APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

En mi opinión personal las Tablas de Retención Documental tienen sus ventajas y

es que facilitan el manejo de la información, racionalizan la producción documental,
permiten brindar un servicio eficaz y eficiente, facilitan el control y acceso a los
documentos, garantizan conservación de documentos históricos y regulan
transferencias primarias y secundarias, archivísticamente facilitan todos los
procesos y son constituidas por el listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una
entidad o institución, las cuales se comprometen a cumplir con cada una de las
funciones asignadas de acuerdo al tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
(ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO
HISTÓRICO O PERMANENTE. Desarrollando de esta manera la normalización de
la gestión documental, la racionalización de la producción documental y
la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central e histórico de las entidades. En relación y según la Ley General de Archivos
(Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa: Obligatoriedad de las tablas de
retención: Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención documental. Así mismo establece la
Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos.

Para realizar un buen uso de las tablas de retención documental se deben tener en
cuenta los siguientes pasos:
 La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar las
series y subseries.
 Los períodos de retención en cada fase de archivo.
 La presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización.

Es indispensable recordar que todas las organizaciones de acuerdo a su actividad

empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas, contratos,
actas, etc. estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o
destruidos, por esta razón es importante que las personas encargadas del archivo
estén debidamente capacitadas para la práctica documental y así realizar un buen
desarrollo de las funciones, entre esas separar los documentos en los archivos de
gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de
conservarlos. Para poder implementar con éxito una Tabla de Retención
Documental, se debe elaborar un Cuadro de Clasificación Documental que permita
identificar el tipo de cada documento. También se debe valorar la importancia de
cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la organización y
finalmente definir los tiempos de conservación de cada documento, tanto en formato
físico como electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida en lo que se llama
la Tabla de Retención Documental. De esta manera cada una de las dependencias
tendrán la información de manera clara y concisa, accediendo y cumpliendo con un
excelente servicio al cliente y así todas las personas quedaran satisfechas.