Está en la página 1de 6

Sistema contable

Ir a la navegaci�nIr a la b�squeda
Un sistema contable es una estructura organizada en la cual se registran las
operaciones que hace una entidad. Adem�s, se le considera la forma natural o
t�cnica ejercida durante la emisi�n de estados financieros para medir los efectos
que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener una mayor comprensi�n de la
informaci�n financiera.1?

Son todos aquellos elementos de informaci�n contable y financiera que se relacionan


entre s�, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de
manera eficiente y oportuna; pero esta informaci�n debe ser analizada, clasificada,
registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida
(Estados financieros), para que pueda llegar a un sin n�mero de usuarios finales
que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o due�os del negocio,
hasta los clientes y el gobierno. Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse
plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su
estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de
costos y por ende, presentar una informaci�n contable estandarizada que facilite su
interpretaci�n, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para
realizar los diferentes an�lisis financieros.

Existen diferentes tipos de negocios (Comerciales, financieros, de servicios,


consumo, etc.) y cada uno de ellos posee diferentes necesidades de informaci�n
contable, por ejemplo una empresa de car�cter financiero o banco requiere una
informaci�n diferente que la de un establecimiento comercial ya que la primera
(Banco) estar� vinculada con su cartera de clientes y ahorrantes, por lo tanto,
buscara medir est�ndares en cuanto a morosidad de los clientes, calidad de la
cartera, apalancamiento financiero, tasas de inter�s, etc., y el establecimiento
comercial buscar� medir est�ndares en cuanto a existencias en inventarios,
facturaci�n, clientes, comisiones, por lo tanto al dise�arse un sistema contable.
Lo primero que debe analizarse es, �cu�les ser�n los requerimientos de informaci�n
necesarios que se ajusten y adapten a los objetivos del negocio?, para que los
gerentes puedan tomar acciones y decisiones que permitan el �xito del negocio o
empresa y cumplan exitosamente cada tarea asignada. Por lo tanto, los estados
financieros, son el resumen global de todo el sistema contable (Son como las
fotograf�as actuales del negocio), porque la informaci�n que estos presentan debe
ser real, medible y que se pueda seguir (Auditable); es el sistema contable la base
fundamental para conocer el funcionamiento del negocio y la confiabilidad que este
presenta para sus accionistas, proveedores y clientes.

�ndice
1 Tipos de sistemas contables
1.1 Sistema de diario mayor �nico
1.2 Diario tabular
1.3 Sistema de diario y caja
1.4 Sistema centralizador
1.5 Sistema de p�lizas
1.6 Sistema de cuentas por cobrar
1.7 Sistema de cuentas por pagar
2 Combinaci�n de sistemas contables
3 En M�xico
3.1 Fundamentos legales
3.2 Reglamento del C�digo Fiscal de la Federaci�n
4 Historia
5 Referencias
6 V�ase tambi�n
Tipos de sistemas contables
Sistema de diario mayor �nico
Este sistema est� basado en la evoluci�n del diario continental y fue dise�ado
aproximadamente en el a�o de 1795, con la finalidad de simplificar el trabajo de
pasar de libro diario a libro mayor, lo cual se logr� uniendo en un solo libro, el
libro diario y el libro mayor, eliminando en este diario el n�mero de folio de las
contracuentas, la fecha y el n�mero de asiento. El diario mayor �nico es el
precursor de los rayados columnares o tabulares. El rayado de este libro se
compon�a de dos partes; la primera parte destinada al diario y consist�a en un
rayado id�ntico al diario continental; la segunda parte destinada al mayor formado
por una serie de columnas para anotar los valores de los cuales se empleaban dos
para cada uno de las cuentas afectadas por las operaciones, una de ellas para
anotar los cargos y otra para los abonos. Cuentas del diario:

N�mero de operaci�n.
Concepto.
Caja.
Almac�n.
Ventas.
Costo de venta.
Gastos generados.
Diario tabular
En este diario se sigue el mismo procedimiento de diario mayor �nico, s�lo que en
�ste se abre una secci�n con el nombre de "varias cuentas", en el cual se anotan
las cantidades correspondientes de cuentas que faltan de espacios que no se les
asign� columnas especiales, o bien, aquellas cuyo movimiento no es constante. El
sistema de diario �nico tabular consiste en establecer un diario con columnas, pero
sin eliminar el libro mayor al que se pasaban mensualmente las sumas de cada
columna, previo an�lisis de la secci�n de varias cuentas. El pase a los auxiliares
se hac�a diariamente y de preferencia tomando los datos de los comprobantes o
documentos fuente. Los errores en los libros columnares se correg�an mediante
contrapartidas en los que con tinta roja se cancelaban los antes mencionados y con
tinta negra se hac�a la correcci�n debida, esto en el mismo rengl�n haciendo la
referencia a la partida errada. En el diario tabular se pod�a registrar de dos
maneras:

Consist�a en registrar la operaci�n siguiendo el modelo del diario continental,


utilizando tantos renglones como cuentas para que afecte la operaci�n.
Suprimir el espacio de concepto con los nombres de las cuentas afectadas anotando
directamente en la columna correspondiente con s�lo el valor.
Los pasos eran los siguientes: Operaci�n, Diario tabular (Mayores auxiliares),
Concentraci�n, Diario general, Libro mayor, Balanza de comprobaci�n y finalmente
los Estados financieros.

Sistema de diario y caja


Este sistema se dio con la finalidad de resolver el trabajo que exist�a en el
registro oportuno de las operaciones, basado en la divisi�n del trabajo. Para ello,
el diario se divide en dos; el diario de caja, donde se anotaban �nicamente
operaciones que representaban movimiento de dinero, ya sea como entrada o salida de
efectivo, mientras que el otro era el "Diario de operaciones diversas": en donde se
registraban todas las operaciones que no causaban entrada o salida de efectivo, por
lo que de esta manera, dos personas pod�an registrar la operaci�n. En este sistema,
las operaciones se clasificaban en:

Operaciones simples.
Operaciones compuestas o mixtas.
Las operaciones simples son aquellas que quedaban registradas en un solo diario por
ser totalmente en efectivo o bien, totalmente a cr�dito. Las operaciones compuestas
afectaban o bien, deb�an ser registradas en los dos libros, toda operaci�n
compuesta se registraba primero en el diario de operaciones diversas y la parte que
representaba entrada o salida de efectivo se enlazaba al diario de caja o bancos.
Para poder registrar una misma operaci�n en los dos libros se utilizaba lo que
llamamos cuentas puente o de enlace. Estas son cuentas transitorias que permiten
registrar en dos diarios y una vez que han sido registradas en ambos diarios, �sta
queda saldada. Las principales cuentas puente que se utilizaban eran:

Clientes - cuenta puente.


Deudores - cuenta puente.
Proveedores - cuenta puente.
Acreedores - cuenta puente.
Toda cuenta puente se abr�a en el diario de operaciones diversas, se cancelaba en
el diario de bancos.

Sistema centralizador
Considerando el hecho de que las empresas comerciales realizan operaciones
definidas y constantes, en las cuales se define el objeto de dicha empresa, para
implantar este sistema era necesario conocer el tipo de operaciones que
frecuentemente realiza la empresa para poder dise�ar un diario espec�fico donde se
registren tales operaciones.

En forma general, podemos decir que las operaciones que con mayor frecuencia, o
bien, m�s comunes que realiza la empresa son:

Inversiones y recuperaci�n de efectivo a trav�s de cheques.


Pago de compromisos o deudas, ya bien sea con cheque o transferencias bancarias.
Adquisici�n de mercanc�a al contado o a cr�dito.
Venta de mercanc�a al contado o a cr�dito.
Movimiento de mercanc�a por entrada o salida de �sta.
Recepci�n de documentos o t�tulos de cr�dito que firman los clientes a fin de
garantizar la venta de mercanc�a realizada a cr�dito.
Suscripci�n de documentos otorgados a favor de proveedores o acreedores para
garantizar compras de mercanc�as a cr�dito o alguna otra operaci�n.
Tomando en cuenta las operaciones anteriores y considerando que son las m�s comunes
y que se realizan frecuentemente, el sistema manual llamado �Centralizador� de una
empresa comercial se integraba con los siguientes diarios:

Diario de bancos: En �l se registra la entrada y salida de efectivo (cheque o


transferencia).
Diario de compras: En �l se van a registrar �stas, los gastos, devoluciones,
rebajas y descuentos de tal manera que este diario refleje las compras netas.
Diario de ventas: Se registran las ventas, devoluciones sobre ventas, rebajas y
descuentos. De tal manera que refleje las ventas netas.
Diario de salidas de almac�n: En �l se registran las salidas de almac�n por
concepto de ventas y las devoluciones sobre ventas a precio-costo. De tal manera
que nos de el costo de lo vendido.
Diario de documentos por cobrar: Este diario se establec�a s�lo cuando la empresa
recib�a documentos a favor, con frecuencia y en �l se registraban todos los t�tulos
de cr�dito, letras de cambio y pagar�s que se recib�an para su cobro, los endosaba,
cobraba, cancelaba o sustitu�a para que el diario reflejara en cualquier momento el
saldo de los documentos pendientes de cobro.
Diario de documentos por pagar: Este diario s�lo se establec�a cuando la empresa
exped�a o aceptaba documentos para su pago. Con frecuencia, en �l se registraban
los t�tulos de cr�dito que se aceptaban, los que se cancelaban, pagaban o
sustitu�an.
Diario de operaciones diversas: Se registraban todas las dem�s operaciones que no
representaban ninguna de las anteriores.
El establecimiento de los diarios depend�a de la pol�tica de compra y venta de
mercanc�as a cr�dito que daban lugar a la recepci�n o suscripci�n de documentos.

Sistema de p�lizas
Este sistema es una evoluci�n m�s de los m�todos de registros manuales que consiste
en emplear un documento individual para registrar cada operaci�n, teniendo como
caracter�stica el hecho de que permite una mayor divisi�n del trabajo y sobre todo,
agiliza el proceso del registro de las operaciones. Las p�lizas son registradas
teniendo como base el rayado del diario continental. Adem�s, �stas son documentos
de car�cter interno en las que se registran las operaciones y se anexan los
comprobantes que justifican las anotaciones y cantidades en ella registradas. En
este sistema, las operaciones se registran individualmente, es decir, para cada
operaci�n se realiza una p�liza, la cual mantiene el rayado del diario continental.
Una p�liza contiene los siguientes datos:

Nombre de la empresa.
Tipo de p�liza.
N�mero de p�liza.
Fecha.
N�mero de cuenta.
N�mero de subcuenta.
Nombre de la cuenta.
Columna de parcial.
Columna para el cargo.
Columna para el abono.
Concepto de la operaci�n.
Serie de datos de control interno (nombre o firma de quien registr� la operaci�n).
Las p�lizas manejadas en las empresas se clasifican en 3 grandes grupos:

P�lizas de entrada de efectivo (p�lizas de ingreso).


P�lizas de salida de efectivo (p�lizas de egreso o p�lizas cheque).
P�lizas de diario.
Sistema de cuentas por cobrar
El sistema de cuentas por cobrar surgi� por la necesidad que algunas empresas
ten�an de expedir recibos para el cobro de determinados ingresos, como eran:

Cobro de rentas a los usuarios de bienes muebles e inmuebles.


Cobro de servicios prestados como el de energ�a el�ctrica y tel�fono.
Cobro peri�dico de intereses por inversi�n de capital a largo plazo.
Para lo cual se exped�a una cuenta por cobrar, que era un documento mucho m�s
completo que un simple recibo de cobro.

En el caso de la cuenta por cobrar se utilizaba con la finalidad de eliminar


subcuentas personales de las cuentas de clientes y deudores, y para la cuenta por
pagar para eliminar subcuentas de proveedores y acreedores se usaba una cuenta de
activo llamada "Cuentas por cobrar".

Sistema de cuentas por pagar


El sistema se adaptaba para ser establecido en cualquier tipo de empresa,
principalmente en aquellas donde la mayor parte de las operaciones eran a cr�dito.
El procedimiento de cuentas por pagar/cobrar ten�a los siguientes objetivos:

Eliminar o reducir el n�mero de subcuentas personales.


Ejercer control absoluto sobre cada una de las entradas/salidas de dinero.
El registro se realizaba a trav�s de una cuenta de pasivo llamada "Cuentas por
pagar".

Combinaci�n de sistemas contables

Descripci�n gr�fica de la utilidad de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
La adaptaci�n y combinaci�n de los sistemas de contabilidad depende principalmente
de la magnitud de la empresa, la clase de operaciones que efect�e y del mayor o
menor n�mero de dichas operaciones.
Los procedimientos que m�s se prestan para combinar son:

Procedimiento centralizador (diferentes departamentos).


Procedimiento de p�lizas.
Procedimiento de cuentas por cobrar (control interno).
Procedimiento de cuentas por pagar (control interno).
Sistema computarizado.
Generalmente, la empresa tambi�n se divide en departamentos, los cuales pueden ser:

Contabilidad general.
Compras.
Ventas.
Departamento de cobros y pagos.
Tesorer�a.
Almac�n.
En M�xico
Fundamentos legales
El art�culo 28� del C�digo Fiscal de la Federaci�n establece que las personas que
de acuerdo a las disposiciones fiscales est�n obligadas a llevar su contabilidad
dice que "La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros,
sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas
especiales, libros y registros sociales, control de inventarios, m�todos de
valuaci�n, discos, cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de
datos, los equipos o sistemas electr�nicos de registro fiscal y sus respectivos
registros. Adem�s de la documentaci�n comprobatoria de los asientos respectivos,
as� como toda la documentaci�n e informaci�n relacionada con el cumplimiento de las
disposiciones fiscales."

Reglamento del C�digo Fiscal de la Federaci�n


Fracci�n II: "Cumplimiento de los requisitos".
Los registros o asientos contables a que se refiera la Fracc. I deber�n cumplir con
el reglamento de este c�digo y las disposiciones de caracter general que emita el
Servicio de Administraci�n Tributaria (SAT).

Fracci�n III: "Los asientos o registros se llevar�n en medios electr�nicos"


Los registros que integran a la contabilidad se llevar�n en medios electr�nicos,
conforme lo establezca el reglamento de este c�digo y las disposiciones de caracter
general que el SAT emita.

Art�culo 34: La documentaci�n de dichos registros o asientos deber� estar


disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Los sistemas de contabilidad, no son otra cosa que los m�todos de regitro en el
diario. Son aquellos procedimientos mediante los cuales se anotan las operaciones
realizadas en una empresa, vali�ndose de documentos y diarios.

Historia
Conforme fue pasando el tiempo, las operaciones realizadas por la empresa iban en
aumento con el uso del diario continental, pero presentaba m�s desventajas debido a
que no era posible registrar oportunamente el aumento de volumen de operaciones,
puesto que estas deb�an ser anotadas por una sola persona. Algunas de las
caracter�sticas eran las siguientes:

Por tratarse de un libro encuadernado el registro de las operaciones deb�a hacerse


en forma manuscrita.
Los asientos de diario eran pasados uno a uno al libro mayor indicando la fecha, el
folio, la contracuenta, y las cantidades, lo que hac�a m�s lento el registro de
este libro.
Para hacer los pases a los libros auxiliares se deb�a hacer formando los datos de
libro diario, lo cual significaba interrumpir el registro en este libro, lo cual
hac�a m�s grande el retraso.
Debido a esta serie de desventajas fue evolucionando el sistema de contabilidad
buscando registrar eficaz y oportunamente las operaciones y ahorrar tiempo en el
registro e implantar la divisi�n del trabajo.

Algunos de los sistemas que fueron surgiendo fueron:

Sistema de diario mayor �nico.


Sistema de diario de caja.
Sistema centralizador.
Sistema de p�lizas.
Sistema de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Sistema combinado.
Sistemas mec�nicos de registro.
Sistemas computarizados.