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TP-TEN-HSEQ-PRO-010

Rev. 1

IDENTIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE
OTRA INDOLE

Descripción de los cambios de la versión


Este documento sustituye al “Identificación, seguimiento y evaluación de requisitos legales y de
otra índole “TP-TEN-HSEQ-PRO-010 Rev.0 del 06/07/2015 (Se actualiza logo por cambio de marca
de Tiger Engineering a Summum Projects).
Elaboró Revisó Aprobó Fecha
Solicitud
INICIALES/CARGO INICIALES/CARGO INICIALES/CARGO Publicación
ASESOR RIESGOS LYP / ESPECIALISTA
863 LL / GER HSEQ 20/02/2017
SURA HSEQ

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Rev. 1
IDENTIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA
ÍNDOLE

TABLA DE CONTENIDO

Página
1. OBJETO ......................................................................................................... 3
2. DEFINICIONES............................................................................................... 3
3. RESPONSABILIDADES ................................................................................... 3
4. DESARROLLO ................................................................................................ 4
4.1. IDENTIFICACIÓN ,SEGUIMIENTO Y COMUNICACIÓN DE REQUISITOS
LEGALES........................................................................................................ 4
4.2. EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO ............................................................... 5
4.2.1. Revisión de requisitos legales y de otra índole de proyectos...................... 5
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................... 6
6. REGISTROS ................................................................................................... 6

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IDENTIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA
ÍNDOLE

1. OBJETO

Describir la forma en que se identifican, se comunican y se evalúa el cumplimiento de


los requisitos legales y otros aplicables al Sistema HSE.

El presente procedimiento aplica para todo los procesos involucrados en la prestación


del servicio, de forma tal que la organización esté consciente de sus obligaciones
legales y regulatorios así como que éstas se cumplan y se tenga la conformidad del
mismo.

2. DEFINICIONES

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un Requisito

REQUISITOS LEGALES Es una obligación que establece la legislación aplicable a una


actividad y cuyo incumplimiento puede ocasionar sanciones

OTROS TIPOS DE REQUISITOS: Se refiere a requisitos de índole interna o a prácticas


habituales de la industria, así como aquellos requerimientos de clientes en materia de
Seguridad, Higiene y Ambiente.

3. RESPONSABILIDADES

Gerencias /lideres: Conocer el procedimiento para la identificación de requisitos


legales y de otra índole e implementar y aplicar los requerimientos en HSE
identificados por los responsables del procedimiento.

Gerente HSEQ: definir el programa anual de revisión y evaluación de requisitos


legales

Líder HSE: Emitir y mantener actualizado el presente procedimiento, consulta


periódica de fuentes, determinar la aplicabilidad de las normas consultadas,
actualización de la Matriz de requisitos legales y de otra índole, aseguramiento de la
implementación y cumplimiento de los requerimientos identificados en cada área.

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IDENTIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA
ÍNDOLE
Empleados: Conocer el procedimiento para identificación de requisitos legales y de
otra índole de la Organización, implementar y cumplir los cambios, modificaciones
y/o actualizaciones hechas a los procedimientos de acuerdo a la normatividad
vigente.

4. DESARROLLO

4.1. IDENTIFICACIÓN ,SEGUIMIENTO Y COMUNICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES

Líder HSE 1 Identifica los requisitos legales y otros aplicables a los procesos
de la organización, de acuerdo a los peligros, riesgos y aspectos
ambientales identificados. Según los procedimientos TP-TEN-
HSEQ-PRO-019 identificación y valoración de aspectos
ambientales, TP-TEN-HSEQ-PRO-009 IDENTIFICACIÓN DE
PELIGROS, EVALUACIÓN, CONTROL Y NOTIFICACIÓN DE
RIESGOS

Para la identificación de los requisitos de otra índole, se tienen


en cuenta los anexos y requisitos de HSE de los contratos
suscritos con los clientes o partes interesadas.

La identificación se realiza cada dos (02) meses o cuando se


considere necesario de acuerdo a los cambios en los requisitos
legales o modificaciones en los procesos, equipos o actividades
que generen impactos al Sistema HSE antes del tiempo de
revisión. Esta identificación se realiza mediante la consulta de
fuentes de información, tales como: sitios web de Organismos
del Estado, suscripción a servicios de actualización por medio
de boletines, Diario Oficial, entre otros, asesores externos.

Líder HSE 2 Una vez los requisitos son identificados, se estudia la


aplicabilidad del requisito para la organización, registrando la
información en el formato “Revisión fuentes requisitos
legales”. TP-TEN-HSEQ-PRO-010-1 En caso de determinarse
que el requisito es aplicable, éste se registra en el formato
“Matriz de identificación de requisitos legales y de otra índole”
TP-TEN-HSEQ-PRO-010-2 el cómo se está cumpliendo el
requisito. El cual identifica los siguientes: tipo, origen,
peligro/aspecto asociado, norma, articulo aplicable tema, fecha

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de ingreso, cumple, aplicación, lugar de consulta, responsable,
ubicación, tiempo de conservación, tiempo de archivo,
comunicar a.

Líder HSE 3 Informa a la Gerencia de HSEQ los cambios generados para la


toma de las decisiones y a quienes se debe divulgar esta
información.
Gerente HSEQ 4 Para realizar la divulgación al personal involucrado se utiliza lo
descrito en el procedimiento TP-TEN-HSEQ-PRO-007
COMUNICACIONES EN GESTIÓN INTEGRAL DE HSEQ.

Se cuenta con la biblioteca de requisitos legales disponible


para toda la organización en la ruta
\\aplicgcatbr\sys\share\Departamentos\HSEQ_I&P\4-
REQUISITOS_LEGALES\4.10 Nuevos Decretos

Si se requiere asesoría especializada por algún requerimiento,


se contacta al asesor legal.

4.2. EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO

4.2.1. Revisión de requisitos legales y de otra índole de proyectos

Gerente HSE 1 Dentro del programa de Evaluación del cumplimiento


legal y otros incluirá las evaluaciones de cumplimiento de
requisitos legales, estableciendo recursos, responsables,
actividades y cronograma de ejecución para llevar a cabo
dicha actividad.

2 Realizará la evaluación HSE al Proyecto/proceso/ ítem de


la matriz legal designado. El resultado y los criterios de
evaluación de requisitos legales y otros deberán
registrarse en el formato correspondiente al asesor legal
designado para realizar esta revisión según TP-TEN-HSEQ-
PRO-003auditorías internas

3 Emite informe de los resultados de la evaluación a la GTE


de HSEQ y a los proyectos, procesos evaluados.

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4.2.2. Evaluación general de cumplimiento legal

Asesor Legal 1 Semestralmente un asesor legal realizará la auditoria


legal a SUMMUM PROJECTS, para evidenciar el
cumplimiento de éstos requisitos.
2 Emite un informe de los resultados de la revisión.

líder HSE 3 Incorpora las recomendaciones de la evaluación legal


realizada y en caso de que se requiera, se generará plan
de acción para dar cumplimiento a las recomendaciones,
estableciendo actividades, recursos, responsable y
cronograma de ejecución.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

TP-TEN-HSEQ-PRO-007 COMUNICACIONES EN GESTIÓN INTEGRAL DE HSEQ


TP-TEN-HSEQ-PRO-003 AUDITORÍAS INTERNAS
TP-TEN-HSEQ-PRO-019 IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES
TP-TEN-HSEQ-PRO-009 IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN, CONTROL Y
NOTIFICACIÓN DE RIESGOS

6. REGISTROS
TIEMPO DE
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
NOMBRE DEL RESPONSABLE CONSERVACIÓN
NUMERACIÓN UBICACIÓN ARCHIVO
REGISTRO (custodio) (ARCHIVO
INACTIVO/
ACTIVO)
DISPOSICIÓN FINAL
Durante la Al actualizarse la
Revisión fuentes Archivos
TP-TEN-HSEQ-PRO-010-1 Unidad HSEQ vigencia de la matriz, la anterior
requisitos legales Unidad HSEQ
matriz revisión se destruye.
Matriz de
Durante la Al actualizarse la
identificación de Archivos
TP-TEN-HSEQ-PRO-010-2 Unidad HSEQ vigencia de la matriz, la anterior
requisitos legales Unidad HSEQ
matriz revisión se destruye.
y de otra índole

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