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COMO CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

PASOS:

1. Una vez activa la ventana de Microsoft Access seleccione la Ficha Archivo y escoja la Opción
Nuevo.
2. Haga clic sobre el Botón Base de Datos en Blanco.
3. Coloque el nombre de la base de datos Ejemplo: Datos Académicos y presione el Botón Crear.

Paso 1
Paso 2

Paso 3

Botón Crear
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COMO CREAR UNA TABLA EN ACCESS

PASOS:

1. Presione el Botón Tabla. (Cuando creamos una base de datos por defecto aparece una tabla
abierta).

2. Coloque el cursor del ratón sobre el nombre Tabla 1, presione el botón derecho del ratón y
Botón Tabla escoja la opción Vista de Diseño.

Tabla 1

3. Asigne el nombre a la Tabla 1 (ESTUDIANTES) y presione el Botón Aceptar.

Nombre de la
Tabla

Botón Aceptar
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4. Llene los nombres de los campos, sus tipos y propiedades.

TABLA ESTUDIANTES
CAMPOS TIPO TAMAÑO REQUERIDO
Clave Principal CODESTUDIANTE TEXTO 4 SI
NOMBREESTUDIANTE TEXTO 50 SI
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5. Seleccione el campo Clave Principal (CODESTUDIANTE) y presione el Botón Clave Principal.

(Cuando la Clave Principal es compuesta se seleccionan los campos al mismo tiempo y luego se
presiona el Botón Clave Principal).

Botón Clave Principal

Campo Clave
Principal

6. Cierre la tabla haciendo clic en el Botón Cerrar y luego presione el Botón Si para guardar los
cambios.
Botón Cerrar

Botón Si
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7. Repita los pasos del 1 al 6 para crear las demás tablas.

TABLA ASIGNATURAS
CAMPOS TIPO TAMAÑO REQUERIDO
Clave Principal CODASIGNATURA TEXTO 4 SI
NOMBREASIGNATURA TEXTO 20 SI
LOGRO MEMO SI
AULA TEXTO 3 SI

TABLA RESULTADOS
CAMPOS TIPO TAMAÑO REQUERIDO
CODESTUDIANTE TEXTO 4 SI
Clave Principal CODASIGNATURA TEXTO 4 SI
Compuesta
PUNTAJE NUMERICO Decimal SI

VISTA DE LA TABLA ASIGNATURA UNA VEZ CREADA:

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VISTA DE LA TABLA RESULTADOS UNA VEZ CREADA:

CREAR LAS RELACIONES

PASOS:

1. Seleccione la pestaña Herramienta de Bases de Datos y presione el Botón Relaciones.

2. En la ventana Mostrar Tabla seleccione todas las tablas y presione el Botón Agregar.
3. Luego presione el Botón Cerrar.
Paso 1

Paso 2

Paso 3
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Las relaciones se establecen por medio de los campos en común entre las tablas, en este caso
los campos en común son CODESTUDIANTE y CODASIGNATURA.

PASOS PARA ESTABLECER LAS RELACIONES:

1. Para establecer la primera relación seleccione el campo CODESTUDIANTE de la tabla

ESTUDIANTES, mantenga presionado el cursor del ratón mientras selecciona el mismo campo
en la tabla RESULTADOS, al soltar el cursor del ratón aparecerá la ventana Modificar
Relación.
2. En la ventana Modificar Relaciones marque las opciones: Exigir integridad referencial,
Actualizar en cascada los campos relacionados, Eliminar en cascada los registros
relacionados.
3. Presione el Botón Crear, automáticamente se establece la relación entre los campos
seleccionados de las tablas.

Paso 1

Paso 3

Paso 2
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4. De igual manera para establecer la segunda relación seleccione el campo CODASIGNATURA

de la tabla ASIGNATURAS, mantenga presionado el cursor del ratón mientras selecciona el
mismo campo en la tabla RESULTADOS, al soltar el cursor del ratón aparecerá la ventana
Modificar Relación.
5. En la ventana Modificar Relaciones marque las opciones: Exigir integridad referencial,
Actualizar en cascada los campos relacionados, Eliminar en cascada los registros
relacionados.
6. Presione el Botón Crear, automáticamente se establece la relación entre los campos
seleccionados de las tablas.

Paso 4

Paso 6

Paso 5

7. Después de establecer las relaciones se presiona el Botón Cerrar para guardar los cambios de
las relaciones.

Relaciones

Paso 7
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LLENAR LAS TABLAS

 Para llenar las tablas se hace Doble Clic sobre el nombre de la tabla y luego se introducen los
datos en cada una de ellas.
 Se deben llenar primero las Tablas Padres (tabla desde la cual parten las relaciones) y luego
las Tablas Hijos (tablas donde llegan las relaciones). En nuestro caso de estudio las tablas
`Padres son: Estudiantes y Asignaturas y la Tabla Hijo es Resultado.

Nombre de las Tablas

DATOS PARA INTRODUCIR EN LAS TABLAS:

 P á g i n a | 10

VISTAS DE LAS TABLAS DESPUÉS DE INTRODUCIR LOS DATOS:

TABLA ESTUDIANTES:

TABLA ASIGNATURAS:
 P á g i n a | 11

TABLA RESULTADOS:
 P á g i n a | 12

CREAR CONSULTAS EN VISTA DE DISEÑO

Pasos para Crear una Consulta en Vista de Diseño:
1. Presione el Botón Diseño de Consulta.
2. Seleccione las tablas y presione el Botón Agregar, luego de añadir las tablas presione
el Botón Cerrar.

Paso 1

De
Consult
a

Paso 2

De
Consult
a

3. Pantalla para comenzar el diseño de consultas.

 P á g i n a | 13

1. Consultas Sencillas
 Ejemplo realice la siguiente consulta:
CODESTUDIANTE NOMBREESTUDIANTE NOMBRE ASIGNATURA LOGRO PUNTAJE
Nombre de la consulta: NOTA ACUMULADA

Pasos:
1. Realizar los pasos 1 y 2 para Crear una Consulta en Vista de Diseño. (Pág. 12)
2. Seleccionar los campos en las tablas haciendo doble clic sobre los mismos (CODESTUDIANTE,
CODASIGNATURA, NOMBREASIGNATURA, LOGRO, PUNTAJE).
3. Presionar el Botón Cerrar
4. Presione el Botón Si para guardar los cambios.

Paso 3

Paso 2

Paso 4
 P á g i n a | 14

5. Asigne el nombre a la consulta (NOTA ACUMULADA) y presione el Botón Aceptar.

Paso 5
 P á g i n a | 15

6. Haga doble clic sobre el nombre a la consulta (NOTA ACUMULADA) para observar el resultado
que arroja la consulta.

Paso 6
 P á g i n a | 16

2. Consultas Utilizando el Generador de Expresiones

 Ejemplo realice la siguiente consulta:
CODESTUDIANTE NOMBREESTUDIANTE NOMBRE ASIGNATURA LOGRO PUNTAJE NOTA
Nombre de la consulta: NOTAS

Pasos:
1. Realizar los pasos 1 y 2 para Crear una Consulta en Vista de Diseño. (Pág. 12)
2. Seleccionar los campos en las tablas haciendo doble clic sobre los mismos
(CODESTUDIANTE, NOMBREESTUDIANTE, NOMBREASIGNATURA, LOGRO,
PUNTAJE,NOTA)
3. Para obtener la NOTA Presiona el botón derecho del ratón sobre lugar donde va colocar la
NOTA, escoge la opción Generar.

Paso 2

Paso 3
 P á g i n a | 17

4. En la ventana Generador de Expresiones se debe construir la fórmula NOTA:

(PUNTAJE*10)/100
5. Para ello en la parte Elementos de Expresión haga clic sobre el símbolo (+) ubicado al lado
de la palabra Tabla para desplegar las tablas.
6. Seleccione la Tabla Resultados y haga clic en el campo Puntaje, borre la palabra
<<Expr>>, coloque el resto de la expresión *10/100, ponga los paréntesis según el orden
en que se deben realizar las operaciones.

Paso 5
Paso 6
Paso 6
De
Consult
a

7. La expresión quedaría así: NOTA: ([RESULTADOS]![PUNTAJE]*10)/100

8. Presione el Botón a Aceptar para cerrar el Generador de Expresiones.

Paso 7

Paso 8
 P á g i n a | 18

9. Verifique que el campo NOTA esta seleccionado.

Paso 9

10. Presionar el Botón Cerrar.

11. Presione el Botón Si para guardar los cambios.

Paso 10

Paso 11
 P á g i n a | 19

12. Asigne el nombre a la consulta (NOTAS) y presione el Botón Aceptar.

Paso 12

13. Haga doble clic sobre el nombre a la consulta (NOTAS) para observar el resultado que
arroja la consulta.

Paso 13
 P á g i n a | 20

3. Consultas Utilizando un Dato como Criterios

 Ejemplo realice una consulta que visualice los alumnos que cursaron la asignatura historia:
CODESTUDIANTE NOMBREESTUDIANTE NOMBRE ASIGNATURA LOGRO
Nombre de la consulta: ESTUDIANTES QUE CURSARON HISTORIA

Pasos:

1. Realizar los pasos 1 y 2 para Crear una Consulta en Vista de Diseño. (Pág. 12)
2. Seleccionar los campos en las tablas haciendo doble clic sobre los mismos
(CODESTUDIANTE, NOMBREESTUDIANTE, NOMBREASIGNATURA, LOGRO)
3. En la fila Criterio columna NombreAsignatura coloque la palabra Historia
4. Presionar el Botón Cerrar
5. Presione el Botón Si para guardar los cambios.

Paso 4
Paso 2

Paso 3

Paso 5
 P á g i n a | 21

6. Asigne el nombre a la consulta (ESTUDIANTES QUE CURSARON HISTORIA) y presione el

Botón Aceptar.

Paso 6

7. Haga doble clic sobre el nombre a la consulta (ESTUDIANTES QUE CURSARON HISTORIA)
para observar el resultado que arroja la consulta.

Paso 2
 P á g i n a | 22

4. Consultas Utilizando Parámetros como Criterios

 Ejemplo realice una consulta que visualice los datos de un alumno dado por parámetro su
código:
CODESTUDIANTE NOMBREESTUDIANTE NOMBRE ASIGNATURA LOGRO PUNTAJE NOTA
Nombre de la consulta: ALUMNOS CON SUS NOTAS DEFINITIVAS

Pasos:

1. Realizar los pasos 1 y 2 para Crear una Consulta en Vista de Diseño. (Pág. 12)
2. Seleccionar los campos en las tablas haciendo doble clic sobre los mismos
(CODESTUDIANTE, NOMBREESTUDIANTE, NOMBREASIGNATURA, LOGRO)
3. En la fila Criterio columna Código Coloque entre corchetes el mensaje [Introduzca el
Código del Estudiante]
4. Presionar el Botón Cerrar
5. Presione el Botón Si para guardar los cambios.

Paso 4

Paso 2

Paso 1
 P á g i n a | 23

6. Asigne el nombre a la consulta (ALUMNOS CON SUS NOTAS DEFINITIVAS) y presione el

Botón Aceptar.

Paso 6

7. Haga doble clic sobre el nombre a la consulta (ALUMNOS CON SUS NOTAS DEFINITIVAS) e
introduzca el Código de un Estudiante

Paso 7
 P á g i n a | 24

8. Resultado de la consulta ALUMNOS CON SUS NOTAS DEFINITIVAS.

Paso 2

5. Formulario Sencillo
 Ejemplo realice un formulario que muestre la consulta nº 2.

Pasos:
1. Seleccione la consulta nº 2 (NOTAS)
2. Seleccione la pestaña Crear en la Ficha Formulario presione el Botón Formulario.
3. Presionar el Botón Cerrar
4. Presione el Botón Si para guardar los cambios.

Paso 3
Paso 2

Paso 1

Paso 4
 P á g i n a | 25

5. Asigne el nombre del Formulario (NOTAS) y presione el Botón Aceptar.

Paso 5

6. Informe Sencillo
 Ejemplo realice un informe que muestre la consulta nº 1.

Pasos:
1. Seleccione la consulta nº 1 (NOTAS ACUMULADAS)
2. Seleccione la pestaña Crear en la Ficha Informe presione el Botón Informe.
3. Presionar el Botón Cerrar
4. Presione el Botón Si para guardar los cambios.

Paso 3

Paso 2

Paso 1

Paso 4
 P á g i n a | 26

5. Asigne el nombre del Informe (NOTAS ACUMULADAS) y presione el Botón

Aceptar.

Paso 5

Resultado Final de la Base de Datos