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PROCESO: CONVENIOS Y ALIANZAS

PROCEDIMIENTO: AMPLIACIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL


Objetivo del Procedimiento: Facilitar el acceso a un mayor número de colombianos pertenecientes
preferiblemente a Red Unidos y a las poblaciones vulnerables, de los estratos de menores recursos
para que ingresen a la formación para el trabajo, con equidad y transparencia en el acceso y
mediante el uso eficiente de los recursos destinados al aprendizaje, fortaleciendo el Sistema Nacional
de Formación para el Trabajo.

Responsables: Alcance:
 Director Regional El procedimiento inicia con la identificación por
 Subdirector de Centro parte de la Dirección de Formación Profesional de
 Supervisor del convenio la necesidad de ampliar cobertura con acciones
 Comité Coordinador u Operador del de formación que se realizarán en el marco de
Convenio. convenios interinstitucionales de ampliación de la
 Coordinador Grupo de Apoyo formación profesional y finaliza con la evaluación
Administrativo. y liquidación del convenio correspondiente.

Proceso/Procedimiento Proveedor: Proceso/Procedimiento Cliente:


 Procedimiento Identificación de  Proceso de Inteligencia Organizacional
Necesidades.  Procedimiento Planeación Operativa
 Procedimiento Prospectiva y Vigilancia  Proceso de Administración Educativa
Tecnológica.  Proceso de Ejecución de la Formación
 Proceso de Normalización de Profesional
Competencias laborales.  Procedimiento Gestión Presupuestal
 Proceso Planeación Estratégica. Contable y Tesorería.

Entradas: Salidas:
 Lineamientos de la Dirección de  Estadísticas sobre poblaciones atendidas:
Formación Profesional nivel de estudios, procedencia, lugar de
 Ambientes de Aprendizaje disponibles residencia, estrato social,
 Documentación del Conviniente  Actas de inicio, seguimiento, evaluación y
 Aportes económicos del convenio liquidación del Convenio
 Investigaciones de los observatorios  Identificación de nuevas necesidades de
laborales regionales o nacionales formación.
 Informes del supervisor del convenio
 Proceso de Formación registrado en el
Sistema de Sofía Plus.

Indicadores: Riesgos:
 Número de aprendices formados por  Realización de Convenios con entidades
convenio con relación a la demanda de que no garanticen la calidad de los
formación. programas de formación.
 Número de aprendices formados en  Suscripción de Convenios que no
relación a las metas establecidas. promuevan la equidad, el acceso y la
 Valor de la inversión de recursos eficacia de ejecución de los recursos.
realizada para el desarrollo de estos  Ejecución de programas de formación
convenios en relación con los recursos mediante convenio, con bajo impacto en
entregados por la Dirección General la empleabilidad de las poblaciones
para tal efecto. objetivo.

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REQUISITOS BASICOS MINIMOS

Los requisitos básicos mínimos que deben tener los programas de formación que se realicen
mediante este procedimiento son los siguientes:

 Tipo de Programas:
- Programas de formación titulada de técnicos, auxiliares u operarios.
- Cursos de formación complementaria

 Pertinencia de los Programas:


Deben responder a las necesidades de formación pertinentes requeridas en los mercados
laborales de la región, validadas en los planes de centro y en las investigaciones de los
observatorios laborales regionales o nacionales, correspondiendo preferiblemente a:
- Programas de baja especialización tecnológica y amplia oferta institucional en la región
- Programas altamente especializados con baja oferta institucional en los cuales el SENA no
cuenta con toda la tecnología
- Programas que se identifiquen a partir de necesidades en el mercado laboral y de los planes
estratégicos locales

 Modalidades de Formación:
Para instituciones de educación superior, las entidades de formación para el trabajo y el
desarrollo humano y las organizaciones gubernamentales dedicadas a la formación.

Tendrán preferencia aquellas instituciones que ofrezcan:


- Programas del nivel de técnico laboral con componente de práctica laboral,
donde el aprendiz pueda aplicar cualquier de las ocho (8) opciones de práctica laboral que
tiene el SENA.
- Programas de formación con posibilidades de cadena de formación en el SENA,
instituciones deformación para el trabajo o Educación Superior.
- Programas de formación que tengan relación con los reconocidos por el SENA
a la entidad conviniente

 Calidad de los programas:


Las entidades convinientes deben impartir la formación de los programas SENA, haciendo especial
énfasis en:
 Utilizar las cuatro fuentes del conocimiento: Trabajo colaborativo, instructor, tics y entorno.
 Promover a los aprendices para ser cada vez mejores personas, solidarios, emprendedores y lideres.
 Integrar desde el inicio de la formación el Emprendimiento para el desarrollo de su proyecto
productivo.
 Desarrollar como estrategia de formación, la formación por proyectos
 Aplicar metodologías que faciliten el aprendizaje colaborativo.
 Refuerza las actividades tendientes a adquirir habilidades y conocimientos propios del oficio que faciliten el
aprendizaje y que presentan dificultades en el aprendiz para el logro de las competencias.

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 Aportes de la Institución conviniente:


Las Instituciones interesadas en suscribir este tipo de convenios, podrán realizar aportes que serán
evaluados y valorados por el SENA que pueden estar representados en recursos económicos o físicos,
de preferencia equitativos entre las partes y que pueden estar representados en dinero, infraestructura,
personal administrativo y bienestar del aprendiz.

 Infraestructura:
Se evaluará la calidad de las instalaciones y los ambientes de aprendizaje preferiblemente aquellos
donde se cuente con los espacios necesarios para el logro de las competencias requeridas, en especial
talleres, laboratorios, salas de informática, entre otros.

 Personal docente y administrativo:


Se evaluará la formación académica del personal docente, su nivel de especialización, perfil, experiencia
entre otros, así como el personal administrativo y de apoyo con que cuente la institución para el
desarrollo del objeto del convenio.

 Bienestar del aprendiz:


Se evaluarán los programas de salud, consejería y orientación, recreación y deporte, que la entidad
pueda ofrecer a los aprendices directamente o a través de convenios para los aprendices. Igualmente,
se evaluará la enfermería y biblioteca, ya sea propia o en convenio con entidades idóneas en el tema.

 Idoneidad de la institución:
Se evaluará la experiencia en años con que cuenta la entidad y el número de promociones.

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Fase Descripción
1 Identificada por parte de la Dirección de Formación Profesional, la necesidad de cumplir
con el objeto social del SENA y brindar formación a la población en lugares en donde no
alcanza con sus propias sedes a cubrir la demanda manifestada en el mercado local y
regional, se articula con los Directores Regionales y Subdirectores de Centro, y establecen
programas de formación titulada o cursos complementarios que pueden ser desarrollados
mediante convenios interinstitucionales.
A continuación, identifican las instituciones de educación superior, las entidades de
formación para el trabajo y el desarrollo humano y las organizaciones gubernamentales
dedicadas a la formación, que serán posibles convinientes; se les invita por medio de
convocatoria, y se identifican los ambientes de aprendizaje propios para el desarrollo de
los programas de formación titulada y cursos complementarios SENA.
Los Directores Regionales con sus equipos de trabajo verifican que las entidades cumplan
con los requisitos establecidos enumerados en el formato N.4 Lista de Chequeo
Documental para la suscripción y se presentan para aprobación del Consejo Directivo
Regional.
Con las entidades formativas que fueron aprobadas por el Consejo Directivo Regional y
que cumplen los requisitos, el Director Regional procede a suscribir los Convenios
respectivos. La Regional abre expediente con toda la información precontractual del
convenio. Como paso final en esta fase, conjuntamente entre la entidad conviniente y el
Centro se elabora o diseña el Plan Operativo del Convenio.
2 Teniendo en cuenta la Guía y en especial el contenido del formato 8 Lista de Chequeo
Contractual y Ejecución, se inicia la fase de ejecución del Convenio suscrito, designando
el Centro Coordinador del convenio; de allí se genera el Comité Coordinador del mismo,
que esta conformado por funcionarios del SENA y de la entidad conviniente; así mismo, el
Director Regional designa el Supervisor del Convenio, cuyas funciones y
responsabilidades están definidas en la Guía y en la Resolución 000668 de 2005 por
medio de la cual se adopta el Manual de supervisión e Interventoría del Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA.
Se suscribe por las partes el acta de inicio y se realiza la primera reunión del Comité para
oficializar la iniciación de actividades y aprobar el Plan Operativo del Convenio la cual
queda plasmada en Acta de apertura del Comité Coordinador. La entidad conviniente inicia
el Proceso de Administración Educativa, que incluye los procedimientos de ingreso,
matrícula, ejecución y su correspondiente programación, dentro del cual está la
carnetización y la vinculación del aprendiz al seguro contra accidentes
Durante la Ejecución de la Formación Profesional Integral, el Supervisor realiza visitas de
seguimiento utilizando el formato No.7 y aplicará las encuestas a los aprendices según el
formato No.15. Durante el avance de la ejecución del convenio, la entidad conviniente
presenta los Informes de ejecución de la formación en el formato No.9 y los informes de
ejecución financiera en el formato No. 10, además de los cualitativos y solicita los
desembolsos de acuerdo con las condiciones establecidas en el convenio, lo cual será
aprobado en actas del comité coordinador.
Al finalizar la formación (etapa lectiva y etapa práctica), el SENA y la entidad de
capacitación otorgan a los aprendices formados, el certificado de aprobación
correspondiente a la formación, de acuerdo con las especificaciones vigentes en el SENA.
Todo el proceso de certificación lo adelanta la entidad capacitadora una vez el centro haya
cumplido con lo establecido en la Guía de Ampliación de Cobertura. La información sobre
el proceso de formación de los aprendices debe quedar registrado en el Sistema de Sofía

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Plus siguiendo las instrucciones establecidas en la Guía Ampliación de Cobertura


La fase final o fase post contractual, incluye la evaluación final de la ejecución del
3 Convenio, para lo cual la entidad conviniente presenta al Comité Coordinador un informe
de la ejecución total del convenio. El Supervisor presenta un informe final de toda la
evaluación del convenio, tanto de los aspectos financieros como de la ejecución de la
formación. Igualmente y de común acuerdo el supervisor elabora el Acta de liquidación del
Convenio de acuerdo a las instrucciones para la gestión de convenios del SENA.

Documentos asociados:

 Guía para la Suscripción, Ejecución, Seguimiento y Control de los Convenios para la Ampliación
de Cobertura.

 Manual de Supervisión e Interventoría del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA (Resolución


688 Abril de 2005)

 Formatos establecidos para las etapas precontractual y post-contractual del convenio de


ampliación de la cobertura:
- Formato N.1: Criterios de Selección
- Formato N.2: Aportes del Convenio- Calidad de La Formación
- Formato N.3: Aportes Económicos del Convenio
- Formato N. 4: Lista de Chequeo Documental para la Suscripción
- Formato N. 5: Acta de Inicio
- Formato N.6: Inducción y Registro
- Formato N. 7: Visitas de Seguimiento
- Formato N.8: Lista de Chequeo Contractual y Ejecución
- Formato N.9: Informe Ejecución de la Formación
- Formato N.10: Informe Ejecución Financiera
- Formato N.11: Acta Comité Coordinador
- Formato N.12: Informe del Supervisor
- Formato N.13: Rendimientos Financieros
- Formato N.14: Acta de Liquidación
- Formato N.15: Encuesta de Aprendices

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