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TUTORIAL DE

GESTIÓN DE
CENTROS
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Índice

1. Identificación en Gestión de centros ......................................................................... 2


2. Selección de centro .................................................................................................. 2
3. Vista general ............................................................................................................. 3
4. Gestión de aulas ....................................................................................................... 4
4. 1. Vista general de aulas ....................................................................................... 4
4. 2. Crear nueva aula ............................................................................................... 5
4. 3. Acciones de gestión de aulas ............................................................................ 7
5. Gestión de sesiones ................................................................................................. 8
5. 1. Vista general de sesiones ................................................................................. 8
5. 2. Crear nueva sesión ......................................................................................... 11
5. 3. Acciones de gestión de sesiones..................................................................... 12
5. 4. Ver inscritos y visualización de las claves de examen ..................................... 13
5. 5. Cerrar sesión ................................................................................................... 14
6. Facturación ............................................................................................................. 17
6. 1. Vista general ................................................................................................... 17
6. 2. Nuevo pedido .................................................................................................. 18
6. 3. Acciones de gestión de pedidos ...................................................................... 18

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Este documento está dirigido a aquellos usuarios con rol de Coordinador de Centro
(CC) y Personal de Apoyo (PA), con el objetivo de que conozcan el sistema de Gestión
de centros.

En el sistema de Gestión de centros, el PA solo tendrá acceso a una parte de la


funcionalidad, concretamente a la pestaña de Documentación, Vista general de
sesiones, Ver inscritos en las sesiones y Cerrar sesión.

1. Identificación en Gestión de centros

Para administrar su centro de examen debe identificarse en http://centros.siele.org


con sus credenciales de acceso (email y contraseña). A continuación, pulse en
Acceder.

2. Selección de centro

Si en su caso gestiona varios centros de examen, tras identificarse, tiene que


seleccionar el centro que desea administrar. Para ello, abra el desplegable que
aparece en pantalla y seleccione el centro que corresponda.

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3. Vista general

Tras la identificación (o tras la selección de centro en caso de que tenga varios centros
para gestionar) se mostrará la vista general de sesiones creadas y el menú con las
funcionalidades básicas: Inicio, Sesiones, Aulas, Mis solicitudes, Tutorial, Personal,
Documentación, Mi página, Contacto y facturación.

Se visualizan con el rol de Responsable o


Coordinador.

• Sesiones. Área para generar nuevas sesiones y gestionar las existentes.


• Aulas. Área para generar nuevas aulas y gestionar las existentes.
• Mis solicitudes: peticiones creadas por el Responsable para la creación de un
centro de examen.
• Tutorial: espacio para la preparación del centro de examen.
• Personal: espacio en el que el Responsable del centro asigna los perfiles a las
personas que van a gestionar y administrar los exámenes.
• Documentación. Área para poder visualizar y descargar documentación para
conocer el uso del sistema de Gestión de centros, protocolos de actuación,
manuales de uso, guías de examen, etc.
• Mi página. Área personal con los datos básicos y contraseña.

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• Contacto. Para el envío de peticiones y consultas.

• Facturación. Gestión de los exámenes realizados (pedidos).

Una vez que su centro esté operativo, el orden básico para comenzar a gestionar su
centro es el siguiente:
1. Crear las aulas disponibles en el centro.
2. Crear las sesiones que el centro desee ofertar (para poder generar una
sesión debe antes dar de alta un aula a la que asociar la sesión).
Una vez creadas las aulas, no es necesario volver a crearlas en el futuro. Podrá
editar su información y características desde la zona de gestión de aulas.

4. Gestión de aulas

Un aula es una sala física de examen a la que podrá asociar la realización de un


examen SIELE. Para poder generar una sesión (la programación de un aula en una
fecha y hora concreta para la realización de un examen), debe antes dar de alta un
aula.
Una misma aula puede servir para la realización de distintas sesiones a lo
largo del tiempo, siempre y cuando estas sesiones no tengan lugar al mismo
tiempo.

Para dar de alta nuevas aulas y gestionar las ya existentes, pulse en el enlace Aulas,
ubicado en el menú superior.

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4. 1. VISTA GENERAL DE AULAS

La pantalla inicial le mostrará el total de aulas que ha generado el centro, con la


información básica de cada una de ellas:

• Código del aula: Número de identificación.


• Nombre del aula. Espacio reservado con puesto de examen.
• Capacidad. Número máximo de plazas reales (puestos para el examen) que
existen en el aula.
• Sesiones realizadas. Número de sesiones realizadas en esa aula.
• Plazas ofertadas. Suma total de las plazas ofertadas en todas las sesiones
que se han asociado al aula desde su creación.
• Estado. Indica si está Activa o Inactiva (si está Inactiva, esta aula no se
mostrará como opción cuando cree una nueva sesión de examen).

4. 2. CREAR NUEVA AULA

Pulse en Nueva aula para dar de alta un aula en el sistema.

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Debe completar los siguientes campos:
• Nombre del aula. Especifique un nombre para identificar el aula (por ejemplo,
A, B, C).
• Descripción. Introduzca una descripción que pueda serle útil para identificar la
sala en cuestión.
• Capacidad. Indique el número máximo de plazas reales (puestos para el
examen) que existen en la sala. Algo importante a señalar es que la suma de
plazas ofrecidas de todas las aulas no puede superar la cantidad de puestos de
examen autorizados para el centro.

A continuación, pulse en Guardar para guardar la información del aula.

Por defecto, las nuevas aulas tienen el estado de Inactivas.


Debe activarlas si desea que estén efectivamente disponibles en el sistema.

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4. 3. ACCIONES DE GESTIÓN DE AULAS

Desde la vista general de aulas, podrá realizar una serie de acciones para las salas
dadas de alta.
Puede activar aquellas aulas inactivas pulsando en Activar. Debe realizar este paso
si desea que el aula esté disponible en el sistema para poder asociar sesiones a esa
sala.
Para las aulas activas, pulse en Acciones y se desplegarán las distintas opciones de
gestión:

• Editar. Puede configurar de nuevo un aula creada anteriormente. Recuerde


pulsar en Guardar cuando haya editado los campos que necesite.
• Eliminar. Borre aquellas aulas que quiera dar de baja definitivamente (solo se
pueden eliminar aquellas aulas que no tengan sesiones realizadas).
• Activar/Desactivar. Puede desactivar las aulas activas (no se mostrarán como
opción cuando cree una nueva sesión de examen), o bien activar aquellas
inactivas, tal y como se muestra en la siguiente captura.

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5. Gestión de sesiones

Una sesión es la programación de un aula (con sus puestos de examen) para


realizar un examen en una fecha y hora determinada.

Para dar de alta nuevas sesiones y gestionar las ya existentes, pulse en el enlace
Sesiones, ubicado en el menú superior.

5. 1. VISTA GENERAL DE SESIONES


La pantalla inicial le mostrará el total de sesiones dadas de alta para su centro. La
información aparece ordenada en distintas columnas (puede ordenarlas pulsando
sobre ellas):

• Código de la sesión. Código para identificar la sesión.


• Aula. Indica el nombre del aula en la que se realizará el examen.
• Examen. Modalidad ofertada.

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• Fecha. Día programado.
• Hora de inicio. Hora programada para el inicio del examen.
• Hora de fin. Hora programada para el fin del examen.
• Plazas ofertadas. Puestos que se ofrecen en la sesión (no pueden exceder el
número máximo de plazas definido para el aula).
• Plazas disponibles. Puestos que quedan disponibles para esa sesión,
considerando el número de candidatos inscritos hasta ese momento.
• Número inscripciones. Número de candidatos inscritos hasta el momento en
la sesión.
• Aparece en catálogo: Sí.
• Código de serie asociado: serie que se asocian a la sesión y que está
compuesta por n cupones.
• Estado. Indica el estatus de la sesión: En elaboración (sesión que está siendo
editada); En oferta (los candidatos pueden inscribirse en esa sesión);
Bloqueada (48 horas antes de la fecha y hora de la sesión, se bloquea de
forma automática la posibilidad de nuevas inscripciones); En ejecución (indica
que el examen se está realizando en ese momento); Pendiente de valorar (el
examen ha acabado pero no ha sido valorado aún); Valorada (el examen ha
acabado y se ha realizado su valoración, pero no se ha cerrado la sesión);
Cerrada (la sesión está cerrada).
• Despublicar sesiones: posibilidad de cerrar de forma masiva las sesiones que
no tienen candidatos inscritos.
• Aplicar acciones masivas: posibilidad de publicar/despublicar las sesiones en
una sola acción.

Si lo desea, puede filtrar esta información para obtener un listado adecuado a sus
necesidades. Puede usar estos filtros seleccionando en los distintos combos (Aula,
Examen, Estado, Desde-Hasta, Exportar) las variables que le interesan. A
continuación, pulse en Buscar.

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En la parte inferior izquierda puede ver el número total de plazas ofertadas por su
centro, el número de candidatos inscritos y el número de incidencias.

Y en la parte superior derecha, puede consultar el calendario de sesiones pulsando


sobre Ver calendario (por mes, semana y día).

Desde esta pantalla podrá realizar varias acciones relacionadas con la gestión de sus
sesiones, las cuales explicamos a continuación.

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5. 2. CREAR NUEVA SESIÓN

Es necesario crear una Nueva sesión para todos aquellos exámenes que su centro
quiera programar. Recuerde que para generar una sesión debe tener al menos un
aula ya creada.
Pulse en Nueva sesión para generarla y configurar sus características:

Complete los campos indicados:


1. Examen. Seleccione la modalidad de examen para la sesión (SIELE Global, S1,
S2, S3, S4).
2. Aula. Indique en qué sala se
realizarán los exámenes.
3. Fecha. Indique en qué fecha
se realizarán los exámenes.
4. Hora. Indique a qué hora se
realizarán los exámenes
(tanto la fecha como la hora
deben ser fijadas según la
zona horaria de la localidad
del centro).
5. Capacidad. Indique el número máximo de plazas que ofrecerá en la sesión.
Recuerde que las plazas ofrecidas no pueden ser superiores a la capacidad del
aula. Cuando seleccione un aula, por defecto mostrará el número máximo de
plazas que tiene esa sala.
6. Marcar si quiere repetir sesión (reserva recurrente): a través de este check
puede marcar los días que quiere que se repita la sesión y hasta qué fecha para
que, con una única gestión, se generen el número de sesiones que desee.

A continuación, pulse en Guardar para crear la sesión y continuar con el proceso.

Una sesión no se mostrará a los posibles candidatos hasta el momento en que la


publique. No es suficiente con crear una nueva sesión y guardarla; es necesario
publicarla. Esto se detalla a continuación.

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5. 3. ACCIONES DE GESTIÓN DE SESIONES

Desde la vista general de sesiones, pulse en el botón Acciones para gestionar sus
sesiones:

• Editar. Puede configurar de nuevo una sesión creada anteriormente. No se


podrán editar las sesiones que ya han sido publicadas. Tampoco se mostrarán
las salas dadas de baja o borradas. Recuerde pulsar en Guardar cuando haya
editado los campos que necesite.
• Publicar. Debe publicar las sesiones si quiere los candidatos puedan hacer
reservas en las mismas. De esta forma su centro y sesión aparecerá en los
buscadores que utilizan los usuarios para inscribirse en los exámenes SIELE. Se
podrá despublicar una sesión que no tenga inscritos o estén en proceso de
inscripción.
• Eliminar. Puede eliminar una sesión creada anteriormente y que aún no haya
sido publicada. Si la sesión ya está publicada no podrá eliminarla.
• Ver inscritos. En aquellas sesiones que han sido publicadas, se mostrará el
botón de Ver inscritos. Pulse para acceder a la información relevante de los
candidatos inscritos en esa sesión. Esto se detalla más adelante.

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• Cerrar sesión. Cuando la sesión ha finalizado, pulse en Cerrar sesión para
realizar la valoración de los candidatos y anotar las observaciones o
incidencias que considere oportunas. Esta opción aparecerá cuando la sesión
haya finalizado y su estado sea "Pendiente de valorar" o "Valorada".

INFORMACIÓN IMPORTANTE A TENER EN CUENTA:


Debe publicar las sesiones para que sean totalmente efectivas, es decir, para que
los candidatos puedan inscribirse en ellas. No es suficiente con que estén
guardadas, sino que deben ser publicadas.
Si una sesión ha sido Publicada y ningún candidato se ha inscrito en ella, se podrá
despublicar.

5. 4. VER INSCRITOS Y VISUALIZACIÓN DE LAS CLAVES DE EXAMEN


En cada una de las sesiones, pulse en Ver inscritos si quiere visualizar los candidatos
inscritos en esa sesión.

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Tras pulsar en Ver inscritos, se muestra una pantalla con los datos básicos de la
sesión y una tabla de candidatos inscritos con la siguiente información:

• Código de la reserva. Código que identifica la reserva de un candidato


específico.
• Apellidos, Nombre. Nombre y apellidos del candidato.
• Tipo de documento. Tipo de documento oficial de identidad que el candidato
eligió al inscribirse (DNI, Pasaporte, etc.).
• Número de documento. Número del documento de identidad con el que el
candidato se inscribió.
• Estado del examen. No iniciado; Realización parcial de tareas; Realización
total de tareas.
• Clave de examen. A cada candidato le pertenece una clave de examen. El
PA debe insertar este código en el navegador del candidato para que pueda
iniciar el examen. La clave no puede ser conocida por el candidato en
ningún momento.

Es muy recomendable imprimir el listado de candidatos con toda la información,


ya que será muy útil para el trabajo del Personal de Apoyo. Para ello, pulse en
Imprimir.

5. 5. CERRAR SESIÓN

Cuando el examen ha finalizado o ya ha pasado la fecha y la hora, debe pulsar en


Cerrar sesión, para que pueda valorar la sesión y anotar incidencias o cualquier
otra información relevante.
El botón correspondiente a Cerrar sesión solo se mostrará en aquellas sesiones cuyo
tiempo haya finalizado.

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El cierre de sesión debe realizarse en los 60 minutos posteriores a la finalización
del tiempo de la sesión. Este paso es muy importante porque el proceso de calificación
solo se pone en marcha si el centro cierra la sesión.

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Tras pulsar en Cerrar sesión, la pantalla mostrará los datos básicos de la sesión y un
listado de los candidatos inscritos, con información básica como Nombre y apellidos,
Documento de identidad y Estado del examen (No iniciado; Realización parcial de
tareas; Realización total de tareas).

En la columna de Valoración, debe seleccionar para cada candidato la situación que


le corresponda:
• Sin problema. No ha existido ningún problema o incidencia.
• No asistió. El candidato no se presentó al examen.
• Problema técnico centro. Hubo una incidencia en las instalaciones o equipos
del centro. En este caso el examen no será calificado.
• Problema técnico plataforma. Hubo una incidencia en el navegador propio de
SIELE. En este caso el examen no será calificado.
• Abandonó antes de tiempo. El candidato abandonó el examen antes de
finalizarlo. El examen será calificado.
• Llegó tarde. El candidato llegó tarde al examen. En este caso, si el candidato
ha hecho el examen o parte del mismo, será calificado.
• Problemas de acreditación. El candidato no aporta la documentación
necesaria para su correcta identificación y acreditación.
• Problemas de comportamiento en las pruebas. El candidato incumple las
normas básicas de comportamiento durante el examen (por ejemplo: molesta a
otros candidatos, utiliza su dispositivo móvil, habla con otros candidatos, etc.).
En este caso, el examen no será calificado.

Asimismo, dispone para cada candidato de un campo de texto opcional que puede
rellenar para aportar información específica.
Cuando haya terminado la valoración, pulse en Guardar y cerrar para salvar la
información y cerrar de forma efectiva la sesión. Si solo pulsa en Guardar, guardará
los datos introducidos pero la sesión permanecerá en estado de Pendiente de valorar.

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6. Facturación

6. 1. VISTA GENERAL
A través de la sección facturación se puede consultar los Pedidos Pendientes de
Aceptar (1), Pedidos Pendientes de Facturar (2) y el control de las Facturas
Aceptadas (3).

Antes de comenzar con la explicación de cada una de las secciones es necesario


entender el proceso de facturación y emisión de pedidos.
Cada bimestre, TED emitirá de forma automática el pedido correspondiente, con detalle
del importe de las sesiones realizadas en el centro. Es decir, cuando finaliza el periodo
de facturación, TED calculará el importe correspondiente al Centro de Examen
Autorizado SIELE, en función del número de exámenes que haya realizado.
Para poder realizar el pago, TED solicitará al Centro Examinador la emisión de una
factura por el importe correspondiente al pedido emitido.

Emisión de Envío de Aprobación de Pago de


pedido (TED) factura (CEA) factura (TED) factura (TED)

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6. 2. NUEVO PEDIDO

El importe del pedido será la suma de las certificaciones realizadas en el periodo


calculado en base del acuerdo firmado con SIELE.
Por tanto, en el momento en el que se emite el pedido por parte de TED, este pasará
por 3 estados que se corresponden con las secciones que hay en la pestaña de
facturación:

1. Pedidos pendientes de aceptar: pedidos que ha tramitado TED y que están


pendiente de que el centro emita la factura.
2. Pedidos pendientes de facturar: pedidos en los que el centro ha enviado la
factura y está pendiente de que TED las acepte.
3. Facturas aceptadas: facturas aprobadas por TED en las que ya se ha iniciado
trámite para proceder al pago de las mismas.

6. 3. ACCIONES DE GESTIÓN DE PEDIDOS

Teniendo en cuenta esto, a través del botón Acciones tiene las siguientes posibilidades:

• Detalles: permite consultar las sesiones realizadas mediante la exportación de


un Excel con el detalle de las pruebas realizadas, precio, etc.

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• Emitir factura: espacio para la emisión de la factura. En la parte izquierda de la
pantalla detalla el resumen del pedido. A través del formulario de envío será
necesario incluir el número de factura y los datos de información bancaria (SWIF,
IBAN, ABA) para proceder al pago. El importe total de la factura emitida deberá
coincidir con el importe del pedido. No se aceptarán facturas con importes
diferentes al importe del pedido.

El importe neto a facturar deberá incluir los impuestos correspondientes en cada país.
Una vez que el pedido ha sido aceptado y se ha procedido al envío de la factura, el
apartado Pedidos pendientes de aceptar quedará vacío y mostrará el mensaje de que
no existen pedidos pendientes de aceptación.
Por el contrario, se mostrará en Pedidos pendientes de facturar la factura enviada por
el centro en estado de factura enviada.

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El estado de la factura se mantendrá hasta que el departamento financiero de SIELE
apruebe la factura enviada.
Una vez que el departamento financiero de SIELE apruebe la factura, esta pasará al
histórico de Facturas aceptadas, quedando las anteriores secciones vacías.

En el caso de no estar conforme con el importe del pedido se podrá cumplimentar un


formulario de reclamación justificando el motivo.

• Reclamar: solicitar la reclamación del pedido si algún dato no fuera correcto.

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