciones de cada uno de los costos según los paquetes
que conforman los EDT/WBS, luego tambien se sumara a niveles superiores
para obtener un costo global de too el proyecto.

Juicio de Expertos:

 Se realizara reuniones conpersonal que tengan un amplio conocimiento

y experiencia en cuanto a estimacion de costos.

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 En esta reunion se realizaran comparativos con proyectos similares

usando datos historicos obteniendo un costo mas real.

Relaciones Historicos

Se basa en el resultado de las estimaciones parametricas y analogas que nos

permitan predecir costos totales de la empresa.

Consolidacion de Limites de Presupuestos

Se llegara a un acuerdo para verificar que los gastos planificados no excedan

el limite de financiamiento de ser caso contrario se reprogramara.

SALIDAS:

Linea Base de Costos

Se realizara la suma de cuentas de control mostrando los diferentes

componentes del presupuesto del proyecto esta linea de base incluira la
reserva para contingencias de actividad y estimacion de costos de actividades.

Requisitos de Financiamiento del Proyecto

Los requisitos de financiamiento totales y periodicos se deriva de la linea de

base de costos estos incluiran los gastosproyectados y deudas anticipadas.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Actualizaremos los documentos susceptibles que incluyen:

 El registro de riesgos
 Estimacion de costos
 Cronograma del proyecto

7.4 CONTROLAR LOS COSTOS

ENTRADAS:
Plan para la direccion de proyectos contiene la siguiente informacion
para controlar los costos

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 Linea de base de costos

 Plan de gestiion de costos

RE QUISITOS DE FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO

Descrito en la seccion 7.3.3.2 incluye gastos del proyecto y cuentas

anticipadas.

DATOS DE DESENPEÑO DEL TRABAJO

Descrito en la seccion 4.3.3.2 inclyuye informacion sobre el avance del

proyecto tal como las actividades sus avances y sus entregables, tambien
incluye los costos de autorizaciones y los costos incurridos.

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Descrito en la seccion 2.1.4 incluye entre otros:

 las politicas procedimientos guias existentes todo relacionado al

control de costos.
 Las herramientas para el control de los costos
 Metodos de monitoreo e informacion a utilizar

CONTROLAR LOS COSTOS : HERRAMIENTAS Y TECNICAS

GESTION DEL VALOR GANADO

Es una metodologia de convina medidas de alcance , cronograma y
recursos para evaluar el desenpeño y el avance del proyecto
deacuerdo a los plazos establecidos dentro de los tienpos limite.
 Valor planificado: es el presupuesto aprobado por el gerente
asignado deacuerdo a las actividades programadas durante el
ciclo del proyecto.
 Valor ganado: son actividades realizadas y ejecutadas con el
presupuesto aprobado y deben contener metodos de medicion
y calculo de las actividades realizadas.

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 Costo real: es el monto deacuerdo a las actividades

programadas durante periodos de tiempo.
 Variacion de costos: presupuesto que se da en un momento
dado deacuerdo a la actividad realizada que puede aumentar
o faltar el costo real de la actividad.
 Indice del desenpeño del cronograma: medida de
deficiencia del cronograma que se expresa como el valor
ganado y el valor planificado.
 Indice del desenpeño de costo: es una medida de la
eficiencia del costo de los recursos presupuestados expresado
como la razon entre el valor ganado y el costo real.
PRONOSTICOS
Deacuerdo con el avance del proyecto podremos pronosticar
la conclusion de las actividades a realizar teniendo en cuenta
que podemos anticiparnos a irrentinuos aventos favorables o
desfaborables para el extios del proyecto.

INDICE DE DESENPEÑO DEL TRABAJO POR

COMPLETAR
Es el presupuesto que utilizaremos para culminar los trabajos
de las actividades programadas y los trabajos por terminar, el
director del proyecto debe tener conocimiento para poder
pronosticar la culminacion de los trabajos por cuplir.

REVICION DEL DESENPEÑO

Son actividades que conparamos el desenpeño del costo a lo
largo del tiempo , de las actividades programadas de trabajo.
 Analisis de variacion: contituye causas e impactos y las
acciones correctivas.
Las que tomaremos en cuenta son las acciones relativas al
costo y al cronograma ya que de estos dos puntos dependera
de el éxito del proyecto.

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 Analisis de tendencias: en este tema de analisis de

tendencias evaluaremos las mejoras y las deficiencias de las
actividades dentro del proyecto.
 Desenpeño del valor ganado: realizaremos una conparacion
entre la linea base para la medicion del desenpeño real del
cronograma y del costo.
SOFTWARE DE GESTION DE PROYECTOS
Utilizaremos softwares de gestion de proyectos para
monitorear la gestion del valor ganado las cuales nos serviran
para proyectar los resultados finales.
ANALISIS DE RESERVA
El analisis de reserva nos servira para monitorear el estado de
las reservas las cuales si el proyecto utilizo estas reservas o si
necitaremos nuevas reservas adicionales para la culminacion
de dichas actividades.

CONTROLAR LOS COSTOS: SALIDAD

INFORMACION SOBRE EL DESENPEÑO DEL TRABAJO
Informaciones sobre los avances fisicos financieros que se
informaran a el director del proyecto , socios e interezados.
PRONOSTICOS DE COSTOS
dicho pronostico se informara al gerente socion e interezados
para tomar las deciciones del caso.
SOLICITUD DE CAMBIO
Es la modificacion en la linea de base de costos y otros
conponentes como el cronograma enel plan de direccion del
proyecto deacuerdo al pronostico de costos, estas
modificaciones pueden ser preventivas o correctivas.
ACTUALIZACION AL PLAN PARA LA DIRECCION DE
PROYECTOS.
Estas actualizacion actuan sobre:
 Linea de base costos
 Plan de gestion de los costos

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ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL

PROYECTO.
Estas actualizaciones incluyen :
 Las estimaciones de costos
 Base de estimaciones
ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS
DE LA ORGANIZACIÓN.
Las actualizaciones incluyen :
 Las causas de las variaciones.
 Las acciones correctivas seleccionadas
 Las bases de datos financieros
 Otras lecciones aprendidas.

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