Desarrollo actividad 1: Importancia de los Archivos

Curso. Administración documental en el entorno laboral

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Definido por comunidadbaratz los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de
generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar
su valor y su significado.

HISTORIA Y EVOLUCION DEL ARCHIVO

¿¿Sabías que entre el año 1041 y 1048, Bi Sheng inventó en China el primer sistema de tipos móviles, que da
origen a la imprenta??Dato curioso en el Año 1440 Johannes Gutenberg crea la imprenta moderna y a México
llega en 1533. La Edad Media y el archivo En Egipto y el antiguo régimen. Los primeros archivos son los
públicos, aunque también existían los especializados. Se crean secciones distintas como: Milicia, hacienda,
patrimonio y diplomática. El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos
como privados obtenían custodia y seguridad. El acceso estaba reservado a determinados funcionarios y la
documentación pública era un instrumento para el ejercicio del poder Los primeros archivos aparecen con los
primeros Imperios.

En el siglo XIX y XX Primeros pasos Se desarrollan dos instrumentos archivísticos muy interesantes: Los
Registros y los Cartularios. Se introduce una clasificación sistemática y una clasificación cronológica y se
comienzan a conservar en legajos.

Entre los siglos XIII y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales, archivos eclesiásticos con una red
estructurada y organizada y archivos privados Con la llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de los
archivos, ya que se crearon redes de cooperación y sistemas de archivos. Desde las monarquías surgidas en
el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene
constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados. Las clases de documentos que se producen
son: registros de propiedad, catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados. Había
archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas gubernamentales. En cada provincia, había
un archivo provincial, heredado poco después por los romanos. También se deposita documentación privada
como actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc. Los archivos atenienses conservaban
actas del Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos
patrimoniales; el acceso era público para los ciudadanos. Surge el concepto de publicidad como atributo de
los archivos públicos; se contempla el principio de autenticidad documental y su vigor legal. El estudio de los
archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes
podrían remontarse a la aparición de la escritura.

En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como la fotografía o la
microforma. Nacen dos elementos de descripción: la analítica, que hace de los documentos consideraciones
de orden paleográfico, diplomático e histórico y la sintética, que consisten en describir la mayor cantidad
posible de documentación. Objetivo específico: conocer el proceso evolutivo del archivo, lo que te permitirá
entender que los archivos son parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional de un país. Otra cosa
importante es la creación de redes y de sistemas de archivos; tiene que haber una Ley de Archivos, una red
de archivos y prácticas archivísticas cada vez más comunes. Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de
pápiro. Se incluía año, símbolo del faraón, responsable del documento y los asuntos. Iniciaron la práctica de
destrucción de documentos y su posterior reutilización. Es el inicio del expurgo. La ampliación del mundo
archivístico ha llevado a la participación del mundo profesional y las nuevas tecnologías han abierto campos
inéditos como el audiovisual y la informática. Las necesidades informativas y el derecho al libre acceso han
creado el campo del derecho y ha dado lugar a un nuevo concepto sobre usuarios. Mundo lleno de sorpresas
El Imperio Romano El primer archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Aparecen tres
herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los inventarios cronológicos y los
inventarios por asuntos.

A lo largo del siglo XVII se mejoran los métodos de concentración archivística y se organizan los archivos
administrativos. La finalidad del artículo consistió en ofrecer al lector los resultados obtenidos del análisis
documental efectuado a las publicaciones y textos normativos de la archivística colombiana entre 1989 y
2008. Se trató de una investigación cualitativa, con enfoque descriptivo y documental sobre la producción
bibliográfica y de trabajo del Archivo General de la Nación, el Archivo de Bogotá, la Universidad de Caldas, la
Universidad del Quindío, la Universidad de La Salle y la normatividad archivística vigente en Colombia. Tuvo
como objeto el abordaje investigativo de los términos con mayor y menor frecuencia de aparición, la
distribución de ítems por tipo de publicación, la cantidad total de términos ubicados para veintiuna letras del
alfabeto y los vocablos con mayores índices de aparición por unidad maestral. Finalmente, se insistió en la
importancia de los estudios terminológicos y lexicométricos para la archivística colombiana y los principales
problemas a los que se ve abocado nuestro vocabulario, como son: la ambigüedad, la polisemia, el uso
indiscriminado de términos provenientes de lenguas extranjeras y la creación de neologismos que no
considera los patrones morfosintácticos.

TIPOS DE ARCHIVO

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo
Central y Archivo Histórico.

Archivos de Gestión: Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en TRAMITE, pueden estar
en un lapso de 1 a 5 años.
De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:
 Producción
 Recepción
 Distribución
 Trámite
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:

 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final
Archivo Histórico: El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del
archivo de gestión que, por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. También puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por expropiación.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.

 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

CLASES DE ARCHIVO SEGÚN SU ORGANIZACIÓN

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Los archivos se constituyen en una de las herramientas de mayor utilidad en una empresa donde las mismas
los emplean con la finalidad de mantener resguardados todos aquellos documentos que representan un gran
valor para la corporación. Pese a que la estructura externa que estos puedan presentar, algunas más
sencillas y otras de armazón más ostentosa los archivos no han podido ser desplazados por el avance
tecnológico, ya que gran parte de las empresas reconocen la importancia que los documentos presentan
para la comunicación vital de sus recursos o bien la relevancia que los mismos representan para la
organización de las transacciones.

Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo
organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Por lo general, este tipo de archivos suelen ocupar un departamento específico, que en la mayoría de los
casos suele ser llamado Departamento de Archivo, siendo el mismo de carácter confidencial ya que en el
mismo va a reposar toda la documentación de la empresa, de modo tal que es una instancia cuyo acceso se
haya controlado por los ejecutivos.

Descentralizado: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es
decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo
los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de los mismos.
En lo que respecta a cuál de estos dos sistemas de organización de archivos resulta más seguro que el otro,
podemos aclararte que ambos son igual de seguros y efectivos, todo depende de la instrucción que tenga el
recurso humano respecto al manejo de documentos y su organización, como también utilización.

SEGÚN LA FUNCIÓN Y USO

Archivo Activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la
información que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de fecha reciente, sino lo son en
su creación lo son en su modificación motivo suficiente para que sean considerados importantes.
Archivo Semiactivo: Este comprende información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se
realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos
no resultan de observancia cotidiana.
Archivo perenne o permanente: Aquellos que pueden ser de vieja data, pero a pesar de guardan una
relevancia por un periodo de tiempo, tal es el caso, que se amerite hacer una auditoria y se necesite revisar
los estados o bien informes de un lapso de tiempo pasado.
Se denotan como permanentes porque guardan información muy importante para la empresa, pero estos no
presentan contenido que amerite ser revisado de forma continua, de aquí que sean perennes porque en el
tiempo permanecen ante eventuales consultas.

SEGÚN SU NATURALEZA
Archivo público: Pertenecientes a las entidades públicas.

Archivo privado de interés público: Aquel que, por su valor para la historia, la ciencia o la investigación es
de interés público.

Archivo privado: Pertenecientes a personas naturales o jurídicas.

 SEGÚN SU CICLO VITAL

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CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Económicos: Se obtiene información sobre perfiles de la empresa, asuntos económicos de esta.

Simples: identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales: Permite archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.

Técnicos: Se debe registrar las situaciones en la toma de decisiones del responsable para no delegar
equivocaciones al personal técnico del archivo.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

Orden: Se utiliza para organizar los elementos permitiendo ejercer un control y ubicación de los mismos.
Responsabilidad: Es una tarea de dedicación y actualización.

Prontitud: Cuando se debe encontrar inmediatamente.

Cordialidad: El responsable del archivo debe generar buena disposición en el momento de dar la información
en la búsqueda de los documentos.

Siglo profesional: Deben ser personas reservadas por el grado de confidencialidad que maneja.

Concentración: La ejecución de las actividades de archivo se deben realizar minuciosamente para evitar
errores.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican así:

*Archivo general de la nación

*Archivo general del departamento.
*Archivo general de municipio.
*Archivo general del distrito.

ELEMENTOS DE ARCHIVO
1.Archivadores
2.caja para estante
3.AZ
4.Tarjetero
5.Carpetas

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 Webgrafía

 https://www.comunidadbaratz.com/blog/por-que-los-archivos-son-vitales-y-mas-que-
necesarios/
 https://prezi.com/nsgr7g-4h9vi/historia-y-evolucion-del-archivo/
 https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/definiciones/tipos-de-archivo/
 https://www.clasificacionde.org/clasificacion-de-los-archivos/
 GEOGLE