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Curso: Organización de la Empresa

Estructuras organizacionales. Modelos de culturas


organizacionales en el mundo actual

1.- Técnicas de Valoración del Trabajo

Existen una serie de herramientas útiles para describir o representar la estructura


organizativa de una Empresa. Tales herramientas son, por lo tanto, instrumentos o
medios mediante los cuales se ofrece una cierta visión de algunos aspectos
esenciales de una organización dada. Tales herramientas describen la estructura de
forma estática, mientras que la estructura es viva, completa y dinámica.

Las herramientas más aplicadas son las siguientes:

Ö Organigramas.

Ö Descripción de funciones o puestos de trabajo.

Ö Manuales de organización.

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2.- Organigramas

Podemos definirlos como la representación gráfica de determinados aspectos de


la estructura de una empresa.

Los aspectos que muestran básicamente los organigramas son:

a) Las principales unidades estratégicas de los negocios (UEN).

b) Los principales canales de comunicación y de relaciones -representados por


líneas de trazo continuo o discontinuo, según se trate de relaciones jerárquicas
o de asesoramiento-.

c) Con ciertas limitaciones, la naturaleza línea o staff de las unidades.

d) Los niveles y curso de la autoridad y responsabilidad.

e) A veces, también, los niveles jerárquicos.

f) Pueden indicar el título de cada actividad.

g) En algunos casos, el número de personas que integran una UEN.

Pero hay otros muchos aspectos que los organigramas no son capaces de
representar: los límites de competencia y de autoridad en las zonas de tangencia de
los servicios, la coordinación de funciones y los diversos tipos de relaciones. En
resumen, los organigramas no muestran la auténtica y profunda realidad de la
organización, sino su manifestación más elemental.

Hay muchas formas de representar los organigramas, algunas de ellas particularmente


originales y artísticas. No obstante, los tipos normales de organigramas son los
siguientes:

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a) Vertical: Representan la estructura


colocando al ejecutivo máximo en la parte
superior del organigrama y a los inferiores
en la parte más baja, con lo que se obtiene
una representación gráfica piramidal. Este
es el sistema tradicional, que acentúa la
idea de escalón jerárquico.

b) Horizontal: Representan al
organigrama de izquierda a
derecha, quedando el puesto de
mayor jerarquía al lado izquierdo
y los demás esparciéndose hacia
la derecha, en orden de
importancia.

c) Circular: El organigrama se representa por


círculos concéntricos, ocupando el ejecutivo de
más rango el círculo central más pequeño y así
sucesivamente hasta el círculo más grande.
Este tipo elimina los problemas de estatus y de
jerarquía que implican los otros -concebidos de
arriba hacia abajo o de izquierda a derecha-.
Por otro lado muestran la naturaleza dinámica
de las relaciones.

Las ventajas e inconvenientes que se obtienen con la confección de los organigramas


son, fundamentalmente, las siguientes:

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Ventajas Inconvenientes

a) No pueden reflejar adecuadamente


las relaciones humanas en
profundidad, aunque la línea de
a) Su elaboración obliga a la reflexión,
trazos continuos o discontinuos sea
mediante la cual pueden descubrirse
un sustitutivo.
defectos de organización.

b) Aportan una cierta idea de rigidez,


b) Contienen información básica, pero
de excesiva delimitación de campos.
muy gráfica, sobre las actividades de
la empresa, por lo que pueden ser
c) Plantean problemas de estatus, ya
utilizados como instrumentos de
que en ellos se representa la distinta
difusión y adiestramiento.
posición de mando de las personas.

c) Permiten observar a primera vista la


d) No hay que olvidar tampoco el coste
naturaleza mancomunada y solidaria
de su confección, que sólo está
de las diversas funciones.
justificado en la medida que sean
útiles y no se cambien con
demasiada frecuencia.

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3.- Descripción de funciones o puestos de trabajo

Entendemos por tal una enumeración de los objetivos, responsabilidades y tareas de


un servicio o puesto de trabajo.

Las descripciones de puestos de trabajo deben contener los siguientes datos:

Ö Definición de la Unidad o título del puesto.


Ö Su titular.
Ö Localización en el organigrama.
Ö Persona o unidad de la que depende.
Ö Unidades subordinadas.
Ö Descripción sumaria del objetivo básico o misión del puesto.
Ö Enumeración más detallada de sus funciones principales.
Ö Autoridad que posee y límite de ella.
Ö Relaciones que mantiene con otras Unidades.

Los procedimientos usuales para hacer la descripción de funciones exigen en todos


los casos la participación del titular, la colaboración de un especialista en la materia y
la supervisión del jefe. Los más utilizados son:

a) Cuestionario: Se facilita al titular del puesto un cuestionario que debe reflejar


qué hace, cómo hace, cuándo hace, dónde hace, y para qué hace su función.

b) Entrevista entre el titular del puesto y un técnico en Recursos Humanos, quien


mediante preguntas llega a precisar el contenido del puesto.

c) Cuestionario-entrevista: El titular cumplimenta previamente un cuestionario y,


con él a la vista, el especialista mantiene con aquel una entrevista para,
finalmente, elaborar la descripción.

d) Observación directa: El especialista se dedica a observar la tarea que realiza


el titular. Este sistema es sólo válido para puestos muy operativos, y
normalmente debe completarse con una entrevista muy simple.

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4.- Manuales de Organización

Los Manuales de Organización son un instrumento en los que se compendian los


aspectos básicos de la estructura organizativa y directiva de la organización.

El contenido de los manuales puede ser el siguiente:

Se expresa la opinión que se tenga sobre la función y fines de


Credo de la
la empresa; constituye una declaración de principios muy
Empresa
general.

Políticas y Deben ser lo suficientemente generales para que perduren a lo


objetivos largo de un considerable período de tiempo. No se deben
generales reflejar las políticas u objetivos concretos.

Los manuales también suelen contener una declaración en la


Principios que constan los principios organizativos que deben aplicarse
organizativos y en relación con la estructura de la Empresa. Así, consta en
directivos ellos los criterios para crear servicios, asignar autoridad, crear
aceptados unidades auxiliares, ejercicio del mando, delegar autoridad,
establecer relaciones, etc.

El manual normalmente contiene uno general y otro básico de


Organigramas toda la Empresa, y varios específicos de las principales
unidades.

Descripción Son esenciales en el manual de organización. El principal


detallada de las problema a dilucidar en este aspecto es hasta qué nivel de la
funciones estructura debe describirse. Lo normal es que no se descienda
seleccionadas más allá del 4º o 5º nivel.

Además de la descripción de las funciones de los principales


Funciones
servicios, el manual puede contener una definición de las
comunes de todas
funciones comunes a todas las posiciones directivas,
las posiciones
detallando sus competencias en materias de planificación,
directivas
organización, coordinación y control.

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Los manuales suelen contener unas normas generales de procedimiento para los
casos en que un mando proponga un cambio de su estructura. Así, puede decirse que,
con el visto bueno de su jefe, cualquier mando puede proponer cambios de estructura
que, una vez informados por el servicio de organización, son aprobadas por el jefe que
corresponda, comunicadas a toda la Empresa e incorporadas al Manual.

Por último, debemos referirnos a ciertos aspectos formales que deben tenerse en
cuenta y entre ellos los siguientes:

a) La presentación externa es conveniente cuidarla, haciendo el manual


sugestivo. Aunque el hábito no hace al monje, ayuda mucho a comprender su
imagen.

b) Como la organización es evolutiva, hay que tener previstas las correcciones.


Para ello conviene que las páginas del manual sean fácilmente sustituibles. Por
el mismo motivo es conveniente que exista un control de correcciones.

c) Es muy útil que las descripciones de puestos y los organigramas mencionen la


fecha de su confección.

d) Pueden asignarse a cada UEN un número de código que coincida, por ejemplo,
con el que corresponda a efectos presupuestarios, y una sigla para significar
abreviadamente su denominación.

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