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Capítulo 8

Siglas y Glosario
de Términos

Chalice Sponsorship Manual ©


8-1 Revised May, 2012
Chalice Sponsorship Manual ©
Revised May, 2012 8-2
8) Siglas y Glosario de Términos

Siglas
APM Administración y Gestión de Programas
BR Solicitud Presupuestaria
CFM Gerente General de Finanzas
CPP Proyectos y Programas Comunitarios
CSP Paquete de Estado del Niño Patrocinado
GL Libro Mayor
HR Recursos Humanos
ICO Oficial de Comunicaciones Internacionales
ID Identificación
IDA Administrador del Departamento Internacionales
IFC Asistente de Finanzas Internacional
IM Gerente Internacional
NCA Solicitud para un Nuevo Niño
NGO Organización no gubernamental (ONG)
Q1 Primer Trimestre
Q2 Segundo Trimestre
Q3 Tercer Trimestre
Q4 Cuarto Trimestre
QTR Trimestre
RBM Gestión Basada en Resultados (GBR)
RD Director Regional
RO Oficina Regional
SR Representante para los Patrocinadores

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8-3 Revised May, 2012
Glosario de Términos
Convenio Interinstitucional
El documento legal principal que describe la relación entre el Sitio Bajo Patrocinio y
Chalice. Normalmente es elegible para ser renovado cada tres años.

Foto Anual del Niño


Cada año, una fotografía reciente del niño es enviada como parte del CSP. Se debe seguir
las mismas indicaciones de la Primera Fotografía del Niño

Plan Anual
Se trata de un documento elaborado por cada Sitio Bajo Patrocinio que traza los cambios
que desean ver en su comunidad como resultado del patrocinio Chalice.

Asistente al Director del Sitio Bajo Patrocinio


La persona que colabora en la administración del programa según lo indicado por el
Director.

Auditor
La persona u organización asignada por Chalice para revisar los registros contables.

Estados de Cuenta Bancarios


Es la declaración mensual del banco detallando todas las transacciones del mes, tanto
retiros como depósitos.

Inventario de Beneficios (Bienes)


Si bienes materiales tales como alimento, vestuario, material escolar, etc., se guardan en
el Sitio, el Sitio Bajo Patrocinio debe tener un sistema de inventario que garantice la
seguridad de todos estos artículos.

Contador / Tenedor de Libros


La persona que cuida de la contabilidad y finanzas del Sitio Bajo Patrocinio.

Solicitud de Presupuesto (BR)


Para fondos de patrocinio, presentado trimestralmente al IM y al IFM, mostrando las
necesidades de ingreso y gastos del Sitio para el siguiente Trimestre. Un formulario similar
BR se usa para otros programas que necesitan fondos.

Bienes de Capital
Cualquier bien, relativamente de valor alto, que tiene una duración de uso de más de un
año, comprado para el uso del Sitio Bajo Patrocinio y sea empleado para la administración
del Programa de Patrocinio.

Informe del Inventario de Capital


Listado de todos los bienes de capital comprados con fondos Chalice, indicando detalles
como la fecha de compra, costo, miembro del personal a quien el artículo ha sido confiado,
etc. Este informe se presenta periódicamente al IFM y es parte del Informe Anual del
Director que se presenta a los IMs.

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Revised May, 2012 8-4
Cajero
La persona que es responsable de todas las transacciones en efectivo que se hace en el Sitio
Bajo Patrocinio.

Coronilla Chalice
Esta oración de cuatro pasos se originó de la oración matinal en las oficinas Chalice. Los Sitios
Bajo Patrocinio están bienvenidos a integrase en esta oración al iniciar su trabajo cotidiano.

Portavoz Chalice
Generalmente un Diacono, quien habla apelando por las Misiones de Chalice.

Niño
Para propósitos de este Manual, la palabra “niño” se usa para todas las personas elegibles a
patrocinio. Este término incluye a las niñas, jóvenes y adultos mayores.

Auditoria de Niños
Dos veces al año, el APM envía a los Sitios una lista completa de los niños que están con
patrocinio y los que están esperando patrocinio, la misma que debe ser verificada y enviada de
vuelta, acompañada de las cartas finales de aquellos niños que ya no están en el programa.

Código del Niño


Código alfanumérico que se asigna a cada niño nuevo que entra en el programa en la oficina de
patrocinio en Canadá. Las letras se refieren al Sitio o Subsitio (ej. ABC1234)

Expediente del Niño


Cada niño tiene su archivo en el Sitio Bajo Patrocinio que contiene todos los documentos
relacionados a su patrocinio.

Paquete del Niño


Un paquete enviado al patrocinador al inicio del patrocinio conteniendo la historia del niño, su
fotografía, información acerca del Sitio y del país, presentación del Representante de
Patrocinadores y trípticos de los programas Chalice.

Carta del Niño


El niño escribe una carta personal a su patrocinador, por lo menos una vez al año. Esta carta
trata acerca del niño y de su familia.

Niño en Apelación
Un niño que al presente no está patrocinado y que ha sido enviado al Portavoz a una Misión de
Apelación

Paquete de Patrocinio de un Niño (CSP)


Un Paquete de Patrocinio de un Niño es un juego de documentos que incluye la Carta del Niño,
la Foto Anual del Niño y el Informe de Situación del Niño. Este se envía al patrocinador
anualmente.

Informe de Situación del Niño (Status Report)


Un informe que describe al niño patrocinado describiendo su desarrollo en educación, salud y
otros progresos. La primera página es enviada a Chalice para ser dirigida al patrocinador y las
dos últimas páginas hacen el Informe de Visita al Hogar por el Trabajador de Campo.

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8-5 Revised May, 2012
Tarjetas / Cartas de Navidad
Una tarjeta o carta escrita por el niño patrocinado, en la época de Navidad, a su patrocinador.

Lista con Detalle de Correspondencia


Este es un archivo Excel que el Sitio Bajo Patrocinio envía detallando toda la correspondencia
de los niños patrocinados a sus patrocinadores. Esta lista se hace de acuerdo a un código y
puede ser incluido en el programa que procesa la correspondencia por el representante de
Patrocinadores.

Informe Anual del Director


Esta es una actualización anual enviada a Chalice Canadá como parte de Paquete de
Comunicación del Director, resumiendo los logros del Sitio Bajo Patrocinio en el último año y los
planes para el siguiente año. Debe ser enviado como una presentación de PowerPoint.

Paquete de Comunicación del Director


Un juego de documentos enviados anualmente que incluye la carta del Director a los
patrocinadores, el Informe Anual del Director y el Informe de Inventario de Capital.

Carta del Director a los Patrocinadores


Una carta general escrita por el Director a los patrocinadores de todos los niños del Sitio Bajo
Patrocinio, describiendo las realizaciones logradas en el Sitio durante el último año.

Registro de la Familia
Un registro que describe al niño patrocinado y su familia, las condiciones de la familia. Este se
envía como parte del NCA.

Trabajador de Campo
Los Trabajadores de Campo son responsables de la implementación apropiada del Programa
de Patrocinio en relación al niño. Esta posición esta normalmente ocupada por una persona
que es conocida por su liderazgo den la comunidad.

Auditoria Financiera de Campo


Una evaluación del cumplimento financiero del Sitio Bajo Patrocinio en base al Control Interno
Financiero de Buenas Prácticas. Es llevado a cabo por el IFM o el CFM con la asistencia del RD
y/o el IM.

Carta Final
Una carta de agradecimiento escrita por el niño o el Director del Sitio Bajo Patrocinio cuando el
niño sale del Programa de Patrocinio. La carta es escrita a su patrocinador.

Primera Fotografía del Niño


Una fotografía tomada al niño que será enviada al patrocinador. Esta debe ser tomada
verticalmente y ser de 8.5 cm x 12 cm como es requerido por Chalice. La foto es parte del NCA.

Catálogo de Regalos
Un programa de Chalice que recolecta donaciones por artículos específicos a ser asignados a
Sitios elegibles, en base a su necesidad, que ayudarán al Sitio a cooperar a la comunidad en
general.

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Revised May, 2012 8-6
Donación de Subvención
Una donación hecha por un patrocinador o donante que está ditigida hacia un Sitio o
comunidad. También se conoce como Grant.

Recursos Humanos (HR)


Todo el personal, pagado y voluntario, que ayudan en la implementación del Programa de
Patrocinio en cualquier capacidad.

Niño Incompleto
Un niño que nunca ha sido patrocinado, y cuyo NCA está incompleto.

Carta de Presentación
Una carta escrita por un niño, a su representante, la cual presenta al nuevo niño a un
patrocinador potencial.

Lista de Inventario
Una lista de los bienes de capital comprados por el Sitio Bajo Patrocinio para uso en la
administración del Programa de Patrocinio.

Lista de Documentos
Un formulario usado por los Sitios cuando envía algo a Canadá, listando los artículos incluidos
en el sobre o paquete y enviado por correo electrónico al Representante de Patrocinadores.

Misión de Apelación
Una presentación hecha por el portavoz de Chalice, generalmente en una Parroquia, para
difundir la palabra de las obras y programas de Chalice y encontrar patrocinadores y donantes
potenciales.

Solicitud de un Nuevo Niño


Una colección de documentos enviados a Chalice para el patrocinio del niño. Los documentos
incluyen el Registro de la Familia, Carta de Presentación y la Foto del Niño.

Organización No Gubernamental (NGO)


Una organización que opera independientemente de cualquier gobierno.

Recibos Oficiales
Documentos emitidos por las tiendas, escuelas y otros establecimientos de comercio por las
compras hechas por el Sitio Bajo Patrocinio.

Revisión Operativa
La Revisión Operativa es una evaluación de todos los requerimientos operacionales y
administrativos del Sitio Bajo Patrocinio que están descritos en este Manual. Es conducida
periódicamente por el IM y el RD (donde corresponda) y se realiza en conjunción con la
Auditoria Financiera por el IFM o el CFM.

Carta de Compromiso del Padre / Tutor


Este documento es usado por el Sitio Bajo Patrocinio para asegurar que los padres / tutores de
los niños seleccionados para patrocinio estén conscientes de sus responsabilidades y que se
espera de ellos.

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8-7 Revised May, 2012
Nómina de Empleados
Una lista del personal que recibe salario por trabajo a tiempo completo o medio tiempo.

Niño Pendiente
Un niño cuyo patrocinador ha cancelado y cuyo expediente debe ser actualizado antes de ser
nuevamente patrocinado.

Lista de Pendientes
La lista de los niños enviada mensualmente por el SR cuyos patrocinadores han cancelado
recientemente y cuyos expedientes necesitan ser actualizados para poder ser patrocinados
nuevamente. La lista incluye la información que se necesita para cada niño y porque el
patrocinador había cancelado.

Caja Chica
La cantidad de dinero efectivo disponible para gastos diarios del Sitio Bajo Patrocinio. La
cantidad de Caja Chica es revisada mensualmente.

Trimestre
Periodo de tres meses: Enero-Febrero-Marzo; Abril-Mayo-Junio: Julio-Agosto-Septiembre;
Octubre-Noviembre-Diciembre.

Informe de Cumplimiento Trimestral


Un informe trimestral preparado por SR para dar información al Sitio sobre su cumplimiento con
los requerimientos administrativos de patrocinio.

Director Regional (RD)


La persona que administra la Oficina Regional. Las responsabilidades del Director Regional
incluyen la coordinación de los requerimientos de patrocinio, arranque de la planificación
regional a largo plazo y proyectos comunitarios, y la responsabilidad financiera basada en
principios de Gestión en Base a Resultados.

Oficina Regional (RO)


La oficina de donde el Director Regional puede operar, y puede ser la base de otro personal de
la RO.

Niño Reservado
Un niño para quien un potencial patrocinador ha expresado interés en patrocinarlo pero que aún
no ha empezado el patrocinio.

Niño Patrocinado Nuevamente


Un niño que tiene un nuevo o diferente patrocinador.

Niño Retirado
Un niño que ya no está en le programa de patrocinio según lo indicado por el Sitio.

Patrocinador Retirado
Un patrocinador que ha cancelado su patrocinio. Las razones mas comunes incluyen pero no
están limitadas a: dificultades financieras, enfermedad, descontento con el programa, o perdida
de contacto sin ninguna explicación.

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Revised May, 2012 8-8
Gestión Basada en Resultados (GBR o RBM)
La gestión basada en resultados es un modelo de planificación y evaluación que ayuda a los
grupos a identificar los cambios a los cuales quieren llegar en sus comunidades y y que pasos
son necesarios para alcanzarlos.

Grupo Comunitario Pequeño


Un grupo autónomo compuesto por padres / tutores de niños patrocinados que se reúnen
regularmente y comparten un sentido de ayuda, solidaridad y responsabilidad a través de su
participación. También conocidos como Sanghams, Grupos Vecinales, Daniyans, Grupos de
Padres o Círculos de Fe.

Dinero Especial
Fondos que los patrocinadores donan para los niños, o la familia de los niños, para ocasiones
especiales.

Niño Patrocinado
Un niño que tiene un patrocinador y está participando activamente en el programa de patrocinio.

Sitio Bajo Patrocinio


Un Sitio Bajo Patrocinio, para propósitos de este documento, es una organización (tal como una
parroquia, una organización religiosa o laica, o una NGO) que, con la guía de un Directorio o
Consejo Consultivo, ha aceptado las metas y valores de Chalice y ha acordado implementar los
requerimientos de Chalice para poder traer ayuda a los necesitados de un área en particular, a
través de patrocinio u otras iniciativas programadas.

Director del Sitio Bajo Patrocinio


La persona que administra un Sitio Bajo Patrocinio y los programas aprobados dentro de los
parámetros y en conformidad con los requerimientos de Chalice (a través de sus Directores
Regionales, donde corresponda).

Comité de Selección para Patrocinio


Este Consejo de reúne con el Equipo de Administración del Sitio Bajo Patrocinio para llevar
adelante los temas de interés / preocupación relacionados al patrocinio y es portavoz de los
niños patrocinados y sus familias.

Archivo Electrónico de Patrocinio (SEF)


Un archivo especial Excel preparado por IFM conteniendo la nómina del personal, el GL
consolidado, GL y BR, preparado trimestralmente por el Sitio.

Fondos de Patrocinio
Fondos recibidos por Chalice proveniente de los patrocinadores que son enviados a los Sitios
Bajo Patrocinio para cubrir los gastos del Programa de Patrocinio en sus comunidades.

Programa de Patrocinio
El Programa de Patrocinio de Chalice permite el patrocinio de niños y ancianos en el mundo en
desarrollo, por lo tanto proveyendo fondos y recursos para mejorar la vida en las áreas de
educación, nutrición, salud y desarrollo comunitario.

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8-9 Revised May, 2012
Comité de Selección para Patrocinio
El Comité examina a los niños identificados para patrocinio y selecciona a aquellos con más
necesidades para patrocinarlos.

Carta de Compromiso del Estudiante


Este documento puede ser usado por el Sitio Bajo Patrocinio para asegurar que niños de cierta
edad o nivel de grado, quienes son seleccionados para patrocinio, están conscientes de su
responsabilidad y que es lo que se espera de él.

Subsitio
Una localidad donde, con la autorización de Chalice, se realiza el patrocinio en un área lejos del
Sitio Bajo Patrocinio principal, bajo al supervisión del Director del Sitio Bajo Patrocinio con la
guía de un Director del Subsitio, para dar ayuda a aquellos necesitados a través de patrocinios
y otros iniciativas programadas.

Director de Subsitio
La persona que es responsable al Director del Sitio Bajo Patrocinio, de la administración del
Subsitio bajo las guías y de acuerdo con los requerimientos de Chalice.

Carta de Agradecimiento
Una carta o tarjeta escrita por el niño al patrocinador después de que el o ella haya recibido un
regalo especial.

Comprobante de Pago
Cuando recibos oficiales de un vendedor no pueden ser obtenidos, como es el caso en algunas
localidades, entonces el vendedor / propietario de la tienda puede emitir un Comprobante de
Pago del Vendedor en lugar de la Factura Oficial. Cuando sea necesario, el Sitio puede
preparar sus propios comprobantes de pago de acuerdo a las recomendaciones del Manual de
Gestión Financiera.

Niño en Espera
Un niño cuyo expediente está completo pero al presente no está patrocinado.

Apelación de Fin de Semana


La presentación hecha en una parroquia por el Portavoz de Chalice (generalmente un Diácono),
para presentar el programa de Patrocinio de Chalice y recurrir por patrocinadores. Expedientes
de niños, niños en espera para patrocinio, son preparados y enviados al Portavoz para ser
usados en la presentación.

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Revised May, 2012 8-10
Notas

Chalice Sponsorship Manual ©


8-11 Revised May, 2012
Chalice Sponsorship Manual ©
8-12 Revised May, 2012