Gerencia Eficaz de Proyectos – Fortalecimiento de Unidad Estratégica de Negocio

Gloria Tatiana Cuartas Galvis 1812010397

Mayo de 2019

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Especialización Gestión Empresarial
Gerencia Eficaz de Proyectos
 Tabla de contenido
Introducción 4
Descripción de la Empresa 5
Identificación 5
Objeto Social 5
Plataforma Estratégica 5
Misión 5
Vision 5
Objetivos Principales 6
Experiencia 6
Estructura Organizacional 6
Operadores Logísticos Sector Farmacéutico en Colombia 7
Composición del mercado Farmacéutico 7
Mercado Comercial o Trade; 7
Mercado Institucional: 7
Mercado Régimen Especial 8
Principales Competidores de Audifarma 8
Crecimiento Principales Competidores 9
Descripción de Áreas y Cargos en Audifarma S.A 10
Descripción de las áreas: 10
Diagrama de flujo del proceso a Clientes 11
Descripción de Proceso y Actividades 12
Diagrama de Actividades Excel – Anexo 1. Ruta crítica. 13
Bibliografía 14
 Tabla de Ilustraciones

ilustración 1; Cadena De Valor Por Procesos 6

Ilustración 2; Composición Del Mercado Farmacéutico Colombiano 7
Ilustración 3; Cifras Sector Farmacéutico 2016; 8
Ilustración 4; Facturación Mercado Institucional Farmacéutico 9
Ilustración 5; Crecimiento Principales Competidores 9
Ilustración 6; Diagrama De Flujo Proceso A Clientes 11
 Introducción

En las herramientas de la gerencia eficaz de proyectos es indispensable iniciar

con la definición Alfred Schutz; acerca de la acción siendo esta el conjunto de actividades
que inician con un proceso mental y finalizan con la realización del acto correspondiente;
la acción empieza en el instante en que la mente del hombre se propone un objetivo y
termina con la realización del acto correspondiente, interviniendo en esta unidad el
objetivo, el plan mental, las opciones y el acto.

La Gerencia eficaz de proyectos en el mercado colombiano se ha hecho cada vez

más relevante y ha tomado más fuerza incluso creando comités interdisciplinarios para
efectuar esta labor dentro de las organizaciones; la incertidumbre, el cambio normativo
el desarrollo acelerado de la tecnología y los diferentes enfoques de los gobiernos hacen
que las empresas tengan esquemas de decisión más complejos y está claro que el éxito
en el desarrollo de las empresas es directamente proporcional a la toma de decisiones y
a la efectiva cuantificación del riesgo en los planteamientos de proyectos.

Para permanecer en el mercado las empresas deben adaptarse a los cambios del
entorno y así lograr la eficiencia la eficacia y competitividad que exige el éxito
empresarial. Este documento tiene como objetivo el análisis interno del proceso de
fortalecimiento de la unidad de negocio en Audifarma S.A, pasando por una descripción
de la empresa y su entorno actual en el sector farmacéutico en Colombia. Enfocado hacia
el desarrollo del proyecto del anexo en Excel.
 Descripción de la Empresa
Identificación
Razón Social: Audifarma S.A
NIT: 816.001.182-7
Dirección: Calle 12 #79ª25 Bodega 25 – Parque Industrial Alsacia Bogotá
Teléfonos: PBX 5874700
E-mail: alianzas@audifarma.com.co
Sitio Web: http://www.audifarma.com.co

Objeto Social
AUDIFARMA S.A, constituida en 1996 como una organización especializada en
el suministro de medicamentos, dispositivos médicos y asesoría a Empresas
administradoras de planes de beneficio E.A.P.B. e I.P.S siendo pioneros a nivel nacional
en el diseño de estrategias que permiten controles adecuados para uso racional de
medicamentos y la seguridad del paciente.
Plataforma Estratégica
Misión
Somos un equipo humano altamente calificado, comprometido con el
mejoramiento de la calidad de vida de las personas, mediante la creación de soluciones
integrales en el suministro y administración de medicamentos y otras tecnologías en
salud. Participamos activamente en la gestión del riesgo en salud y agregamos valor en
investigación e innovación.
Vision
En 2019 seremos el gestor farmacéutico integral líder del sector institucional, con
crecimiento en todas nuestras unidades de negocio y presencia internacional. Nuestra
IPS estará acreditada y tendrá los mejores resultados en salud.Continuaremos
favoreciendo un ambiente cálido, propiciando la felicidad y empatía de nuestro equipo.
Objetivos Principales
Ser reconocidos como el mejor gestor farmacéutico integral, brindando soluciones
globales a los clientes con un alcance mayor hasta la gestión eficiente del riesgo. Crecer
en todas las unidades de negocio, manteniendo el liderazgo en el sector institucional.
Obtener la acreditación de la IPS, la cual será reconocida por obtener los mejores
resultados en salud.
Experiencia
6’.000.000 usuarios en el país, 3.633.847 Formulas/mes dispensadas, 5200
colaboradores 416 Centros de Atención Ambulatorios, 115 servicios farmacéuticos
hospitalarios, 15 IPS Especializada, 6 Centrales de adecuación de medicamentos,
certificación BPE, su facturación asciende 2.4 Billones de Pesos; ocupa puesto 76 en
empresas más grandes de Colombia.

Estructura Organizacional
Audifarma cuenta con una estructura funcional horizontal por procesos definiendo
la cadena de valor al Cliente, sin embargo cuenta con departamentos estructurados y
con un esquema jerárquico que permite identificar los roles y las responsabilidad dentro
del cumplimiento de los objetivos, esta gestión de procesos implementa a la organización
con procesos interfuncionales y con una clara visión de orientación al cliente final.

Ilustración 1; Cadena de Valor Por Procesos

 Operadores Logísticos Sector Farmacéutico en Colombia

El sector farmacéutico Colombiano se caracteriza por el uso de operadores de

medicamentos integrándolos como parte de la cadena de valor de los medicamentos.
Un operador logístico es una organización del sector industrial que realiza actividades
complementarias como distribución, almacenamiento, transporte, reacondicionamiento,
operación de comercio exterior, manejo de inventarios y dispensación de medicamentos.

Composición del mercado Farmacéutico

Ilustración 2; Composición del Mercado Farmacéutico Colombiano

Mercado Comercial o Trade;

Este mercado agrupa la venta de medicamentos en dos segmentos el mercado
Ético y el mercado popular agrupando básicamente las droguerías este mercado tiene
una participación del 47% del total del mercado. Y los líderes del mercado son
Copidrogas y drogas la rebaja.

Mercado Institucional:
Este mercado agrupa la dispensación de medicamentos es decir los
medicamentos que tenemos acceso por parte de las EPS y se entregan en las redes de
estas y que solo se entregan con fórmulas médicas y no se hace venta de estos. Este
mercado tiene una participación del 52% del total del mercado. Y los líderes del mercado
son Audifarma y Cruz Verde.

Mercado Régimen Especial

Este mercado corresponde a la dispensación de medicamentos para los sectores
que no se acogieron a la ley 100 de 1993 y su entrada en vigencia, a ellos pertenecen
Fuerzas Militares, Policía Nacional, Ecopetrol, y Magisterio (Docentes). Este mercado
corresponde al 1% de las cifras farmacéuticas.

Ilustración 3; Cifras Sector Farmacéutico 2016;

Principales Competidores de Audifarma

Los principales competidores de Audifarma son Cruz Verde; Cafam, Colsubsidio;
a continuación mostramos la facturación de cada una de las empresas en el 2016 y su
crecimiento para cada una de ellas. Es importante revisar no solo el porcentaje de la torta
para este año sino el porcentaje de crecimiento que tuvo Cruz verde el cual ha sido
constante en del 2016 al 2018 y la resolución de quiebra de la empresa epsifarma en el
2018 como consecuencia de las dificultades financieras de la Eps Saludcoop quien paso
a ser Cafesalud y posterior Medimas.
Este panorama evidencia la necesidad de implementación de procesos eficientes
y efectivos que permitan competitividad en el sector farmacéutico.

Ilustración 4; Facturación Mercado Institucional Farmacéutico

Crecimiento Principales Competidores

Ilustración 5; Crecimiento Principales Competidores

 Descripción de Áreas y Cargos en Audifarma S.A

Audifarma S.A con la experiencia de 20 años y contando con el soporte

organizacional, inicia la constitución de la Unidad de Negocio Operación Logística
Integral y realiza la contratación directa con Casa matrices laboratorio Multinacionales
para la venta directa en exclusividad de medicamentos para enfermedades Huérfanas
en Colombia que presentan la condición de Vital no disponible (Debe ingresar al país con
autorización Invima por paciente). Estas negociaciones benefician el mercado nacional
garantizando la disponibilidad de las terapias, Precios de medicamentos en pesos
colombianos y que las Eps, Ips y entes gubernamentales tengan acceso y cumplimiento
de las entregas oportunas de los medicamentos.
Este proceso de importación y Venta de medicamentos vitales no disponibles
actualmente presenta interrelación Proveedor y áreas comercial- Comercio Exterior –
Calidad – Transporte y Cliente.
Descripción de las áreas:
Proveedor: Para este proceso se encuentra en Irlanda la caza matriz y con
contrato de exclusividad que garantiza un término icoterm Dap y precio de medicamento
en pesos colombianos a una TRM definida para 1 año.
Cliente: Eps, Ips o ente gubernamental que tiene la necesidad de compra de
medicamento de enfermedades Huerfanas para la atención de los pacientes que hacen
parte de su red.
Área Comercial; Esta área no genera demanda únicamente atiende coordina y
gestiona las solicitudes de las Eps, para la adquisición de venta de medicamentos de
enfermedades Huerfanas según los contratos establecidos con los laboratorios
farmacéuticos.
Área Comercio Exterior; Esta área ejecuta el proceso internacional para la
autorización Invima; adquisición del medicamento; transporte internacional;
Nacionalización; Transporte en Destino, cargue y notificación de anomalías con el
proceso. Todo bajo las condiciones técnicas adecuadas.
 Área Calidad; Esta área establece define y realiza la validación y seguimiento a
todas las políticas de calidad de los medicamentos de enfermedades Huerfanas en las
condiciones técnicas necesarias que garantizan la calidad de los medicamentos
ofertados.
Área Transporte; Esta área realiza los traslados de medicamentos a nivel
nacional garantizando la promesa de entrega en ciudades principales y ciudades alternas
en los medios de transporte que permitan la conservación y adecuación de
medicamentos bajo las condiciones técnicas establecidas

Diagrama de flujo del proceso a Clientes

AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CLIENTE EJECUTIVO COMERIAL (MYA) CADENA DE SUMINISTRO MENSAJERIA FACTURACION IPS EXTERNA
VTAS DIRECTAS

INICIO

Generar solicitud
Realizar la
de Cotizacion de Recoger
Cotizacion del
medicamento de medicamento
medicamento
los Laboratorios para llevarlo al
Generar destino
Finaliza previo y
previo a
Genera SH.
cliente

Generacion de
Orden de
Compra del
Medicamento
Oli y Realizar el Entregar
Recibe
50% del total de medicamento y
medicamen
las OC. Hacer firmar la
Se despacha al
Recibir la cliente, segun
solicitud del indicaciones de
Cliente. Digitacion.

Envia soportes
a Bogotá sede
Realizar Administrativa
CU MPLI MI EN SI Solicitud de al área de
TO PAGO
Despacho. Mercadeo
Alianzas a
nombre de
NO Recibe soportes de DESPACHOS
entrega. OLI.

Realizar
gestion de 1
de cartera.

Factura segun
Escanea Soportes Protocolo de OLI y
de Entrega y remite especificaciones del
a Facturacion Cliente, Sabana de
facturacion.

Deja copia de imagen

en Carpeta Publica.

Envia a radicar

REALIZA PAGO 50%

DE OC 30 DIAS
POSTERIORES A LA
GENERACION DE
LAS OC.

RECIBE Escanea soporte de

FACTURACION Y radicado en capeta
SOPORTES DE publica y sube Sistema
INFUSION de informacion.

REALIZA 1
PROGRAMACION DE
COMPRA DEL SIGUIENTE
MES

fin

Ilustración 6; Diagrama de Flujo Proceso a Clientes

 Descripción de Proceso y Actividades

A. Tramite autorización Invima: Autorización que se emite por paciente /

Medicamento para ingreso de este al pais.
B. Solicitud de Licencia de importación Vuce: licencia necesaria para
nacionalización del medicamento.
C. Cotización de Medicamentos: documento que indica las condiciones de compra
de medicamentos entre Audifarma y Eps.
D. Aceptación de la propuesta: Confirmación de la oferta de medicamentos emitida
por Audifarma S.A y con la cual es indispensable para iniciar el proceso de venta.
E. Validación de pago: Confirmación de las condiciones de la oferta y el cumplimiento
de las mismas.
F. Creación de cliente: Creación de Eps – Ips o Ente gubernamental en el sistema
de Audifarma para realizar la dispensación de medicamentos en puntos.
G. Solicitud de ok Tramite: Solicitud formal radicado al área de comercio exterior
para compra de medicamentos internacionales
H. Envió orden de compra a laboratorio: Solicitud de compra de audifarma del
medicamento
I. Envió de Proforma desde casa Matriz: aceptación de la orden de compra y
emisión del comprobante
J. Confirmación de embarque: Correo electrónico de notificación de despacho de la
carga
K. Validación de documentos: Revisión técnica de cumplimiento de documentos
para nacionalización de la carga.
L. Aceptación de embarque: Correo respuesta para confirmar despacho de
medicamento
M. Transporte Internacional – tránsito de la carga por avión y la notificación de
Word Corrier de la llegada del vuelo del medicamento
 N. Nacionalización: legalización ante la Dian y pago de los impuestos respectivos
según normatividad.
O. Transporte: transporte con escolta de la carga a bodega de audifarma
P. Ingreso a Inventario: Validación de cantidades códigos y ubicación en estiva del
medicamento
Q. Revisión Técnica: validación documental de la carga y reporte internacional de la
importación.
R. Despacho del medicamento: tramite de despacho del medicamento a lugar de
infusión del medicamento – probablemente una Institución Prestadora de
Servicios de Salud IPS.

Diagrama de Actividades Excel – Anexo 1. Ruta crítica.

 Bibliografía

Project Management Institute, “A Guide To The Project Management Body Of

Knowledge (PMBOK Guides)”, 5a. edición.

Vélez Evans, María Isabel, El proceso de toma de decisiones como un espacio

para el aprendizaje en las organizaciones. Revista Ciencias Estratégicas [en linea] 2006,
14 (Julio-Diciembre): [Fecha de consulta: 5 de mayo de 2019] Disponible
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Garza Ríos, Rosario, González Sánchez, Caridad, Salinas Gómez, Eivis, TOMA
DE DECISIONES EMPRESARIALES: UN ENFOQUE MULTICRITERIO
MULTIEXPERTO. Ingeniería Industrial [en linea] 2007, XXVIII [Fecha de consulta: 5 de
mayo de 2019] Disponible en:<http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=360433562007>
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Rev. Colomb. Cienc. Quím. Farm., Volumen 39, Número 2, 2010. ISSN electrónico
1909-6356. ISSN impreso 0034-7418.

Regimen Especial Sistema de Salud Colombiano Farmacéutico

http://aportesenlinea.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/266/~/reg%C3%ADmenes-
especiales

Mercado Farmacéutico Descripción y Cifras;

https://www.portafolio.co/opinion/redaccion-portafolio/mercado-farmaceutico-
descripcion-cifras-94562.