Existen una serie de herramientas útiles para describir o representar la estructura
organizativa de una Empresa. Tales herramientas son, por lo tanto, instrumentos o medios mediante los cuales se ofrece una cierta visión de algunos aspectos esenciales de una organización dada. Tales herramientas describen la estructura de forma estática, mientras que la estructura es viva, completa y dinámica.
Las herramientas más aplicadas son las siguientes:
Ö Organigramas.
Ö Descripción de funciones o puestos de trabajo.
Ö Manuales de organización.
Grupo Formaselect - Módulo 4 - Página 4
Curso: Organización de la Empresa
2.- Organigramas
Podemos definirlos como la representación gráfica de determinados aspectos de
la estructura de una empresa.
Los aspectos que muestran básicamente los organigramas son:
a) Las principales unidades estratégicas de los negocios (UEN).
b) Los principales canales de comunicación y de relaciones -representados por
líneas de trazo continuo o discontinuo, según se trate de relaciones jerárquicas o de asesoramiento-.
c) Con ciertas limitaciones, la naturaleza línea o staff de las unidades.
d) Los niveles y curso de la autoridad y responsabilidad.
e) A veces, también, los niveles jerárquicos.
f) Pueden indicar el título de cada actividad.
g) En algunos casos, el número de personas que integran una UEN.
Pero hay otros muchos aspectos que los organigramas no son capaces de representar: los límites de competencia y de autoridad en las zonas de tangencia de los servicios, la coordinación de funciones y los diversos tipos de relaciones. En resumen, los organigramas no muestran la auténtica y profunda realidad de la organización, sino su manifestación más elemental.
Hay muchas formas de representar los organigramas, algunas de ellas particularmente
originales y artísticas. No obstante, los tipos normales de organigramas son los siguientes:
Grupo Formaselect - Módulo 4 - Página 5
Curso: Organización de la Empresa
a) Vertical: Representan la estructura
colocando al ejecutivo máximo en la parte superior del organigrama y a los inferiores en la parte más baja, con lo que se obtiene una representación gráfica piramidal. Este es el sistema tradicional, que acentúa la idea de escalón jerárquico.
b) Horizontal: Representan al organigrama de izquierda a derecha, quedando el puesto de mayor jerarquía al lado izquierdo y los demás esparciéndose hacia la derecha, en orden de importancia.
c) Circular: El organigrama se representa por
círculos concéntricos, ocupando el ejecutivo de más rango el círculo central más pequeño y así sucesivamente hasta el círculo más grande. Este tipo elimina los problemas de estatus y de jerarquía que implican los otros -concebidos de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha-. Por otro lado muestran la naturaleza dinámica de las relaciones.
Las ventajas e inconvenientes que se obtienen con la confección de los organigramas
son, fundamentalmente, las siguientes:
Grupo Formaselect - Módulo 4 - Página 6
Curso: Organización de la Empresa
Ventajas Inconvenientes
a) No pueden reflejar adecuadamente
las relaciones humanas en profundidad, aunque la línea de a) Su elaboración obliga a la reflexión, trazos continuos o discontinuos sea mediante la cual pueden descubrirse un sustitutivo. defectos de organización.
b) Aportan una cierta idea de rigidez,
b) Contienen información básica, pero de excesiva delimitación de campos. muy gráfica, sobre las actividades de la empresa, por lo que pueden ser c) Plantean problemas de estatus, ya utilizados como instrumentos de que en ellos se representa la distinta difusión y adiestramiento. posición de mando de las personas.
c) Permiten observar a primera vista la
d) No hay que olvidar tampoco el coste naturaleza mancomunada y solidaria de su confección, que sólo está de las diversas funciones. justificado en la medida que sean útiles y no se cambien con demasiada frecuencia.
Grupo Formaselect - Módulo 4 - Página 7
Curso: Organización de la Empresa
3.- Descripción de funciones o puestos de trabajo
Entendemos por tal una enumeración de los objetivos, responsabilidades y tareas de
un servicio o puesto de trabajo.
Las descripciones de puestos de trabajo deben contener los siguientes datos:
Ö Definición de la Unidad o título del puesto.
Ö Su titular. Ö Localización en el organigrama. Ö Persona o unidad de la que depende. Ö Unidades subordinadas. Ö Descripción sumaria del objetivo básico o misión del puesto. Ö Enumeración más detallada de sus funciones principales. Ö Autoridad que posee y límite de ella. Ö Relaciones que mantiene con otras Unidades.
Los procedimientos usuales para hacer la descripción de funciones exigen en todos
los casos la participación del titular, la colaboración de un especialista en la materia y la supervisión del jefe. Los más utilizados son:
a) Cuestionario: Se facilita al titular del puesto un cuestionario que debe reflejar
qué hace, cómo hace, cuándo hace, dónde hace, y para qué hace su función.
b) Entrevista entre el titular del puesto y un técnico en Recursos Humanos, quien
mediante preguntas llega a precisar el contenido del puesto.
c) Cuestionario-entrevista: El titular cumplimenta previamente un cuestionario y,
con él a la vista, el especialista mantiene con aquel una entrevista para, finalmente, elaborar la descripción.
d) Observación directa: El especialista se dedica a observar la tarea que realiza
el titular. Este sistema es sólo válido para puestos muy operativos, y normalmente debe completarse con una entrevista muy simple.
Grupo Formaselect - Módulo 4 - Página 8
Curso: Organización de la Empresa
4.- Manuales de Organización
Los Manuales de Organización son un instrumento en los que se compendian los
aspectos básicos de la estructura organizativa y directiva de la organización.
El contenido de los manuales puede ser el siguiente:
Se expresa la opinión que se tenga sobre la función y fines de
Credo de la la empresa; constituye una declaración de principios muy Empresa general.
Políticas y Deben ser lo suficientemente generales para que perduren a lo
objetivos largo de un considerable período de tiempo. No se deben generales reflejar las políticas u objetivos concretos.
Los manuales también suelen contener una declaración en la
Principios que constan los principios organizativos que deben aplicarse organizativos y en relación con la estructura de la Empresa. Así, consta en directivos ellos los criterios para crear servicios, asignar autoridad, crear aceptados unidades auxiliares, ejercicio del mando, delegar autoridad, establecer relaciones, etc.
El manual normalmente contiene uno general y otro básico de
Organigramas toda la Empresa, y varios específicos de las principales unidades.
Descripción Son esenciales en el manual de organización. El principal
detallada de las problema a dilucidar en este aspecto es hasta qué nivel de la funciones estructura debe describirse. Lo normal es que no se descienda seleccionadas más allá del 4º o 5º nivel.
Además de la descripción de las funciones de los principales
Funciones servicios, el manual puede contener una definición de las comunes de todas funciones comunes a todas las posiciones directivas, las posiciones detallando sus competencias en materias de planificación, directivas organización, coordinación y control.
Grupo Formaselect - Módulo 4 - Página 9
Curso: Organización de la Empresa
Los manuales suelen contener unas normas generales de procedimiento para los casos en que un mando proponga un cambio de su estructura. Así, puede decirse que, con el visto bueno de su jefe, cualquier mando puede proponer cambios de estructura que, una vez informados por el servicio de organización, son aprobadas por el jefe que corresponda, comunicadas a toda la Empresa e incorporadas al Manual.
Por último, debemos referirnos a ciertos aspectos formales que deben tenerse en cuenta y entre ellos los siguientes:
a) La presentación externa es conveniente cuidarla, haciendo el manual
sugestivo. Aunque el hábito no hace al monje, ayuda mucho a comprender su imagen.
b) Como la organización es evolutiva, hay que tener previstas las correcciones.
Para ello conviene que las páginas del manual sean fácilmente sustituibles. Por el mismo motivo es conveniente que exista un control de correcciones.
c) Es muy útil que las descripciones de puestos y los organigramas mencionen la
fecha de su confección.
d) Pueden asignarse a cada UEN un número de código que coincida, por ejemplo, con el que corresponda a efectos presupuestarios, y una sigla para significar abreviadamente su denominación.
![[PD] Presentaciones - Tecnologia en Las Organizaciones](https://imgv2-2-f.scribdassets.com/img/document/402411290/149x198/cf4266fd12/1553019410?v=1)
