ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

TEMA:
PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

APRENDIZ:
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INSTRUCTOR:
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE

SENA

DOCUMENTO “PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”: De acuerdo con los conocimientos

adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo,
colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso
de cada documento.

PARALELO CLASE DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Lugar donde se encuentra toda la información producida en cualquier fecha, lenguaje, forma
o soporte, por una entidad pública o privada. Es una expresión testimonial de carácter
autentico, objetivo e imparcial, es interdependiente ya que está condicionando a los demás
y siendo condicionado. En cumplimiento de sus
funciones jurídicas o administrativas, conservando como prueba información y continuidad
de gestión.
DOCUMENTO ELECTRONICO
Se entiende como toda información generada, enviada, recibida y almacenadas por medio
electrónico. Estas se conservan y transmiten mediante medios electrónicos luego de
efectuar algunas series con medida de autentificación. Énfasis en la naturaleza de los
documentos, creados, utilizados y conservados en entornos tecnológicos. Función
archivística global que la integra: Permite fácil acceso a la información. Controla el acceso
a la información por niveles de seguridad y conservación a largo plazo.

SIMILITUD
Similitud en la organización de los documentos. Tiene el mismo objetivo el cuales mantener
la información organizada y protegida, a fin de que sea fácil su localización en el momento
de que sea requerida la información. Se debe disponer de los elementos necesarios de
equipo espacio y personal para el desarrollo de la función archivística. Igualmente se deben
crear archivos para clasificar la información, tanto la que se produce como la que se
recepciona. Se realiza la misma clasificación documental.

DIFERENCIA

 En el documento de archivo:

El registro se encuentra en un medio cuya información es accesible a través de la

escritura manual y se mantiene en papel. El contenido no se puede separar de su soporte,
por lo cual se garantiza la integridad de la información en el documento. El valor
documental se puede determinar por su autenticidad, entre ellas por la firma. Los
documentos se mantienen en carpetas tangibles, que se archivan en archivadores.

 En el documento electrónico:
La información se recibe en un medio cuyos símbolos solo puede ser leídos por medio de
la computadora. Su contenido puede ser desglosado de su texto original, para llevarse a
otro documento, siendo así más fáciles de vulnerar su contenido alterándolos o perdiendo
la información. Los documentos se archivan en carpetas electrónicas o virtuales y se
conservan en formatos digitales. La autenticidad del documento depende del programa en
el cual se haya creado