REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO SANTIAGO MARIÑO

EXTENSIÓN MATURÍN
ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
ELECTIVA III (4501336)

ORGANIZACIÓN Y LIDERAZGO

DOCENTE: ALUMNOS:
LCDO. JOSÉ FÉLIX GONZALES SECCIÓN E NOCTURNO
GIMÉNEZ DIANA 26.688.951
LÓPEZ IGOR J. 18.462.695

MATURÍN, SEPTIEMBRE DE 2015.

 ORGANIZACIÓN Y LIDERAZGO

PROLOGO:
Más del 70% de la información en el presente trabajo (excepto por los anexos
incluyendo la lectura adicional) es producto de nuestro análisis o comprensión lectora.
Considerando la falta de sentido que tiene copiar y pegar información textual de la
web, resulta para nosotros más relevante y constructivo, escribir en el trabajo nuestras
impresiones y aprendizajes dejados por lecturas concernientes a los temas de las
preguntas planteadas por nuestro docente, tomamos el riesgo de redactar este trabajo,
rompiendo el molde, sabiendo que sólo los arriesgados destacan…

“Caminante no hay camino, se hace camino al andar”.

Antonio Machado

II
 ÍNDICE

Contenido pág.
ORGANIZACIÓN Y LIDERAZGO ........................................................................ I
ORGANIZACIÓN Y LIDERAZGO ........................................................................... II
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 1
1. Explique que es organización................................................................................... 2
2. Explique organización como proceso. ..................................................................... 2
3. Explique delegación efectiva. ................................................................................... 3
4. Explique que es línea de staff: .................................................................................. 4
5. Realice un organigrama de línea de staff. ................................................................. 5
6. Explique cuáles son las habilidades administrativas de un supervisor. ................. 5
7. Que sucede cuando no se delega. .............................................................................. 6
8. Cuando no debe delegarse. ........................................................................................ 6
9. Explique que es liderazgo. ........................................................................................ 7
10. Explique líder. ......................................................................................................... 7
11. Diferencias entre jefe y líder. .................................................................................. 8
12. Cuales son y explique los niveles de liderazgo. ...................................................... 8
13. En qué momento entra el proceso de calidad en una empresa para que sea exitosa.
..................................................................................................................................... 10
14. Explique qué significa actitud y aptitud. .............................................................. 11
15. Realice 10 diferencias entre actitud y aptitud. ...................................................... 11
CONCLUSIONES ...................................................................................................... 12
GLOSARIO ................................................................................................................ 13
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 15
ANEXOS ............................................................................................................ 16
LA ORGANIZACIÓN COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
(material adicional) ............................................................................................... 17

III
 INTRODUCCIÓN

Supervisión de personal significa chequear y velar por el buen desempeño de

tus compañeros de trabajo, hacerlo bien no es tarea fácil, las diferentes personalidades
de cada quien pueden, a veces, causar incomodidades entre los involucrados. Solo con
suficiente madurez, flexibilidad, conocimiento, carácter y disciplina se puedes llegar
a ser un buen supervisor de personal.

La óptima supervisión de personal juega un papel importante en el desempeño

de todo competente profesional, no es diferente para los ingenieros industriales, es por
esto y más, que capacitarnos en el tema requiere toda una materia del pensum.

Existen innumerables cursos y capacitaciones para mejorar las aptitudes de un

supervisor, pero la realidad es que solo se llega a ser un excelso supervisor en la medida
que te lo propongas y, te nazca desde el corazón, estar atento a esos pequeños detalles
que hacen que las cosas pasen, aprender a supervisar personal no solo se aprende con
teoría, es tan (y hasta más importante) la práctica. Leyendo estas líneas no adquirirá
experiencia, pero por lo menos obtendrá conciencia de que la necesita, y en la medida
que practique, en el transcurso de las prácticas, esté atento a mejorar, es decir, se
autoevalúe constantemente, así se convertirá poco a poco en un estupendo supervisor.

La organización ha permitido transformar pequeñas empresas de márgenes de

ganancias míseros, a grandes corporaciones capaces de cambiar rumos políticos de un
país. Entonces vale la pena esforzarse por aprender sobre cómo se organizan las
modernas empresas de hoy.

Este sencillo trabajo contiene información relevante sobre organización,

liderazgo y supervisión de personal, esperando que sea de grata lectura para todos,
desde docentes hasta compañeros estudiantes y porque no, profesionales ejerciendo,
los invito a que después de leerlo, se tomen el tiempo de hacerme llegar sus
impresiones a la siguiente dirección de correo electrónico 1lopezigor@gmail.com.

1
 1. Explique que es organización.
Una forma sencilla de explicar que es organización, es dejando claro cuando
existe: La organización existe sólo cuando dos o más personas son capaces de
comunicarse, están dispuestas a trabajar en conjunto y alcanzar metas en común. A esto
también se le llama emprendimiento y originó, el hoy utilizado nombre, empresa;
entonces no existe empresa sin organización, ni organización sin empresa.
Para ser el mejor del mercado se necesita contar con talento humano, para
producir artículos más baratos, mejores y en menos tiempo, es por esto y más, que se
dedica infinidad de tiempo a la búsqueda constante de mejoras organizacionales que
permitan competitividad permanente. Un buen equipo, bien organizado, es capaz de
superar en productividad a equipos que los superan en número.
Entonces la organización es el arte de engranar los recursos disponibles, de la
mejor forma posible, buscando la maximización de las ganancias y la minimización
de los gastos y pérdidas.

2. Explique organización como proceso.

El proceso de organizar personas con la finalidad de optimizar el
funcionamiento de una empresa, implica diversos factores, entre ellos están: La
magnitud de la empresa, su capital declarado, bienes y activos, mientas más grande
estos factores, más elaborada debe ser la organización; y la cantidad de procesos
necesarios para sacar su producto o servicio al mercado, una empresa potabilizadora
de agua requiere menos procesos productivos o manufactureros que una ensambladora
de automóviles y maquinaria pesada. A partir de estos y más factores, se diseña la
organización de la compañía.
Un proceso clásico de organización es el establecimiento de roles, relaciones,
autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia
requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de un proceso de organización
es disponer de una estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan
sistemáticamente para el logro de objetivos comunes.
Según la página web tdadmonealtamirano.com, los procesos organizacionales
dependen del nivel de organización que se requiera. Estos son:
• Institucional: Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.

2
• Intermedio: Transformación de las estrategias en programas de acción. Interacción
entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a
la certeza y a la lógica (nivel operacional)
• Operacional: Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.
Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un carácter
tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y control de
los miembros de la organización. A demás deben figurar los niveles de autoridad y de
responsabilidad.
En el proceso de organización participan los sistemas: Procesos,
procedimientos y mecanismos de resolución de conflictos. Se basa en el
establecimiento de métricas para evaluación de resultados. A su vez identifica los
criterios de asignación de recursos. El objetivo de la estructura es de servir como ayuda
en el cumplimiento de los procesos de negocios de la organización, en todos sus
niveles.
Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la
organización. Toda organización se crea para lograr un conjunto de propósitos, todas
las finalidades se logran en forma diferente, por consiguiente, para que se logren las
metas de la organización las tareas deben ser establecidas primero.
Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser ejecutadas en
forma lógica, por una persona o grupo de personas. Las organizaciones se crean porque
el trabajo que debe realizarse no puede hacerlo una persona, de ahí que el trabajo deba
dividirse adecuadamente entre sus miembros
“Sin organización nada, con organización todo”
Anónimo

3. Explique delegación efectiva.

Básicamente la delegación es efectiva cuando cumple con su cometido, cuando
la función para la que se realizó se ve cumplida a cabalidad.
Por el significado de las palabras delegar y efectividad, se puede deducir que
delegar efectivamente es asignar roles, o responsabilidades a personas con aptitudes
apropiadas para tal fin, de modo que se tengan altas probabilidades de que el delegado
realice acertadamente la labor que se le encomendó. Un buen ingeniero industrial es
capaz de delegar funciones efectivamente en (quien considera) un competente
supervisor de personal, es común observar asignación de roles en las grandes
empresas, porque los dueños no son capaces (ningún humano lo es) de hacer infinitas

3
labores simultáneamente, es por esta y más razones que, se asignan cargos gerenciales
y directivos a personas calificadas con actitud y aptitudes apropiadas.

4. Explique que es línea de staff:

Es básicamente el nombre que se le da a una forma específica de organización
basada en la combinación de las organizaciones lineales y las funcionales, puesta en
práctica buscando la maximización de las ventajas que ambas entregan, y reduciendo
sus desventajas. Aunque en el fondo predominen las características lineales. Existen
órganos de línea (de ejecución o de operación) y órganos de staff (de consultoría,
asesoría o, incluso de prestación de servicios especializados).
Se utiliza porque permite la coexistencia de líneas o canales formales de
comunicación y la prestación de asesoría funcional y la separación entre órganos
operacionales (de línea) y órganos de apoyo (staff o asesoría).
Contratar servicios profesionales de asesoría o consultoría permite pensar en
lugar de ir día a día, es decir, permite un rumbo especifico vasado en inferencias, no al
azar, esto aumenta probabilidades de éxito en todos los aspectos de la organización.
Aunque como todo en esta vida, tiene su lado bueno, su lado malo y su lado feo, el
bueno: Asesoría profesional que de gran ayuda es; el lado malo: No garantiza el éxito,
pues en la realidad de los negocios cualquier cosa puede ocurrir. Y el lado feo: Puede
ocasionar problemas de liderazgo si el jefe o supervisor difiere de las sugerencias de
equipo de staff.

4
 5. Realice un organigrama de línea de staff.

6. Explique cuáles son las habilidades

administrativas de un supervisor.
Coaching: Capacidad de reclutamiento eficaz y asertivo, si el supervisor es
capaz de conseguir y contratar rápidamente a personas con las cualidades necesarias
para laborar en la vacante disponible con eficiencia, ahorra tiempo y disminuye lapsos
de ausencia o disminución de producción. Manteniendo el ritmo de trabajo.
Delegación: Un buen supervisor tiene que tener la habilidad de llegar a conocer
a todos y cada uno de sus subordinados para saber a quién delegar funciones y
maximizar ganancias o minimizar pausas de producción de cualquier tipo.
Estilo: Pero no estilo de look o apariencia, si no de capacidad de adaptación al
estilo de trabajo de su jefe superior, así puede comprender que forma de trabajar tiene,
adaptarse y proponer mejoras en momentos oportunos.
Requiere tener suficiente táctica, necesaria para planear, organizar, comunicar
y controlar el departamento o área que se le asigne supervisar.
Debe ser capaz de diagnosticar rápida y eficazmente el estilo de trabajo de su
equipo de trabajo.

5
 Debe ser capaz de establecer metas ambiciosas, sin dejar de ser realista, y hacer
el máximo esfuerzo posible por alcanzar la meta planteada en el plazo acordado.
También debe ser flexible, comprender a su equipo, escuchar y negociar con
su equipo, procurar ser el líder motivador con el que todos quieren trabajar.
Requiere capacidad de trabajar bajo presión y adaptación a cualquier cambio
que se pueda suscitar en la organización.
Tiene que poseer sólidos conocimientos, los necesarios para dirigir, conocer el
producto o servicio a comercializar lo suficientemente como para resolver problemas
rápidamente.
Debe ser ejemplo a seguir, debe enseñar modelando.
Requiere contar con capacidad para transmitir seguridad y confianza a su
equipo de trabajo, debe ser grata su compañía, un trabajador cómodo es más productivo
que uno que no lo es.

7. Que sucede cuando no se delega.

Cuando no se delega, se tiene total control, poder y decisión de todo lo que
sucede. Pero en la medida que la empresa crezca será inevitable la delegación de
funciones a personal de confianza.
Cuando no se delega, no hay crecimiento, una sola persona tiene capacidad de
producción limitada, la limita factores como el tiempo y sus capacidades como ser
humano, entonces si una empresa tiene intensión de crecer, aumentar inventarios,
expandirse y abrir sucursales, indudablemente el o los dueños requieren delegar
funciones gerenciales.
También al no delegar, disminuye o deja de crecer la eficiencia administrativa,
si el propietario o jefe, no delega, tiene menos tiempo disponible para dedicarse a lo
que realmente le corresponde hacer, planificar, analizar y tomar decisiones.

8. Cuando no debe delegarse.

No debe delegarse, a groso modo, lo que popularmente llamamos la última
palabra, o lo que es igual, la decisión definitiva respecto a la dirección o rumbo de la
empresa; de igual manera, si la empresa es pequeña, lo que en Venezuela llamamos
nivel 1 de contratistas, es probable que no se cuente con las necesarias y suficientes
herramientas administrativas como para delegar la movilización del dinero, o cualquier

6
gestión que tenga que ver con el dinero; con otras palabras, si la empresa es pequeña,
el jefe o propietario necesita tener total control del dinero para evitar malversación de
fondos.
En el otro extremo están las grandes empresas o corporaciones, en las que no
debe delegarse funciones cuando se considere que el delegado no cuente con el
suficiente y necesario conocimiento para cumplir al máximo con las funciones y
responsabilidades a encomendarse.

9. Explique que es liderazgo.

Liderazgo es el conjunto de aptitudes o habilidades que nos dan capacidad de
resolver problemas, de hallar soluciones donde otros ven problemas, de tomar
decisiones acertadas, de motivar a sus compañeros de trabajo, corregirlos sin
desairarlos, ser su apoyo y ejemplo a seguir. El liderazgo se aprende con los años de
experiencia y con la mejor de las disposiciones por supuesto, puedes asistir a muchos
cursos o capacitaciones para mejorar habilidades de liderazgo, pero al igual que el
aprendizaje de un idioma distinto al materno, sólo se aprende practicando con
suficiente disposición para aprender, prestando atención a los detalles y autoevaluación
constante.
No existe el mejor de los líderes, porque hasta el mejor tiene algo que mejorar.
Anónimo.

10. Explique líder.

Líder es la persona que poseyendo ciertas cualidades personales, las aprovecha
para poseer sobre el grupo de sus seguidores una influencia excepcional, que hasta los
inspira a seguirlo constantemente.
Un líder es aquel que conduce a su equipo al éxito en la medida de lo posible y
bajo cualquier circunstancia. Entre los animales, el liderazgo lo da los genes
dominantes y el tamaño del individuo, pero entre humanos esos detalles no son tan
relevantes, entre nosotros es más importante la actitud y disposición de aprender de los
errores, procurando no volverlos a cometer, lo que permitirán convertirnos poco a
poco, en los lideres que todos queremos llegar a ser, recordemos que un competente
ingeniero industrial es también, un buen líder; así que requerimos graduarnos con
aptitudes de liderazgo para ser competentes profesionales.
Un líder establece relaciones ganar-ganar, trabaja con entusiasmo y disciplina,
busca comprender y luego ser comprendidos, adoptan siempre una actitud proactiva.

7
Se han escrito innumerables libros sobres como llegar a ser un líder exitoso. La
realidad es para llegar a serlo solo basta hacer las cosas bien, todo lo que te propongas
hacer, hazlo bien, con fecha de entrega o finiquito, cuando eres ejemplo a seguir, todos
quieren aprender algo de ti… entonces comienzas a ser líder.

11. Diferencias entre jefe y líder.

11.1 El jefe es autócrata, el líder no: Un jefe impone sus reglas, leyes y normas
sin tomar en cuenta los puntos de vista de su personal a cargo, en cambio un líder
escucha opiniones y toma decisiones que, además de resolver el problema, no afecten
en la medida de lo posible, a su personal a cargo.
11.2 El jefe tiene menos conocimiento que un líder: Los jefes imponen sus
lineamientos sin importar las repercusiones de sus actos y decisiones, esto se debe
generalmente a la falta de preocupación y ocupación de educarse lo más que pueda. En
cambio un profesional graduado tiene más probabilidad de ser un líder comprometido
con su trabajo, capacitado para encaminar a su equipo al éxito.
11.3 En un equipo de trabajo puede existir un jefe y un líder, no necesariamente
hablamos de la misma persona, pero si un jefe es también un líder, estamos en presencia
de un magnifico profesional. Desde éste punto de vista, la diferencia es la capacidad de
inspirar, el líder inspira respeto, el jefe lo impone.
11.4 El jefe es el dueño, el líder no necesariamente es el dueño. Se le llama jefe
por ser la autoridad impuesta, la impone simplemente por ser el dueño de la compañía.
En cambio el líder, es el líder por ser a quien todos en mayor o menor medida quieren
imitar, ser modelo a seguir.
11.5 El líder motiva e inspira, el jefe por lo general no.

12. Cuales son y explique los niveles de

liderazgo.
Según el exitoso escritor y conferencista internacional John C. Maxwell,
existen 5 niveles de liderazgo, en la convención internacional G12 relazada del 23 al
28 de enero de 2012 explicó los que él considera los 5 niveles de liderazgo:
12.1 Posición: Parte de sus palabras fueron “Generalmente el liderazgo
comienza con una posición. Alguien entra al ejército como recluta y trabaja duro para
convertirse en soldado. Alguien consigue un empleo y con este viene un título:

8
operador, vendedor, camarero, dependiente, contador, gerente. La posición es el punto
de partida de todos…
Quiere decir que se empieza por alcanzar una posición que permita ganar
experiencia suficiente para hacer las cosas bien, es decir, alcanzar real profesionalismo.
12.2 Permiso: “Cuando pasamos de la posición al permiso estamos dando
verdaderamente nuestro primer paso hacia el liderazgo, porque liderazgo es influencia
ni más ni menos. Los líderes que dependen de su posición casi nunca desarrollan un
buen nivel de influencia.”
Si los subordinados hacen los que se les indica con ánimo, significa que influyes
positivamente, es decir se transita por el camino correcto hacia convertirse en un líder
excepcional.
12.3 Producción: “El nivel de la producción es donde el liderazgo realmente
despega y aumenta su velocidad. La producción separa los verdaderos líderes de
quienes simplemente están ocupando un lugar de liderazgo. Los buenos líderes siempre
logran que las cosas sucedan.”
Con esto quiere decir que se puede ocupar la posición de liderazgo sin realmente
serlo, se sabe que se es un verdadero líder cuando la producción aumenta
vertiginosamente, recordemos que los números hablan por sí solos y los líderes están
para hacer que las cosas pasen.
12.4 Desarrollo de personal: “Los líderes efectivos entienden que lo que los
llevó al nivel actual de liderazgo no será suficiente para el próximo nivel. Entienden
que, si quieren seguir mejorando como líderes, deben estar dispuestos a crecer y a
cambiar, y que cada nivel de liderazgo requiere de un cambio de paradigma”.
El Sr Maxwell con estas palabras exhorta a los líderes de hoy a seguir
creciendo, les recuerda que no han alcanzado el final del camino, que se autoevalúen
constantemente y que todavía existe mucho por mejorar.
12.5 El pináculo: “Hay muy pocos líderes que logren llegar al Nivel 5: el
pináculo. El liderazgo a este nivel no es sólo la culminación de liderar correctamente
en los otros cuatro niveles sino que, además, requiere de un alto nivel de destrezas y un
cierto nivel de liderazgo natural.”
En esta sección explicó como sólo pocos después de largo periodo de
ganancia de experiencia en el nivel 4, pueden llegar a lo que él denominó El Pináculo
o la cima de la carrera como líder, en la que se puede compartir conocimiento
eficiente con colegas de trabajo. Mostrándoles experiencias propias para que tomen
de ellas lo mejor que consideren y puedan continuar mejorando sus habilidades como
líderes de éxito.

9
 13. En qué momento entra el proceso de
calidad en una empresa para que sea exitosa.

Los procesos de optimización de calidad deben estar presentes en la empresa

desde el momento de su creación, no tendría sentido empezar a trabajar sin previo
análisis y diseño de óptimos procesos de atención al cliente, de dirección y gerencia,
de producción, de logística, de mantenimiento y de control de calidad. De empezar
sin procesos de calidad, pronto tendrían que hacer cambios operacionales, perdiendo
dinero y tiempo en el lapso transitorio, se justifica éste caso para pequeños
emprendedores sin conocimiento, quienes para crecer, se darán cuenta que necesitan
optimizar o mejorar la calidad de todo proceso involucrado en su empresa.
Pero, ¿cómo saber que los procesos a implementar son exitosos? Aunque difícil
de creer, es muy sencillo, simplemente se estudia las estadísticas relacionadas con el
proceso y las empresas que las han implementado, haciéndose la pregunta de si son o
no, los procesos que se necesitan implementar, o que tan similares son las necesidades
que en aquel momento se satisficieron, y las que hoy se necesitan satisfacer. Partiendo
de esta premisa, se implementa, en la medida de lo posible, los procesos que se conocen
han funcionado en otras empresas a lo largo de los años.
En el caso de empresas pioneras, innovadoras, que no tienen ningún precedente
(algo difícil en nuestros días), se debe tomar las impresiones de los clientes,
escuchando sus propuestas de cambios y mejoras, a fin de que pronto el producto final
o el servicio a suministrar sea lo más agradable posible, sea lo más satisfactorio posible,
dependiendo del tamaño de la empresa, este proceso de captación de información puede
tomar hasta un año, no se quiere decir con esto que después de ése lapso no se tomará
más en cuenta la opinión de los clientes, pues siempre es bueno escuchar propuestas ya
que el mercado constantemente cambia, si no que después de ese año se tiene la
suficiente información para implementar procesos de optimización de calidad
orientada hacia el producto o servicio a suministrar.
Como podemos darnos cuenta, los procesos de calidad entran en cualquier
momento, desde antes de la fundación de la compañía (diseño y planificación previa
apertura), durante la apertura, en el primer año y finalmente (no por eso menos
importante) los años venideros. Una empresa que se adapte constantemente a los
cambios que el mercado exige, tiene las probabilidades de permanencia y crecimiento
a su favor.

10
 14. Explique qué significa actitud y aptitud.

Según la real academia española: Actitud, postura del cuerpo humano,

especialmente cuando es determinada por los movimientos del ánimo, o expresa algo
con eficacia, también: Disposición de ánimo manifestada de algún modo. Entonces
actitud proviene o se relaciona con la palabra acto, de actuar o forma de comportarse.
Por ejemplo se puede tener una actitud amistosa o amigable, pero también una actitud
hostil o predispuesta a la discusión.

El diccionario de la real academia cita textualmente: Aptitud, capacidad para

operar competentemente en una determinada actividad. Cualidad que hace que un
objeto sea apto, adecuado o acomodado para cierto fin. Capacidad y disposición para
el buen desempeño o ejercicio de un negocio, de una industria, de un arte, etc.
Suficiencia o idoneidad para obtener y ejercer un empleo o cargo.
Somos aptos para determinada labor, si nuestra actitud es la apropiada y
tenemos el suficiente conocimiento para desempeñarla competentemente. Soy apto si
tengo actitud; todo buen ingeniero industrial requiere tener amigable y receptiva actitud
con el personal con quien labora, y por supuesto tener las necesarias y suficientes
aptitudes para supervisar personal eficientemente.

15. Diferencias entre actitud y aptitud.

15.1 Actitud se refiere a como se actúa, aptitud a si se está capacitado para
determinada labor.
15.2 Se puedes tener la actitud apropiada y eso no te garantiza ser apto para
desempeñar una labor, pues la mejor de las actitudes no reemplaza los conocimientos
necesarios para desempeñarse correctamente. Con otras palabras, tener una no
significa que se tenga la otra, es decir, no guardan correlación.
15.3 Se escriben diferente, a pesar de tan semejante pronunciación, algunas
personas hasta llegan a confundirse, es común tener que hacer suficiente énfasis en la
letra clave “c” o “p” para que los receptores estén al tanto de cuál es el término al que
se hace referencia.
15.4 Las aptitudes se adquieren con entrenamiento, las formas de actuar no.

11
 CONCLUSIONES

Si un jefe se toma el tiempo para educarse y mejorar sus aptitudes, está bien
encaminado para convertirse en un líder alcanzador de metas personales y
empresariales.
Porque no, acercarnos a pequeñas empresas a ofrecer conocimientos e
instructivos sobre como motivar y mejorar comunicaciones entre jefes, lideres
supervisores y obreros o subordinados. Seguro que de algo sirve para pacificar
relaciones laborales tormentosas. Realizar una base de datos con profesionales y
próximos a serlo, dispuestos a dictar las charlas y otra base de datos con pequeñas
empresas dispuestas a escuchar las conferencias a cambio de una remuneración al
profesional que la dictará. Todo aquel que quiera participar comuníquese a
1lopezigor@gmail.com.

El país necesita cambios radicales en el sector industrial, la moda de hoy es

comprar importado y revender o comercializar aquí, no sé cuándo vamos a aceptar que
no podemos seguir con un modelo industrial importa-dependiente; la mejor manera de
empezar una transformación es incentivar el sector primario de producción, minera,
metalúrgica, fabricación de piezas, ensamble de máquinas, entre otros. Llevar la voz
de cambio es responsabilidad de (entre otros) los futuros ingenieros industriales.
Mantenernos motivados, y llevar motivación a los demás es tarea de todo buen
profesional, con optimismo se puede llegar a tener competentes organizaciones que
permiten asegurar paz y prosperidad a nuestros hijos y nietos.

Aprendamos de países económicamente desarrollados, aprendamos su forma de

organizarse y dirigir personal, como forman sus líderes y organizaciones, aprendamos
de los que con hechos han mostrado tener modelos industriales apropiados.

Jamás nos cansemos de conseguir formas de mejorar, si algo requiere tener

presente todo profesional es que constantemente puede mejorar y subir de nivel, en
organización y liderazgo siempre que se lo proponga y trabaje lo suficiente para
lograrlo.

12
 GLOSARIO
Cortesía de la página web oficial de la real academia española. www.rae.es

Actitud: Disposición de ánimo manifestada de algún modo.

Aptitud: Capacidad para operar competentemente en una determinada
actividad.
Capacitar: hacer a alguien apto, habilitarlo para algo.
Corporación: Empresa, normalmente de grandes dimensiones, en especial si
agrupa otras menores.
Delegar: Dicho de una persona: Dar a otra la jurisdicción que tiene por su
dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación.
Diagnosticar: Recoger y analizar datos para evaluar problemas de diversa
naturaleza.
Estilo: Modo, manera, forma de comportamiento.
Equipo: Grupo de personas, organizado para una investigación o servicio
determinado.
Excelso: dicho de una persona o de una cosa: De singular excelencia.
Habilidad: capacidad y disposición de algo.
Inferir: llevar consigo, ocasionar, conducir a un resultado.
Jefe: Superior o cabeza de una corporación, partido u oficio.
Mísero: De pequeño valor.
Óptimo: sumamente bueno, que no puede ser mejor.
Organización: Asociación de personas regulada por un conjunto de normas en
función de determinados fines.
Organigrama: Sinopsis o esquema de la organización de una entidad, de una
empresa o de una tarea; también: Representación gráfica de las operaciones sucesivas
en un proceso industrial.
Pináculo: Parte superior y más alta de un edificio o templo. También: Parte
más sublime de una ciencia o de otra cosa inmaterial.

13
 Posición: Categoría o condición social de cada persona respecto de las demás.
También: Actitud o manera de pensar, obrar o conducirse respecto de algo.
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una
operación artificial.
Supervisar: Ejercer la inspección superior en trabajos realizados por otros.

14
 BIBLIOGRAFÍA

CHIAVENATO, IDALBERTO (2007) Administración de recursos humanos,

el capital humano de las organizaciones. 8ª. Ed. Editorial McGraw Hill. Cap. 1 pág.
(6-24). ISBN 970-10-6104-7.
REYES PONCE, AGUSTÍN. (1996) Administración Moderna. 7ª. Ed. Pág. 426
México, MX: Editorial. Limusa, S.A. ISBN 968-18-4214-6.

http://www.geocities.ws/newomich/info/iad/trabajo2.html página web

dedicada a suministrar información gerencial y organizacional. Consultada en
septiembre 25 de 2015.
https://sites.google.com/site/tdadmonealtamirano página web informativa,
que trata temas administrativos. Consultada en Septiembre 26 de 2015.

15
ANEXOS

16
 LECTURA ADICIONAL
Para los que nos gusta leer, un estupendo trabajo cortesía de la universidad
de Yaracuy (Venezuela):

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DEL YARACUY

VICERRECTORADO
ESPACIO ACADÉMICO CIENCIAS DEL DEPORTE
UNIDAD CURRICULAR: SEMINARIO
Wullian Mendoza
wrmendoza@hotmail.com
Docente UNEY

LA ORGANIZACIÓN COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella

el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su
funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de
autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias
de las personas o grupos de personas. Fayol (1972), define la organización diciendo
que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a
través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables,
comerciales, de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), con relación al título del
escrito la define como el proceso administrativo a través del cual se crea la estructura
orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad,
se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los
objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel
corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos
de medida u actuación).

Según Melinkoff (1987), para estructurar una organización es preciso trabajar con los
siguientes elementos:

17
 a) Los principios generales.
b) Los sistemas de organización.
c) Los instrumentos metodológicos.

a) principios generales de la organización.

Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente

en el acto de construir una organización. Desde el periodo clásico de la administración
se han establecido quince principios que deben observarse al organizar una empresa o
institución según Melinkoff (op cit), se pueden enumerar en orden jerárquico de la
siguiente manera.

1. Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio, la organización debe

establecer los fines permanentes o (teología) hacia los cuales se encamina la
organización. Estos fines ayudaran a estructurar en forma adecuada a la
empresa o institución. En la actualidad, diversos enfoques de la administración
denominan misión a esta constelación a fines más generales y permanentes.
Así se habla de la misión de la universidad, de la misión del Ministerio de
Sanidad y Asistencia Social, etc.

2. Principios de los canales de Supervisión bien definida: según este principio,

en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar
conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por
otra de jerarquía mayor.

3. Principio del espacio control: de acuerdo con este principio, se debe

establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Se
aconseja que el número de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la
naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los subordinados,
el medio ambiente físico.

18
4. Principio del equilibrio dirección-control: este principio establece que, a
medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe
reservar para sí el control de funcionamiento de la organización sea total o de
la parte de ésta que delegue.

5. Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con este

principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara
para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe
conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada.

6. Principio de fijación de responsabilidades: este principio establece que la

responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la
autoridad delegada, ni debería ser menor.

7. Principio de la selección y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo

que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego
debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.

8. Principio de la excepción: se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos

deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina
deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico correspondiente.

9. Principio de identificación: este principio establece que todos los actos o

hechos que se sucedan o que sea susceptibles de suceder en la institución y
la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificación adecuada,
para evitar confusiones con otros hechos o cosas semejantes.

19
10. Principio de simplicidad: Establece que dentro de cualquier organismo sólo
deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del
organismo.

11. Principio de la moral interna: Este principio establece que debe haber
responsabilidad, colaboración y compromisos para el logro de los objetivos
institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivos
como subalternos.

12. Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir

órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.

13. Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una
cadena de relaciones directas de autoridad desde en directivo superior hasta el
último subordinado y que ésta debe funcionar claramente a través de toda
organización.

14. Principio de especialización: establece que a medida que la empresa se

amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. Para que
trabajen en una sola especialidad o área de actividades.

15. Principio de centralización – descentralización: se enuncia diciendo que hay

centralización cuando la adopción de decisiones y la responsabilidad están
centradas en la dirección superior de la institución y que hay descentralización
cuando, por delegación de autoridad, la adopción de decisiones y la
responsabilidad se distribuyen en instancias de dirección intermedias. Una
buena descentralización distribuye las decisiones y la autoridad en los procesos
de ejecución y concentra en la dirección superior las decisiones de política y
de orden normativo.

20
b) los sistemas de organización.

Son distintas formas de poner en coordinación sistemática, los diversos

elementos humanos y materiales de un organismo. Los principales son los sistemas
lineales, los sistemas funcionales y los sistemas mixtos. A continuación se mencionan
los sistemas de organización que describen algunos autores referidos por Melinkoff en
su texto las organizaciones (2000, p 45).

 Reyes Ponce y Jeener:

a) Sistema lineal.
b) Sistema funcional.
c) Sistema lineal y de Staff.
 Spriegel:
a) Sistema lineal.
b) Sistema funcional.
c) Sistema mixto (Lineal y Staff).
d) Sistema Comisional.
 Agramonte:
a) Puros: Sistema lineal.
b) Sistema funcional.
c) Sistema lineal y de asesoría.
d) Mixtos: Lineal Funcional, de organización Comisional

Sistema de organización lineal o de línea jerárquica (perspectiva fayoliana).

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por
Henry Fayol (1972), el mismo tiene como característica particular que las funciones
generales reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las líneas de
mando, autoridad y comunicaciones, que van desde la máxima autoridad hasta el último
funcionario. Se califica de jerárquico porque establece relaciones determinadas por
órdenes que emanan desde un mismo departamento, otros autores lo denominan

21
sistema escalar o vertical porque la autoridad o responsabilidad es escalonada,
siguiendo los niveles de la organización. En este tipo de sistema la cantidad de
funciones y la autoridad va disminuyendo a medida que desciende la escala jerárquica.

Ventajas del sistema lineal:

a) La organización resulta sencilla de comprender.
b) Genera rapidez en la ejecución de las órdenes.
c) Es de gran utilidad en las empresas pequeñas.
d) Hay clara definición de la autoridad responsabilidad
e) Se mantiene la eficacia en la disciplina y la unidad de mando.
Desventajas del sistema lineal:
a) No hace uso de las ventajas de la especialización.
b) Los jefes deben tener conocimientos diversos
c) La pérdida de hombres claves pone en peligro el funcionamiento de la empresa.
d) Existe la posibilidad de descuido de algunas funciones.
e) Demasiada rigidez debido a la restringida discrecionalidad.

Sistema de organización funcional o Taylor ano.

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por
Frederick Taylor (1972). Este enfoque organizacional tiene como particularidad que en
lugar de concentrar las funciones, las distribuye en diversas autoridades superiores o
intermedias, pues se basa en la diversidad de funciones que se realizan en un
organismo. Para ello clasifica las funciones de acuerdo a las características y agrupa en
unidades especializadas, las funciones similares o parecidas. El sistema no descansa en
hombres sino en las funciones. En este sistema vale más la especialización que la
posición jerárquica de los hombres.

Ventajas del sistema funcional:

a) Aprovecha las ventajas de la especialización.

22
 b) Facilita el entrenamiento del personal debido a las exigencias de cada cargo.
c) Se facilita el control directo.
d) Se puede lograr la cooperación de todos los funcionarios, unidades o
dependencia que forman los organismos.
Desventajas del sistema lineal:
a) A veces se dificulta fijar la responsabilidad final en cuanto al resultado de cierta
actividad.
b) La supervisión es múltiple.
c) Se descarta el principio de unidad de mando.
d) No estimula el entrenamiento de los ejecutivos.

Sistema de organización lineal con staff, asesoría o plana mayor.

Esa un sistema de uso corriente en las grandes empresas donde se realizan gran
número de funciones de cierta magnitud o complejidad. Es un sistema de organización
lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras denominadas
staff, estado mayor, asesoría o plana mayos. Las unidades de asesoramiento sólo tienen
autoridad de asesoramiento, no tienen mando sobre el personal de línea; solo tienen
autoridad de mando sobre el personal de sus sistemas asesores.

Ventajas del sistema de línea y de staff:

a) Se aprovechan las ventajas de la especialización
b) Se mantiene la unidad de mando.
c) Se comenta la cooperación entre los funcionarios de línea y asesoría

Desventaja del sistema de línea y staff:

a) Puede generar confusión entre la autoridad de línea y asesoría.
b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no tener
autoridad.

23
 c) Los funcionarios de línea descargan la mayor parte de su trabajo en la
dependencia asesora o funcionarios asesores.
d) La asesoría no es de obligatoria aceptación por la unidad de línea.

Organización comisional y tipos de comités o comisiones.

En este tipo de Organización, la autoridad superior que detenta el poder de

decisión, descansa en un consejo, comité o comisión, ubicado en el vértice de la
pirámide. En la práctica este modelo de organización de autoridad superior colegiada
es poco frecuente. En Venezuela ha sido adoptado por las Universidades Nacionales u
Oficiales. Más frecuentemente existen consejos, comités o comisiones intermedios
dentro de una institución, sea que ésta se organice lineal o funcionalmente o en forma
mixta.

Ventajas:
a) Los cometes fomentan la cooperación entre los integrantes.
b) Se reciben aportes valiosos.
Desventajas:
a) Alto costo en tiempo y dinero, la autoridad colectiva consume mucho
tiempo en reuniones.
b) Dificultan la toma de decisiones.
c) Todos mandan y no adquieren responsabilidad en la repartición de la
autoridad.

Un consejo o comité en un grupo de personas encargado de ciertas funciones

específicas o de resolver un problema específico. Debido a las considerables
variaciones en la autoridad asignada a los consejos y comités, ha surgido mucha
confusión acerca de su naturaleza. Dependiendo de su autoridad pueden ser:

1. Consejos o comités de línea: La autoridad que detentan es de línea Pueden

tomar decisiones realizan una función determinada.

24
 2. Consejos o comités de staff: Asesoran, no tienen autoridad de mando.
3. Comités formales: Están establecidos explícitamente en la estructura
organizativa, se les asignan deberes y autoridad.
4. Comités informales: No están establecidos en la estructura. Se organizan para
estudiar y dar opinión sobre un problema o tema específico.
5. Comités permanentes: Pueden ser formales e informales pero son estables en
la estructura, duran un tiempo indefinido.
6. Comités temporales: Son informales y se crean por un tiempo determinado.
7. Comités consultivos: resuelven consultas formuladas por las instancias
subordinadas, tienen poder de decisión.
8. Comités ejecutivos: son los que ejecutan decisiones.

NIVELES EN LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES DE

ALCANCE NACIONAL.

Existe un principio universalmente aceptado según el cual toda organización de

carácter nacional debe ser estructurada en tres niveles, adoptando la forma de una
pirámide. De esta manera, en el vértice de la misma se encuentre ubicada la máxima
autoridad. En la base de la misma se ubica el menor grado de autoridad, y se encuentra
el mayor número de personas para la ejecución de los planes, programas y para el logo
de los objetivos.

 Nivel superior o nivel normativo: es el nivel responsable de la planificación,

organización, dirección y control activo de la organización como un todo. Tiene
a su cargo las siguientes funciones generales:

1. Establecer la política básica, las normas generales y los sistemas

relacionados con el plan sectorial nacional (de salud, de educación, etc...

25
 2. Diseñar la organización, delegar la autoridad en los responsables del
nivel inferior y solucionar todos los problemas prácticos relacionados
con el plan sectorial nacional.
3. Diseñar, las políticas, normas generales y los métodos para seleccionar
los cuadros competentes para las diferentes posiciones de
responsabilidad dentro de la organización.
4. Establecer las medidas de control más efectivas, de acuerdo con la
organización y su funcionamiento, a través de informes, publicaciones,
estadística, etc.
5. Elaborar el plan sectorial nacional de la organización.

 Nivel intermedio o nivel de coordinación y asesoría: Las funciones del nivel

intermedio son más especializadas. En él se necesitan cuadros de
especialistas para integrarlo. Sus funciones son.

1. Adaptar el plan nacional a las necesidades y recursos de su nivel.

Administrar el funcionamiento de la organización a su nivel
2. Coordinar las distintas dependencias y unidades bajo su control para el
mejor cumplimiento de los planes de trabajo.
3. Dar asesoría técnica a todos los organismos bajo su control y desarrollar
cuadros directivos a través del adiestramiento de persona.
4. Llevar un control eficiente de las dependencias a su cargo

 Nivel inferior o nivel ejecutivo y ejecutor: Este nivel tiene la responsabilidad

directa de la ejecución de las actividades y tareas, para el cumplimiento de los
objetivos y metas de la organización. Sus funciones generales son.

1. Elaborar el programa de trabajo de su nivel, de acuerdo a los lineamientos o

normas del plan nacional.
2. Ejecutar las actividades del programa de trabajo.

26
 3. Asegurar el cumplimiento de las tareas asignadas tanto en cantidad como en
calidad.
4. Mantener un control continuo durante la ejecución del programa.
5. Asegurar el buen uso y mantenimiento de los materiales disponibles.
6. Fomentar y mantener la moral del trabajo.
7. Aplicar las normas administrativas, y leyes vigentes solucionando los conflictos
y problemas que se puedan presentar.
8. Registrar y evaluar continuamente las actividades bajo su control.
9. Lograr la coordinación entre todas las unidades de su nivel.
10. Informar en el ámbito superior sobre actividades, experiencias, necesidades y
realizaciones en su nivel.
a) Establecer las relaciones necesarias con otros organismos, para el mejor
logro de su programa de trabajo.

ESTRUCTURA PIRAMIDAL Y NIVELES DE UNA ORGANIZACIÓN

NACIONAL.

NIVEL
SUPERIOR

NORMATIVO

NIVEL INTERMEDIO

COORDINADOR ASESOR

NIVEL INFERIOR

EJECUTIVO DIRECTO

Las herramientas o instrumentos metodológicos de la organización.

27
Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los organigramas
y manuales.

Los organigramas: un organigrama es la representación gráfica que muestra

cómo están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una
institución o empresa. Esté permite conocer la ubicación que se da de lo9s distintos
departamentos, secciones, oficinas, etc., que conforman la institución. El organigrama
describe gráficamente la división del trabajo que se establecerá y la relación que se
dará entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas que representan los
canales de supervisión coordinación o y comunicación que existirá en la institución.

Ventajas de los organigramas:

1. Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de la

organización.

2. Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento y

sección de la organización.

3. Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización, dirección y

control.

4. Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad de la

organización.

5. Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen las
coordinaciones dentro de la organización.

28
Clasificación de los organigramas:
De acuerno a su disposición geométrica, los organigramas se adaptan al tipo de
sistema organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos:

1. organigramas verticales de tipo clásico

Organigramas horizontales de izquierda a derecha.

2. Organigrama mixto.

3. Organigramas circulares o concéntricos.

29
 4. Organigramas escalares.

Reglas para su construcción

Los organigramas describen relaciones a lo interno en cualquier organización, por tanto

corresponden a la sujeción a cierta simbología:
Nombre Simbología Significado

Departamentos o divisiones de
Rectángulos
la organización que varían en
importancia de acuerdo a su
tamaño.

Líneas continuas Líneas de mando de una

Verticales división superior a una
inferior.
Líneas continuas
Horizontales Indican la unión entre órganos
de asesoría.

Líneas discontinuas Significan coordinación unen

Horizontales por los dos lados a dos
rectángulos que mantienen
relaciones de coordinación.

30
 Los manuales administrativos.
El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada
las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en
que las mismas deben ser realizadas. El propósito fundamental de los manuales es
el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organización, así como
instruir al personal sobre los objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas,
procedimientos u otros aspectos de la institución.

Importancia y necesidad de los manuales administrativos.

La importancia del manual administrativo reside en el hecho de suministrar

información para la acción al servir de guía para la ejecución del trabajo. A su vez
el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisión y el mejor
desempeño de los ejecutivos.

Clasificación de los manuales administrativos.

Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías:
1) Manuales de organización.
2) Manuales de políticas.
3) Manuales de sistemas y procedimientos.

Manuales de organización: es un instrumento que contiene detalles de la empresa u

organización tales como:
1) Nivel estratégico corporativo de la empresa (misión, visión, objetivos
corporativos).
2) La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó esa estructura.
3) Las relaciones entre la función de línea y la de asesoría.
4) Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.

31
Manuales de políticas: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la
guía básica para la acción; así mismo prescriben los limites generales dentro de los
cuales deben realizar se las a actividades. Una correcta formulación de las políticas en
un manual, permitirá:

1) Agilizar el proceso decisorio.

2) Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y adecuar
las actividades a los objetivos de la institución.
3) Facilitar la descentralización.
4) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual de

operación; es un manual de trámites y métodos de trabajo. Es quizás el manual más
común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad
operativa de la empresa institución. El manual de procedimientos incluye la
descripción de normas, la descripción de procedimientos, el flujo gramas de los
procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos. Los manuales de
sistemas y procedimientos, ofrecen una serie de ventajas ente ellas tenemos:

1) Constituyen una útil fuente de información, sobre las prácticas generales de la

organización para que la información sea útil se requiere que la información se
comunique a través de la línea de mando de la organización.
2) Constituyen una guía indispensable para el trabajo a ejecutar.
3) Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos empleados
y también para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a la organización
son ascendidos de categoría.
4) Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.
5) Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas, procesos y
procedimientos, de la institución, en la medida en que se los consulte con la

32
 debida frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento sostenido de las
operaciones, normas y procedimientos.
6) Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que la
respuesta rápida a las mismas, se obtienen a través de la lectura del manual.
7) Constituyen un freno a la improvisación, en sus distintas manifestaciones.
8) Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa de la
empresa.
9) Constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación objetiva de
las prácticas institucionales.

Estructura de los manuales

Los manuales ofrecen una serie de ventajas, a condición de que efectivamente
se basen en una estructura lógica, de lo contrario pierden el sentido de su objetivo, que
es el de ayudar a la gerencia en el cometido de su gestión. Las partes principales de un
manual son las siguientes:

1) Manual de organización:
 Contenido o índice.
 Introducción: señala el propósito del manual y la ayuda que puede brindar a las
personas responsables de su aplicación.
 Instrucciones para el uso del manual.
 Cuerpo principal.
 Misión y filosofía de la empresa.
 Objetivos generales de la organización.
 Estructura organizativa (descripción general).
 Organigrama.
 Descripción de todas las funciones comunes a las distintas unidades que
conforman a la organización.
 Descripción de las funciones por áreas o departamentos con su respectivo
organigrama.
 Glosario de términos. (Con anexos si los hay).

2) Manual de políticas, sistemas y procedimientos.

 Contenido o índice
 Introducción.
 Instrucciones para su uso.
 Cuerpo principal.

33
  Políticas de la institución.
 Procedimientos que se utilizan dentro del sistema.
 Estructura o flujo de pasos de cada procedimiento.
 Objetivos del procedimiento.
 Alcance del procedimiento.
 Normas que lo fundamentan.
 Descripción de los procedimientos mismos.
 Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.
 Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.
 Formular instructivos.
 Glosario de términos.

Recomendaciones al momento de emplear los manuales.

1. Desde el momento en que se inicie el proceso de implementación del manual,

se inicia el control de su aplicación. Esta tarea que debe estar a cargo de la
unidad responsable de la sistematización administrativa, la que mantendrá un
registro estadístico de consultas, entrevistas y encuestas.
2. A los fines de mantener vigente el manual y evitar su abandono por
obsolescencia, se deberá llevar a cabo un plan estricto de seguimiento.
3. se deben establecer programas regulares de auditoria para determinar si las
prácticas actuales coinciden con los procedimientos escritos.

EL PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN.

El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente

y eficaz, utilizando los principios científicos de la administración. Una buena
organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador
conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor
costo y el máximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de
organizar son:

1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los

objetivos principales de la organización.

34
2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas
actividades o funciones a realizar por la institución.
3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la
descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la
organización.
4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de
cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que
los ocupen.
6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las
actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.
7. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución de
las actividades.
8. Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la
organización.

Bibliografía consultada

1. Castillo, L (1992). El PES. En síntesis. Revista de planificación

estratégica. Editorial fundación Altadir. Caracas.
2. Izurreta, F (1997). En qué consiste el proceso de planificación
estratégica. UCV. Caracas.
3. Koontz, O (1972). Curso de Administración Moderna. Mc Graw Hill.
México.
4. Matus, C (1990). Política, Planificación y Gobierno. Editores Miguel
Angel García e Hijos. Caracas.
5. Melinkoff, R (1987). Los Procesos Administrativos. Caracas. Editorial
contexto.

35
6. Moyer, H (1989). Planificación Estratégica Situacional. Luz.
Maracaibo.
7. Muñoz, L (1981). Notas de Planificación. ULA. Mérida.
8. Taylor, F y Fayol. (1972). Principios de la Administración Científica.

Ejemplificación de sistemas y subsistemas organizacionales.

36
Cortesía de google imágenes.

37
Cortesía de google imágenes.

38
Ejemplo de organigrama. Cortesía de google imágenes.

39
Cortesía de google imágenes.

40