Retención en la fuente en operaciones de la misma

fecha con un mismo proveedor

Es generalizado el concepto según el cual, la retención en la fuente sobre compras de

una misma fecha, que individualmente no alcanzan la base de retención, se deben
acumular para efectos de determinar al momento del pago, si se alcanza la base
mínima sobre la cual se ha de aplicar la respectiva tarifa de retención.
Lo anterior, debido al concepto de la Dian numero 66945 del 26 de agosto de 1998
que establece que cuando se efectúen varias operaciones entre un mismo vendedor y
un mismo comprador, se toma el valor de todas las operaciones de una misma fecha
y si éste alcanza el mínimo previsto en la ley, debe practicarse retención en la fuente
por el valor total de las operaciones. Así mismo si las compras se realizan en virtud de
un contrato de suministro cuyo valor supera el valor mínimo establecido, deberá
practicarse retención en la fuente sobre cada pago o abono en cuenta que se realice,
aún cuando éstos individualmente no alcancen la cuantía.
Respecto a la opinión de la Dian, la cual no es vinculante para el contribuyente,
existen algunas razones para considerarla equivocada.
Este concepto fue emitido con base al decreto 782 de 1996, el cual estaba vigente
para la fecha en que la Dian emitió dicho concepto, pero que fue modificado por el
decreto 2224 del 2004.
Decía el decreto 782 de 1996:
Art. 2. Para efectos de establecer la cuantía sometida a retención en la fuente en
compra de bienes corporales muebles, siempre que un mismo comprador realice
varias compras a un mismo vendedor, se tomarán los valores de todas las
operaciones realizadas en una misma fecha. Lo anterior, sin perjuicio de los contratos
de suministro celebrados entre las partes.
Luego de la modificación sufrida por el decreto 2224, quedó de la siguiente forma:
Para efectos de determinar la procedencia de la retención en la fuente a título del
impuesto sobre las ventas a que se refiere el artículo 1º del presente decreto,
respecto del monto mínimo de los pagos o abonos en cuenta por concepto de
prestación de servicios o compra de bienes gravados, se tendrán en cuenta las
operaciones individualmente consideradas, sin que proceda la acumulación de
operaciones, aún en el evento en que un mismo comprador realice varias compras a
un mismo vendedor en una misma fecha.
El decreto 2224 de 2004, contempla expresamente que para el caso de la retención
en la fuente porIva, las operaciones se deben considerar individualmente, y que la
acumulación de estas no opera para determinar el monto mínimo sujeto a retención
en la fuente.
Se observa con claridad, que para el caso de la retención en la fuente por Iva, si una
operación no supera la base de retención, ésta no se aplica, y tampoco se sumaran
las operaciones con un mismo proveedor para luego aplicarles la retención.
Sobre la retención en la fuente a título de renta
Frente al retención a titulo de renta, al modificarse el decreto 782 de 1996, no existe
una norma que taxativamente establezca la obligación de sumar o acumular las
operaciones con un mismo proveedor para determinar la base mínima sujeta a
retención, por lo que se debe concluir que al igual que en la retención en la fuente por
Iva, no es obligación que se acumulen o sumen las operaciones de un mismo
proveedor en una misma fecha.
Adicionalmente existen otras razones para considerar que las operaciones con un
mismo proveedor, en una misma fecha no se debe acumular, por suerte que sin una
operación, individualmente considerada, no alcanza el monto mínimo sujeto a
retención, ésta no debe aplicarse.
La retención en la fuente se practica al momento de causar la obligación
Por regla general, la retención en la fuente se practica sobre los pagos o abonos en
cuenta; lo que ocurra primero. [Se exceptúa la retención por ingresos laborales, la
cual se practica el momento del pago, mas no del abono en cuenta].
La contabilidad en Colombia, según el decreto 2649, opera bajo el sistema de
causación, lo que significa que los hechos se deben reconocer al momento de surgir
la obligación o el derecho, aunque no se haya hecho o recibido el pago.
Siendo así, por lo general, lo primero que ocurre es la causación o abono en cuenta,
de suerte que la retención se debe practicar cuando la factura se causa, más no
cuando se paga.
Esto significa que por ejemplo, cuando en un mismo día se hacen dos compras a un
mismo proveedor que individualmente no superan la base sometida a retención, cada
factura se causa individualmente, sin importar que sea de la misma fecha y del mismo
proveedor, y en el momento de causación no se aplica la retención puesto que no
alcanza la base para ello.
Una vez causada la factura y no efectuada la retención por no existir la obligación
legal de hacerlo [no alcanza la base], se convierte en un hecho económico realizado y
causado, el cual no se puede afectar ni puede relacionarse con otra factura posterior,
pues ésta tendrá su propio tratamiento y se ha de realizar y causar de forma individual
e independiente.
La misma norma expresa que la retención se debe practicar al momento de hacer el
pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero, y si al hacer el pago o abono en
cuenta no se supera el monto mínimo sujeto a retención no existe la obligación de
practicarla.
Si lo que ocurre primero es el pago, naturalmente que si no se supera la base no se
practica retención, y después ya no hay oportunidad de practicarla, por lo que es
imposible sumarla y acumularla.
Si lo que ocurre primero es la causación, pues como ya se expuso ampliamente, sino
se alcana el monto mínimo no hay lugar a practicar la retención. En este caso, cuando
la causación ocurre primero, existe la oportunidad que posteriormente, al momento de
hacer el pago, se pueda practicar la retención, que es lo que precisamente opina la
Dian.
El pago de pasivos no está sujeto a retención
En el supuesto que lo que ocurrido primero sea la causación de la factura, por
ejemplo, si el valor de la factura no supera el monto mínimo, no se aplica la retención.
Sucedido esto, es decir, la causación de la factura más no el pago, implica que se
genera un pasivo, puesto que la factura se ha causado pero no pagado.
Podríamos decir que si al momento de pagar ese pasivo, existen varias facturas
causadas al mismo proveedor en una misma fecha, que no alcanzaron la base para
aplicarle retención en su momento, y que sumadas superen el monto mínimo
sometido a retención, podría aplicársele la retención como lo manifiesta la Dian en su
concepto.
Respecto a esta posición, existe un inconveniente, debido a que el decreto 1512 de
1985, artículo 5, literal b, contempla expresamente que se exceptúan de retención los
pagos que correspondan a la cancelación de pasivos, al otorgamiento de prestamos o
a reembolsos de capital.
Lo contemplado en el decreto 1512, es apenas lógico, toda vez que un pasivo existe
porque al momento de causar la obligación no se pagó, y como la retención se ha de
aplicar cuando ocurra el primero hecho entre el pago o el abono en cuenta, y si al
abonar en cuenta no existía la obligación, no deberá practicarse la retención ni antes
ni después.
Según lo aquí expuesto, las operaciones de una misma fecha y con un mismo
proveedor, deben ser consideradas individualmente, y sí una o varias de ellas no
superan el monto mínimo sujeto a retención, éstas facturas no se deben sumar o
acumular, tanto para efectos de la retención por Iva como para la retención por renta.

Que se debe entender como una misma fecha

Para los contribuyentes que se sienten cómodos acogiéndose a la opinión de la Dian,
deben tener claridad a que se refiere la Dian y el decreto 2224 de 2004, cuando
hablan de “una misma fecha”.
Se debe entender como una misma fecha el día más no el mes. Puesto que fecha
hace referencia a un día específico, en un mes específico y un año específico; por
ejemplo octubre 11 de 2007 [11/10/2007]. No es correcto considerar como fecha el
mes de octubre de 2007, pues en este caso no es una fecha sino un periodo, en el
caso de la retención en la fuente.
Esto debido a que muchos contribuyentes suman o acumulan las operaciones de todo
un mes, cuando la Dian lo que ha dicho es que se deben acumular las operaciones de
una misma fecha, es decir, de un mismo día.