Está en la página 1de 5

Código PAC-12 v.

07
Planificación, Control y Seguimiento al
Sistema Integrado de Gestión
Página 1 de 5

1. Objetivo y Alcance

Definir la planeación de actividades a desarrollar por el Sistema Integrado de Gestión,


garantizando su ejecución mediante el Control y Seguimiento por parte de la
Administración del Sistema Integrado de Gestión, y verificando la efectividad de las
acciones planteadas.

Comprende desde la elaboración de la planificación de actividades hasta la consolidación


de la información

2. Responsable

El Responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente


procedimiento es la Administración del Sistema Integrado de Gestión.

3. Definiciones

3.1 Planeación

Etapa que forma parte del proceso administrativo, mediante la cual se establecen
directrices, se definen estrategias y se seleccionan alternativas y cursos de acción.

3.2 Planificación

Acción global o conjunto de medidas pertenecientes a un plan establecido y concreto,


realizado a la consecución de un fin.

3.3 Seguimiento

Asegurar la vigilancia continua de las actividades e identificar medidas correctivas para


lograr los resultados necesarios para el cumplimiento de los objetivos.

3.4 Control
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con las instrucciones emitidas y con
los principios establecidos.

3.5 Evaluación

Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han
sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos.

Elaboró Aprobó Validó

Firma Firma Firma


Mabel Johanna Coronel Acevedo María Victoria Bautista Bochagá Maria Victoria Bautista Bochagá

Fecha 7 de Abril de 2011 Fecha 12 de Abril de 2011 Fecha 15 de Abril de 2011


Código PAC-12 v.07
Planificación, Control y Seguimiento al
Sistema Integrado de Gestión
Página 2 de 5

3.6 Verificación
Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva (3.8.1) de que se han
cumplido los requisitos (3.1.2) especificados

NOTA 1: El término "verificado" se utiliza para designar el estado correspondiente.

NOTA 2: La confirmación puede comprender acciones tales como:

- la elaboración de cálculos alternativos,


- la comparación de una especificación (3.7.3) de un diseño nuevo con una
especificación de un diseño similar probado
- la realización de ensayos/pruebas (3.8.3) y demostraciones, y
- la revisión de los documentos antes de su emisión.

3.7 Efectividad

Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en
el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran


contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.

4. Contenido

4.1 Elaboración de la Planificación de Responsable: Grupo de Mejoramiento


Actividades del Sistema Integrado de Gestión
El Sistema Integrado de Gestión en el mes de enero de cada año, en reunión de Grupo
de Mejoramiento elabora la propuesta de planificación para la vigencia, registrándola en
el FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión”,
con el fin de incluirlo en la agenda del primer Comité de Coordinación de Control Interno
del año.

4.2 Aprobación de la Planificación de Responsable: Comité de Coordinación


Actividades de Control Interno
Una vez el (la) líder del proceso de Control Interno haya citado a reunión de Comité de
Coordinación de Control Interno, en el punto asignado previamente en la agenda del
FAC-08 “Acta de Reunión”, la Administración del Sistema Integrado de Gestión
socializa la planeación elaborada para su análisis y aprobación. Si hay sugerencias por
parte de los asistentes a la reunión, se dejan consignadas en el FAC-08 “Acta de
Reunión”, para su modificación y entrega al siguiente día de realizado el Comité de
Coordinación de Control Interno; de lo contrario si no se presenta ninguna novedad, la
Administración del Sistema Integrado de Gestión una vez terminada la reunión, procede
a hacer entrega mediante FGT-13 “Circular” a cada proceso del FAC-23
“Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión”, a través
del correo electrónico.
Código PAC-12 v.07
Planificación, Control y Seguimiento al
Sistema Integrado de Gestión
Página 3 de 5

4.3 Control y Seguimiento a la Ejecución Responsable: Administración del


de las Actividades Sistema Integrado de Gestión
4.3.1 Control:

La Administración del Sistema Integrado de Gestión, mediante correo electrónico,


recuerda a cada líder de proceso tener en cuenta la fecha de cumplimiento de cada
actividad según el FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al Sistema de
Gestión de la Calidad”, para que envíen escaneados debidamente firmados los
reportes correspondientes a la Administración del Sistema Integrado de Gestión
mediante FGT-12 “Memorando”, insumos necesarios para el informe de la Revisión por
la Dirección.

En grupo de Mejoramiento se revisa por proceso:

 La información recibida según las fechas establecidas en el FAC-23


“Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión” para
verificar su cumplimiento, si los resultados no son satisfactorios y no adjuntaron las
acciones planteadas se solicita el FCI-19 “Plan de Mejoramiento”, de lo contrario se
registran las acciones planteadas en el FAC-28 “Verificación a la Efectividad de las
Acciones de los Planes de Mejoramiento”

4.3.2 Seguimiento:

El seguimiento se realiza en las reuniones establecidas en el FAC-23 “Planificación,


Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión”, en su actividad Reuniones
de Seguimiento y Control de la Administración del Sistema Integrado de Gestión con
cada Proceso dejando evidencia en el FAC-08 “Acta de Reunión”.

5.Documentos de Referencia

- NTC ISO 9000:2005 Sistema Integrado de Gestión. Fundamentos y Vocabulario


- NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
- NTC ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
- NTCGP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
- NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
- MECI Modelo Estándar de Control Interno
- Ley 962 de 2005 “Antitrámites”

6. Historia de Modificaciones

Naturaleza del Fecha de Fecha de


Versión
Cambio Aprobación Validación
Actualización del 17 de Octubre de 25 de Octubre de
00
documento 2007 2007
Actualización del
01 Enero 18 de 2008 Enero 22 de 2008
Documento
Código PAC-12 v.07
Planificación, Control y Seguimiento al
Sistema Integrado de Gestión
Página 4 de 5

Naturaleza del Fecha de Fecha de


Versión
Cambio Aprobación Validación
Actualización del
02 Enero 25 de 2008 Enero 31 de 2008
documento
Actualización del
03 Abril 07 de 2008 Abril 10 de 2008
documento
Actualización del
documento en todas las
04 actividades según lo 23 de abril de 2010 30 de abril de 2010
descrito en acta N° 010
del 22 de abril de 2010
Modificación del
documento según lo
05 15 de Enero de 2011 17 de Enero de 2011
descrito en Acta No. 001
del 14 de enero de 2011
Actualización de la
documentación según lo
06 establecido en el acta Nº 12 de abril de 2011 15 de abril de 2011
009 del 12 de abril de
2011

7. Administración de Formatos

Responsable del Tiempo de


Código Nombre Ubicación Acceso Disposición Final
Almacenamiento Retención
Archivo Físico Personal de la
y Digital Administración Archivo Central de
Acta de Personal Según las
FAC-08 Sistema del Sistema la Universidad de
Reunión Asignado TRD
Integrado de Integrado de Pamplona
Gestión Gestión
Planificación,
Archivo Físico Personal de la
Control y
y Digital Administración Archivo Central de
Seguimiento al Personal Según las
FAC-23 Sistema del Sistema la Universidad de
Sistema Asignado TRD
Integrado de Integrado de Pamplona
Integrado de
Gestión Gestión
Gestión
Verificación a
Archivo Físico Personal de la
la Efectividad
y Digital Administración Archivo Central de
de las Personal Según las
FAC-28 Sistema del Sistema la Universidad de
Acciones de Asignado TRD
Integrado de Integrado de Pamplona
los Planes de
Gestión Gestión
Mejoramiento
Archivo Físico Personal de la
y Digital Administración Archivo Central de
Plan de Personal Según las
FCI-19 Sistema del Sistema la Universidad de
Mejoramiento Asignado TRD
Integrado de Integrado de Pamplona
Gestión Gestión
Archivo Físico Personal de la
y Digital Administración Archivo Central de
Personal Según las
FGT-12 Memorando Sistema del Sistema la Universidad de
Asignado TRD
Integrado de Integrado de Pamplona
Gestión Gestión
Código PAC-12 v.07
Planificación, Control y Seguimiento al
Sistema Integrado de Gestión
Página 5 de 5

Responsable del Tiempo de


Código Nombre Ubicación Acceso Disposición Final
Almacenamiento Retención
Archivo Físico Personal de la
y Digital Administración Archivo Central de
Personal Según las
FGT-13 Circular Sistema del Sistema la Universidad de
Asignado TRD
Integrado de Integrado de Pamplona
Gestión Gestión

8. Anexos

“No Aplica”