Acta Constitución del Proyecto

HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

TÍTULO:

CAFÉ KALLPA

CÓDIGO FECHA REVISIÓN

28/05/18
CERPY-LA03

REALIZADO POR FECHA FIRMA

28/05/2018
VIDALINA RICALDE RIVERA

REVISADO POR FECHA FIRMA

APROBADO POR FECHA FIRMA

Página 1 de 9
 Acta Constitución del Proyecto

ÍNDICE

1 INFORMACIÓN GENERAL .......................................................................................................................... 3

2 INTERESADOS DEL PROYECTO ............................................................................................................... 3
3 RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................................... 3
4 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ............................................................................................................. 4
4.1 NECESIDADES DEL NEGOCIO .................................................................................................................. 4
4.2 OBJETIVOS DEL NEGOCIO ........................................................................................................................ 4
5 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ................................................................................................................ 4
5.1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ................................................................................................................ 4
5.2 ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO ................................................................................................ 5
5.3 ASUNCIONES .............................................................................................................................................. 5
5.4 RESTRICCIONES ......................................................................................................................................... 5
6 REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO ........................................................................................................ 6
7 HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS .................................................................. 6
8 RECURSOS .................................................................................................................................................. 7
9 RIESGOS ...................................................................................................................................................... 7
10 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO ............................................................................................................. 8
10.1 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO ............................................................................................................. 8
10.2 RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................... 8
11 APROBACIÓN DEL ACTA........................................................................................................................... 9

Página 2 de 9
 Acta Constitución del Proyecto

1. INFORMACIÓN GENERAL
Enunciado Comercialización de filtrantes
CERPY-LA03
del proyecto: de café artesanal ID del proyecto:

Representante del INFANTE TAKEY,

UPLA
Sponsor: sponsor: HENRY ERNESTO

2. INTERESADOS DEL PROYECTO

CARGO NOMBRE/ORGANIZACIÓN TELÉFONO E-MAIL

Representante del
INFANTE TAKEY, HENRY 999666555
Hinfante_t@hotmail.com
Sponsor
ERNESTO

Project
Vidalina Ricalde Rivera 955904723 vricalder@hotmail.com
Manager Commented [H1]: datos

Público de 18 años a mas

Cliente/Usuario

3. RESUMEN EJECUTIVO
Este proyecto de investigación se realiza con el objetivo de ofrecer al mercado un producto novedoso e
innovador, a la vez, atractivo y de fácil uso, manipulación y 100 % natural, elaborado en la ciudad de Lima.

Dicho proyecto es elaborado de manera artesanal sin ningún químico, pensando en la comercialización de
filtrantes de café con aromas de naranja y limón, manteniendo precios bajos y producto de alta calidad y
100 % de proceso natural.

El filtrante de café, facilitará la rapidez en su uso, manteniendo su calidad y aroma, será un café al instante
donde estudiantes universitarios, ejecutivos y familias podrán disfrutar sin estar usando ningún tipo de
máquina.

Para este proyecto se usará telas muy suaves y de papel a la vez, será cerrada en un empaque para
mantener el aroma y la calidad de producto.

Página 3 de 9
 Acta Constitución del Proyecto

4. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

a. NECESIDADES DEL NEGOCIO
En Perú, ha aumentado la venta de productos de café instantáneo las cuales contienen
muchos químicos y a la larga son dañinos, y la población peruana lo consumen en un %
alto por la preparación inmediata que se obtiene, y la tendencia de consumir café es muy
alto, las cuales son usados en momentos de desayunos, horarios de trabajo, reuniones,
velorios y al momento de estudiar o para relajarse.

En vista a esta realidad surge la idea de presentar el filtrante de café artesanal con aromas
de naranja y limón el cual ofreceremos un producto innovador, saludable, económico, con
buena calidad, garantía de 100 % natural.

b. OBJETIVOS DEL NEGOCIO

Tiene como objetivo principal:
 Brindar a nuestros clientes un producto saludable y de uso práctico, el
cual se pueda utilizar en diferentes lugares y a cualquier hora del día.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

a. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

El producto es algo innovador puesto que en el mercado solo hay lo que es el anís filtrante,
manzanilla, canela y clavo de olor, etc. Pero no se tiene en el mercado el café filtrante y
es por esa razón que elegimos dicho producto.

Para poder realizar nuestro proyecto utilizaremos dos tipos de café, el café que será traído
desde Cusco y por otro lado el café traído desde Cajamarca. La preparación de este
producto es de manera artesanal lo cual quiere decir que no intervendrán ningún tipo de
químicos. Y también se tendrá en cuenta la salud de las ersonas puesto que algunas
personas consumen poco café. Porque optamos por este producto es por el motivo que
el café se consume de manera continua y no hay una temporada exacta para que el
producto salga.

Al elegir nuestro producto no solo se pensó en el consumidor sino también en como

reaccionaria el mercado ante un nuevo producto que sería más factible, rápido y accesible
para el consumidor. Al hablar del entorno estamos tomando como punto principal al
consumidor y también como reaccionaran ante el nuevo negocio, si es factible que tenga

Página 4 de 9
 Acta Constitución del Proyecto

una buena toma en el mercado. En el entorno se puede encontrar muchas contras y

también se puede encontrar lo positivo.

b. ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO

“CAFÉ KALLPA” se desempeñará en la actividad económica de envasado y
comercialización de café artesanal.

Dicho producto estará dirigido hombres y mujeres de 18 años a mas, dentro del sector A,
B y C debido a la ubicación de nuestro puesto de negocio, situado en La Rambla San
Borja (Av. Javier Prado Este 2050, San Borja 15036).

c. ASUNCIONES
 Se usará una página web que será constantemente actualizada, para hacer
conocer nuestra empresa, así como para recibir los comentarios de nuestros
clientes y hacer seguimiento de ello, con el objetivo de buscar su fidelización.

 Se contará con programas de office Microsoft para elaborar indicadores de

gestión, como parte del control interno y externo de la empresa.

 Se establecerá una guía de producción y comercialización, mediante un

extranet.

d. RESTRICCIONES
 Venta de café instantáneo.
 Atención fuera del horario de trabajo.
 Entrega a domicilio.

6. REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

 Compra de insumo: Se solicitará al proveedor, enviar de manera semanal cierta
cantidad de café, dependiendo de la demanda, para el abastecimiento de nuestros
almacenes, donde se colocarán en sobres.
 Página web: Mediante la página web se darán a conocer nuestro producto, así como la
ubicación de la empresa.
 Base de datos: La misma que nos servirá como guía en la elaboración del producto.
 Guía de indicadores: Herramienta que nos ayudará evaluar el desempeño no solo de la
producción sino también del personal interno y externo.

Página 5 de 9
 Acta Constitución del Proyecto

7. HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

 Acta de Constitución del Proyecto. 28/05/18

 Entrega del EDT del Proyecto 06/06/18
 Elaboración de Actividades 14/06/18
 Plan de Gestión de Riesgos. 20/06/18
 Definición de las Historias de Usuario. 24/06/18
 Contenido de la primera entrega del Sistema. 30/06/18
 Inicio de las tareas de Programación. 05/07/18
 Lanzamiento final del sistema. 12/07/18
 Entrega de Documentación final. 19/07/18
 Acta de Cierre del Proyecto. 24/07/18 Commented [H2]: Colocar fechas

8. RECURSOS
Recursos Descripción

01 Project manager, que será el encargado de dirigir el buen funcionamiento de la

empresa.

01 Persona que se encargará de los estados financieros de la empresa.

RRHH
02 Personas, que serán los operarios de producción, capacitados para el proceso y la
envoltura del café.

01 persona, con experiencia en venta. Commented [H3]: El projet manager?

01 máquina selladora
01 máquina moledora
01 máquina tostadora de café
EQUIPAMENTO 01 vitrina exhibidora
01 camioneta
01 balanza electrónica

01 ocal para la almacenamiento y producción de 4 x 5 m

LOCAL 02 local para la venta del producto de 2 x 2 m.

Página 6 de 9
 Acta Constitución del Proyecto

9. RIESGOS
Descripción del riesgo Impacto Probabilidad
Commented [H4]: COLOCAR LOS DATOS

RIESGOS CLIMÁTICOS
ALTO MEDIA

FALTA DE PROVEEDORES CONFIABLES BAJA

MEDIO
INESTABILIDAD ECONÓMICA
ALTO MEDIA
ALTO
DESASTRES NATURALES
MEDIA
Commented [H5]: COLOCAR LOS DATOS
ALTO
MEDIA
DESCONOCIMIENTO DE NUESTRA MARCA

Se incluirá más detalle en el Plan de Gestión de Riesgos

Página 7 de 9
 Acta Constitución del Proyecto

10. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

a. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

GERENTE
VIDALINA RICALDER
RIVERA

LOGÍSTICA PRODUCCIÓN CONTABILIDAD

YENI CAJALEON RODRIGUEZ HILARIO EDUARDO CALIXTO NATHALY PUENTE FLORES

VENTAS
MARWIN CARPIO
VALDIVIA
 Acta Constitución del Proyecto

b. RESPONSABILIDADES

INTERESADO NOMBRE ROL/RESPONSABILIDAD

Controlará, planificará y organizará

la empresa. Coordinara a las
GERENTE VIDALINA RICALDE RIVERA personas para poder lograr el
cumplimento de cada uno de sus
objetivos.

Responsable de coordinar los

recursos de productividad

PRODUCCIÓN HILARIO EDUARDO CALIXTO cubriendo un rol en la empresa en

el que desarrolle la Planeación para
precisar el futuro deseado de la
empresa
Encargada de contabilizar y cerrar
los estados financieros de la
compañía a nivel general.
Además de asesorar los asuntos
CONTABILIDAD NATHALY PUENTE FLORES económicos, financieros y
tributarios que pueden estar
afectando a la empresa.

Planifica la estrategia para las

actividades de suministro de café
(transporte, almacenaje,
LOGÍSTICA YENY CAJALEON RODRIGUEZ distribución) con el fin de
garantizar el abastecimiento del
mismo para la producción y
comercialización.

Página 9 de 9
 Acta Constitución del Proyecto

Planifica, ejecuta y controla las

actividades en este campo.
Debido a que durante el desarrollo
VENTAS MARWIN CARPIO VALDIVIA de los planes de venta ocurren
muchas sorpresas, éste debe de
dar seguimiento y control continuo
a las actividades de venta.

11. APROBACIÓN DEL ACTA

CARGO NOMBRE FIRMA FECHA

Representante del Sponsor INFANTE TAKEY, HENRY

ERNESTO
VIDALINA RICALDE
Project Manager RIVERA

Página 10 de
9
 Acta Constitución del Proyecto

12. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO RECURSO TIEMPO COSTOS

1. LOGISTICA YENY CAJALEÓN RODRIGUES 8 HORAS 32

1.1. Compra de insumo
1.1.1. El proveedor de Cusco nos envía los 25 kls de café
1.2. Transporte del insumo
1.2.1. Transporte del insumo a nuestro establecimiento
1.3. Almacen del insumo
1.3.1. Se almacena el isumo en el local
1.4. Se distribuye de acuerdo al pedido del área de Producción

2. CONTABILIDAD NATHAY PUENTE FLORES 6 HORAS 24

2.1. Control de estados financieros
2.1.1. Registro de las ventas del producto
2.1.2. Pago del impuesto
2.1.3. Pago de planilla

3. PRODUCCIÓN EDUARDO HILARIO CALIXTO 8 HORAS 32

3.1. Recepción del insumo
3.1.1. Se recibe el impuesto y se pesa
3.2. Traslado del café
3.2.1. Se procede al tostado del insumo
3.3. Moler café
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO RECURSO TIEMPO COSTOS
3.3.1 Se realiza el proceso del molido
 Acta Constitución del Proyecto

3.4. Pesar el café

3.4.1. Se pesa el producto en 10g cada uno de los 25 kg

3.5. Empaquetar y sellar

3.5.1. Se empaqueta 2500 sobres seguidos del sello general
3.6. Distribución
3.6.1. Se embala los paquetes y se envía al área de venta
3.7. Seguimiento de hitos VIDALINA RICALDE RIVERA 4 HORAS 16

4. VENTAS MARWIN CARPIO VALDIVIA 8 HORAS 32

4.1. Pedidos del producto
4.1.1. Se solicita según la demanda
4.2. Recepción y verificación
4.2.1. Se recibe y se verifica el producto
4.3. Atención al cliente
4.3.1. Se procede la venta al público general
4.3.2. Servicio post-venta, se hace seguimiento al cliente
para saber si le llego al nivel de satisfacción para así
poder fidelizar

13. ESTRUCTURA DE RIESGOS

IPO DE RIESGO IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA IMPACTO SOLUCIONES

 Acta Constitución del Proyecto
1.1. Retraso de la entrega del producto
1.2. Fallas técnicas por falta de mantenimiento
1. RIESGO
CONOCIDO 1.3. Desabastecimiento de materia prima
(Telas para filtrante, empaques, hilos)
1.4. Desconocimiento de la marca
2.1. Clima desfavorable en cuanto a la cosecha 2.1.1. Subida de precio
del grano de café
2.2. Desastres Naturales
2.3. Crisis económica
2. RIESGO
DESCONOCIDO
2.4. Reacción del cliente hacia el producto
3.1. Celebraciones por el “Día del café”
3. RIESGOS
POSITIVOS 3.2. Gran oportunidad de vender en cantidad
por la alta demanda del momento
1.1.1. Clientes satisfechos
1.2.1. Producto de mala calidad
1.3.1. Paralización de la producción
1.4.1. Poca acogida del producto
2.2.1. Desequilibrio y retraso en la
producción
2.3.1. Disminución de venta por no ser
producto de primera necesidad
2.4.1. No llegar a las expectativas del
cliente
3.1.1. Aumentar la fidelización del cliente 3.1.2. Proveer de un stock de productos
3.2.1. Incrementa las ventas
1.1.2. Establecer rutas especificas
acorde al pedido del cliente
1.1.2. Establecer un cronograma de
mantenimiento preventivo
1.1.3. Buscar nuevos proveedores de
materia prima
1.1.4. Establecer un plan de marketing
agresivo en diferentes medios de
comunicación
2.1.2. Indagar y verificar precios con los
diferentes proveedores
2.2.2. Buscar nuevos proveedores de
café en diferentes regiones del
país
2.3.2. Colocar en el mercado pequeñas
presentaciones de producto a
pecios módicos al alcance del
bolsillo
2.4.2. Impulsar mediante degustaciones
en diferentes feria, buscando
satisfacer el gusto del cliente
en dicha eventualidad
3.2.2. Aplicar estrategias de venta para
mantenernos en el mercado
 Acta Constitución del Proyecto

3.3. No contar con competidores directos 3.3.1. Tener exclusividad de manera y 3.3.2. Impulsar la marca mediante los
posicionamiento puntos de venta

3.4. Proyectar vender 1000 unidades y vender 3.4.1. Aumento de la producción por alta 3.4.2. Realización de promociones y
1500 unidades demanda descuentos

4.1. Aumento de lo costos del proyecto 4.1.1. Se presenta desequilibrio 4.1.2. Préstamo bancario
financiero

4.2. Personas no tolerantes al café 4.2.1. Rechazo del producto 4.2.2. Obtener productos alternos del
café para el beneficio al cliente
4. RIESGO
NEGATIVO 4.3. Falta de conocimiento del producto 4.3.1. No llegar a los objetivos 4.3.2. Orientar al cliente sobre los
establecidos de ventas beneficios del cliente

4.4. Falta de negociaón con el cliente 4.4.1. Desconocimiento del producto 4.4.2. Capacitación y entrenamiento al
personal
 Acta Constitución del Proyecto

14. PLAN DE GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN

Matriz de la distribución de la información

ENTREGABLES INFORMACION MEDIO DESTINATARIO FRECUENCIA RESPONSABLE

Escrito mediante Gerente de Dependiendo de los cambios Project

Acta de Como se planificará, ejecutará, supervisará, informes Administración que se efectúen manager
constitución controlará y cerrará el proyecto

La descomposición jerárquica, orientada al

entregable, del trabajo a ser ejecutado por el Escrito mediante Gerente de Dependiendo de los cambios Project
EDT
equipo de proyecto, para cumplir con los objetivos informes Logística que se efectúen manager
de éste y crear los entregables requeridos.

Descripción de cada componente, entregables

Diccionario Escrito mediante Gerente de Dependiendo de los cambios Project
definidos, una lista de actividades asociadas a los
EDT informes Logística que se efectúen manager
hitos.

Identificación Se analiza los riesgos positivos, negativos, Escrito mediante Gerente de Project
de riesgos conocidos y desconocidos. informes Administración Dependiendo de los cambios manager
que se efectúen
 15. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES DE PERSONAL

La empresa Café Kallpa es en la formación de su equipo de trabajo que será designado por la Gerencia de Operaciones, en base a su experiencia previa y

estará conformado por un Project Manager, quien guiara todo el proceso, teniendo las siguientes características.

EQUIPO DEL PROYECTO

CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA PERFIL Y ROL

Con tres años de experiencia acreditada en puestos

Administrador o profesión a fin con Maestría similar de servicios de envergadura semejante. Amplia capacidad de gestión y liderazgo,
Project Manager en Administración u Operaciones, con habilidades de trabajo bajo presión.
conocimiento del PMBOK.
Gran capacidad para la elaboración de los
Contador o profesión a fin con Maestría en Con tres años de experiencia acreditada en estados financieros y llenados de planillas
Contador (a) Contabilidad u Operaciones, con Contabilidad u Operaciones. bajo a presión.
conocimiento del PMBOK.

Con dos años de experiencia acreditada en líneas de Gran capacidad de coordinación,

Operario de Operario capacitado en el manejo de la producción y manejo de procesos. comunicación, integración e interacción.
Producción Elaboración de Procesos contar con R.S.

Con dos años de experiencia acreditada en líneas de Gran capacidad de coordinación,

Operario de Operario capacitado en el manejo de la producción y manejo de procesos. comunicación, integración e interacción.
Producción Elaboración de Procesos contar con R.S.

Gran capacidad de coordinación,

Asesor Marketing o profesión a fin en ventas, contar Con dos años de experiencia acreditada en puestos comunicación, integración e interacción con
Comercial con cartera de Clientes. similares. los clientes y personal directivo.
GESTIÓN DE LA CALIDAD APLICADA EN EL PROYECTO

Una de las herramientas de la calidad que aplicaremos será el Flujograma, donde buscaremos
mejorar el proceso de producción del producto. Por otro lado, se está desarrollando un
Histograma donde se evidencia la satisfacción del cliente formulado por el departamento de
ventas mediante encuestas y servicio post-venta.

De ésta manera buscaremos la mejora continua de nuestra empresa, siempre enfocado a la

auditoria permanente en cada proceso desde el ingreso de materia prima, hasta llevar el
producto a manos del cliente final.
GESTIÓN DE ADQUISICIONES PARA EL PROYECTO

PLANIFICACION DE NUESTROS PROVEEDORES

La empresa Café Kallpa da a mencionar los candidatos a proveedores potenciales lo cual

se trabajaría con estabilidad durante todo el tiempo que dure el proyecto.

Producto principal: Grano Orgánico a Granel x saco de 25KG p

 Proveedor de Junín – Chanchamayo

 Proveedor de Ucayali – Ucayali
 Proveedor de Cisco – La Convención
 Proveedor de Cajamarca – Jaén – San Ignacio

Maquinaria: Elaboración del Café // Tostadora / Moledora / Selladora

 Maestro
 Sodimac
 Polvos Azules
 Importado

Productos Secundarios: Distribución y Venta // Exhibidores / Camioneta / Balanza

 Olx
 Mercado Libre
 Distribuidores
 Cantidad. Precio. Proveedor
Máquina Sellasora. 1. S/ 150.00 Distribuidora
Máquina Moledora. 1. S/. 95.00. Polvos Azules
Tostadora Café. 1. S/ 75.00.

01 máquina selladora
01 máquina moledora
01 máquina tostadora de café
01 vitrina exhibidora
01 camioneta
01 balanza electrónica

Evaluando Proveedores: