LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La administración documental regula la función archivística en las empresas,

formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la
administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca
la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera
correcta y transparente.

Es claro que estos testimonios son ciertos, pues muchos obvian el significado de
documento en papel, piensan que los documentos en soporte papel son
simplemente basureros que acumulan las empresas por obligación y no se dan
cuenta del valor trascendental en la toma de decisiones que tienen estos. Por estos
motivos creo que el papel del archivista o archivero en Colombia se toma en
segundo plano, por tal motivo las empresas no se preocupan por capacitar a sus
archiveros y es cuando se presentan los factores de error. Está claro que hoy hay
muchas tecnologías para la conservación documental y que tiene que estar
presentes en la administración documental, pero no se debe perder el significado
de documento en papel.

La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir

la información de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administración documental
tiene un papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de controlar,
mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información. En la idea anterior vemos
el papel tan importante de los archiveros y la administración documental, para dar
soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de
forma efectiva y concreta.

En las funciones que debemos ver, el control de la documentación es muy

importante, ya que dé hay partimos para administrar de forma correcta. Los códigos
de ética para el recibo, despacho, elaboración, trámite y préstamo de información
deben aclararle al archivero su papel fundamental como administrador de la
información. También debemos velar por el mantenimiento de los acervos y las
instalaciones o deposititos para conservar correctamente al ambiente para los
archivos y manipular correctamente la información. Los cuidados que se deben
tener en el almacenamiento de archivos, cuidados con los depósitos, unidades de
conservación, transferencias para una buena logística aplicada a la organización
documental.

Todos los factores de la funcionalidad administrativa de archivos es importante pero

la parte de descarte y recuperación implica conocimientos más profundos y técnicos
para la acumulación lógica de archivos y una óptima funcionalidad. En la parte de
descarte las TRD son una herramienta fundamental para determinar la conservación
y el destino final de los documentos. Para realizar los expurgos son necesarios estos
pasos de las TRD para la elaboración de las respectivas actas de baja explicando
los procedimientos a seguir y por los cuales se expurgan los documentos. En la
parte de recuperación documental está visto que también es un estudio profundo
que necesita análisis de las agrupaciones documentales para crear índices,
inventarios, catálogos, guías y registros para facilitar la función administrativa de los
archivos.

La importancia de la administración documental está plasmada en la preocupación

por las mejoras en los archivos públicos y privados. De la búsqueda de la
transparencia, logística y la archivística para fundamentar todos los ideales de
conservación, clasificación, ordenación y descripción documental ligados a los
procesos administrativos de las empresas privadas e instituciones del estado.

LA RECEPCIÓN O RADICACIÓN, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN O

EMBALAJE

RECIBO:

La documentación es recibida en forma directa, personalmente o atreves de los

aparatos aéreos y los servicios de correspondencia personalizado.

Cuando el procedimiento está centralizado, debe existir instrucciones claras en el

sentido de que las demás oficinas de la empresa no pueden recibir y tramitar
documentación directamente.

Todo documento recibido tiene que ser canalizado atreves de la oficina central.
La primera tarea que debe asignarse en el recibo de la documentación es la
clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:

Correspondencia externa
Correspondencia interna
Folletos, revistas, publicaciones, paquetes
Correspondencia personal
Correspondencia confidencial de carácter institucional

CORRESPONDENCIA RECIBIDA:
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del centro de sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
 Verificar que la correspondencia este dirigida al centro de sistemas de
información.
 Verificar que el sello de recepción este con la fecha del día
 Sellar el documento original y la copia deben estar debidamente firmadas por
los ejemplares
 Firmar el cuaderno de correspondencia( en caso que el departamento de
origen no utilice el sistema en la web y siga con el procedimiento manual)
  Entregar al coordinador del centro de sistema de información para su
conocimiento, registro y asignación de tareas
 El coordinador del centro de sistema de información registrara la
correspondencia recibida en el sistema de la web y al mismo tiempo asignara
en el sistema él o los responsables de la ejecución del requerimiento.
 El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el
documento para su posterior seguimiento.

CORRESPONDENCIA ENVIADA:
 Elaboración cada funcionario del centro de sistemas de información elabora
sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que
el departamento no tiene una secretaria asignada.
 Solamente aquellos documentos relacionadas con adquisiciones, envió
facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
coordinador del centro de sistemas de información.
 Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.

ENTREGA:
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada
funcionario del centro de sistemas de coordinación con el asistente a medio tiempo
asignado al departamento, quien entregara el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

REGISTRO:
Una vez que es entregada la correspondencia, el coordinador del centro de sistemas
de información registrara en el sistema de administración de correspondencia, el
documento enviado, anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia
de correspondencia enviada.
REGISTRO DE SALIDA CARTA:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y
prepararla para su emisión.
 Operación: mínimo un original y una copia
 Ambos deben estar registrados y estampados con el mismo sello
RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA:
Referencia
Fecha
N° de orden
Clase de salida
En las grandes y medianas empresas además de los de entrada y salida, se
lleva para las comunicaciones internas. Según su volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa.

RADICAR DOCUMENTOS ENTRADA:

Orden
Fecha de entrada
Día – mes
Clase
Destinatario – remitente
Asunto
Anexos
SELLO RADICADOR
Nombre de la empresa
Numero de orden
Fecha de recibió
Pase A:
Respuesta
Fecha
Numero
Atendido
ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA:
Una vez registrada la correspondencia enviada, el coordinador del C.S.I devolverá
la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente
RECEPCIÓN, ENVIÓ Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA:
Este procedimiento consiste en la recepción / envió de correspondencia (carta, hoja
de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de correspondencia en ambiente web desarrollado para el efecto.
RADICACIÓN:

El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número mediante

el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse
anualmente. La actividad de radicación no se efectúa con toda la documentación
recibida. Solo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia
confidencial de carácter institucional, haciendo la salvedad de que se debe radicar
en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte de la gestión
administrativa y que van a conformar la memoria institución.
Otro paso de la radicación es colocar la fecha que se recibe el documento. Esta
información es muy importante porque es a partir de este momento cuando se inicia
la responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y la
propiedad de la comunicación, y en muchos casos, la fecha de elaboración de la
correspondencia no coincide con la recepción.

TIPOS DE RADICACIÓN:
Manual
Mecánica
Digital

IMPORTACIÓN
La radicación de los documentos oficiales es importante porque:
Con ella se ubica o matricula oficialmente el documento en la empresa
Velarán por la transferencia de la actuación administrativa, razón por la cual,
no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados.
Al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir del uno,
utilizando sistemas manuales, mecánicos, automatizados
El número de radicado se compone de 14 dígitos estructurados de la
siguiente manera:
 Año
 Dependencia
 Consecutivo
 Tipo de radicación

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS:

la unidad de correspondencia recibe los documentos externos por los
diferentes medios.
¿el documento es el componente de la unidad?
 La unidad de correspondencia devuelve el documento o al remitente o la
redirección o la entidad competente dejando constancia mediante
comunicación escrita.
Se hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar
la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o
entidad remitente. Cuando una comunicación no este firmada, ni presente el
nombre del responsable o el responsable del contenido, se considerara
anónimos y deberá ser remitido sin radicar, a la oficina de su competencia
donde se determinara las acciones a seguir.
Se analiza el documento con base en la tabla de retención para determinar
su redireccionamiento e imprimir el rotulo de radicación, consigna en la
plantilla de registro y radicación de datos correspondientes.
La unidad correspondiente excluye de radicación las comunicaciones de
carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos,
invitaciones, tarjetas entre otros que no hayan sido remitidos con una
comunicación, para estos documentos cada entidad diseñara formato de
control de entrega.
La unidad de correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos
y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada
dependencia.

El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del

asunto. Cuando se decide centralizar la recepción, dentro del trabajo preliminar del
análisis del flujo de la información, ese posible que se asigne códigos a cada una
de las dependencias. En este caso es este el código que registra en el documento.

La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de radicación un sello que

puede ser mecánico o electrónico, que tiene impresos los datos mencionados. Para
el control se adiciona un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de
esta.
Otras organizaciones han diseñado, con el apoyo del departamento de sistemas, un
programa en base de datos para el recibo y despacho de su correspondencia.

REGISTRO:

Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma

automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la
información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta a
través de varios conceptos: facha, remitente, destinatario, número de radicación,
etc.
Produce listados sobre documentos en tránsito porque la información queda
registrada automáticamente
Cuando no es así, el registro deberá llevarse manualmente, por lo cual debe diseñar
un formato que permita tener la información sobre la correspondencia que se reciba
y que se radica y la situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes
datos: número de registro, fecha de elaboración y de recibido, ciudad de origen,
persona o entidad que la envía y el asunto que trata. Adicionalmente con fines de
seguimiento y control, debe contemplarse un espacio para registrar el número y
fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas impresas que son funcionales y
que pueden adecuarse a las necesidades de la organización.

Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:

No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada la
información personal, se puede asumir como personal la que venga dirigida
a un funcionario y no tenga escrito el cargo que desempeña dentro de la
organización. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre.
Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones.
Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.
Hacer las observaciones pertinentes en el radiador; cuando las
comunicaciones legan sin firmar.
Verificar que los anexos enunciados estén completos. En caso contrario,
hacer la aclaración en forma oral o escrita al remitente. Esto únicamente
cuando la comunicación llega a través del correo.

DISTRIBUCIÓN Y REPARTO

El último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución

o reparto. Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el
nombre de la dependencia o sus códigos, según el caso, donde se organiza la
correspondencia la realiza el mensajero, quien se apoya en bolsas para tal fin.
Siempre habrá dos bolsas para cada dependencia. Una permanecerá en la oficina
de correspondencia para guardar la que se recibe y otra en la oficina respectiva
para guardar la correspondencia que será enviada. Cuando el mensajero hace su
recorrido hará el cambio respectivo.

Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que saldrá al medio externo,

en lo posible, el paso siguiente es asegurarse que la correspondencia llegue a su
destino. Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones,
es mucho más práctico y menos costoso utilizar servicios postales, correo urbano,
correo nacional y los servicios especializados de correo.
En ambos casos, distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar
control de lo que sale de la oficina de correspondencia; este se efectúa relacionando
los números de radicación y las ciudades de destino de la documentación que el
mensajero entrega en cada dependencia (si es interna) o de los que entrega a la
oficina de correo (si es externa), por control y aclaraciones posteriores.