Manual Excel

Sistema de Gestión la
Calidad
MANUAL DE CONSULTA RAPIDA
MICROSOFT
EXCEL 2003
y 2007
Página 1 de 130 Ing. Francy Patricia Trujillo Murcia

Calidad
1.4.5. INTRODUCIR FÓRMULAS
Una fórmula permite realizar operaciones con valores de la hoja de

cálculo, como suma, multiplicación, división. Puede incluir operadores
aritméticos, referencias a celdas, valores y funciones.
Se puede construir una fórmula, escribiendo directamente en la celda

la combinación aritmética o función que desee, precediéndola por el signo
=, que identifica que se trata de una fórmula y no del contenido normal de
una celda. En el caso de las funciones, no es necesario poner el signo =.
Se pueden utilizar los siguientes

operadores
Operadores Aritméticos: Para ejecutar las operaciones matemáticas

básicas como suma, resta, multiplicación, división, porcentaje y
exponente. Estos
combinan números y operadores para generar resultados numéricos.

Calidad
Operadores de Comparación: Se pueden comparar dos valores con los

siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos operadores,
el resultado es un valor lógico, VERDADERO o FALSO.
Operador de concatenación de texto: Utilice el signo & para unir o

concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un
solo elemento de texto.
1.4.6. OPERADORES DE REFERENCIAS
Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes

operadores:

Calidad
Resulta cómodo y sencillo el uso de fórmulas, porque facilitan enormemente

el trabajo de cálculo. Podrá incluso descuidar si realiza modificaciones,
porque la fórmula se recalculará automáticamente con los nuevos datos.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un

recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo
detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es

correcta y no nos avisa, pero
aparecerá algo raro en la
celda, comprobar la
fórmula en la barra de fórmulas
para encontrar el error.
Se puede modificar el contenido

de una celda al mismo tiempo
que se esté escribiendo o
más tarde, después
de la introducción. Si aún
no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se
puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el
carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una
posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a
validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y
se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después
activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente
a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
1.4.7. LA BARRA DE ESTADO CAMBIARÁ DE LISTO A MODIFICAR
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de

la misma, ahora es cuando podemos modificar la información. Después de
teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón
Aceptar. Si después de haber modificado la información se cambia de
opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo
hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar
de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra
la información que ya tenía. Si se desea reemplazar el contenido de una
celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor
directamente sobre ésta.
1.4.8. TIPOS DE DATOS
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos

Calidad
introducir son:

Calidad
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente

en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una
técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos,
etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a
otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
1.4.9. ERRORES EN LOS DATOS
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se

produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o
no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el
aspecto
que ves a la
derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre
el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con
un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá
saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer

clic sobre el cuadro anterior se
mostrará un cuadro u otro, siendo
el más frecuente el que aparece a
continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es

incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el
error sea simplemente que la
fórmula de la celda no
tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por
ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas). Si no sabemos
qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error. Si lo que
queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no
podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas. Si la
Calidad
fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que

desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

Calidad
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la

celda
#TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo
de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente
o
cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de
operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por
cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la
fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o
fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es
válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula
o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no
se intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá
además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: .
Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.
1.4.10. BUSCAR TEXTO O NÚMEROS
Seleccione el rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de
un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas donde desee
realizar la búsqueda.
Si desea buscar en toda la hoja de cálculo, haga clic en cualquier
celda. En el menú Edición, haga clic en Buscar.
En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desee buscar o
elija una búsqueda reciente en el cuadro de lista desplegable Buscar.
Nota Puede utilizar carácter comodín en los criterios de
búsqueda.
Si desea especificar un formato para la búsqueda, haga clic en Formato
y seleccione las opciones apropiadas en el cuadro de diálogo Buscar
formato. Si Formato no está disponible en el cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar, haga clic en Opciones y, a continuación, en Formato.
Haga clic en Opciones para definir más valores para la búsqueda. Por
ejemplo, puede buscar todas las celdas que contengan el mismo tipo de
datos, como fórmulas. En el cuadro Dentro de, puede seleccionar Hoja o
Libro para buscar en una hoja de cálculo o en un libro entero.
Calidad
Haga clic en Buscar todo o en Buscar siguiente. Buscar todo muestra una
lista con todas las instancias del elemento buscado y permite activar una
celda seleccionando una instancia específica. Puede hacer clic en un
encabezado para ordenar los resultados de una búsqueda con Buscar todo.

Calidad
En algunos casos, es más conveniente utilizar fórmulas creadas con

funciones.
1.4.11. FUNCIÓN
Es una fórmula incorporada en Excel, que toma una serie de valores y los
utiliza para realizar una operación, devolviendo el resultado. Excel
proporciona más de 300 funciones. Tiene a su disposición funciones de
búsqueda, de prueba, de tiempo, financieras, lógicas, matemáticas, etc.
Puede utilizar el Asistente para funciones para seleccionar la función

adecuada. Si quiere ver una lista completa con todas las funciones, ponga
en marcha el Asistente para funciones, elija el comando Función del menú
Insertar. En el recuadro Categorías (en el cuadro de diálogo que aparece)
haga clic en Todas y verá una lista alfabética completa con todas las
funciones disponibles.
La forma más rápida de poner en marcha el Asistente para funciones, es
haciendo clic en el botón a la izquierda de la barra de fórmulas.
Ahora veremos algunas de las funciones más utilizadas en Excel:
FUNCIONES MATEMATICAS
Mediante las funciones que se encuentran en la categoría matemáticas,

pueden ejecutarse cálculos simples, tales como redondear un número o
calcular el
valor total de un rango de celdas, o cálculos complejos, como, calcular el
valor total de un rango de celdas que cumplan una condición en otro rango.
1.4.11.1. FUNSIÓN SUMA
Función que suma los números de un rango de celdas o números dado.
Sintaxis: =SUMA(número1;número2; ...)

Argumentos: Número1; número2; ... hasta 30
números, o un rango de celdas, de los números que desea sumar.
Características:
• La función trabaja con números, valores lógicos y representaciones
de números que se escriben directamente en la lista de argumentos.
• Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda
traducir a números causarán errores.

Calidad
Ejemplos:

Calidad
=SUMA(13; 2)
es igual a 15,
Si la celda A2 contiene 5 y B2 contiene 15:

=SUMA(A2;
B2) Es igual a
20.
=SUMA(13;” 2”)
es igual a 15, ya que los valores de texto se traducen a números. A
diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene "3" y B1 contiene
VERDADERO, entonces:
=SUMA(A1; B1; 2) es igual a 2, ya que las referencias a valores no numéricos

de las referencias no se traducen.
Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:

=SUMA(A2:E2) es igual a 140
=SUMA(B2:D2; 15) es igual a 100
Es la más sencilla y la que se usa con más frecuencia en la hoja de
cálculo. El rango puede escribirse o marcarse con el ratón.
La forma más sencilla de realizar sumas rápidas es utilizando la

herramienta
(Sumatoria) de la Barra de Herramientas Standard.
FUNCIONES ESTADISTICAS
Las funciones de la categoría estadísticas, ejecutan análisis estadísticos

de rangos de datos. Por ejemplo, una función estadística puede proporcionar
información del promedio, la media, la moda o desviación estándar de
un conjunto de valores.
1.4.11.2. FUNCIÓN PROMEDIO
Esta función devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
Sintaxis: =PROMEDIO(número1;número2; ...)
Argumentos: Número1;número2; ..., hasta 30

Calidad
argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener o un rango de celdas

de los números que se desea promediar.
Características:
• Los argumentos deben ser números, matrices o referencias que
contengan números.
• Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores
lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se
incluyen las celdas cuyo valor sea 0.
Ejemplos:
=PROMEDIO(A1:A5)
es igual a 3,9
=PROMEDIO(A1:A5; 2,0)
es igual a 3,6
1.4.11.3. FUNCIÓN CONTAR

Función que cuenta el número de celdas que contienen números en un rango
o los números en la lista de Argumentos.
Sintaxis: =CONTAR(ref1;ref2; ...)
Argumentos: Ref1; ref2;... hasta 30 argumentos o un rango de celdas de

los números que se desean contar.
Características:
• La Función trabaja con números, fechas o
representaciones textuales de números que
se cuentan.
• Los argumentos que son valores de error o
texto que no puede traducirse a números se
pasan por alto.
Ejemplos:
=CONTAR(A1:A7)
es igual a 3
=CONTAR(A5:A7)
es igual a 2

Calidad
2.3. COPIAR UNA FÓRMULA
Antes de aprender cómo copiar fórmulas debe saber lo que son las
Referencias relativas y absolutas.
Una referencia son coordenadas que tienen una o varias celdas en la hoja
de cálculo, las cuales se forman de acuerdo al nombre de la celda, por
ejemplo: la referencia D8 se refiere a la celda que está en la columna “D” y
la fila “8”. Hay dos tipos de referencia: absolutas y relativas. La diferencia
de una y otra se observan al copiarlas o moverlas de posición.

Calidad
2.3.1. REFERENCIA ABSOLUTA
Es aquella que representa una dirección específica y cuando la fórmula

se copia, se conserva la fórmula íntegra. La referencia absoluta se
determina colocando un signo de pesos ($) antes de la letra de la columna
y antes del número de la fila. Ejemplo: $D$3.
2.3.2. REFERENCIA RELATIVA
Esta localiza relativamente, de acuerdo a la posición en que se encuentre

la celda donde se escribió la fórmula. Es decir, indica a la hoja de cálculo
la distancia de celdas hacia abajo, arriba, izquierda y derecha.
Para copiar una fórmula, proceda igual que para copiar una celda. En este
caso, no se copia el valor absoluto, sino la fórmula y se modifica
en consecuencia.
Si se ha equivocado al copiar, puede eliminar su última acción

eligiendo Deshacer del menú Edición, haciendo Clic en la herramienta
Deshacer o bien pulsando la combinación Ctrl + Z. Esto no sólo sirve para
eliminar una copia sino para deshacer cualquier acción, pero sólo se
puede eliminar el último comando realizado.
Si quiere volver a copiar la última celda o rango que copió, puede elegir
Repetir
del menú Edición. Sirve para cualquier acción, pero sólo el último
comando.
Copiando la fórmula que

tenemos en D6, no va a
cambiar ni la columna ni la fila.
Se puede hacer otra fórmula
más, pero se puede aprovechar
la que ya se tiene,
simplemente con hacerle un
cambio. La formula de D6 es
=C6/$D$3 que quiere decir que
se mantenga constante la fila, podemos cambiar la fórmula a =C6/D$3.
Si copiamos está fórmula hacia abajo y hacia la derecha,

los cálculos son correctos y tan sólo utilizamos una fórmula:

Calidad
Se puede seguir añadiendo datos utilizando la misma

formula.

o
Podemos tener referencias absolutas, cuando no va a cambiar ni la fila

($D$3); referencias relativas, cuando solo va a cambiar una columna o una
fila (C6/D3) y referencias mixtas, cuando se combinan relativas con absolutas
($C6/D$3).
Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar

con cualquier tipo de fórmulas. Esto nos permite ahorrar mucho trabajo y
tiempo al momento de realizar operaciones con los datos.
Ejercicio: Aplicar las tablas de Multiplicar con los tipos de referencia que
existe.
2.4. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL AUTOLLENADO
El Autollenado es una facilidad que brinda Excel que le permite repetir

valores, continuar una serie o extender una lista. Funciona con números,
días de la semana, meses y fechas.
El Autollenado es tan inteligente como útil. Lo que coloca en el rango,

depende de lo que usted tenga en la primera celda.
Supongamos que en una celda tengo el mes Enero y deseo introducir el

nombre de los siguientes meses: Febrero, Marzo y Abril. En vez de copiar
uno a uno el nombre de los meses, haga lo siguiente:
Colóquese en la celda donde está el texto

Enero.
Haga clic en el cuadro de llenado y muévalo hacia la derecha, hacia el resto
de las celdas donde quiero copiar.
Suelte el botón y observe el
resultado.
Excel es capaz de identificar que Enero es un mes y realizar copias

secuenciales a partir de la primera. Si quisiera abreviar escribiendo sólo 3
letras y en la

primera hubiera escrito Ene, Excel hubiera copiado en los tres siguientes
Feb, Mar y Abr.
Si escribe, por ejemplo, la palabra Gastos y arrastra la manija de llenado,

simplemente se repetirá esta palabra a lo largo del rango. Esto se debe a
que “Autollenado” sólo reconoce ciertas palabras y Gastos no es una de ellas.
En caso de valores numéricos, presione la tecla Ctrl mientras arrastra la

manija de llenado. La cruz del apuntador de relleno se convierte en un
pequeño signo de adición y Autollenado extiende la serie. La combinación
Ctrl + Autollenado le indica a Excel que tome el valor de la celda de inicio
y que lo incremente progresivamente.
Si inserto un valor, como por ejemplo Domingo y quiero copiarlo a lo largo

del rango (no quiero que rellene la serie con Domingo, Lunes, Martes, ...),
presiono la tecla Ctrl mientras arrastro la manija de llenado, evitando así que
incremente los valores, como haría normalmente.
2.7.1. BUSCAR UNA CELDA Y MODIFICARLA
Para buscar una celda con un contenido específico, puede utilizar el

comando
Buscar.
Elija pestaña Inicio.

En el recuadro Buscar, escriba el texto que va a
buscar. Haga clic en Buscar Siguiente.
Cerrar.
Edite la celda
con el
nombre
domingo y
reemlazar por
el nombre
propio.
<cerrar
>.
Con el teclado, este cuadro de diálogo (Buscar) aparece con Shift-F5.

3.6. FORMATO PARA FECHAS Y HORAS
Excel brinda diferentes formatos para fechas y para horas, los cuales
pueden seleccionarse desde el menú Formato, Celdas, opción Número (Fig.
9).
Fig. .- Formatos para Fecha
Si quiere insertar en una celda la fecha actual, presione Ctrl + ò Ctrl, Para
poner la hora actual, presione Ctrl , :

GRÁFICOS
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo

y facilita su interpretación.
Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos
datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos
hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un
gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y
columnas. Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como
cualquier otro objeto.
Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico,
en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
A la hora de crear un gráfico podemos hacerlo de forma manual o con
ayuda del asistente.
Veamos primero cómo crear de forma manual un gráfico
simple.
Crear gráficos manualmente.
Para insertar un gráfico manualmente, debemos asegurarnos de tener

disponible la barra de herramientas Gráfico.
Si no la tenemos visible debemos hacerla visible accediendo al menú Ver
- Barras de herramientas - Gráfico. La barra Gráfico es como la que vemos
en la imagen.
En 2007
INSERAR/Graficos

A continuación debemos seleccionar los datos a representar en el
gráfico.
Y después, hacer clic sobre la opción Tipo de gráfico de la barra

de herramientas Gráfico.
Seleccionamos un tipo de gráfico de la lista de gráficos
disponibles.
Excel creará automáticamente el gráfico y lo insertará en la
hoja de cálculo con las características predeterminadas del
gráfico escogido.
Después podremos variar las características del gráfico a
nuestro antojo como veremos más adelante.
Otra forma de crear un gráfico es utilizando el asistente,

esta forma permite introducir variaciones sobre las
características
predeterminadas de una forma muy
cómoda.
Crear gráficos con ayuda del Asistente
Excel2003 dispone de un asistente que nos guiará en

la creación de gráficos, de forma que nos resulte más
fácil crearlo.
Los pasos a seguir para crear un gráfico son los
siguientes:
Seleccionar los datos a
representar en el gráfico.
Seleccionar el menú Insertar y
elegir la opción Gráfico...
bien hacer clic sobre el botón
Gráfico de la barra de
herramientas.
Aparecerá el primer paso del
asistente para gráficos:TIPO DE
GRÁFICO.
En este paso nos pide elegir el

tipo de gráfico.
En la ficha Tipos estándar tenemos
los tipos más comunes y
también tenemos más tipos de
gráficos en la ficha Tipos
personalizados.
Una vez elegido el tipo de
gráfico, en el recuadro de la derecha, elegir un subtipo.
En la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.

Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes
pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico
según los datos seleccionados.
En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la
parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:
Cancelar para no realizar el
gráfico.
Atrás para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso
este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido.
Siguiente para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último
paso, este botón estará inactivo.
Finalizar para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las
opciones que tiene por defecto.
En caso de elegir el botón Siguiente, aparecerá el segundo paso del
asistente: DATOS DE ORIGEN.
Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué
datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas: Rango
de datos y Serie.
En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado antes de

entrar en el asistente. Si éste último se realizó correctamente no
tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el
botón el asistente se convertirá en una barra más pequeña y
podremos rectificar el rango

seleccionando el nuevo rango a representar, después hacer clic sobre le
botón para volver al asistente para gráficos.
Seleccionar la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están
introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.
En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro
de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.
Hacer clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del
asistentepara gráficos.
En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en
nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,
Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro

Nombre:, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda
de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se
encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre.

En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los
datos a representar para esta serie de datos.
Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar.
Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su
nombre y su serie de valores.
Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que
seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.
El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a
cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los
valores por defecto, es decir, 1,2,3..
Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando
el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro,
separando cada uno de ellos por punto y coma.
Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción
varíe. Observa la muestra del gráfico en la parte superior.
Hacer clic sobre el botón Siguiente para seguir con el
gráfico.
Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos, el cuadro de
diálogo OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar
detalles sobre el aspecto del gráfico.
Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de
gráfico
En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico: el

nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste.

Escribir en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al
eje de abscisas (X) (eje horizontal).
Escribir en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje
de ordenada (Y) (eje vertical).
Hacer clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.
Marcar la casilla Eje de categorías (X) si deseas que se visualice, en nuestro

caso, el eje X.
Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para
ver los rótulos.
Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje
sean fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas
de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los
distintos rótulos.
En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel tomará la decisión, y
generalmente lo hace bien.
Hacer clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones
del gráfico.
Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan
a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas
de los ejes.
Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje
denominadas marcas de graduación principales.
Las líneas de división secundarias
parten de subdivisiones menores denominadas marcas de
graduación secundarias.

Por ejemplo en el gráfico inferior tenemos activadas las líneas de
división principales del eje Y, por eso nos aparecen las líneas horizontales en
los valores
5, 10, 15, 20 y 25 (marcas de graduación principales), estas líneas
nos permiten evaluar mejor qué valores están asociados a cada serie en
cada valor de la X.
Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías

(X). Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores
(Y).
Hay que tener en cuenta que las líneas de división nos son útiles
para interpretar mejor el gráfico pero si abusamos de ellas el efecto
puede ser contrario.
Una vez definidas las líneas de división, hacer clic sobre la ficha Leyenda,
para seguir con las opciones del gráfico.
Generalmente, Excel presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico
para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico.
Podemos configurar esa leyenda en la ficha Leyenda del paso 3 del
asistente.

Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar
leyenda.
Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir
entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba,
Derecha, Izquierda.
Hacer clic sobre la ubicación o posición
deseada.
Hacer clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones
del gráfico.
El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a
los marcadores de datos, el marcador de datos es el punto de intersección
entre un valor X y un valor Y. Por ejemplo si activamos la casilla valor
aparecerá encima de cada barra el valor representado.

Seleccionar el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en
el gráfico.
En caso de elegir alguna opción, nos permitirá activar la casilla Clave de
leyenda
para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie
representada.
Hacer clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del
gráfico.
Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel2003 puede

darte la opción de incluir una tabla de datos junto con el gráfico. Una tabla
de datos es una tabla con los valores representados en el gráfico.
Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el
gráfico.
Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar
o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar
o no el color de la serie de datos en la tabla.
Hacer clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.
Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN
DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los
datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.
Hacer clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro
gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los
datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva
hoja.

Bien, hacer clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro
gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir
en qué hoja situarlo.
Hacer clic sobre el botón Finalizar para terminar el
gráfico.
Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de
cálculo, Excel2003 crea el gráfico en una posición y con un tamaño
predeterminados, no te preocupes ya que a continuación te explicamos
cómo modificar dichas opciones.
En Excel 2007, tenemos en cuenta ingresar por presentación
Se crean etiquetas (titulo de grafico, rótulos, leyenda etc.
Permite agregar imágenes, fondos, formas, cuadro de texto etc.
En el menú diseño nos permite crear estilos, mover el grafico a otra hoja, modificar y
crear leyenda y etiquetas horizontales etc.


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MANUAL DE CONSULTA RAPIDA

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1.4.5. INTRODUCIR FÓRMULAS

Una fórmula permite realizar operaciones con valores de la hoja de

Se puede construir una fórmula, escribiendo directamente en la celda

Se pueden utilizar los siguientes

Operadores Aritméticos: Para ejecutar las operaciones matemáticas

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Operadores de Comparación: Se pueden comparar dos valores con los

Operador de concatenación de texto: Utilice el signo & para unir o

1.4.6. OPERADORES DE REFERENCIAS

Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes

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Resulta cómodo y sencillo el uso de fórmulas, porque facilitan enormemente

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un

Otras veces la fórmula no es

Se puede modificar el contenido

1.4.7. LA BARRA DE ESTADO CAMBIARÁ DE LISTO A MODIFICAR

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de

1.4.8. TIPOS DE DATOS

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos

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VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente

1.4.9. ERRORES EN LOS DATOS

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se

Dependiendo del tipo de error, al hacer

Este cuadro nos dice que la fórmula es

fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que

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Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la

1.4.10. BUSCAR TEXTO O NÚMEROS

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En algunos casos, es más conveniente utilizar fórmulas creadas con

Puede utilizar el Asistente para funciones para seleccionar la función

La forma más rápida de poner en marcha el Asistente para funciones, es

haciendo clic en el botón a la izquierda de la barra de fórmulas.

Ahora veremos algunas de las funciones más utilizadas en Excel:

Mediante las funciones que se encuentran en la categoría matemáticas,

1.4.11.1. FUNSIÓN SUMA

Función que suma los números de un rango de celdas o números dado.

Sintaxis: =SUMA(número1;número2; ...)

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Si la celda A2 contiene 5 y B2 contiene 15:

=SUMA(A1; B1; 2) es igual a 2, ya que las referencias a valores no numéricos

Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:

Es la más sencilla y la que se usa con más frecuencia en la hoja de

cálculo. El rango puede escribirse o marcarse con el ratón.

La forma más sencilla de realizar sumas rápidas es utilizando la

(Sumatoria) de la Barra de Herramientas Standard.

Las funciones de la categoría estadísticas, ejecutan análisis estadísticos

1.4.11.2. FUNCIÓN PROMEDIO

Esta función devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Sintaxis: =PROMEDIO(número1;número2; ...)

Argumentos: Número1;número2; ..., hasta 30

argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener o un rango de celdas

1.4.11.3. FUNCIÓN CONTAR

Sintaxis: =CONTAR(ref1;ref2; ...)

Argumentos: Ref1; ref2;... hasta 30 argumentos o un rango de celdas de

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2.3. COPIAR UNA FÓRMULA

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