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UNIVERSIDAD ECCI

ESPECIALIZACION EN GERENCIA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL


TRABAJO AÑO 2018

TEORÍA Y COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

ESTRATEGIAS PARA GESTIONAR EL CAMBIO Y MEJORAR LOS


PROCESOS

ORGANIZACIONALES DE LAS COMPAÑÍAS EXPUESTAS EN LOS CASOS.

PRESENTADO POR:

CAROL ANGELICA BONILLA BELTRAN

DIANA ALISON HERNANDEZ ALFONSO

CARLOS EDVENSON MENDOZA SOSA

CLAUDIA PATRICIA REYES CIFUENTES

DENNIS KATHERINE VILLAMIZAR

PRESENTADO A:

IVAN FERNANDO AMAYA COCUNUBO

NOVIEMBRE 2018
CASO 1

Se trata de una empresa industrial perteneciente a 2 ramas familiares en pleno


proceso de sucesión a la tercera generación. La empresa ha llegado a un punto
dónde no eran capaces de comunicarse, ni de llegar a ningún acuerdo entre los
miembros de las familias que ocupan puestos directivos, lo que provoca que la
empresa esté totalmente bloqueada a la hora de tomar decisiones. Este bloqueo
estaba provocando grandes retrasos en el lanzamiento de nuevos productos, un
mal servicio de entrega, bloqueos en las apuestas hacia nuevos productos,… y una
rentabilidad negativa en los últimos años. Otro efecto que estaba causando esta
separación entre las familias era una falta evidente de rigor y autoridad que incluso
se mostraba con familiares que habían abandonado sus responsabilidades en la
empresa pero seguían cobrando su sueldo, profesionales que decidieron reducir
sus responsabilidades y asumir sólo partes de la gestión (no así de su sueldo),…
La situación había llegado a tal límite que la idea inicial es valorar la compañía en
caso de que si el trabajo no tiene éxito, dividirla o venderla. Es por ello que los 2
hijos del fundador de la empresa, deciden buscar asesoría de los estudiantes de
posgrado del curso Teoría y Comportamiento Organizacional de la ECCI para que
se les ayude a reconducir la situación o, si no cambia la tendencia, se lo digamos y
demos los pasos necesarios para venderla.

Para este tipo de situación se plantean las siguientes estrategias de gestión del
cambio organizacional:

ESTRATEGIA A

Es importante entender el concepto general del comportamiento organizacional


para lograr alinear las expectativas de las posibles soluciones con base en la
problemática presentada.
Es así como el comportamiento organizacional logra investigar el impacto que
individuos, grupos y estructuras tienen en la conducta dentro de las organizaciones,
con la finalidad de aplicar estos conocimientos a la mejora de la eficacia de tales
organizaciones.

De igual forma esto nos permite entender que las organizaciones son un sistema
cooperativo racional, en la que solamente se logran alcanzar sus objetivos si las
personas que la componen coordinan sus esfuerzos con el fin de cumplir algo que
individualmente jamás conseguirían.

Con base en lo anterior y analizando la problemática presentada en el caso 1, la


primera alternativa que se propone es la siguiente:

1. Reunirse con las dos familias para determinar si la decisión es continuar con la
empresa o por el contrario venderla a una de las familias o buscar venta total con
un comprador externo (Banca de Inversión).

2. Si la decisión es la venta, una de las opciones más usadas para valorarla es el


EBITDA del último año multiplicado por 5.

3. Si por el contrario la decisión es continuar, éstas son algunas actividades


iniciales que se propone llevar a cabo:

- Retirar a la familia de la dirección, de la operación, del pago de nómina y


proponer si están de acuerdo con recibir únicamente dividendos o utilidades al
final de cada ejercicio financiero anual.

- Se propone nombrar un Gerente General externo, sin ningún tipo de vínculo con
alguna de las dos familias, con la mejor experiencia comprobada, otorgándole
autonomía suficiente para dirigir la empresa y permitiéndole conformar los
equipos de trabajo necesarios para lograr el direccionamiento adecuado para el
cumplimiento de objetivos acordados.

- El Gerente General que se contrate deberá tener claramente desarrolladas las


competencias que exige esta posición entre las que se encuentran:

 Comunicación Asertiva
 Análisis Financiero
 Estrategia Comercial
 Orientación al cumplimiento de Objetivos

- Se propone construir una junta directiva mixta en la que se nombre presidente


de ésta, a un miembro de las dos familias, con el objetivo de preservar los
intereses familiares y generacionales. El 50% de la junta deberá estar integrada
por miembros de las dos familias y el restante 50% por personas externas.

- El Gerente General deberá rendir informes de seguimiento de manera mensual


a la junta directiva.

- De igual forma se propone crear el comité directivo de innovación con el objetivo


de lanzar nuevos productos o servicios que fortalezcan el portafolio actual. Este
comité debería ser dirigido por el Gerente General con acompañamiento de
algunos miembros de la junta directiva y debe realizarse una vez al mes.

- El Gerente General deberá implementar con éxito al interior de la organización


las buenas prácticas de industria “Modelo Kaizen” acompañadas de la
estandarización de procesos (ISO 9001:2015 entre otras) con el fin de impactar
positivamente las diferentes áreas de la empresa, entre los que se encuentran:
Procesos Productivos, Logísticos, Administrativos y Financieros.
Con estas actividades iniciales, con seguridad si la alternativa de los socios es
continuar, seguramente en el próximo año y medio los resultados de ésta
organización serán diferentes.

ESTRATEGIA B

1. Los integrantes de la familia se deben reunir y definir quien tomará el mando de


la empresa, es decir quién va a ser el gerente o representante legal.

2. Posteriormente, debe hacer un acta en la que los integrantes de la familia decidan


si van a continuar en la compañía o simplemente lo quieren hacer como socios
accionistas.

3. Las personas que decidan continuar, tendrán que firmar el manual de funciones
de su cargo, en donde sin importar su rol como propietario, debe dar cumplimiento
a sus obligaciones y responsabilidades como empleado.

4. Es importante que trabajen en la transformación y el aprendizaje organizacional,


ya que tienen la interacción de una gran fuerza que está transformando el entorno
comercial y es la globalización. Si la organización se queda rezagada a esta
transformación, así haga una reestructuración administrativa, no podrá ser
competitiva en el mercado en donde se desenvuelve.

5. Es necesario que la empresa conozca el talento humano con el que cuenta, por
tal razón debe invertir en un estudio en donde se pueda conocer la cultura y el
comportamiento organizacional. Esto le permitirá conocer que se hace y como se
hacen los procesos en su organización y porque son factores diferenciadores de la
competencia.
6. Por otra parte, se debe fortalecer en todos los integrantes de la organización los
mecanismos de comunicación y establecer estrategias de motivación para el
alcance de las metas propuestas.

7. Si bien se debe hacer reuniones periódicas para mostrar el avance de los


resultados y alcance de metas y objetivos, es necesario hacer una anual en donde
se sienten todos los propietarios y/o familiares a fin de rendir cuentas. Para la
evolución de este proceso y de la adecuada gestión en la compañía se recomienda
la implementación de un sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2015, entre otros
sistemas de gestión que pueden aportar mucho a la organización tales como el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, Sistema de gestión
documental, Sistema de gestión de la información, Sistema de Gestión ambiental,
Auditorías de primera, segunda y tercera parte.

CASO 2

La empresa acababa de incorporar un nuevo director general y comité de dirección


y el nuevo modelo, enfoque y estilo de dirección estaba generando fuertes
desajustes entre los altos cargos tanto a nivel emocional como operativo. La entrada
del nuevo equipo directivo había supuesto un giro de 180º al plan estratégico de la
empresa: se venía de una experiencia negativa con el anterior comité, en la que no
había unas directrices claras ni un rumbo definido. El nuevo director general estaba
orientado 100% a resultados y con ideas claras de la dirección del negocio. El
problema era trasladar las nuevas ideas hacia abajo, ya que habían provocado
desconcierto entre el resto del equipo y desdibujado las tareas de unos directivos
que parecían perdidos. Se había producido una ruptura en la cultura empresarial
vigente desde hacía más de 10 años, dando lugar a una situación de estrés y bloque
generalizado.

La nueva directora de RRHH, que hasta ahora había desempeñado el cargo de


responsable de calidad ‒puesto que seguía manteniendo‒, busca asesoría de los
estudiantes de posgrado del curso Teoría y Comportamiento Organizacional de la
ECCI para definir su nuevo departamento, funciones y necesidades de personal.
Asimismo, solicitó ayuda para gestionar el cambio que suponía la nueva situación
empresarial para los directivos y eliminar así su bloqueo.

ESTRATEGIA A

Se puede hablar de cinco estrategias generales para gestionar el cambio y mejorar


los procesos organizacionales y eliminar así el bloqueo de la empresa.

NECESIDAD DEL CAMBIO

 Establecer indicadores internos eficaces que aporten la información


necesaria para detectar una necesidad de cambio.
 Aprovechar la información aportada por el resto de miembros de la
organización para detectar necesidades de cambio.
 Recurrir a la información aportada por los centros tecnológicos para conocer
la situación actual del sector y lo que están haciendo otras empresas como
fuente externa para detectar necesidades.
 Difundir la necesidad de cambio entre los miembros la empresa.

DIAGNÓSTICO DEL CAMBIO

 Recopilar y analizar la información necesaria para conocer la situación actual


tanto del factor tecnológico a modificar como de aquellos otros factores que
vayan a apoyar este cambio.
 Estructural, personal y/o cultural.
 Materializar el diagnóstico en un documento que realmente sea tomado como
base del cambio.
PLANIFICACIÓN DEL CAMBIO

 Definir de forma clara los objetivos que se pretenden alcanzar a través del
cambio tecnológico que se va a llevar a cabo.
 Detallar las actuaciones que se van a llevar a cabo en el factor tecnológico,
así como, todas aquellas relativas al factor estructural, de personal y cultural
para que apoyen al factor origen del cambio.
 Reflejar los resultados de la planificación en un documento que sea una
referencia continua para la implantación del cambio.

IMPLANTACIÓN DEL CAMBIO

 No atrasar el comienzo de la implantación más de lo necesario.


 Llevar a cabo la implantación técnica prevista, así como, aquellas
actuaciones relativas al resto de factores, que van a apoyarnos para
conseguir el éxito del cambio técnico ya que nos ayudan a determinar y
resolver los posibles problemas de rigidez que en determinadas ocasiones
aportan los factores culturales, estructurales y de personas.
 Simultáneamente a la implantación la dirección ha de ir recopilando la
información que se va generando como fruto de dicha implantación. Esta
información es muy útil para poder llevar a cabo una correcta evaluación y
control del cambio, así como para futuros cambios que se puedan plantear
en la organización.

EVALUACIÓN Y CONTROL DEL CAMBIO

 Para conseguir una buena evaluación y control del cambio es importante


disponer de sistemas de información eficaces que recojan a tiempo real los
resultados que la implantación del cambio va produciendo.
 Esta información se ha de referir a todos los factores del cambio no solo al
que lo ha originado.
ESTRATEGIA B

DIAGNÓSTICO Y NECESIDAD DEL CAMBIO

 Establecer un método para realizar un diagnóstico de la situación actual y


determinar las falencias de la organización, evaluando: el origen de la
empresa, principios operativos básicos, naturaleza del trabajo, gestión de la
información y toma de decisiones, poder e influencia, status y así definir la
cultura organizacional de la empresa.

PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL CAMBIO

 Partiendo del modelo de intervención de Lewin, La empresa podría garantizar


el éxito del cambio a partir de solventar los tres problemas esenciales con los
que toda organización se enfrenta en los procesos de cambio: la disminución
de la resistencia al cambio-unfreezing la necesidad de controlar la transición-
cambio-, y la necesidad de reconfigurar la dinámica política del poder-
refreezing.

A. Disminución de la resistencia al cambio: donde se considere que el éxito de


todo proceso de cambio requiere disminuir los sentimientos de resistencia
que éste despierta en los individuos y grupos que hacen parte de la
organización. Para ello, es importante considerar que es preciso, en primer
lugar, poner de manifiesto la insatisfacción con el estado actual del cliente
interno (personal de la organización). En segundo lugar, facilitar la
participación, a todos los niveles de la organización, en el diseño del cambio.
En tercer lugar, generar el desarrollo de recompensas para las conductas
que apoyan el cambio. Y por último, ofrecer tiempo y oportunidades para
desconectar del estado actual y así el personal poder adaptarse al cambio
impuesto.
B. Control de la transición. La transición de las viejas prácticas a las nuevas
viene facilitado según Nadler si desde la organización se desarrolla y se
comunica una clara visión de futuro, si se utilizan influencias múltiples y
coherentes, si se desarrollan nuevos diseños organizacionales, y por último
si se construyen mecanismos de retroalimentación. Por eso es importante
que todos los niveles de la organización tenga claro los objetivos y la meta,
como y hacia donde se quiere llegar con el cambio impuesto.

C. Reconfiguración de la dinámica política de poder. La organización debe


establecer un nuevo nivel de comportamiento o de funcionamiento de la
organización, el cual se produce a partir de: asegurar el apoyo de los grupos
clave, utilizar el liderazgo para generar energía de apoyo del cambio, utilizar
símbolos y lenguajes, y a partir de cimentar la estabilidad.

Para que la organización pueda implementar este modelo, se rescata que debe
haber un cambio de conducta y actitud, lo que nos llevaría a que la cultura
organizacional apropiada debe de ir en sintonía con el cambio organizacional,
además de destacar la participación de los directivos como el agente de cambio que
representa un desafío para el status quo que tiende a permanecer en toda la
organización, en donde el cambio se orienta hacia una meta y es conducido por
individuos con poder en la organización y capacidad adaptativa.

EVALUACIÓN Y CONTROL DEL CAMBIO

 Para generar una evaluación y control del cambio es importante disponer los
recursos necesarios para los procedimientos y estrategias eficaces
establecidos por la organización. Los cambios definidos y su información
pertinente se ha de referir a todos los niveles de la dicha organización no solo
al que lo ha originado.
CASO 3.

En una reconocida empresa existe un equipo de trabajo conformado por trece


profesionales de excelente nivel técnico, el conjunto de sus funciones deben
alcanzar metas de ejecución en diferentes proyectos. Cada uno de estos
profesionales añora un cambio, mencionando aleatoriamente algunos: 1.- Ser parte
de la nómina fija de la empresa, 2.- normalizar los procesos, 3.- documentar casos
especiales, 4.- ampliar las funciones para mostrar su potencial profesional, 5.-
asumir nuevos retos y responsabilidades. Lo desean tanto que se decide iniciar un
proceso de cambio, ya que debido a las inconformidades del equipo las metas de
los proyectos no se están alcanzando. En la prestigiosa empresa de nuestro caso
de estudio, una vez iniciado el proceso de cambio diseñaron procesos de ejecución
internos con otras unidades y procesos externos con las empresas contratistas que
ejecutaban trabajo de campo, se optimizaron tiempos, se optimizaron facturaciones
vencidas, se redimensionaron trabajos, se pautaron nuevos objetivos y se estudió
al personal, con el fin de asignarles funciones con las cuales explotaran sus
fortalezas profesionales. En el camino se descubrió que dos de estos profesionales
que llevaban seguimiento y control tenían acumulado en su bandeja de correo
aproximadamente 1200 correos, por lo cual los casos que llegaban a sus manos
nunca se resolvían, cuatro personas del equipo estaban dedicadas exclusivamente
a un pequeño proyecto que podía ser llevado por dos personas, dos personas que
lideraban ejecuciones requerían ayuda importante en el control administrativo, otras
cuatro personas atendían el seguimiento y control de las ejecuciones sin esforzarse,
debido a que pensaban que las cargas laborales entre ellos estaban mal
distribuidas, la treceava persona levantaba procesos y documentaba. Este equipo
solicita asesoría de los estudiantes de posgrado del curso Teoría y Comportamiento
Organizacional de la ECCI para que se propongan estrategias para gestionar el
cambio y medidas para mejorar los procesos organizacionales.
ESTRATEGIA A

En el caso analizado es importante lograr una coordinación planificada de las


actividades del grupo de 13 personas para procurar el logro de los objetivos de la
compañía a través de la división de trabajo y funciones mediante un nivel de
responsabilidad, y así mejorar la calidad eficiencia y productividad de la compañía.

Al iniciar el cambio en la empresa realizaron algunas modificaciones dentro de las


cuales estaba el estudio del personal para asignación de funciones donde se
explotaran sus fortalezas profesionales. Sin embargo se evidencia que al asignar
las nuevas funciones para el personal hay falencias en la ejecución de las labores
de cada empleado, por esta razón sería necesario establecer algunos cambios en
este aspecto, para que el trabajador asuma mayor responsabilidad por su
desarrollo, llevando a cabo un proceso de aprendizaje para definir sus propias
necesidades en función de los requerimientos del trabajo.

IMPLANTACIÓN DEL CAMBIO

 Comunicación organizacional
 Análisis de puestos, estableciendo perfiles y competencias para definir los
roles de cada empleado de acuerdo a sus fortalezas
 Asignación de cargas laborales para que no se vean retrasados los procesos
de la empresa
 Gestión de entrenamiento realizando capacitaciones y actualizaciones en
caso de que sean requeridas para afianzar los conocimientos y así lograr el
trabajo en equipo necesario para el logro de los objetivos.
 Revisión, división y asignación de áreas de trabajo con posibilidad de
rotación dentro del grupo de los 13 empleados, estableciendo tiempos para
evaluar los resultados de la gestión de los empleados asignados a cada rol.
 Delimitar o suprimir cargos previa validación y seguimiento de la nueva
asignación de roles.
 Autogestión logrando que los empleados aporten ideas y sugerencias
impulsando la creatividad y la automotivación en cada empleado.

EVALUACIÓN Y CONTROL DEL CAMBIO

 Monitorear dentro de los tiempos que se establecieron los resultados


alcanzados para el logro de los objetivos desde cada rol
 Entrega de informes donde se evidencie los avances obtenidos en cada
labor.
 Realizar las rotaciones requeridas de acuerdo a los resultados de los
informes entregados y de esta manera ajustar los cambios para definir las
labores en donde se optimice las fortalezas profesionales de cada uno de
los empleados y se logre avanzar en el crecimiento de la empresa.

BIBLIOGRAFÍA

Fisco. R. (2013). Unidad 2: El cambio, el comportamiento y los procesos


relacionados con el desarrollo organizacional. Material docente de la ECCI (Escuela
Colombiana de Carreras Industriales). Colombia.