SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ESTRATEGIA PEDAGGICA DE REFUERZO

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

COMPETENCIA
ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES
Y DE LA ORGANIZACIÓN

Nombre: __________________________ Grado: ______ FICHA: _________

1. En Colombia, la entidad del estado

encargada de orientar y coordinar la
función archivística es:
a. El Ministerio de Cultura y Turismo
b. El Archivo Histórico de la Nación
c. El Archivo General de la Nación
d. La Hemeroteca Nacional
2. La ley general de archivo que regula la
organización documental es:
a. 574 de 2000
b. 954 de 2001
c. 594 de 2000
d. 945 de 2002
3. Las directrices frente a la
administración de las comunicaciones
oficiales se encuentran en:
a. Acuerdo 060 de 2001
b. Acuerdo 004 de 2002
c. Acuerdo 037 de 2002
d. Acuerdo 027 de 1999
4. La correspondencia de la empresa se
clasifica en:
a. Oficial y privada
b. Importante y no esencial
c. Interna y externa
d. Vigente y caducada
5. La recepción de documentos consta de:
a. Recibo, radicación, registro y reparto
b. Entrega, erradicación, registro
repartición
c. Recibo, demarcación, registro
repartición
d. Selección, radicación, distribución
recibido
6. Todos los documentos se radican a
excepción de:
a. Documentos comerciales
b. Correspondencia empresarial
c. Facturas y cotizaciones
d. Correspondencia personal, folletos y
revistas
7. Los muebles en los que se guardan los
documentos se denominan:
a. Gavetas
b. Carpetas
c. Archivadores
d. Cajones
8. Cuando un documento es producto de la
imaginación o experiencia del autor
decimos que su origen son fuentes:
a. Documentales
b. Narrativas
c. Vivenciales
d. Empresariales
9. Este sistema se basa en la fecha del
documento: año, mes y día:
a. Sistema por Vencimientos
b. Sistema Alfabético por fechas
c. Sistema Cronológico
d. Sistema Numérico Cronológico
10. Se considera trámite de un documento a:
y a. La acción legal que se debe realizar
b. La acción informativa que debe cumplir
y c. La acción administrativa que genera
d. La acción administrativa, informativa y
y legal que realiza
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11. Denominación dada a los documentos que c. Documentos dispositivos y testimoniales

imparten normas de obligatorio d. Documentos dispositivos, testimoniales e
cumplimiento, en el sector público: leyes, informativos
decretos, ordenanzas:
a. Documentos testimoniales 16. Pertenecen al grupo Correspondencia
b. Documentos dispositivos Comercial:
c. Documentos privados a. Cartas, memorandos, circulares,
d. Documentos informativos informes
b. Las cartas recibidas y enviadas
12. Es la fuente primaria de información: c. Las cartas y los memorandos enviados y
a. Documento de archivo recibidos
b. Documento textual d. Los documentos que envíen mensajes
c. Documento dispositivo comerciales.
d. Documento original
17. El Sistema Alfabético por Asuntos toma
13. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los como base de ordenación:
documentos los archivos se clasifican en: a. El tema que trata cada documento
a. Archivo de gestión, archivo central y b. El tema que interesa a la empresa en su
archivo histórico momento
b. Archivo comercial, archivo central y c. El tema que interesa al Gerente
archivo Muerto d. El tema que le interesa al asistente
c. Archivo de gestión, archivo intermedio y administrativo
archivo secundario
d. Archivo importante, archivo no esencial, 18. La Oficina de Correspondencia tiene como
archivo informativo función principal:
a. Distribuir internamente la
correspondencia
14. Los legajos son: b. Controlar el recorrido del mensajero
a. Tapas de cartulina que se utilizan para c. Controlar las copias que deben
conservar documentos de un mismo elaborarse en la empresa
tema d. Controlar los documentos que entran y
b. Cubiertas de cartulina con pestañas en salen de la empresa
el lomo que pueden archivar hasta 100
folios 19. Se entiende como Transferencia o
c. Utilizados para identificar el contenido de Traspaso de documentos:
cada carpeta o gaveta a. El paso de documentos de un
d. Los que señalan la divisiones del Departamento a otro.
archivador, pueden ser alfabético, b. El paso de documentos de una fase a
numérico o cronológico otra dentro de la empresa.
c. El paso de documentos de una oficina
15. Según la finalidad que persigan, los otra.
documentos se clasifican en: d. El paso de documentos de un empleado
a. Documentos informativos y familiares a otro dentro de la empresa.
b. Documentos que dan testimonio y los
que no lo dan
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20. Los documentos se transfieren o traspasan c. Toda comunicación que se enfoca solo a
para: lo escrito
a. Separar los documentos recientes y de d. Elemento esencial para la oficina
consulta permanente de los antiguos.
b. Separar los la correspondencia de los 25. Las siguientes ordenaciones son
documentos contables. geográficas a excepción de:
c. Separar los documentos recientes de los a. País, ciudades y nombres
de archivo. b. Departamento, ciudades y nombres
d. Separar las cartas y memorandos de las c. Ciudad o pueblo, nombres
facturas. d. Primera unidad, Segunda unidad

21. Cuando la empresa tiene sucursales o se 26. Los principios universales de ordenamiento
realizan transacciones a nivel nacional o son:
internacional utiliza el sistema de a. Alfabético, numérico, Alfanumérico
ordenación: b. Cronológico, geográfico y alfabético
a. Alfabético Nominal c. Por asuntos, alfanumérico y nominativo
b. Alfabético Internacional d. Cronológico, numérico decimal y
c. Alfabético por Sucursales numérico consecutivo
d. Alfabético Toponímico
27. Una ley, una escritura de constitución de
22. Este Sistema de Archivo es utilizado para una empresa y una patente, se consideran
documentos con secuencia numérica pre- documentos:
Impresa como factura, pedidos, cheques a. importantes
etc. b. dispositivos
a. Numérico Decimal c. informativos
b. Numérico Codificado d. vitales
c. Numérico Consecutivo
d. Numérico Contable 28. Al foliar un documento se debe escribir el
número en___________ de la hoja
23. Según su organización, los archivos se a. La esquina superior izquierda
clasifican en: b. La esquina superior derecha
a. Centralizados, Descentralizados y c. La esquina inferior izquierda
Satélites. d. La esquina inferior derecha
b. Centralizados, descentralizados,
descentralizados con control central y 29. El conjunto de documentos
satélites. correspondientes a un mismo asunto se
c. Centralizados, descentralizados con llama:
control central y satélites. a. Folio
d. Gestión, central e histórico b. Documento público
c. Acervo documental
24. El concepto de documento es: d. Expediente
a. Cualquier soporte físico o digital que
suministre información
b. Todo objeto producto de la actividad
humana que maneje tecnología