GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

INGRESO, EGRESO Y TRASLADO DE BIENES Y/O ELEMENTOS AL ALMACEN

Código: GAD-GBS-PR002 Versión: 03 Fecha de Emisión: 24/10/2017 Página 1 de 9

1. OBJETIVO

Establecer lineamientos que permitan ejercer control sobre el ingreso real, egreso, traslado de los bienes
muebles e inmuebles y/o elementos de consumo que adquiere el Instituto, los cuales son administrados por el
Almacén General.

2. ALCANCE

Aplica para todos los bienes muebles e inmuebles y/o elementos de consumo que la institución adquiere para el
cumplimiento de sus funciones y que son administrados por el Almacén General.

3. DEFINICIONES

Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos,
los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una entidad para que ésta cumpla los
objetivos propuestos. Los bienes y/o elementos se clasifican en tres grandes grupos: elementos de consumo,
elementos devolutivos –o bienes muebles– y los bienes inmuebles.

Elementos de consumo: los que se agotan con el primer uso que se hace de ellos. Son ejemplos de este tipo
de elementos: aceites, grasas y lubricantes, combustibles, útiles de escritorio, papelería, repuestos para máquina
y equipo, elementos para construcción, fungicidas, herbicidas, semillas, abonos etc.

Elementos devolutivos: los que se pueden transportar de un lugar a otro y no se consumen con el primer uso
que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se deterioran o desaparecen. Algunos
ejemplos de este tipo de elementos son: los muebles y enseres, equipos de oficina, equipos de cómputo, equipos
de comunicaciones, instrumentos musicales, herramientas, libros, semovientes etc.

Bienes inmuebles: los que no son susceptibles de transportarse de un lugar a otro; ejemplos de este tipo de
bienes son: carreteras, acueductos, construcciones, edificaciones, minas y yacimientos, obras portuarias,
terrenos, centrales eléctricas etc.

Egreso: Es el registro de salida y entrega del bien o elemento a las dependencias por parte del almacén.

Ingreso: Es el procedimiento mediante el cual se registra la entrada de un bien o elemento al Almacén y se

formaliza con el comprobante de ingreso que los registra en los inventarios de la Entidad.

Traslado interno de bienes: Es el proceso mediante el cual se modifica la ubicación física del bien y/o
responsable de su uso o custodia y se registra en la base de datos.

Reintegro: Son las devoluciones al almacén realizadas por la dependencia, funcionario, o tercero, de los bienes
que no se requieren para el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron destinados, por retiro o traslado
del funcionario, por supresión de la dependencia o entre otros factores, por inservibilidad u obsolescencia, bienes
sobre los cuales la administración puede optar por su reparación, redistribución o baja definitiva con destino final
específico.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver Matriz de Requisitos Legales y Otros

Ver Requisitos Normas del Sistema de Gestión Integrado

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INGRESO, EGRESO Y TRASLADO DE BIENES Y/O ELEMENTOS AL ALMACEN
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5. CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1 INGRESO O ENTRADAS DE BIENES Y ELEMENTOS ENTREGADOS EN ALMACÉN, EN LAS

DEPENDENCIAS Y GRUPOS DE TRABAJO TERRITORIAL.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Verificar los elementos y bienes adquiridos de manera que

correspondan a las cantidades y especificaciones técnicas
establecidas en el contrato o convenio previamente remitido
por el Grupo de Gestión Contractual al Almacén General.
La recepción y verificación de elementos de igual manera
puede hacerse en las dependencias, Grupos de Trabajo
Territorial, Puertos, Aeropuertos, Pasos de Frontera, Oficinas
nacionales o Almacén General, según se haya pactado en los
contratos o convenios y será responsabilidad del supervisor
del contrato, líder o coordinador del grupo.
Así mismo, cuando las entregas se realizan en las
dependencias o en las sedes nacionales, el supervisor del
contrato, líder o coordinador del grupo deberá remitir Almacén General
mediante correo electrónico o memorando al almacén los /Supervisores de
siguientes documentos debidamente firmados: contratos/
Recibir y Verificar  Certificación de recibido a satisfacción del supervisor del Coordinadores/
los Elementos contrato, líder o coordinador del grupo. Dependencias / Grupos
Adquiridos de Trabajo Territorial /
 Copia del contrato de compraventa, comodato o convenio Puerto, Aeropuerto,
 Factura, parafiscales cuando se requiera Paso de Frontera /
Oficinas nacionales
 Certificación de cuenta bancaria.
Nota: Para el caso de bienes con características técnicas y/o
tecnológicas, de obra y de mantenimiento que sean recibidos
en lugares diferentes al almacén y que requieran de una
revisión, adaptación o configuración, se debe allegar
certificación de recibido a satisfacción por parte del
supervisor del contrato al Almacén General soportado con
información relacionada con los elementos (Manuales, fichas
técnicas, cantidad, números de serie, numero de módulos o
partes, procesador, memoria, disco duro, monitor, teclado,
sistema operativo) que permitan efectuar los
correspondientes registros en el software contable y de
inventarios.
Almacén General
/Dependencias / Grupos
Ubicar los Ubicar en los lugares respectivos los elementos o equipos de
de Trabajo Territorial /
elementos acuerdo a las especificaciones de conservación que se
Puerto, Aeropuerto,
adquiridos requieran.
Paso de Frontera /
Oficinas nacionales

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Elaborar el comprobante de ingreso al Almacén General

“Formato Comprobante de Ingresos”, una vez se hayan
Elaborar recibido los documentos soporte necesarios para la Grupo Gestión
comprobante de elaboración del documento de ingreso (contrato de Administrativa/ Almacén
ingreso compraventa, comodato o convenio, factura, parafiscales General/
cuando se requiera, y certificación de recibido a satisfacción
por parte del supervisor del contrato).

Registrar en el software de inventarios “Sapiens” los

elementos o bienes recibidos, de acuerdo al Manual
Aplicativo Sapiens para el Manejo de Bienes de Consumo y
Devolutivos en donde se asignarán los códigos de inventario,
se generaran las placas que se adhieren a los bienes activos
y de consumo controlado que así lo requieran.
Grupo Gestión
Para los bienes y elementos que no fueron entregados en las Administrativa /
sedes de Bogotá el supervisor del contrato, líder o Almacén General /
Codificar
coordinador del Grupo de Gestión Administrativa enviará Grupo de Trabajo
internamente los
correo electrónico al Almacén General donde se indique los Territorial / Puerto,
bienes y elementos
activos que fueron entregados en cada ciudad, con el fin de Aeropuerto, Paso de
generar las respectivas placas de inventario y así proceder a Frontera / Oficinas
enviarlas por valija. nacionales

Las placas deben ser adheridas al bien o elemento y la

responsabilidad de esta actividad es del Coordinador del
Grupo de Trabajo Territorial, Líder del Puerto, Aeropuerto,
Paso de Frontera u Oficina en los puntos de presencia del
Invima a nivel nacional.

Entregar copia del comprobante de ingreso firmado por el

funcionario responsable del Almacén General con sus Grupo Gestión
Enviar documentos
respectivos soportes (factura, certificación de parafiscales y Administrativa /
para pago
certificaciones del supervisor del contrato) al Grupo Almacén General
Financiero y Presupuestal para el correspondiente pago.

Archivar los Archivar el original del comprobante de ingreso debidamente Grupo Gestión
documentos y sus firmado con sus respectivos soportes en el archivo de gestión Administrativa /
copias del Almacén General. Almacén General

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5.2 EGRESO O SALIDA DE EQUIPOS Y ELEMENTOS DE ALMACEN

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Durante los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes el
almacén recibirá mediante correo electrónico o medio
impreso las solicitudes de elementos devolutivos y/o de
consumo de las dependencias, por medio del Formato de
solicitud de elementos de consumo pedido GDA-GBS-
FM005.
Dependencias de la
Solicitar elementos En caso de recibir solicitud de pedido de forma
entidad / Grupo de
devolutivos y/o de extemporánea; el mismo deberá ser autorizado por el
Gestión Administrativa
consumo Secretario General previa justificación.
Almacén General
Nota: Con el fin de efectuar la configuración de los equipos
tecnológicos adquiridos, el Coordinador del Grupo de Soporte
Tecnológico envía correo electrónico al líder del Almacén
General solicitando la entrega provisional de los mismos y
diligenciando el Formato Provisional de Acta de Entrega de
Equipos de Computo GAD-GBS-FM025.

Grupo de gestión
Verificar en el aplicativo Sapiens la existencia de los bienes y
Verificar existencias Administrativa /
elementos de consumo solicitados por las dependencias
Almacén General

Diligenciar el Formato Comprobante de Egreso con las

respectivas especificaciones (consecutivo pre-numerado,
fecha, dependencia y elementos solicitados), en el sistema
de inventarios de acuerdo a lo establecido en el Manual
Aplicativo Sapiens para el Manejo de Bienes de Consumo y
Diligenciar el Devolutivos
comprobante de Nota: Mediante correo electrónico el líder del Almacén
Grupo de gestión
egreso y/o acta General debe gestionar la entrega de los equipos
Administrativa /
provisional al grupo tecnológicos al Coordinador del Grupo de Soporte
Almacén General
de Soporte Tecnológico por medio de la suscripción de acta provisional.
Tecnológico La configuración de dichos equipos tiene una duración de 15
días calendario. Posteriormente, mediante correo electrónico
legalizar el cierre del acta y la devolución de los elementos
para realizar distribución por parte del al Almacén General de
acuerdo a las instrucción dada por el Grupo de Soporte
Tecnológico.

Seleccionar, empacar y entregar los elementos o bienes

registrados en el comprobante de egreso en la respectiva
dependencia de acuerdo al orden de recepción en el
Seleccionar y Almacén General. Grupo de gestión
empacar el pedido Administrativa /
para su entrega En cuanto a los elementos de consumo el almacenista puede Almacén General
disminuir las cantidades solicitadas previo análisis de
consumo y verificar el uso de los elementos en cada
dependencia dando la respectiva justificación al solicitante.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Entregar el pedido en las dependencias del Instituto, solicitar
firmas de recibido a satisfacción del pedido en el “Formato
Comprobante de Egreso” por parte del Coordinador del
Grupo y/o la persona autorizada a recibir los elementos de
consumo y/o bienes devolutivos.
Nota 1: La firma del comprobante de egreso hace
responsable al servidor público ante la Entidad del buen uso,
conservación y cuidado del bien devolutivo recibido. Dependencias / Grupo
Para la legalización del egreso de los elementos en los de Trabajo Territorial /
Grupos de Trabajo Territorial, Puertos, Aeropuertos, Pasos Puertos, Aeropuertos,
Legalizar el egreso de Frontera y Oficinas a nivel Nacional enviar al almacén el Pasos de Frontera y
formato “comprobante de egreso” debidamente firmado por el Oficinas a nivel
Coordinador y/o la persona autorizada a recibir los Nacional / Almacén
elementos, en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles por General
la empresa de correos contratada por la entidad.
Nota 2: Cuando los elementos o bienes han sido entregados
en las dependencias en las sedes u oficinas a nivel nacional,
el supervisor del contrato debe legalizar el egreso de estos
elementos o bienes firmando el comprobante de egreso en
conformidad con la factura y el comprobante de ingreso del
Almacén General.

Archivar los Archivar el Formato Comprobante de Egreso debidamente Grupo de gestión

documentos y sus firmado con los soportes respectivos en el archivo de gestión Administrativa /
copias del Almacén. Almacén General

5.3 TRASLADO INTERNO Y REINTEGRO DE BIENES A BODEGA.

5.3.1 TRASLADO INTERNO ENTRE DEPENDENCIAS O USUARIOS

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Diligenciar completamente el formato “autorización salida de
elementos” GAD-GBS-FM008 por parte de las dependencias
o usuarios que solicitan el traslado incluyendo los datos de
Diligenciar formato los elementos a trasladar como son; descripción y placa de Dependencias
salida de elementos inventario.
Ver Procedimiento entrada y salida de elementos o equipos
de la entidad GAD-GBS-PR004

Recibir en el almacén un oficio o correo electrónico de la

solicitud de traslado de bienes de las dependencias, en la
cual se debe especificar:
Grupo de gestión
Solicitar traslado de  Descripción del elemento a trasladar Administrativa /
bienes al almacén Almacén General
 Código de inventario

 Estado del bien

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

 Motivo que genera el traslado

 Procedencia (dependencia y usuario que entrega)

 Destino

 Usuario del bien o elemento a donde se va a trasladar.

Verificar los datos Confrontar los datos de la solicitud de traslado que envía la Grupo de gestión
de los bienes en el dependencia con el registro en la base de datos del sistema Administrativa /
sistema de
de inventarios (Software) Almacén General
inventarios

Diligenciar el “Formato Comprobante de Traslado” en el

Elaborar sistema de inventarios con las respectivas especificaciones Grupo de gestión
comprobante de (consecutivo pre numerado, fecha, dependencia de origen y Administrativa /
traslado destino, quien entrega y quien recibe, código interno, Almacén General
especificaciones del bien, cantidad y valor).

Movilizar el bien objeto de la solicitud de traslado a la Grupo de gestión

Trasladar dependencia de destino o a la bodega cuando la solicitud se Administrativa /
físicamente el bien trate de reintegros a bodega. Almacén General

Recoger las firmas necesarias para la legalización del

Formato Comprobante de traslado (firma de quien entrega,
quien recibe y del jefe, director o coordinador de la
dependencia de destino del bien).
Grupo de gestión
Legalizar Traslado Para la legalización del egreso de los elementos en los Administrativa /
Grupos de Trabajo Territorial, Puertos, Aeropuertos, Pasos Almacén General
de Frontera y Oficinas a nivel Nacional enviar por medio de la
empresa de correos contratada por la entidad el formato de
traslado que debe ser firmado por el Coordinador o líder y
retornar al Almacén General.

Archivar el Formato Comprobante de traslado debidamente Grupo de gestión

Archivar documento firmado con los soportes respectivos en el archivo de gestión Administrativa /
y sus Copias del Almacén General. Almacén General

5.3.2 REINTEGRO O DEVOLUCION AL ALMACEN DE LOS BIENES QUE SE ENCUENTRAN EN

SERVICIO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Diligenciar completamente el formato “autorización salida de

elementos” GAD-GBS-FM008 por parte de las dependencias
Diligenciar formato que solicitan el traslado con los datos del o los elementos a
trasladar. Dependencias
salida de elementos
Ver Procedimiento entrada y salida de elementos o equipos
de la entidad GAD-GBS-PR004

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Recibir por medio de un oficio o de un correo electrónico la

solicitud de reintegro de bienes de las dependencias, en la
cual se debe especificar:

 Descripción del elemento a trasladar

Grupo de gestión
Solicitar reintegro  Código de inventario Administrativa /
de bienes Almacén General
 Estado del bien

 Motivo que genera el reintegro

 Procedencia del bien o elemento.

Verificar los datos Confrontar los datos de la solicitud de traslado que enviada Grupo de gestión
de los bienes en el por la dependencia con el registro en la base de datos del Administrativa /
sistema de
sistema de inventarios (Software) Almacén General
inventarios

Diligenciar el Formato Comprobante de traslado en el sistema

Elaborar de inventarios con las respectivas especificaciones Grupo de gestión
comprobante de (consecutivo pre numerado, fecha, dependencia de origen y Administrativa /
traslado destino, quien entrega y quien recibe, código interno, Almacén General
especificaciones del bien, cantidad y valor).

Grupo de gestión
Trasladar Movilizar el bien objeto de la solicitud de reintegro a la
Administrativa /
físicamente el bien bodega.
Almacén General

Firmar por parte del servidor público que realiza la entrega y

el que recibe el bien el Formato de Comprobante de traslado,
con el fin de legalizar el reintegro.
Para el caso de los Grupos de Trabajo Territorial, Puertos, Grupo de gestión
Legalizar el Administrativa /
reintegro Aeropuertos, Pasos de Frontera y Oficinas a nivel Nacional
enviar por medio de la empresa de correo el formato Almacén General
comprobante de traslado a los Coordinadores o Líderes,
quienes deben firmar y retornar el registro al Almacen
General.

Archivar el Formato Comprobante de traslado debidamente

firmado con los soportes respectivos en el archivo de gestión
Archivar el del Almacén. Grupo de gestión
documento y sus Para continuar con los tramites respectivos remitirse al Administrativa /
copias procedimiento “inventario de activo y bajo de bienes GAD- Almacén General
GBS-PR003, numeral 5.3 baja de bienes por obsoletos e
inservibles.

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5.4 TOMA FISICA DE BIENES EN BODEGA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Cerrar el servicio prestado por el Almacen General los
últimos tres días hábiles de cada mes, con el fin de realizar
inventario de cierre de mes. Grupo de gestión
Cerrar almacén por Administrativa /
toma de inventario En este periodo no se efectúa ningún movimiento de Almacén General
mercancías, ni se realiza atención a proveedores o cliente
interno del instituto.

Realizar verificación física de elemento por elemento de los

bienes devolutivos y de consumo que se encuentran en el
Almacén General de la entidad para ser utilizados en el Grupo de gestión
Efectuar validación Administrativa /
física futuro.
Almacén General
Confrontar la información emitida por el sistema versus los
elementos físicos localizados en el Almacén General.
Generar informe de existencias o elementos que se
encuentran en el Almacén General.
Grupo de gestión
Generar un informe de rotación de inventarios por medio del Administrativa /
aplicativo sapiens en donde se indica el tipo de bien Almacén General
Generar informe (elementos de consumo, activos y consumo duradero), que
ha dejado de rotar por un tiempo prudente de seis (6) meses. Direcciones
involucradas con
Notificar mediante correo electrónico al respectivo grupo o insumos sin rotación
supervisor del contrato, con el fin de que sea definida la
distribución de dichos elementos.

6. TIEMPO MÁXIMO PROCEDIMIENTO

Ingreso de bienes y elementos entregados en almacén, en las dependencias, Grupos de trabajo

territorial, Puertos, Aeropuertos, Pasos de Frontera y Oficinas a nivel Nacional: El procedimiento desde su
etapa de inicio hasta la finalización tiene un tiempo máximo de realización de veinte (20) días calendario.

Egreso de equipos y elementos: El procedimiento desde su etapa de inicio hasta la finalización tiene un tiempo
máximo de realización de diez (10) días calendario para las sedes ubicadas en la ciudad de Bogotá. El
procedimiento desde su etapa de inicio hasta la finalización tiene un tiempo máximo de realización de veinte (20)
días calendario, para otras sedes u oficinas a nivel nacional.

Traslado interno y reintegro de bienes a bodega: El procedimiento desde su etapa de inicio hasta la
finalización tiene un tiempo máximo de realización de veinte (20) días.

Toma física de bienes en bodega: el procedimiento desde el cierre del Almacén, hasta la generación del
Informe de existencias o elementos el tiempo máximo es de ocho (8) días, la generación del informe de rotación
de inventarios tiene un tiempo máximo de ocho (8) días calendario y se efectúa cada seis (6) meses.

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PUNTO DE CONTROL

Control Responsable Frecuencia Evidencia

Servidor público del

Ingreso de los elementos o bienes Comprobante de Ingreso
Almacén General
como parte del inventario de la Permanente
designado para la Registro en el Software
Entidad
labor

Salida de elementos o bienes Comprobante de Egreso

entregados del Almacén a las Almacén General Permanente
dependencias Registro en el Software

Cada vez que se

presenten cambios Comprobante de
de ubicación física Traslado
Traslado de bienes o elementos Almacén General
de los bienes y/o
responsable del Registro en el Software
uso o custodia

Informe de existencias o
Verificación de las existencias de elementos
bienes o elementos en el Almacén Almacén General Seis meses
General Informe de rotación de
inventarios

7. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

Procedimiento entrada y salida de elementos o equipos de la entidad GAD-GBS-PR004

Manual para el Manejo Administrativo de los Bienes del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y
Alimentos GAD-GBS-MN001
Formato de solicitud de elementos de consumo pedido GDA-GBS-FM005
Formato Provisional de Acta de Entrega de Equipos de Computo GAD-GBS-FM025
Formato comprobante de ingresos
Formato de comprobante de Egreso
Comprobante de traslado a Almacén
Correo remitidos a almacengeneral@invima.gov.co

8. ANEXOS
Manual Aplicativo Sapiens para el Manejo de Bienes de Consumo y Devolutivos
Aplicativo SAPIENS para el manejo de bienes de consumo y devolutivos

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