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MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

DROGUERIA CRUZ ROJA

DROGUERIAS:

CRUZ ROJA

LA QUINCE

VERSIÓN 1.0
CAICEDONIA VALLE DEL CAUCA

JUNIO 2011

Reg. Jorge Mario Abril Ramírez

GERENTE

Edelmira Arias Pantoja Manuel Fernando Velásquez M.

Subgerente Administrativa Subgerente de Información

Jonathan Ocampo Ciro María Patricia Reyes Amariles

Asesor Comercial 1 Asesor Comercial 2

Liliana Quintero

Asesor Consultor
Presentación del Manual:

La gerencia de las Droguerías Cruz Roja y La Quince en armonía


con su Plan de Desarrollo Normativo, ha dado máxima prioridad al
cumplimiento de todos los requisitos que se encuentran plasmados
en los diferentes decretos y resoluciones que rigen la práctica de los
servicios farmacéuticos ambulatorios.

Como resultado se ha decidido diseñar y estructurar el Manual de


Gestión de la Calidad, tomando cada uno de los eventos que
suceden a diario y que son vitales para el correcto funcionamiento
del Servicio Farmacéutico. Dicha caracterización del manual,
facilitara a todos los miembros de la empresa información clara,
precisa y sencilla sobre el soporte de sus actividades y
responsabilidades.

En esta herramienta se logró incorporar al Gerente, al Subgerente


de Información y a un Asesor externo, formulando la versión inicial y
como se harán futuros ajustes y revisiones de la misma.

Todo lo anterior, es el resultado de compilar, revisar y ajustar los


procesos y procedimientos que se venían llevando a cabo en cada
una de las áreas del Servicio Farmacéutico en este documento que
le permitirá a cualquier trabajador en su etapa de inducción o en su
labor operativa diaria entender la relación de sus actividades con la
producción de servicios de calidad, de modo que su consulta
permanente y su revisión técnica periódica seguramente seguirá
formando parte del proceso de mejoramiento continuo que
adelantara la empresa.

La funcionalidad del Manual, es entonces garantizar la optimización


de los recursos y la producción de servicios de alta calidad con el
mínimo de riesgos que le permitan a la empresa y los trabajadores
desarrollar competencias técnicas y corporativas auditables,
medibles y flexibles.
MANUAL DE VERSION 1.0
GESTION DE
CALIDAD JUNIO 22 DE 2.011

PROCESO: SERVICIO FARMACEUTICO AMBULATORIO

OBJETIVO: Promover y proporcionar estilos de vida saludable y el uso


adecuado de medicamentos y dispositivos médicos.

Prevenir factores de riesgo derivados del uso adecuado de medicamentos y


dispositivos médicos, así como los problemas relacionados con su uso.

Suministrar los medicamentos y dispositivos médicos e informar a los


pacientes sobre su uso adecuado.

Ofrecer atención farmacéutica los pacientes que la requieren, realizando las


intervenciones necesarias para el cumplimiento de la farmacoterapia prescrita
por el facultativo.

ALCANCE: Inicia con la identificación de las necesidades de los usuarios y


finaliza con la Farmacovigilancia.

DUEÑO: Equipo administrativo y funcional.


MANUAL DE VERSION 1.0
GESTION DE
CALIDAD JUNIO 22 DE 2.011

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

• Resolución 1403, Identificación de Necesidades • Listado de


• Decreto 2200 necesidades/inventarios
• Decreto 1011 Identifican necesidades del • Compra
• Necesidad del usuario usuario. (Salud, Bienestar,
• Inventario Disponibilidad, información,
atención y suministro de
• Listado de necesidades
medicamentos). Cotización

Proceso de Selección
• Lista de pedido
• Analizar listado
• Orden de compra
• Lista de pedido • Aplicar V.E.N. y A.B.C.
• Orden de compra • Analizar cotizaciones
• Diligenciar pedido
Proceso Adquisición • Acta de recepción
• Recepción administrativa • Acta de devolución
• Acta de recepción • Recepción técnica
• Acta de devolución • Devolución

Proceso de Almacenamiento • Inventario

• Inventario • Inventario • Devolución Física.


• Dispensación • Área Cuarentena
PROVEEDORES • Control temperatura y humedad • Registro de temperatura y

•INTERNOS
Usuario Proceso de Dispensación.
humedad

• Análisis de la Prescripción
CLIENTES INTERNOS
Gerencia
Aéreas de la organización
-Ministerio Protección Social Funcionarios de la
PROCESOS Y RECURSOS
organización.
PROVEEDORES
-Seccional de Salud RELACIONADOS
EXTERNOS
-Secretaria de Salud Financieros CLIENTES EXTERNOS
• Plan de inversión
• Plan de funcionamiento
-Proveedores y/o distribuidores Humanos IPS
• Administración de Personal Usuarios
-Médicos • Presupuesto y Nomina Minoristas
• Logística
-IPS Físicos
• Propios
MANUAL DE VERSION 1.0
GESTION DE LA
MAPA DE JUNIO 22 DE
PROCESOS 2.011

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE VERSION 1.0
GESTION DE
CALIDAD JUNIO 22 DE 2.011
OBJETIVOS CON LOS QUE ESTA RELACIONADO EL PROCESO

Promover y propiciar estilos de vida saludables y el uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos.
Prevenir factores de riesgo derivados del uso inadecuado de los medicamentos y dispositivos médicos, así
como los problemas relacionados con su uso.
Suministrar los medicamentos y dispositivos médicos, e informar a las partes, sobre su uso adecuado
Ofrecer atención farmacéutica a los pacientes, que la requieren, realizando intervenciones necesarias para
el cumplimiento de la farmacoterapia prescripta por el farmacéutico.

DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO


• Resolución 1403/2007
• Decreto 2200/2005
• Decreto 1011/2006
• Plan Estratégico

EVIDENCIAS QUE QUEDAN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CADA UNO


• Plan Estratégico
• Acta de recepción
• Registro de temperatura y humedad
• Registro de control de residuos
• Acta de visita e inspección de la seccional de salud
• Acta de medicamentos de control especial
• FORAM (Formato de reacciones adversas medicamentos)
• Listado de necesidades
• Solicitud de cotización
• Formato farmacovigilancia

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN: PROCEDIMIENTOS


ACTIVIDAD RESPONSABLE

• Identificar necesidades de los usuarios Regente y


Químico farmacéutico

• Selección

• Adquisición

• Recepción
INDICADORES QUE SE NECESITA MEDIR DE CADA PROCESO
Indicadores:

• Capacidad de gestión

• Tiempo de reposición
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
POLÍTICA DE CALIDAD 2.011

La política de calidad está encaminada a la planeación, ejecución,

control y mejora continua de los procesos, procedimientos y

condiciones esenciales para satisfacer las necesidades de los

usuarios del servicio farmacéutico ambulatorio, cumpliendo con las

disposiciones y decretos reglamentarios.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE SELECCIÓN 2.011

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

OBJETIVO: Definir mediante un listado escrito los medicamentos,

dispositivos médicos, cosméticos, productos de tocador, droga blanca y el valor

de las recargas para dispositivos móviles, con lo que se debe proveer al

servicio farmacéutico para la buena, optima y rápida prestación de nuestros

servicios.

ALCANCE: Este proceso se realizará todos los días exceptuando

domingos y festivos y se hará extensivo a todas las categorías de productos

con las que cuenta el servicio farmacéutico.

RESPONSABLE: Regente de farmacia.

DOCUMENTOS DE SOPORTE:

 Listado de faltantes.

 Resolución 1403 de 2.007.

 Decreto 2200 de 2.005.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE SELECCIÓN 2.011
FLUJOGRAMA:

COMENZ
AR

ENCUESTAR A LOS RECORRER


FUNCIONARIOS REVISAR LIBRO DE ESTANTES,
SOBRE FALTANTES VITRINAS Y EL
SUGERENCIAS FARMALINE

ELABORAR
LISTADO
DEFINITIVO DE
FALTANTES

EVALUAR
PRODUCT SI
OS
ENCARGA
DOS
ANEXAR AL
LISTADO
DEFINITIVO DE
NO FALTANTES

DEFINIR

CANTIDADES

TERMINA
R
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE SELECCIÓN 2.011
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

 Realizar el listado de los productos agotados o que se encuentren por

debajo de la cantidad mínima aceptable en cuanto a la existencia del

mismo. Este proceso se realiza en dos partes: La primera es revisar el

libro donde se van escribiendo los productos que se van agotando a

medida que se van vendiendo. La segunda es un recorrido que se

realiza en cada vitrina, estante y en el farmaline para identificar que las

cantidades de cada producto disponible para comercializar sea la

adecuada.

 Anexar al listado de los productos agotados los encargos realizados por

los diferentes clientes. En este paso se evalúa si el producto se puede

seguir manteniendo disponible en el servicio farmacéutico para darle una

más rápida respuesta en una posterior solicitud del mismo y se le

aumenta una unidad a la cantidad requerida por el cliente.

 Definir las cantidades a pedir de cada ítem del listado y ubicar el número

frente a cada producto.

 Encuestar a cada funcionario del servicio farmacéutico sobre alguna

sugerencia, ya sea la de aumentar la cantidad de inventario de algún

producto o sobre la codificación de un producto nuevo solicitado por

nuestros clientes, presentado por los diferentes visitadores de la

industria o que tenga publicidad en la televisión.


MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE SELECCIÓN 2.011

INDICADOR Nº 1
PROCESO DE SELECCION

NOMBRE Capacidad de gestión.

RESULTADO:

TIPO PROCESO: X

DESCRIPCION La capacidad de la organización para gestionar la solicitud del


cliente.

OBJETIVOS Identificar las oportunidades de mejoramiento en la capacidad de


gestión en función de la necesidad del cliente.

UNIDAD DE MEDIDA 80%

DEFINICION DE LA 1- Requerimientos satisfechos.


VARIABLE
2- Total requerimientos.

- Requerimientos satisfechos.

FORMULA DE CALCULO - Total de requerimiento (listado de faltantes y/o rotación de


inventarios, buzón de sugerencias de medicamentos
aprobados).

RANGO DE VALORES = 80% Cumplimiento.

= 60% Riesgo.

60% Incumplimiento.

META

RESTRICCION DEL - Requerimientos de entes reguladores.


CUMPLIMIENTO
- Normatividad vigente.

- Listado de faltantes y/o rotación del inventario.

FUENTE DE DATOS - Sugerencia de medicamentos aprobados (comité de


compras).

- Acta de recepción.

BASE NORMATIVA - Resolución 1403 , Cap. 5


PERIODICIDAD DE LOS - Aplicable mensualmente.
DATOS

PERIODICIDAD DEL - Trimestral.


INFORME

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE ADQUISICIÓN 2.011

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

OBJETIVO: Obtener la totalidad de productos que se encuentran

descritos en el listado realizado por el proceso de selección y en sus

cantidades requeridas.

ALCANCE: Este proceso se realizara los días definidos para su

ejecución y se le aplicara a los documentos generados por el proceso de

selección.

RESPONSABLE: Gerente y Asesor Comercial 1.

DOCUMENTOS DE SOPORTE:

 Documento de Selección.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE ADQUISICIÓN 2.011

FLUJOGRAMA:

COMENZ
AR

REVISAR LISTADO
DEFINITIVO DE
FALTANTES

PEDIDO
NO PARA
SI COPIDRO
GAS?

SELECCIONAR NO ES
PROVEEDOR REMESA

SI

AJUSTAR DICTAR LISTADO SELECCIONAR

PEDIDO MÍNIMO DE FALTANTES 70 u 80 ÍTEMS

TERMINA
R

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE ADQUISICIÓN 2.011

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

 Revisar el listado generado por el proceso de selección.

 Definir los proveedores y que productos se les solicitará a cada uno,

teniendo en cuenta el pedido mínimo que exige cada distribuidor.

 Cuando es un pedido remesado a la Cooperativa Copidrogas, este se

debe tener listo antes de las 9:45 A.M.

 Cuando es una remesa es porque por lo general hay un encargo de un

cliente, si no lo es se evalúa el precio que tiene el producto para decidir

si se realiza el pedido (Copidrogas cobra $13.000 aprox. por caja que

despache desde su bodega ubicada en la ciudad de Pereira). Cabe

resaltar que en una caja ubican entre 70 y 80 ítems aproximadamente.

 Copidrogas nos toma pedido normal dos veces a la semana (sin ningún

costo de envío) y este debe estar definido el martes y jueves a la 1:45

P.M.

 Los pedidos aprobados se dictan en su gran mayoría por vía telefónica.

Pero en algunos casos se envían por la Internet o directamente a los

representantes de la Industria en el punto de venta.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando

Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE ADQUISICIÓN 2.011

INDICADOR Nº 1
PROCESO DE ADQUISICION

NOMBRE Tiempo de trámite de compra.

RESULTADO:

TIPO PROCESO: X

Capacidad de la organización para gestionar la identificación de


faltantes, para gestionar el proceso de compras (elaborar orden
DESCRIPCION de compras).

OBJETIVOS Identificar las oportunidades de mejoramiento del tiempo de


reposición.

UNIDAD DE MEDIDA % horas

- Tiempo para identificar faltantes.

DEFINICION DE LA - Tiempo gestionar pedido.


VARIABLE
- Tiempo de entrega del proveedor.

- Tiempo de recepción del pedido.

FORMULA DE CALCULO - ∑ sumatoria de tiempos

< 72 horas cumplimiento.

RANGO DE VALORES 68 ^ 71 horas riesgo.

≥ 72 horas incumplimiento.

META Mejorar el tiempo en cual se demora la adquisición.

RESTRICCION DEL No aplica.


CUMPLIMIENTO

- Fecha y hora de elaboración del listado faltante.

FUENTE DE DATOS - Fecha y hora orden de compra.

- Fecha de llegada.

BASE NORMATIVA - Resolución 1403


PERIODICIDAD DE LOS - Mensual.
DATOS

PERIODICIDAD DEL - Trimestral.


INFORME

RESPONSABLE - Regente de farmacia.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE RECEPCIÓN 2.011

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

OBJETIVO: Garantizar que los productos solicitados al proveedor

lleguen en las cantidades solicitadas, en los tiempos de entrega estipulados y

con las calidades exigidas para los productos.

ALCANCE: Este proceso inicia desde el mismo instante de la llegada

de los productos al servicio farmacéutico hasta la generación del acta de

recepción y su ingreso al inventario.

RESPONSABLE: Regente de Farmacia.

DOCUMENTOS DE SOPORTE:

 Listado definitivo de faltantes aprovado.

 Resolución 1403 de 2.007.

 Decreto 2200 de 2.005.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando

Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE RECEPCIÓN 2.011

FLUJOGRAMA:

COMENZ
AR

RECIBIR PEDIDO

PROVEEDOR

REVISAR
SI PRODUCT NO
OX
PRODUCT
ASIGNAR UTILIDAD O
Y REVISAR FECHA
VENCIMIENTO

ELABORAR REALIZAR

ACTA DE DEVOLUCIÓN
RECEPCIÓN

INGRESAR ELSI
ACTA DE
RECEPCIÓN AL
INVENTARIO

TERMINA
R

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE RECEPCIÓN 2.011

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

Se debe aclarar que para los procesos de Recepción, Almacenamiento y

Devolución no se manejan las llamadas Tablas Militares. Porque es política de

la Gerencia no aceptar ningún tipo de defecto así sea menor.

Las actividades son las siguientes:

 Se revisara el pedido entregado por el proveedor con las cantidades

solicitadas a este, con el fin de evaluar posibles inconsistencias.

 Productos que presenten inconsistencias serán devueltos.

 Se marcara producto por producto con el margen de utilidad asignado a

cada categoría y simultáneamente se revisa el estado de llegada del

producto, el precio ofrecido por el proveedor y su fecha de vencimiento.

 Elaborar el acta de recepción para su aprobación por parte del Gerente.

 Ingresar el acta de recepción al inventario.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD
PROCESO DE JUNIO 22 DE
ALMACENAMIENTO 2.011

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

OBJETIVO: Garantizar la buena disposición y ubicación de los

medicamentos y/o dispositivos médicos en los estantes, vitrinas y farmaline

según las disposiciones legales vigentes y políticas de la empresa.

ALCANCE: Este proceso va desde la asignación de la utilidad a los

diferentes productos llegados por parte del proveedor y que son aprobados,

hasta su ubicación en el sitio definido para ello.

RESPONSABLES: Subgerente Administrativa, Subgerente de


Información, Asesor comercial 1 y el Asesor
comercial 2.

DOCUMENTOS DE SOPORTE:

 Acta de recepción.

 Resolución 1403 de 2.007.

 Decreto 2200 de 2.005.

 Formato de controles ambientales.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD
PROCESO DE JUNIO 22 DE
ALMACENAMIENTO 2.011

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

Para poder entender la descripción de las diferentes actividades a realizar en

este proceso debemos saber cómo se encuentra distribuido el servicio

farmacéutico. Esta distribución se hizo por categorías y contamos con las

siguientes:

 Tintura para el cabello. En esta categoría contamos con productos para

cambiar el tono del cabello y las aguas reveladoras.

 Cuidado capilar. A esta categoría pertenecen los Shampoos,

acondicionadores, bálsamos, rinses, cremas para peinar, tratamientos

capilares, lacas, geles capilares, etc.

 Leches. Acá encontramos las leches para niños, complementos

dietarios, multivitamínicos y endulzantes.

 Cosmetología. Esta categoría es muy extensa porque abarca una gran

variedad de productos cosméticos para el rostro, manos, pies, piel, etc.

 Aseo personal. Contiene talcos, jabones, desodorantes, productos para

el aseo oral, etc.

 Pañales. Tenemos para niños y adultos pero también se cuenta con

pañitos húmedos, pañuelos (Auto, bolsillo, cubo, íntimos, etc.), papel

higiénico, protectores diarios, tampones y toallas higiénicas.

 Naturales. Como su nombre lo indica son los productos fitoterapéuticos.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD
PROCESO DE JUNIO 22 DE
ALMACENAMIENTO 2.011

 OTC. Encontramos productos publicitados en medios masivos de

comunicación como AINES, antigripales, productos sexuales

(preservativos, geles íntimos, anillos vibradores, sildenafil en spray, etc.)

y chapsticks.

 Glaxo, Wyeth Consumer, J&J y Biogen. Áreas definidas por los

proveedores para ubicar sus productos y generar un ingreso adicional al

servicio farmacéutico.

 Cuidado del Bebe. Categoría a la cual pertenecen solo productos para

niños, como los son jabones, shampoos, acondicionadores, balsamos,

copitos, estuches con varios de estos productos, teteros,

entretenedores, chupos, cremas antipañalitis, aceites, cremas liquidas

para la piel, colonias, etc.

 Genéricos. Área amplia organizada en orden alfabético y forma

farmacéutica.

 Dispositivos Médicos. Contamos con guantes, tapa bocas, baja lenguas,

algodones, bolsas de hielo y agua caliente, equipos y soluciones para

infusión de líquidos, apósitos, sabanas, gorros quirúrgicos, jeringas,

agujas, gazas, vendas de yeso y elásticas, termómetro oral y digital,

cistoflo, etc. Todo lo anterior desechable.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD
PROCESO DE JUNIO 22 DE
ALMACENAMIENTO 2.011

 Droga blanca. Tenemos codificada la D.B. Sólida y Líquida que tiene

mayor rotación.

 Próximos a Vencer. Área donde se ubican los productos que se

vencerán dentro de los siguientes seis meses.

 Devolución Proambiental. Área donde se almacenan los productos

vencidos o averiados mientras son entregados a la empresa recolectora

de residuos hospitalarios.

 Devolución Proveedores. Lugar donde se almacenan los productos

rechazados por recepción hasta que sean entregados a un

representante del proveedor.

En el proceso de Almacenamiento realizamos tres procesos macro. El primero

es el de ubicar los productos en su respectiva categoría cuando han sido

marcados, el segundo cuando se realiza la limpieza de las áreas de

almacenamiento y el tercero es controlar los factores ambientales tales como la

temperatura y la humedad relativa.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD
PROCESO DE JUNIO 22 DE
ALMACENAMIENTO 2.011

Las actividades realizadas son las siguientes:

 Recibir los productos del proceso de recepción y definir la categoría a la

cual pertenece.

 Cuando se llega a su área de almacenaje, se revisa si se cuenta con

más unidades del mismo producto. Si no se tiene existencias del mismo,

se procede a ubicarlo. De lo contrario, se compara la fecha de

vencimiento del producto(s) existente con el adquirido y se almacenan

por medio del método FEFO.

 Se limpia con telas blancas las áreas de almacenamiento y luego

producto por producto que se encuentre ubicado allí. A medida que se

va aseando el envase o empaque, se revisa la posible avería que pueda

presentar el producto y su fecha de vencimiento. Si esta averiado o

vencido, procedemos a almacenarlo en el área respectiva para su

devolución a la empresa recolectora de residuos hospitalarios. Si tiene

una fecha de vencimiento no superior a seis meses a partir del momento

de su revisión, el producto se retira del área de almacenamiento y se

ubica en el área de próximos a vencer. Por último, si tiene una fecha

superior a seis meses a partir de su revisión se ubica en su respectiva

categoría.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD
PROCESO DE JUNIO 22 DE
ALMACENAMIENTO 2.011

 Revisamos el Termohigrómetro como mínimo dos veces al día y

consignamos la información recopilada en el formato de controles

ambientales. Si se observa que alguna medida se encuentra por fuera

de los rangos aceptados por la normatividad vigente, nos dirigimos al

plan de contingencia establecido para nuestro servicio farmacéutico y

tomamos las acciones correctivas para llevar dicha medida al rango

aceptado.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD
PROCESO DE JUNIO 22 DE
ALMACENAMIENTO 2.011

INDICADOR Nº 3
PROCESO DE ALMACENAMIENTO

NOMBRE Conservación de la calidad del producto.

RESULTADO:

TIPO PROCESO: x

Capacidad de la organización para mantener la calidad de los medicamentos o


dispositivos médicos en las diferentes áreas de almacenamiento.
DESCRIPCION

OBJETIVOS Conservar y conservar la calidad de los medicamentos y dispositivos médicos


durante el proceso de almacenamiento.

UNIDAD DE MEDIDA Cantidad de productos.

DEFINICION DE LA Medicamento no conforme.


VARIABLE

FORMULA DE CALCULO Sumatoria de medicamentos no conforme

RANGO DE VALORES Cumplimiento. = 0

Riesgo. 1

Incumplimiento. = 1

META No aplica

RESTRICCION DEL - Requerimientos de estos reguladores.


CUMPLIMIENTO
- Normatividad vigente.

FUENTE DE DATOS Registro área de cuarentena.

BASE NORMATIVA - Resolución 1403 , numeral 3

PERIODICIDAD DE LOS - Mensual.


DATOS

PERIODICIDAD DEL - Trimestral.


INFORME

RESPONSABLE - Regente de farmacia.


MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE DEVOLUCIÓN 2.011

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO


OBJETIVO: Asegurar que los productos rechazados, vencidos o

deteriorados sean devueltos en el menor tiempo según las disposiciones

legales vigentes y políticas de la empresa.

ALCANCE: Involucra a los procesos de recepción y almacenamiento y

a toda la fuerza laboral del servicio farmacéutico.

RESPONSABLES: Subgerente Administrativa y Asesor comercial 1.

DOCUMENTOS DE SOPORTE:

 Listado definitivo de faltantes.

 Acta de recepción.

 Factura de compra.

 Formato de recepción de Proambiental.

 Formato de recepción del Proveedor.

 Formato de recepción de vencimientos de Copidrogas.

 Resolución 1403 de 2.007.

 Decreto 2200 de 2.005.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE DEVOLUCIÓN 2.011

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

Se debe tener en cuenta que este proceso se puede realizar por diferentes

razones, tales como:

 Deterioro de un producto antes de expirar.

 Expiración de su fecha de caducidad.

 Inconsistencias en los productos recibidos con el listado definitivo de

faltantes.

Las actividades a realizar son las siguientes:

 Luego de no aprobar el almacenamiento de uno o varios productos

enviados por Copidrogas, estos serán notificados dentro de las 24 horas

siguientes a su llegada al servicio farmacéutico, ya sea por vía telefónica

o por medio de la página web que ellos tienen dispuesto para

devoluciones de pedidos en el link SIP Devoluciones. Este aplicativo

genera un número de radicación el cual es registrado en una agenda de

devoluciones.

 Luego de no aprobar el almacenamiento de uno o varios productos

enviados por proveedores diferentes a Copidrogas, estos serán

notificados dentro de un periodo máximo de dos días hábiles siguiente

de su llegada al servicio farmacéutico por vía telefónica.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
PROCESO DE DEVOLUCIÓN 2.011

 Los primeros días de cada mes se revisa la totalidad de los productos

del Área de Próximos a vencer. Los medicamentos que expiran en el

mes siguiente a su revisión, se ingresan en el Formato de recepción de

vencimientos de Copidrogas si fue provisto por ellos, de lo contrario se le

entrega al proveedor y el maneja sus propios formatos.

 La empresa recolectora de residuos hospitalarios con la que se tiene

contrato nos visita dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada

mes. Por consiguiente la Subgerente Administrativa y el Asesor

Comercial 1 revisan el Área Naranja o de productos vencidos el primer

día de cada mes. Si se cuenta con productos en esta Área, se genera el

Formato de Recepción para hacerle entrega a Proambiental y este nos

devuelve una copia del Formato de Recepción con la firma de recibido.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
INDICADORES DE CALIDAD 2.011

INDICADOR Nº 1

PROCESO DE SELECCION

NOMBRE Capacidad de gestión.

RESULTADO: Al final largo plazo.

TIPO PROCESO: Corto plazo.

DESCRIPCION La capacidad de la organización para gestionar la solicitud del


cliente.

OBJETIVOS Identificar las oportunidades de mejoramiento en la capacidad


de gestión en función de la necesidad del cliente.

UNIDAD DE MEDIDA 80%

DEFINICION DE LA 1- Requerimiento satisfecho.


VARIABLE
2- Total de requerimientos.

- Requerimiento satisfecho.

FORMULA DE CALCULO - Total de requerimiento (listado de faltantes y rotación).

- Inventario o buzón de sugerencias de medicamentos


aprobados.

RANGO DE VALORES = 80% Cumplimiento.

= 60% Riesgo.

60% Incumplimiento.

META

RESTRICCION DEL - Requerimientos de estos reguladores.


CUMPLIMIENTO
- Normatividad vigente.

- Listado de faltantes y facturación del inventario.

FUENTE DE DATOS - Sugerencia de medicamentos aprobados (comité de


compras).

- Acta de recepción.

BASE NORMATIVA - Resolución 1403 , Cap. 5

PERIODICIDAD DE LOS - Aplicable mensualmente.


DATOS

PERIODICIDAD DEL - Trimestral.


INFORME

RESPONSABLE - Regente de farmacia.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
INDICADORES DE CALIDAD 2.011

INDICADOR Nº 2

PROCESO DE ADQUISICION

NOMBRE Capacidad de existencia suficiente.

RESULTADO:

TIPO PROCESO: x

DESCRIPCION La capacidad de la organización para gestionar la identificación


de faltantes, para gestionar el proceso de compras (elaborar
orden de compras).

OBJETIVOS Identificar las oportunidades de mejoramiento del tiempo de


reposición.

UNIDAD DE MEDIDA Días.

- Tiempo para identificar faltantes.

DEFINICION DE LA - Tiempo de gestión.


VARIABLE
- Tiempo que necesite el proceso.

- Tiempo de recepción.

FORMULA DE CALCULO - Unidad de medidas en horas

72 horas cumplimiento.

RANGO DE VALORES 68 71 horas riesgo.

72 horas incumplimiento.

META Mejorar el tiempo en cual se demora la adquisición.

RESTRICCION DEL No aplica.


CUMPLIMIENTO

- Fecha listado de rotación.

FUENTE DE DATOS - Fecha listado de aprobación.

- Fecha de compra.

- Fecha de llegada.
BASE NORMATIVA - Resolución 1403

PERIODICIDAD DE LOS - Mensual.


DATOS

PERIODICIDAD DEL - Trimestral.


INFORME

RESPONSABLE - Regente de farmacia.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
INDICADORES DE CALIDAD 2.011

INDICADOR Nº 3
PROCESO DE ALMACENAMIENTO

NOMBRE Conservación de la calidad del producto.

RESULTADO:

TIPO PROCESO: x

La capacidad de la organización para mantener la calidad de los


medicamentos o dispositivos médicos en las diferentes áreas de
DESCRIPCION almacenamiento.

OBJETIVOS Conservar la calidad de los medicamentos y dispositivos médicos


durante el proceso de almacenamiento.

UNIDAD DE MEDIDA Cantidad de productos.

DEFINICION DE LA Medicamento no conforme.


VARIABLE

FORMULA DE CALCULO Sumatoria de medicamentos no conforme

RANGO DE VALORES Cumplimiento. = 0

Riesgo. 1

Incumplimiento. = 1

META No aplica

RESTRICCION DEL - Requerimientos de estos reguladores.


CUMPLIMIENTO
- Normatividad vigente.

FUENTE DE DATOS Registro área de cuarentena.

BASE NORMATIVA - Resolución 1403 , numeral 3

PERIODICIDAD DE LOS - Mensual.


DATOS

PERIODICIDAD DEL - Trimestral.


INFORME

RESPONSABLE - Regente de farmacia.

MANUAL DE GESTION VERSION 1.0


DE CALIDAD JUNIO 22 DE
INDICADORES DE CALIDAD 2.011

INDICADOR Nº 4
PROCESO DE DISPENSACION

NOMBRE Calidad de la dispensación.

RESULTADO:

TIPO PROCESO: x

DESCRIPCION Capacidad de la organización para gestionar y mantener la calidad de


la dispensación.

OBJETIVOS Identificar las oportunidades del mejoramiento de la calidad de la


dispensación.

UNIDAD DE MEDIDA Porcentaje

DEFINICION DE LA - Prescripción.
VARIABLE
- Medicamento correcto.

- Disponibilidad del medicamento.

- Cantidad.

- Información de uso y conservación.

- Servicio.

- Rapidez.

- Credibilidad.

- Valores.

Numero de respuesta x 100

FORMULA DE CALCULO No personas que responden encuesta

RANGO DE VALORES = 100% cumplimiento.

100% incumplimientos.

META 100 %

RESTRICCION DEL A los medicamento OTC.


CUMPLIMIENTO

FUENTE DE DATOS Encuesta (nombre y número).

BASE NORMATIVA - Resolución 1403.

- Decreto 2200.
PERIODICIDAD DE LOS - Mensual.
DATOS

PERIODICIDAD DEL - Trimestral.


INFORME

RESPONSABLE - Regente de farmacia.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.
MANUAL DE GESTION VERSION 1.0
DE CALIDAD JUNIO 22 DE
INDICADORES DE CALIDAD 2.011

INDICADOR Nº 5
FARMACO-VIGILANCIA

NOMBRE Calidad del fármaco-vigilancia.

RESULTADO:

TIPO PROCESO: X

DESCRIPCION Capacidad de la organización para implementar y mantener el proceso


de fármaco-vigilancia.

OBJETIVOS Identificar las oportunidades de mejoramiento del proceso de fármaco-


vigilancia.

UNIDAD DE MEDIDA

DEFINICION DE LA 1- Seguridad.
VARIABLE
- Detección del riesgo.

- Evaluación del riesgo.

- Entendimiento.

- Prevención.

2- Promoción del uso adecuado.

FORMULA DE CALCULO Registro x 100

No personas atendidas.

RANGO DE VALORES 80% cumplimiento.

75 80% riesgo.

75% Incumplimiento.

META 80 %

RESTRICCION DEL Selección de paciente según política de la organización.


CUMPLIMIENTO

FUENTE DE DATOS Registro de seguimiento de la fármaco vigilancia.

BASE NORMATIVA - Resolución 1403.

PERIODICIDAD DE LOS - Mensual.


DATOS
PERIODICIDAD DEL - Trimestral.
INFORME

RESPONSABLE - Regente de farmacia.

Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramírez - Manuel Fernando


Velásquez.