TEORIA D ELAS 5 S

El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada
una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples. Se
inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados,
más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un
mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones
de diversa índole que lo utilizan,tales como, empresas industriales, empresas de servicios,
hospitales, centros educativos o asociaciones.

ETAPAS

1.Clasificación (seiri):

Es la primera de las cinco fases. Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el área
de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a
aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario.

Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones:

Se desecha (ya sea que se venda, regale, recicle o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al
año. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque de
uso infrecuente, son de difícil o imposible reposición. Ejemplo: es posible que se tenga papel
guardado para escribir y deshacerme de ese papel debido que no se utiliza desde hace tiempo con
la idea de adquirir nuevo papel llegado de necesitarlo. Pero no se puede desechar una soldadora
eléctrica sólo porque hace 2 años que no se utiliza, y comprar otra cuando sea necesaria. Hay que
analizar esta relación de compromiso y prioridades. Hoy existen incluso compañías dedicadas a la
tercerización de almacenaje, tanto de documentos como de material y equipos, que son
movilizados a la ubicación geográfica del cliente cuando éste lo requiere.

De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la
sección de archivos, o en el almacén en la fábrica).

De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos
(típicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica).

De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo.

De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al
alcance de la mano.

Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.
Esta jerarquización del material de trabajo prepara las condiciones para la siguiente etapa,
destinada al orden (seiton).

El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.

2.Orden (seiton):

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de
manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y
lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) «un lugar para cada cosa, y cada cosa
en su lugar». En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto
las pérdidas de tiempo como de energía.

Normas de orden:

Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o

sobre un soporte, ...)

Definir las reglas de ordenamiento

Hacer obvia la colocación de los objetos

Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario

Clasificar los objetos por orden de utilización

Estandarizar los puestos de trabajo

Favorecer el 'FIFO' (en español, PEPS) primero en entrar primero en salir

3.Limpieza (seisō):

Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo
(seisō). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones
necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran
siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas
consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.

Normas de limpieza:

Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías

Volver a dejar sistemáticamente en condiciones

Facilitar la limpieza y la inspección

Eliminar la anomalía en origen

4.Estandarización (seiketsu):

Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para
todos.

Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta
etapa (seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse
cada día. Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:

Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e «identificación de zonas».

Favorecer una gestión visual.

Estandarizar los métodos operatorios.

Formar al personal en los estándares.

Metodología

Involucrar a todos los niveles de la organización.

Diseñar un plan de acción a seguir, con reglas y lineamientos en acuerdo al orden y limpieza que
debe de existir.

Revisión constante por parte de los mandos.

Métodos de gestión visual. Considerar colores formas e iluminación.

Estandarización de los uniformes e higiene del personal.

5.Mantenimiento de la disciplina (shitsuke):

Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas,
comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando
el ciclo PDCA (Planificar, hacer, verificar y actuar) . Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el
sistema 5S pierde su eficacia.

Establece un control riguroso de la aplicación del sistema. Tras realizar ese control, comparando
los resultados obtenidos con los estándares y los objetivos establecidos, se documentan las
conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estándares para alcanzar los
objetivos.

Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobación continua y fiable de la aplicación del
método de las 5S y el apoyo del personal implicado, sin olvidar que el método es un medio, no un
fin en sí mismo.

En conjunto los puntos anteriormente indicados tienen como objetivo:

- Mantener un ambiente de trabajo sano, limpio y agradable.

- Obtener áreas más seguras.

- Fortalecer el trabajo en equipo.

- Mejorar ostensiblemente la gestión.

- Orientar nuestros esfuerzos hacia la satisfacción del Cliente.

- Motivar y mejorar la moral de los trabajadores.

- Incentivar la Creatividad.

Teoría de las relaciones humanas

Entre las personas que contribuyeron al nacimiento de la teoría de las relaciones humanas
podemos citar a Elton Mayo, como mayor referente, quien condujo el famoso Experimento de
Hawthorne, también a Mary Parker Follet y Kurt Lewin.

Esta teoría tiene entre sus características más relevantes las siguientes:

Estudia la organización como un grupo de personas.

Hace énfasis en las personas.

Se inspira en sistemas de psicología.

Delegación plena de autoridad.

Autonomía del trabajador.

Confianza y apertura.

Énfasis en las relaciones humanas entre los empleados.

Confianza en las personas.

Dinámica grupal e interpersonal.

En definitiva la teoría de las relaciones humanas se origina por la

necesidad de alcanzar una eficiencia completa en la producción
dentro de una armonía laboral entre el obrero y el patrón, en
razón a las limitaciones que presentan las teorías clásica y
cientítica de la administración, que con el fin de aumentar la
rentabilidad del negocio llegó al extremo de la explotación de los
trabajadores. Fue básicamente un movimiento de reacción y de
oposición a dichas teorías de la administración.
Las cuatro principales causas del surgimiento de la teoría de las relaciones humanas son:

Necesidad de humanizar y democratizar la administración.

El desarrollo de las llamadas ciencias humanas.

Las ideas de la filosofía pragmática de John Dewey y de la psicología dinámica de Kurt Lewin.

Las conclusiones del Experimento de Hawthorne.

La teoría de las relaciones humanas se preocupó, prioritariamente, por estudiar la opresión del
hombre a manos del esclavizante desarrollo de la civilización industrializada. Elton Mayo, uno de
los pioneros del movimiento de relaciones humanas, dedicó sus libros a examinar los problemas
humanos, sociales y políticos derivados de una civilización basada casi exclusivamente en la
industrialización y en la tecnología.

Sus causas, que son más profundas, son definidas por Mayo de esta manera:

El trabajo es una actividad típicamente social. El nivel de producción está más influenciado por las
normas de grupo que por los incentivos salariales. La actitud del empleado frente a su trabajo y la
naturaleza del grupo en el cual participa son factores decisivos de la productividad.

El obrero no actúa como individuo aislado sino como miembro de un grupo social.
La tarea básica de la administración es formar una élite capaz de comprender y de comunicar,
dotada de jefes democráticos, persuasivos y apreciados por todo el personal.

La persona humana es motivada esencialmente por la necesidad de “estar junto a”, de “ser
reconocida”, de recibir comunicación adecuada. Mayo está en desacuerdo con la afirmación de
Taylor según la cual la motivación básica del trabajador es sólo salarial.

La civilización industrializada origina la desintegración de los grupos primarios de la sociedad,

como la familia, los grupos informales y la religión, mientras que la fábrica surgirá como una nueva
unidad social que proporcionará un nuevo hogar, un sitio para la comprensión y la seguridad
emocional de los individuos.

Principales aportes de la Escuela de Relaciones Humanas

Mejoró la perspectiva clásica de cómo se consideraba la productividad.

El trabajo es una actividad importante para el ser humano y en su desarrollo influyen las
relaciones sociales e individuales.

No son los factores materiales, sino los psicológicos y sociales los que contribuyen más en el
crecimiento de la productividad del trabajo.

Recalcó la importancia del estilo del gerente y con ello revolucionaron la formación de los
administradores.

La atención fue centrándose cada vez más en enseñar las destrezas administrativas, en oposición a
las habilidades técnicas.

Entre las aplicaciones principales obtenidas a partir de la implementación de esta teoría podemos
mencionar:

El nivel de producción es resultante de la integración social. La producción está en función del

grupo, entre mayor sea la integración del grupo, mayor es la eficiencia.

Los trabajadores no actúan solo por sus intereses individuales, también se adecuan al grupo.

Los trabajadores de la sala de montaje producían menos y ganaban menos, por convicción propia,
antes de poner en peligro los intereses del grupo.

Las personas son motivadas, principalmente, por la necesidad de reconocimiento, de participación

en las actividades de los grupos sociales en los cuales viven.

Los grupos de personas son las que constituyen básicamente la organización de la empresa y a
veces se contraponen a la organización que establecen los niveles directivos o de mayor jerarquía
dentro de la empresa.

Las personas actúan en grupos sociales, y si existe armonía o un buen ambiente dentro de la
empresa, esto se puede reflejar en los niveles de producción
Si se repite siempre la misma actividad, esta se vuelve una monotonía, por que termina
perjudicando a la empresa, es por eso que es necesaria una rotación de las actividades y
creatividad para evitar la pasividad de los trabajadores.

Es necesario para el éxito en la organización tomar en cuenta las emociones de los trabajadores,
ya que una persona con problemas no tendrá el mismo rendimiento que tiene cuando no tiene
problemas.

Teoría del kamban

KANBAN significa en japonés: ‘etiqueta de instrucción’. Su principal función es ser unaorden de

trabajo, es decir, un dispositivo de dirección automático que nos da informaciónacerca de qué se
va a producir, en qué cantidad, mediante que medios y como transportarlo.KANBAN cuenta con
dos funciones principales: control de la producción y mejora deprocesos. Por control de la
producción se entiende la integración de los diferentes procesosy el desarrollo de un sistema JIT.
La función de mejora continua de los procesos se entiendepor la facilitación de mejora en las
diferentes actividades, así como la eliminación deldesperdicio, reducción de set-up, organización
del área de trabajo, mantenimientopreventivo y productivo, etc.

KANBAN se enfoca a (en producción):•Poder empezar cualquier operación estándar en cualquier

momento. •Dar instrucciones basados en las condiciones actuales del área de trabajo.

•Prevenir que se agregue trabajo innecesario a aquellas ordenes ya empezadas yprevenir el

exceso de papeleo innecesario.Y en movimiento de materiales.•Eliminación de sobreproducción.
•Prioridad en la producción, el KANBAN con más importancia se pone primero quelos demás.•Se
facilita el control de material. NOTA:***KANBAN sólo puede aplicarse en fábricas que
impliquen producciónrepetitiva

El coaching es una disciplina nueva que nos acerca al logro de objetivos permitiéndonos
desarrollarnos personal y profesionalmente. Es una competencia que te ayuda a pensar diferente,
a mejorar las comunicaciones que mantienes y profundizar en ti mismo.

ICF (International Coach Federation, o la Federación Internacional de Coaching) lo define de otro

modo:

El coaching profesional consiste en una relación profesional continuada que ayuda a obtener
resultados extraordinarios en la vida, profesión, empresa o negocios de las personas. Mediante el
proceso de coaching, el cliente profundiza en su conocimiento, aumenta su rendimiento y mejora
su calidad de vida.

El coaching también ayuda a los profesionales y empresas a saber qué es lo que quieren. Mediante
la puesta en escena de diferentes herramientas de coaching, el coach ayudará a sus clientes a
definir objetivos de una forma efectiva y a pasar a la acción a través de un plan efectivo para el
cambio. Son muchas las empresas y profesionales que teniendo un objetivo marcado no llegan a
conseguirlo. Muchas veces las razones subyacentes son que no hay un plan de cambio efectivo
que sustente dicho avance del equipo.
De esta forma, el coaching nos enseña a saber lo que queremos y nos ayuda a ver cuáles son los
pasos que debemos seguir para llegar a ello. Por lo tanto, para responder a la pregunta ¿En qué te
ayuda el coaching? Diremos que te ayuda a elegir mejor, a saber lo que quieres y a conseguirlo.

Según el ámbito de aplicación en el que se realicen y las técnicas utilizadas, podemos encontrar
diferentes tipos de coaching que persiguen diferentes objetivos para las personas.

Objetivos del coaching

Con todo lo que hemos conocido anteriormente podemos deducir cuáles son los objetivos del
coaching y qué es lo que se quiere conseguir con la aplicación de esta disciplina es las personas.
Aquí tenemos algunos objetivos del coaching en el ámbito personal y profesional:

 Cambiar hábitos y conductas

 Gestionar emociones
 Ver más allá y considerar nuevas opciones
 Autoconocimiento y superación personal
 Mejorar comunicación y relaciones personales
 Establecer objetivos de vida y objetivos profesionales
 Identificar caminos para conseguir tus metas
 Mejorar productividad y gestión del tiempo
 Desarrollar nuevas habilidades

el empowerment “es una técnica o herramienta que consiste en delegar, otorgar o transmitir
poder, autoridad, autonomía y responsabilidad a los trabajadores o equipos de trabajo de una
empresa para que puedan tomar decisiones, resolver problemas o ejecutar tareas sin necesidad
de consultar u obtener la aprobación de sus superiores”. El término “empowerment viene de
“power”, que significa “poder”, así que su traducción literal sería algo así como “dar poder”. Sin
duda, este método es totalmente diferente al tradicional, en el que los niveles más altos de la
empresa se encargan de impartir órdenes y tomar decisiones.

empowerment se basa en cuatro puntos principales. El primero de ellos es el poder. Y es que para
que esta filosofía funcione, “el gestor debe delegar autoridad y responsabilidad en todos los
niveles de la empresa”. Por tanto, hay que confiar en las personas y darles libertad. El segundo
punto es la motivación, es decir, reconocer el buen desempeño, celebrar el alcance de las metas y
recompensar los resultados. También hablan del desarrollo, refiriéndose a la capacitación
permanente que deben recibir los colaboradores. Por último, señalan el liderazgo, ya que para que
el empowerment no fracase “las decisiones no pueden ser centralizadas”, sino que las empresas
tienen que dejar que los empleados lideren.

Ventajas del empowerment

cada vez son más las empresas que optan por esta filosofía, algo que no es de extrañar si tenemos
en cuenta todas sus ventajas. La más importante es que al adquirir mayor poder, autoridad,
autonomía y responsabilidad, los trabajadores se sienten más reconocidos, considerados y, por
supuesto, más útiles. Como consecuencia, ganan en autoestima y se sienten mucho más
motivados y comprometidos con la empresa, lo que, sin duda, mejora la productividad.

Por otro lado, es importante tener en cuenta que, al permitir un mayor fortalecimiento de los
trabajadores, se pueden aprovechar mejor sus competencias. Además, no hay que olvidar que los
empleados que están más cerca de las acciones o los problemas son los más indicados para tomar
decisiones al respecto. Por último, queremos destacar que, gracias a esta filosofía, no se pierde el
tiempo, ya sea en consultar o en obtener la aprobación de los superiores para tomar decisiones.

Inteligencia emocional

El concepto de inteligencia emocional fue popularizado por el psicólogo estadounidense Daniel

Goleman y hace referencia a la capacidad para reconocer los sentimientos propios y ajenos. La
persona, por lo tanto, es inteligente (hábil) para el manejo de los sentimientos.

Para Goleman, la inteligencia emocional implica cinco capacidades básicas: descubrir las
emociones y sentimientos propios, reconocerlos, manejarlos, crear una motivación propia y
gestionar las relaciones personales.

Es importante dejar patente que aquella persona que cuente con importantes niveles de
inteligencia emocional es un individuo que gracias a la misma consigue los siguientes objetivos en
su relación con los demás:

• Que quienes le rodean se sientan a gusto con él.

• Que al estar a su lado no experimenten ningún tipo de sensación negativa.

• Que confíen en él cuando necesiten algún consejo tanto a nivel personal como
profesional.

Pero no sólo eso. Alguien que dispone de inteligencia emocional es quien:

• Es capaz de reconocer y de manejar todo lo que pueden ser las emociones de tipo
negativo que experimente.

• Tiene mayor capacidad de relación con los demás, porque cuenta con la ventaja de que
consigue entenderlos al ponerse en sus posiciones.

• Logra utilizar las críticas como algo positivo, ya que las analiza y aprende de ellas.

• Es alguien que precisamente por tener esa inteligencia emocional y saber encauzar
convenientemente las emociones negativas, tiene mayor capacidad para ser feliz.

• Cuenta con las cualidades necesarias para hacer frente a las adversidades y contratiempos,
para no venirse abajo.
Por los importantes beneficios y ventajas que tiene cualquier persona que dispone de inteligencia
emocional, muchos son los estudios que se han llevado a cabo hasta el momento. Algunos de ellos
vienen a dejar patente que entre las señas de identidad que más identifican a quienes la poseen,
se encuentran las siguientes:

• Huyen de la monotonía, intentan en todo momento buscar alternativas para tener una
vida más plena y feliz.

• Son firmes cuando así se requiere.

• Siempre miran hacia adelante a la hora de seguir viviendo.

• Les encanta estar aprendiendo continuamente.

Programación neurolingüística

un modelo de comunicación que nos explica el comportamiento humano, ya que nos muestra
cómo hacemos lo que hacemos, es decir, qué estrategias internas seguimos para estar tristes,
alegres, enfadados, eufóricos…

La Programación Neurolingüística proporciona herramientas y habilidades para desarrollar estados

de excelencia en comunicación y cambio.

Cuando hablamos de Programación Neuro-lingüística (PNL) todo el mundo evoca el modo de

funcionar de un ordenador: a partir de los datos que introducimos y del programa con el que
trabajemos, la máquina procesa, almacena y actualiza la información cada vez que lo requerimos.
En nuestro caso los datos introducidos serían las informaciones sensoriales que recibimos
continuamente del exterior: todo lo que vemos, oímos, degustamos, sentimos, etc. es procesado y
almacenado en función de la programación que tenemos en nuestro cerebro, y en base a esa
programación le otorgamos un significado.

Planificación estratégica

La planificación estratégica puede definirse como un enfoque objetivo y sistemático para la toma
de decisiones en una organización (David, 1990).

Planeación estratégica es una herramienta que permite a las organizaciones prepararse para
enfrentar las situaciones que se presentan en el futuro, ayudando con ello a orientar sus esfuerzos
hacia metas realistas de desempeño, por lo cual es necesario conocer y aplicar los elementos que
intervienen en el proceso de planeación .
La planeación estratégica es el proceso gerencial de desarrollar y mantener una dirección
estratégica que pueda alinear las metas y recursos de la organización con sus oportunidades
cambiantes de mercadeo (Kotler, 1990).

La planeación estratégica tiene como función: orientar la empresa hacia oportunidades

económicas atractivas para ella (y para la sociedad), es decir, adaptadas a sus recursos y su saber
hacer, y que ofrezcan un potencial atrayente de crecimiento y rentabilidad… (para lo cual deberá)
precisar la misión de la empresa, definir sus objetivos, elaborar sus estrategias de desarrollo y
velar por mantener una estructura racional en su cartera de productos/mercados.

El proceso de planeación estratégica tiene, básicamente cuatro componentes: la misión, los

objetivos, las estrategias y el plan de cartera. El desarrollo del proceso da como resultado un plan
estratégico.

Definir la misión de la organización.

Establecer los objetivos de la organización.

Formular las estrategias de la organización.

Plan de cartera de la organización.

Según el profesor Bueno Campos, las características de la planificación estratégica son las
siguientes:

Las decisiones de los planes y estrategias se tienen que discutir y deliberar para que respondan a
un proceso participativo y sistemático con un método diseñado de antemano.

Los planes estratégicos descansan en sistemas de comunicación, tanto verticales entre los
distintos niveles que componen la estructura organizativa de la empresa, como horizontales o por
enlaces laterales por medio de un sistema de información integrador de la empresa con el entorno
en el que le rodea.

Los planes y estrategias han de ser formulados para cumplir con unas metas, objetivos y misiones
de la organización y no ser diseñados para cumplir intereses individuales.

Tanto los planes como su formulación han de ser adecuados en el tiempo, flexibles y creativos
según el sistema propuesto como una respuesta a las demandas que tiene el entorno.

Ventajas

Facilita la comunicación entre los gerentes y dueños. Uno de los objetivos de los administradores
estratégicos, es facilitar la colaboración de los gerentes funcionales para lograr una sinergia entre
las diferentes partes de la organización.

Los gerentes de finanzas, marketing, operaciones y recursos humanos son esenciales para una
organización, sino que a veces se ponen a competir en lugar de colaborar. La planificación
estratégica, está para facilitar la colaboración entre estos gerentes.
Identifica los objetivos estratégicos y la intención estratégica. CEO´s son, por lo general las
personas que crean objetivos y prevén el futuro de la empresa.

No obstante, a menudo se involucra en muchas actividades lo alejan de su rol estratégico.

Reduce la resistencia al cambio. Es el trabajo del planificador estratégico, de informar a toda la

organización de los cambios estratégicos, planes de empresa, implicaciones situación actual y lo
que se espera que hagan a raíz de los cambios.

Explicación detallada de esta información a los administradores en todos los niveles, reduce la
resistencia a cambiar a medida que los gerentes son menos incierto sobre el futuro.

Mejora la asignación de recursos. Nuevos productos, servicios, estrategias, metas u objetivos

requieren la asignación de recursos (el traslado de personas de un equipo a otro, o moviendo las
instalaciones en otro país), que se realiza de manera más eficiente cuando se alinean con los
objetivos estratégicos.

Conduce a la ventaja competitiva sostenibles. La ventaja competitiva, se logra a menudo sin una
planificación estratégica, pero si la empresa quiere lograr una ventaja competitiva sostenible tiene
que planificar estratégicamente.

Desventajas

Costoso de realizar para pequeñas y medianas empresas. La planificación estratégica, el marketing

o la gestión adecuada de los recursos humanos, añade un montón de gastos para una empresa.

Los planificadores estratégicos tienen que ser contratados, se requieren esfuerzos adicionales
hacia el análisis de los entornos externos e internos y algunas herramientas tienen que ser
diseñados, para aplicar correctamente el proceso de planificación estratégica.

Sobre todo, las grandes empresas, son los únicos capaces de contratar personal competente para
ejecutar los planes estratégicos.

El proceso es muy complejo. El proceso de planificación estratégica, consta de muchos pasos que
están conectados entre sí y se deben ajustar constantemente.

Algunos factores inesperados, aparecen lo que hace que toda la estrategia cambie y, como
resultado, el proceso de planificación estratégica también.

Baja tasa de implementación con éxito. Debido a su complejidad y gran compromiso con los
objetivos estratégicos, la planificación estratégica rara vez se aplica con éxito.
A menudo, la mala aplicación es la razón del fracaso, aunque es más a menudo el caso de los
objetivos operativos y estratégicos desalineados.