GESTION DE PROYECTO

OLGA VIVIANA SANTIESTEBAN JIMENEZ

* Jaime Ávila

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE ASTURIAS

PROGRAMA DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN
DE EMPRESAS
BOGOTÁ
2019
Introducción

Las empresas de hoy en día ven la Gestión de Proyectos como una herramienta que

garantiza que todo se realice bien y que frente a las oportunidades de negocio se genere

valor real en beneficie a todo el conjunto de la empresa. Anteriormente la gestión de

proyectos era vista como un gasto innecesario y se percibía poca gestión por parte de los

gerentes de proyecto, las nuevas formas de gestión han permitido cambiar esa percepción,

no solo porque los resultados han sido bastante útiles sino porque ha contribuido a que las

empresas tengan mas organización y control a la hora de planear y ejecutar un proyecto.

Las necesidades y exigencias de los clientes han determinado que una buena gestión de

proyectos garantice que los objetivos propuestos se alineen con los objetivos estratégicos

del negocio, esto para satisfacer y cumplir adecuadamente los objetivos de cada cliente.

La planificación de un proyecto requiere de tiempo y dinero por estas dos razones es

necesario que la definición del proyecto sea lo más precisa posible, establecer claramente

las metas y objetivos que se quieren cumplir, para ello es fundamental organizar los

equipos de trabajo de una forma equilibrada así ayuda a que los objetivos sean más fácil de

alcanzar.

En la etapa de ejecución es fundamental crear una hoja de ruta donde se establezca cada

tarea a realizar, sus divisiones y etapas y asimismo el responsable de cada una, marcando

siempre los plazos de entrega y las metas a alcanzar.

Es importante mantener siempre controladas todas las etapas del proyecto retroalimentando

los resultados del equipo de trabajo, midiendo los resultados y corrigiendo a tiempo

cualquier falencia.
 CASO PRÁCTICO UNIDAD 3

Gestión de Proyectos

1. ¿Que información mínima debería contener el acta de inicio de este proyecto?

Par dar inicio al proyecto es fundamental crear un documento en el que se establezca la

autoridad y rol del gerente del proyecto y asimismo los recursos necesarios para la

ejecución, este documento el llamado Acta de Constitución (Proyect Charter) es emitido

por el patrocinador del proyecto y origina como tal el nacimiento o inicio del proyecto.

El acta de constitución es un documento muy importante ya que en él se confirma que el

proyecto está alineado con la planificación estratégica de la organización, en ella se radica

un acuerdo entre el Gerente de proyecto y la organización sobre la necesidad de iniciar el

proyecto.

Con el acta de constitución se pretende lo siguiente:

 Registrar el proyecto formalmente en la organización

 Ser el paso de salida del proyecto

 Establecer límites y restricciones del proyecto

 Se establece el acuerdo formal del inicio del proyecto entre el gerente del proyecto y

la dirección general.

En el acta se plasma todas las intenciones, iniciativas y líneas maestras que se seguirán

para el desarrollo del proyecto; las líneas maestras son las razones y justificaciones del

inicio y la existencia del proyecto, esto se pacta con el cliente, la organización y el

promotor para evitar tropiezos y malos entendidos en el trascurso del proyecto ya que solo

constara lo quede escrito.

El acta de constitución del proyecto contiene el acuerdo y planificación de todos los

implicados que pactan con claridad y trasparencia una serie de aspectos fundamentales en

los que se engloba el propósito del proyecto, con ella se pretende que todos los implicados

sepan en qué clase de responsabilidad están asumiendo con el inicio del proyecto. Esta acta

ni especifica las tareas o actividades que se van a realizar sino que es un documento que

formaliza el vinculo entre el director del proyecto y las altas directivas de la empresa.

En la formalidad del proyecto se plasma lo siguiente:

 Autorización del inicio del proyecto

 Asignación del Proyect Manager o gestor del proyecto

 Autoridad del director del proyecto para gestionar

 Autoridad del el Proyect Manager de disponer de los recursos para la dirección y

ejecución del proyecto.

2. Identifique a los Stakeholders de su proyecto

Para la creación de una PMO intervendrían:

 Directivos de la empresa

 Director de proyecto o Proyect Managers

 Equipos de trabajo

 Cliente

 Personal contratado interno y externo

 Proveedores
3. La dirección ha decido poner a su disposición a un grupo de profesionales de

diferentes departamentos de la empresa. Usted les coordinara pero sus jefes actuales

lo seguirán siendo durante el proyecto. ¿Qué implicaciones ves en esta decisión?

Un aspecto fundamental que se debe analizar cuando se afronta un proyecto, son las

diferentes formas que tenemos cada profesional para hacer nuestro trabajo, la empresa en su

conjunto tiene y determina pautas y técnicas para realizar las actividades que en ella se

disponen, quiero decir con esto que la empresa constituye una serie de métricas u pasos de

las que se rigen todo el personal para llegar a los resultados esperados.

Cuando un director de proyecto estructura su plan de trabajo, puede que no esté alineado

a las directrices de la empresa, es ahí donde se pueden generar choques entre los diferentes

jefes y el Proyect Manager. Es importante que antes de afrontar un proyecto analicemos el

plan estratégico de la empresa para poder alinear nuestras técnicas y gestión de proyectos a

ellas.

Los empleados o equipos de trabajo que componen el proyecto pueden distorsionar sus

actividades originándose diferentes conflictos debido a la existencia de dos o más jefes,

por ello es importante que tanto los jefes de la empresa como el Proyect Manager alineen

sus estratégicas en pro al alcense de los objetivos, como profesionales deben ser líderes y

existir colaboración mutua, delegar responsabilidades y autonomía para que no se generen

inconvenientes.

En un proyecto usar la comunicación corporativa se convierte en una herramienta

fundamental para el logro de todas las fases y objetivos predispuestos.

4. Identifica al menos tres riesgos que puedan poner en peligro el buen término del

proyecto.

 Paca madurez de la empresa para afrontar proyectos: Si la empresa asume el

proyecto de crear una PMO con pocas bases y conocimientos en la gestión de

proyectos puede fracasar en el intento de crear una oficina de gestión de proyectos.

 Aumento de costos en su implementación: La empresa debe elaborar un

presupuesto que contenga los recursos suficientes y disponibles para la implantación

de la PMO, si no dispone de estos recursos y por el contrario se elevan los costos el

proyecto se afectara en su resultado final, afectando también a la empresa.

 Riesgos en fallas humanas, tecnológicas o económicas: Los recursos de los que

disponemos inicialmente pueden experimentar modificaciones durante el trascurso

del proyecto por lo que deberán existir planes de contingencia que mitiguen o

eliminen el impacto en los resultados.

 Mala gestión de la planificación: Cuando damos inicio a un proyecto debemos

saber que estamos expuestos a cualquier tipo de riesgo no controlable, no podemos

prever riesgos como accidentes o imprevistos que no esperamos tener, por ello

dentro de la planificación debe existir una adecuada gestión de riesgos previniendo

escenarios posibles y cuantificando su desviación en relación con los resultados que

debemos tener, al conocer las fuentes de donde pueden provenir los riesgos será más

fácil desarrollar planes para eliminarlos, mitigarlos o aceptarlos trasformandolos en

oportunidades de mejora, bajo estas circunstancias podremos crear planes de

contingencia con diferentes técnicas que conviertan la incertidumbre en seguridad y

éxito del proyecto.

5. Establece un plan para mitigar los posibles efectos de estos riesgos.

El plan de riesgos es un aspecto fundamental que debemos establecer desde el comienzo

de la planeación del proyecto. Lo primero que debemos hacer es interiorizar en nuestro

principio básico de la gestión del proyecto, es importante contar con herramientas de

gestión que nos ayuden como mecanismo para minimizar el riesgo. En la etapa de

planificación es importante dedicar tiempo y esfuerzo en la detección de amenazas y

riesgos organizándolos según su prioridad para categorizarlos y así poder medir su impacto,

bajo este aspecto se podría realizar un análisis DOFA, diagramas de flujo o diagramas de

influencia. Se debe identificar los riesgos más probables y que mayor impacto tienen en

nuestro proyecto.

Basados en nuestra planificación y una vez identificados los riesgos procederemos a

implantar una evaluación correctora de los riesgos donde se especifique un amplio capítulo

de las contingencias.

La planificación debe estar dispuesta a sufrir posibles cambios, por ello esta debe ser

flexible y de fácil adaptación a los cambios. En ella debemos contemplar todos detalles

necesarios como costes, periodos temporales, recursos necesarios, flujos de trabajo y todo

lo que afecta el proyecto.

Una buena forma de mitigar los riesgos es realizando una adecuada distribución de los

recursos según las etapas del proyecto, se deben realizar informes de control del consumo

de los recursos para detectar los momentos con mayor probabilidad de riesgo, para estos

casos podemos utilizar herramientas como gráficos de control y de causa y efecto para

identificar posibles cuellos de botella y tomar medidas a tiempo.

 Otra forma muy eficaz de mitigar los riesgos es proponiendo escenarios de simulación

que nos ayuden a afrontar los imprevistos de posibles situaciones, para ello podemos

utilizar herramientas como el grafico PERT y CPM.

Al igual que se asigna un responsable para cada tarea es necesario asignar un

responsable para cada riesgo, este debe asumir como tal una serie de funciones que le

permitan identificar a tiempo el riesgo y su impacto.

Dentro de nuestro plan de riesgos siempre debe estar la medición y el seguimiento que

nos permitan controlar cada etapa del proyecto implantando planes de contingencia para

cada uno de ellos.

Imagen recuperada de https://www.google.com/search?q=plan+para+mitigar+los+riesgos+de+un+proyecto&source

Conclusiones

 Las nuevas formas de gestión de proyectos han permitido que las empresas tengan

una nueva visión a la hora de afrontar nuevos proyectos.

 La gestión de proyectos se ha convertido en una herramienta muy útil para el

alcance de muchos objetivos.

 Los factores más determinantes en un proyecto son el alcance, el tiempo, la calidad

y el presupuesto.

 EL éxito de los proyectos obedece a lograr los objetivos trazados dentro del tiempo,

calidad y alcance establecido.

 La planificación de la gestión de riesgos permitirá que los resultados del proyecto

sean alcanzados.

 Dentro de la gestión de proyectos podemos utilizar diferentes herramientas que nos

ayudan en el control y seguimiento de las diferentes actividades y etapas de nuestro

proyecto.

 La gestión de proyectos cobra cada día más importancia en el entorno

organizacional debido a su carácter dinámico y flexible.

 La implantación de una OGP permite que la realización de proyectos se construyan

con mayor organización, coordinación, programación y planeación.

Bibliografía

Alfonso D (2010). El Canon del Management. Deusto.

Executive Master Proyect Management (2017). Como hacer una acta de constitución del
proyecto. Recuperado el 27 de julio de 2019 de https://uv-mdap.com/blog/como-
hacer-una-acta-de-
constitucion/#que_es_el_acta_de_constitucion_del_proyecto_project_charter

ITP Platform (2018). Cuáles son los principales riesgos en la gestión de proyectos.
Recuperado el 27 de julio de 2019 de http://www.itmplatform.com/es/blog/cuales-
son-los-principales-riesgos-en-gestion-de-proyectos/

Executive Master Proyect Management (2017). Como hacer el plan de gestión de riesgos
en proyectos. Recuperado el 27 de julio de 2019 de https://uv-mdap.com/blog/como-
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constitucion/#que_es_el_acta_de_constitucion_del_proyecto_project_charter