Texto Guía

Taller de Fundamentos de Ingeniería Industrial

Constanza Montoya Restrepo

TALLER DE FUNDAMENTOS

DE INGENIERIA INDUSTRIAL

CONSTANZA MONTOYA RESTREPO

PROFESORA ASOCIADA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

ENERO 2016
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Taller de Fundamentos de Ingeniería Industrial
Constanza Montoya Restrepo

Capítulo 8

La empresa como sistema

Intr o du cci ón

El enfoque clásico concebía la empresa como una estructura

jerárquica de cargos y relaciones debidamente organizados por
niveles, departamentos y áreas, cada uno con tareas y actividades
debidamente establecidas en función del cumplimiento de los
objetivos generales; lo cual determinaba la dinámica
organizacional.
Las diferentes teorías desarrolladas por los autores clásicos,
permitieron un avance muy importante en el conocimiento sobre el
funcionamiento de las organizaciones, pero no llegaron a ahondar
con en los problemas inherentes al contexto organizativo.
La siguiente tendencia organizativa denominada por algunos
autores como “organización y entorno”, se nutre de los conceptos
aportados por la teoría general de sistemas.
La teoría general de sistemas TGS por su parte, concibe la empresas
y en general las organizaciones, como sistemas complejos y
abiertos conformados por diferentes subsistemas, partes y
componentes que desarrollan diversas funciones y se
interrelacionan entre sí para el cumplimiento de sus objetivos;
igualmente como sistema abierto interactúan en forma permanente
con su entorno con el que intercambian materia, energía e
información; en forma análoga a lo que sucede con el cuerpo
humano, tales subsistemas se articulan en forma sinérgica y
organizada conformando un todo orgánico para cumplir con el
propósito para el cual se crea, de ahí que los resultados del sistema
total no dependen por lo tanto de un área funcional específica, sino
del concurso y articulación balanceada de todos los subsistemas o
áreas de la empresa . Cada uno de los elementos sólo tiene sentido
en la medida en que contribuye a conseguir los objetivos del
sistema empresa.
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Constanza Montoya Restrepo

Para comprender mejor el funcionamiento de la empresa como un

sistema es importante conocer algunos conceptos básicos de la
teoría general de sistemas.

Conc eptos bás ic os d e T e orí a G en era l d e Si s te ma s

(TG S)

Algunos de los principios básicos de la teoría general de sistemas

fueron declarados por Aristóteles al expresar “El todo es más que
la suma de las partes". Las partes se encuentran vinculadas,
relacionadas entre sí por lo cual constituyen el todo.
Sin embargo, las bases propiamente de dicha teoría se sentaron a
finales del siglo XIX, con Ludwing Von Bertalanfy (1901-19729
cuando este biólogo alemán apoyado en estudios anteriores centra
su atención en los sistemas abiertos, diferenciándolos de los
sistemas cerrados; pero solo hasta el año 1945 la teoría general de
sistemas TGS, fue plenamente acogida.
Los sistemas abiertos que son aquellos que realizan un intercambio
de materia, energía con el medio, propio de los organismos vivos,
mientras que los cerrados no realizan ningún tipo de intercambio
energía ni de materia, con el exterior.
La teoría general de sistemas TGS se convirtió con el tiempo en
una poderosa herramienta para los científicos, pues a través del
análisis de las totalidades y las interacciones internas de éstas y las
externas con su medio, pudieron explicar y predecir muchos de los
fenómenos de la realidad, observar al mundo real como un conjunto
de elementos independientes o fenómenos individuales
interrelacionados que le dan la dinámica al sistema producto,
fundamentalmente, de las interacciones entre los elementos.
Derivada de la TGS, Jay W. Forrester, (1961) ingeniero del MIT,
desarrolló toda una nueva disciplina denominada “Dinámica de
Sistemas”, como una manera de estudiar el comportamiento de los
sistemas, de tipo social, a fin de mostrar cómo las políticas,
decisiones, estructuras y demoras en los flujos de retroalimentación
se interrelacionan para influir en el desarrollo y en la estabilidad de
los propios sistemas, de igual manera aplicó la Dinámica de
Sistemas a la gestión empresarial y la denominó “dinámica
industrial” concibiéndola como una disciplina que ayudaría a los
gerentes en su toma de decisiones cotidiana. ‘
Por la forma holística con que la TGS permite la visualización de
la empresa, se ha convertido en una de las corrientes más
representativas de la llamada escuela moderna de la administración;
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así mismo los aportes provenientes de la teoría sobre dinámica de

sistemas y dinámica industrial en una poderosa herramienta que
permite comprender el funcionamiento de la empresa y la
explicación de los fenómenos que se suceden en la realidad a través
de la elaboración de modelos y la simulación de sistemas.

Enfoque sistémico vs. Enfoque reduccionista

La alta especialización del conocimiento conllevó a que éste se

desarrollara durante siglos mediante un enfoque reduccionista, lo
cual significa que la realidad era dividida en sus partes para lograr
la profundidad necesaria y ser explicada a través de las diferentes
ciencias, volviéndose cada parte del sistema como una unidad de
análisis para una determinada rama del saber humano.

Para la TGS , la realidad (el sistema total) tiene una conducta que,
generalmente, no puede ser prevista o explicada a través del estudio
y análisis de cada una de sus partes, en forma más o menos
interdependiente, de ahí que para su comprensión es necesario
entender no solo el comportamiento de cada parte sino el
comportamiento de la totalidad, de lo cual surge el principio de
sinergia que establece que el todo es mayor que las partes, a
diferencia de un conglomerado, que puede definirse teóricamente
como un conjunto de objetos o personas entre los que no existen
interacciones en una situación dada, por ejemplo personas que se
desplazan en un vehículo de servicio público cada uno con un
objetivo diferente .

El principio de sinergia que caracteriza los sistemas hace que por

la estrecha interacción y relación que existe entre las partes y
componentes, de tal forma que, cuando alguno de éstos no
funciona adecuadamente se afecta el sistema total ; de la misma
manera, cada componente cumple una función específica que
contribuye al logro del objetivo general , ejemplo de esta
comportamiento se da en el organismo humano, por lo que el
hombre se convierte en el sistema modelo de la gran mayoría de los
sistemas físicos y sociales.
Aplicando dicho principio a la empresa Peter Druker señala “La
empresa debe ser capaz de producir más y mejor que todos los
recursos que comprende “, por lo tanto, la empresa no puede ser
una agrupación de recursos, cada dependencia de la empresa hace
una contribución a la rentabilidad de ésta.

Conc epto d e s is t e ma
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Un sistema es un conjunto de elementos articulados e

interrelacionados entre sí que cumplen un objetivo común y
previamente definido.
Pueden ser definidos por el hombre para alcanzar o realizar algo o
pueden existir en la naturaleza. El ser humano por ejemplo es un
sistema compuesto por varios subsistemas: el subsistema nervioso,
el subsistema circulatorio, el subsistema digestivo, etc., que
conforman un todo unitario y complejo, pero cada uno cumple una
función propia que contribuyen de diferente forma pero en conjunto
a mantener la vida del hombre, su producción y su acción; así
mismo todos los subsistemas son importantes, de tal manera que
si se presentaré alguna falla en cualquiera de ellos, el todo
comienza a funcionar con problemas y tal vez dejará de hacerlo.

Elementos que conforman un sistema

Todo sistema se define y estructura a partir de seis elementos

básicos:
Entorno

Proceso de
transformaciónR subsistema
3
Entradas e
l
Subsistemas Salidas
a
c
i
o subsistema
n 2
e
s
Límites o
subsistema 1 fronteras
Relación
entre
subsistema
s

I LUSTRACIÓN 1. E LEMENTOS QUE CONFORMAN UN

SISTEMA .

. Objetivos: son aquellos que definen el propósito o finalidad del

sistema en el proceso de transformación. En una empresa, se refiere
a la función principal que cumple el sistema.
2. Entrada-Transformación-Salida– Retroalimentación.: El
sistema, en su relación dinámica con el entorno toma insumos del
medio, los transforma o procesa, genera salidas y retoma
información de salida para retroalimentar el sistema y realizar los
correctivos del caso; los insumos que el sistema toma del medio
básicamente son la energía, materiales e información requeridos
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para llevar a cabo su misión. Cuando se refiere al sistema

empresarial los insumos son cada uno de los factores y recursos que
entran al sistema para su transformación, tales como información,
materia prima y materiales, elementos, recursos financieros, datos,
energía.
El proceso de conversión cambia elementos de entrada en
elementos de salida. Las salidas son los productos o resultados de
la actividad del sistema y son exportados a su medio ambiente.
Estas salidas pueden o no ser positivas, dependiendo de la forma en
que afecten a su entorno. En un sistema empresarial las salidas se
refieren a los productos, servicios, conocimiento, etc. En un sistema
menor o subsistema, la salida del sistema se convierte en la entrada
de otros de los subsistemas.
3. Relaciones: Los elementos de un sistema no solamente
coexisten, sino que interactúan, siendo las relaciones las que unen
y le dan la esencia al sistema. Es un factor especialmente
importante a considerar. Las formas de relación fundamentales al
interior de un sistema son la comunicación y la retroalimentación.
Por medio de estos mecanismos, el sistema hace conocer su misión
y es capaz de evaluar y controlar el cumplimiento de la misma.
4. Límites o frontera del sistema: Es una línea (real y/o
conceptual) que separa el sistema de su entorno, define qué es lo
que pertenece al sistema y qué es lo que no. Lo que no pertenece al
sistema n puede ser modificado y hace parte de su micro o macro-
entorno, o de un sistema mayor.
Establecer el límite de un sistema puede ser sencillo cuando hay
límites físicos reales y se tiene bien en claro cuál es el objetivo del
sistema a estudiar. Por ejemplo, el sistema digestivo humano
incluye solo los órganos que procesan los alimentos, en cambio los
límites son más difíciles de establecer cuando no es claro el
objetivo o se trata de un sistema lógico o conceptual; así mismo, al
estudiar un sistema puede ser el propio analista quien establezca
sus límites caso en el cual serían límites conceptuales, lo cual
permite establecer jerarquías.
5. Componentes o subsistemas. Un sistema está conformado por
diversas partes y subsistemas que conforman un todo armónico.
Los subsistemas son sistemas menores y al igual que el sistema
mayor cumplen funciones completas de transformación de una
parte del proceso, para contribuir al objetivo de otros sistemas de
su mismo nivel y del sistema mayor.
Las partes son las divisiones del subsistema, que son muy
importantes para su funcionamiento, pero no son vitales para su
supervivencia; para que puedan considerarse subsistemas, se
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requiere que cumplan ciertas características o funciones sistémicas

que hacen que el sistema sea viable, como por ejemplo en el cuerpo
humano el corazón y el sistema nervioso son subsistemas que
cumplen las funciones de producción y transformación y el sistema
nervioso la función de dirección, pero en el subsistema óseo del
cuerpo humano, un dedo de la mano es solo una parte y en una
empresa, en el subsistema de producción la máquina es solo parte
de éste.
6. Medio ambiente o entorno. Está constituido por todo lo que está
afuera del sistema y aunque no hace parte del mismo, debe ser
tenido en cuenta pues lo afecta determinando su conducta y su
dinámica. Se denomina micro entorno al entorno más cercano con
el cual el sistema se relaciona en forma directa y constante, del cual
provienen las entradas e igualmente recibe los productos del
sistema; en un sistema empresarial se encuentran en el micro-
entorno los clientes, proveedores, consumidores, la competencia,
etc., y el macro-entorno o ambiente más lejano que tiene
igualmente influencia sobre el sistema, pero de manera un poco
más indirecta.

Propiedades más importantes de los sistemas

Sinergia: Se dice que un objeto posee sinergia cuando en el

examen de una de sus partes en forma aislada, no puede explicar
el comportamiento del todo; igualmente cuando se da la acción
conjunta y coordinada de todas las partes en función de un objetivo,
se obtiene un efecto más grande que el que hubiera podido
esperarse de la suma de los efectos de cada una, actuando
aisladamente.
Todo sistema tiene la propiedad de ser sinérgico como
consecuencia de las interacciones entre las partes o componentes
de un sistema, respondiendo al postulado de Aristóteles que dice
que "el todo no es igual a la suma de sus partes"; a diferencia de un
conglomerado que se define como una totalidad desprovista de
sinergia, en el que la suma de las partes, componentes y atributos
en un conjunto es igual al todo, (Johannsen. 1975:31-33).
La sinergia es por lo tanto un concepto muy importante en un
contexto empresarial, siendo necesaria la acción conjunta entre los
diversos componentes de la empresa, como resultado el éxito de la
empresa.
Homeostasis: Es la característica de un sistema abierto,
especialmente en un organismo vivo, mediante la cual se regula el
ambiente interno para mantener una condición estable y constante
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para evitar un mal funcionamiento de los diferentes órganos,

producto de los cambios dinámicos del entorno
Equifinalidad: Los sistemas abiertos se caracterizan por el
principio de equifinalidad; el estado estable del sistema puede ser
alcanzado a partir de condiciones iniciales diferentes y por medios
diferentes y resultados no están determinados tanto por las
condiciones iniciales como por la naturaleza del proceso o los
parámetros del sistema.
Entropía: La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema
presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento del
mismo, por lo que se requiere de rigurosos sistemas de control y
mecanismos de revisión, reelaboración y cambio permanente, para
evitar su desaparición a través del tiempo.

Funciones que cumplen los subsistemas

Las funciones a través de las cuales un sistema cumple su misión

se constituyen en objetivos de otros sistemas menores que hacen
parte de él, pero que en su interior actúan y son definidos de la
misma manera que el sistema al cual pertenecen. Katz y Khan
(1977), denominan a estos sistemas menores “Subsistemas” y los
definen como encargados de las siguientes funciones básicas:
Funciones técnicas o de producción: Encargadas de la
transformación o procesamiento de las corrientes de entrada. Su
objetivo es satisfacer los requerimientos de la tarea central de la
organización.
Funciones de apoyo: Su objetivo es proveer desde el medio al
subsistema de producción con aquellos elementos necesarios para
la transformación y luego para la exportación del producto,
igualmente busca mantener los intercambios del sistema con su
entorno, crear un ambiente favorable al interior del sistema y con
otros sistemas, y crear una imagen del sistema frente a su entorno.
Funciones de mantenimiento: Son las encargadas de lograr que
las partes permanezcan dentro del sistema: en una organización se
interpretan como las orientadas a mantener la estabilidad y la
capacidad de producción de la organización.
Funciones de adaptación: Se relacionan con la generación de
respuestas adecuadas a las cambiantes condiciones externas. Su
objetivo fundamental es garantizar la supervivencia del sistema.
Funciones de dirección y administración: En términos generales,
son las encargadas de coordinar todas las actividades de cada uno
de los subsistemas y tomar las decisiones. En la organización son
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las que realizan la dirección, distribución, y el control de los

diferentes subsistemas y actividades de la organización. De manera
muy especial se orienta a la toma de decisiones que permitan
resolución de conflictos y la coordinación de los requerimientos
funcionales al interior y exterior del sistema.

Apl ica ci ón d e la Te or ía G en er a l d e S is t e m a s y la
Diná mi c a d e Si s t e ma s a l a T eo ría Or ga ni z a ti va .

Las empresas desde el enfoque clásico centraba la atención de la

organización en las áreas, a través de roles y funciones que
determinan la dinámica organizacional en el logro efectivo de los
objetivos individuales y departamentales; dicho enfoque fue
evolucionando con el tiempo, concibiendo la empresa como un
sistema y específicamente como un sistema de valor en el que todas
sus partes, componentes y subsistemas interactúan entre sí en la
búsqueda de los objetivos organizacionales y la satisfacción del
cliente.
Enfocar la empresa como un sistema abierto compuesto de un
conjunto de subsistemas, procesos procedimientos y acciones para
el cumplimiento de sus objetivos, implica no solo entender y
mejorar su funcionamiento interno y la capacidad de coordinación
y articulación que debe existir entre todos los componentes, sino
también las relaciones que deben existir entre la empresa y su
entorno, es decir sus clientes, proveedores, su competencia, el
gobierno, las normas, leyes, etc. en general todos aquellos
elementos que le permitan su adaptación al medio, lo cual se
constituye en el fundamento básico del funcionamiento y la
dinámica del sistema global. Esta nueva forma de ver la
organización explica cómo deben de concurrir todos los elementos
en un todo para materializar sus propósitos.
Partiendo del enfoque sistémico, se concibe la organización desde
dos perspectivas: como un sistema abierto ( Katz y Khan ,1966) y
como un sistema social.
Como sistema abierto se caracteriza por una constante relación de
intercambio con su entorno, del cual importan información, materia
prima, dinero, necesidades del cliente y le exportan bienes,
servicios, información, e ideas por todo lo cual se reciben pagos.
Como sistema social se caracteriza por:
 Estar conformados por individuos y/o grupos interrelacionados, de
cuyas interacciones surge el comportamiento como un todo y se
generan las fuerzas que determinan su evolución a lo largo del
tiempo.
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 Ser sistemas, ideados y construidos artificialmente por el hombre,

quien puede elegir qué objetivos perseguir, qué estrategias diseñar,
la estructura y diseño organizativo que se desea, el tiempo de
duración, etcétera. Y también tiene la posibilidad de modificar éstos
en cualquier momento.

 No tener límites claramente definidos como en los sistemas físicos.

 Como sistema social hace parte de un sistema mayor o supra

sistema, el sistema socioeconómico un país, por ejemplo, y a la vez
contiene subsistemas como el técnico o de producción, subsistema
de apoyo, subsistema de mantenimiento, subsistema de adaptación
y subsistema de dirección.

 Desde una visión sistémica, el interés por las organizaciones se

centra en los problemas de relación, de estructura e
interdependencia, se enfatiza la fuerte interrelación entre los
componentes del sistema, de tal forma que, cambios en una parte
del sistema acaban afectando al sistema entero

 Se enfatiza la necesidad de una visión holística, sistémica, a la

hora de abordar el estudio de cualquier fenómeno organizativo.
El siguiente gráfico muestra el funcionamiento de la empresa como
un sistema abierto, que se relaciona con su entorno más cercano
como son sus clientes, proveedores, distribuidores, competencia e
interactúa con los sistemas más amplios de los que forma parte,
como el sistema económico, el sistema social, el sistema
tecnológico, …). La empresa influye en el entorno y recibe
influencias de él: recibe de su entorno entradas o inputs (materiales,
fondos financieros, informaciones, etc.) y envía a su exterior otra
serie de salidas u outputs, después de su proceso de transformación.

La empr esa y su en t orn o

Se entiende por entorno el conjunto de agentes, factores, normas,

circunstancias, etc. que rodean la empresa y la afectan en su
dinámica y funcionamiento de manera positiva o negativa, puesto
que pueden representar para la empresa tanto oportunidades
como amenazas. En este entorno, las empresas deben definir la
estrategia que les permita adaptarse y poder competir.

Como sistema abierto la empresa interactúa con su entorno en

doble sentido, recibe influencias del mismo e igualmente del
entorno toma las entradas (o inputs) que necesita para desarrollar
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su actividad como capital, trabajo, energía, información,

materiales y materias primas, e incide sobre éste a través de los
cambios que genera como resultado de su actividad, y entrega
bienes y servicios, información y rentas, etc.

Se pueden dividir los factores relacionados con el entorno en

generales y específicos.

I LUSTRACIÓN 2. LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO

Entorno general

El entorno general de la empresa, también conocido como entorno

genérico o macro entorno, se refiere a todos aquellos factores
externos a la misma, que influyen en todas las empresas dentro de
una economía, aunque la pueden afectar sus resultados de manera
diferente. Estos aspectos son incontrolables, pero deben tenerse en
cuenta a la hora de desarrollar su estrategia empresarial.

Los principales factores a considerar dentro del macro entorno se

pueden dividir en cuatro grupos a saber:

A. Factores económicos: Son de dos tipos: permanentes y

temporales
Dentro de los factores permanentes, se encuentran:
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1) El modelo de sistema económico que tenga el país.

2) El nivel de industrialización, desarrollo económico y nivel de
competitividad del país.
3) La disponibilidad de recursos como materias primas, recursos
financieros y mano de obra, infraestructura logística, entre otros.

Dentro de los factores temporales, se pueden destacar:

1) La fase del ciclo económico (recesión, expansión o
estancamiento).
2) La política económica adoptada por el país, que influye en
diferentes ámbitos y problemas como el nivel de empleo de la
población, la producción de las empresas, el nivel de inflación, las
condiciones del mercado, las tasas de interés que a su vez
determinan las decisiones de financiación e inversión de la
empresa.
3) Factores derivados de la economía internacional como la tasa de
cambio y la situación de la balanza de pagos, que afectan no solo
las importaciones o exportaciones de las empresas, sino también su
competencia con los precios de productos del exterior.
B. Factores socio-culturales: El tamaño y composición de la
población, el nivel de formación cultural o profesional, la
distribución de la renta, el nivel económico de los habitantes, los
hábitos de consumo, la capacidad de ahorro, la calidad de vida, que
determinan la demanda y oferta de las empresas, así como las
creencias y actitudes de la colectividad que influyen en el
comportamiento de los consumidores a la que se dirige la empresa.
C. Factores político- legales: El estado a partir de leyes, normas,
reglamentos, impuestos, subsidios, que afectan, regulan o incentiva
la actividad de las empresas.
D. Factores tecnológicos: marco científico y tecnológico que
rodea a la empresa y que influye en su proceso productivo; los
cambios tecnológicos, la innovación en todos los campos que
afectan tanto a la oferta como a la demanda, generan
oportunidades e igualmente amenazas para las empresas.

Entorno específico

Conjunto de variables, fuerzas y factores que afectan a cada

empresa en concreto de manera más directa dentro de un mismo
sector de actividad, es decir, el conjunto de empresas que ofrecen
los mismos productos o servicios, como clientes, proveedores,
competidores, sindicatos del sector, se denomina también
microentorno por estar más cercano a la empresa. Determina las
condiciones del funcionamiento, desarrollo y posibilidades de
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competir en el sector en que se desempeñan y limita en gran medida

sus decisiones estratégicas.
Algunos de los factores más determinantes del entorno específico
son:
La competencia: Dentro de ésta, hay que considerar a los
competidores actuales, los competidores potenciales y los
productos sustitutivos. Los cambios en la competencia actual
demandan cambios internos en la empresa; también hay que tener
en cuenta la amenaza de entrada de nuevos competidores, lo que se
denomina la competencia potencial, la salida al mercado de algunos
otros productos que cubren las mismas necesidades denominados
productos sustitutos, que representan una fuerte amenaza para las
empresas.
Los proveedores: Son aquellas empresas que proporcionan
recursos a la empresa para producir los bienes y servicios. Las
variables que afectan de una manera más directa son: número de
proveedores, tamaño del proveedor, poder de negociación y poder
de mercado; cuanto mayor sea el número de proveedores, mayor
será el poder de negociación de la empresa.
Los clientes: el comportamiento de la demanda en relación al
producto que ofrece un determinado sector supone una variable
importante de su entorno. Por ejemplo: los cambios en los gustos o
las preferencias de los consumidores, en relación a un producto
determinado, el mayor número de clientes que determina en parte
el mayor poder de negociación de la empresa y mayor es su
independencia, puesto que, si falla un cliente, quedan muchos.
Los intermediarios: Es decir, las empresas o personas que ayudan
a encontrar clientes o a efectuar ventas con ellos o que se
constituyen en el canal de distribución de los productos de la
empresa. Se incluyen dentro de este grupo mayoristas y minoristas
que compran y revenden mercancías.

Su bs is temas d e l a em pr e sa

Toda empresa independientemente del enfoque desde el que se

analice, del sector económico en el que se desempeña y de su
estructura organizativa, tienen diferentes elementos que se
interrelacionan entre sí y a su vez cada uno cumple una función
específica para el cumplimiento de los objetivos globales de la
empresa; dichos elementos vistos desde la teoría general de
sistemas se denominan subsistemas.
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De acuerdo con este enfoque, la empresa está integrada de un

sistema de orden superior y éste se puede descomponer en
subsistemas que se comportan como nuevos sistemas manteniendo
relaciones de dependencias y jerarquía.
Existen numerosas clasificaciones y formas de subdividir la
empresa en los diferentes subsistemas, a partir de las relaciones
entre los distintos elementos de las organizaciones, de acuerdo con
los distintos propósitos de los individuos y los distintos roles y
funciones desempeñadas.
Esta última subdivisión es la más común y útil para efectos
metodológicos del presente texto, por lo que será la adoptada y
consiste en agrupar las grandes áreas funcionales básicas que
determinan el funcionamiento de la empresa en cinco subsistemas:
de dirección y gestión, financiero, comercial, el técnico y el de
talento humano.

Fuente: Gráfico tomado de Domínguez, Machuca (1995).

I LUSTRACIÓN 3. LOS DIFERENTES SUBSISTEMAS DE LA EMPRESA Y SU
INTERACCIÓN .

Algunos autores agrupan a su vez el subsistema técnico y el

comercial en uno solo denominándolo subsistema real, comprende
las funciones de aprovisionamiento, producción y comercialización
de los productos o servicios obtenidos.
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El subsistema financiero, en estrecha interdependencia con los

demás subsistemas, se encarga de la captación, administración y
control de los recursos financieros.
El subsistema directivo le corresponde la toma de decisiones, la
organización y control de la empresa tendiente a asegurar el logro
de los objetivos del sistema global y su adaptación al medio. Se
compone de los subsistemas de planificación, organización,
dirección y control.
Pese a que cada subsistema tiene sus propias funciones, la
complejidad de la empresa hace necesario aplicar en la toma de
decisiones los conocimientos interdisciplinarios de los diferentes
encargados de las funciones de la empresa, pues el problema no es
el mejorar la producción, el control del personal, o cualquier otro
problema específico, sino el uso óptimo de todos los recursos al
alcance, para la maximización de la utilidades, en función de lo cual
se generan las interrelaciones entre los mismos, tipo cliente-
proveedor dentro de la propia organización, es decir, cada uno de
los subsistemas necesita de los otros (comportándose como
cliente), y les proporciona al otro la información y el valor añadido
necesario para sus actividades (proveedor).

Princ ipal es func i o nes de c a da subsis t ema .

Subsistema de dirección y control .

Este subsistema se constituye en el cerebro de la organización; es

por lo tanto el responsable de la definición de los objetivos que en
su conjunto para toda la empresa y de trazar las estrategias que le
permitan adaptarse y competir en el entorno; debe procurar el
desarrollo y crecimiento armónico de todo el sistema con sus
diferentes componentes y subsistemas; para tal efecto la dirección
de la empresa es la encargada de la organización de forma correcta
de los recursos disponibles de la empresa y el personal de que
dispone, de manera que cada uno ocupe el lugar acorde con sus
capacidades. Será también necesario definir los mecanismos para
seguir día a día la marcha del conjunto y comprobar que cada
persona cumple con corrección la función que tiene asignada y
finalmente contrastar los resultados obtenidos con los objetivos
definidos.
La dirección lleva a cabo las siguientes tareas:
 Formulación clara de los fines y objetivos a largo plazo de la
empresa
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 Definir los planes y estrategias para alcanzar dichos

objetivos.
 Organización de los recursos humanos y los materiales con
vistas a la consecución de los objetivos.
 Constante comunicación con los subsistemas y el entorno.
 Control del resultado para verificar que cumplen con lo
previsto para la consecución de los objetivos y el
establecimiento de las acciones correctivas.

Subsistema técnico o de operaciones:

Es el encargado de obtener los bienes y/o servicios, para la que ha

sido creada la empresa; agrupa dos funciones muy importantes,
que pueden a su vez ser subsistemas, como son: la función de
aprovisionamiento, la función de producción
1- Función de aprovisionamiento, que involucra las operaciones
comúnmente conocidas como logística interna, como son:
 Previsión de las necesidades de materiales en el proceso
productivo de la empresa.
 Contacto con los proveedores: estudio de ofertas, elección de
las más adecuadas y establecimiento de acuerdos sobre precio
y cualidad.
 Recepción de los materiales, inspección de la calidad y la
cantidad y en su caso hacer reclamaciones.
 Almacenamiento, gestión de almacén y gestión de inventarios.
 Suministrar los materiales a las diferentes secciones
2- Función de producción mediante la cual se obtienen los bienes
y servicios que deberán satisfacer las necesidades detectadas por
el subsistema comercial, encargándose de definir:
 El tipo de proceso productivo a emplear y tecnología que debe
utilizar la empresa.
 El nivel de calidad que se pretende conseguir.
 La planificación y programación de producción y de la
capacidad
 La Ingeniería del Producto y de la Ingeniería de la planta
 Los métodos de trabajo y fabricación, así como la supervisión
de los medios de producción para la transformación de éstos de
la manera más eficiente posible.

Subsistema comercial

Es el encargado de la promoción, venta y distribución de los

productos, de detectar las necesidades de los clientes y de decidir
los bienes y servicios que deben satisfacerlas.
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Actividades ligadas a la comercialización:

 Estudio de necesidades o gustos del consumidor (investigación
de mercados)
 Diseño de los productos que puedan satisfacerles.
 Definición de medidas sobre producción en cuanta calidad y
cantidad.
 Formulación del precio adecuado.
 Decisiones sobre el producto y precio, promoción, publicidad.
 Sistemas de distribuciones y comercialización del producto
 Monitoreo del entorno
 Ventas y postventas
 Servicio al cliente
El subsistema de comercialización es por lo tanto el que tiene
mayor contacto con el medio, por lo que tiene una gran influencia
sobre los demás subsistemas. Es el encargado por lo tanto de
proveer toda la información requerida por el sistema técnico como
el tipo y la cantidad de los materiales necesarios que definen la
función de aprovisionamiento, los gustos y demandas de los
clientes que se traducen en pedidos, las inconformidades de los
mismos.

Subsistema financiero

El objetivo principal de este subsistema es el incremento de la

rentabilidad y demás actividades relacionadas con la obtención de
recursos financieros requeridos por la empresa; las principales
actividades y decisiones que este subsistema agrupa son:
 Determinación de la dimensión de la empresa y su ritmo de
crecimiento
 Planificación Financiera
 Decisiones sobre adquisición en bienes, equipos, inversiones
en activos circulantes, proyectos a emprender, etc.
 Tesorería y presupuesto
 Contabilidad
 Cartera

Subsistema de recursos humanos

La función de recursos humanos persigue dotar a la empresa de las

personas que necesita, en el momento en que las requiera y con las
capacidades establecidas para cada puesto. Actúa como proveedor
para los demás subsistemas de las personas necesarias para el
desarrollo de las funciones, y el funcionamiento eficiente. Como
todo proceso, la dirección de recursos humanos consta de una serie
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de etapas, que a su vez constituyen sub funciones; algunas de las

más significativas son:
 Planificación de recursos humanos,
 Reclutamiento y selección del mejor candidato.
 Introducción en el nuevo puesto de trabajo.
 Formación continua de sus capacidades
 Evaluación de su desempeño y desarrollo de su carrera
 Remuneración y sistemas de incentivos.

Subsistema de información

Tiene la doble función de comunicación entre los miembros de la

organización. y de apoyo a las decisiones; se asemeja a la función
que cumple el sistema circulatorio en el cuerpo humano.
Entre la empresa y su entorno, así como entre los diferentes
subsistemas se generan de flujos de información que conforman
una red de comunicación que permite la toma de decisiones y el
desarrollo de funciones para el logro de los objetivos fijados.
En concreto, el subsistema de información consta de los siguientes
elementos: el conjunto de datos estructurados, los usuarios o
receptores de la información, es decir, los miembros de la
organización y los agentes económico-sociales relacionados con
ella, además de los elementos de soporte como medios
informáticos, sistemas de análisis de datos (software); sistemas
técnicos de comunicación y soportes de información como
documentos, bases de datos, etc.

BIBLI O G RAFÍ A

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