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EVIDENCIA 3.

INFORME “ADMINISTRACION DOCUMENTAL”

ROSALBA RODRIGUEZ RICAURTE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SOCORRO, SANTANDER
2019
EVIDENCIA 3. INFORME “ADMINISTRACION DOCUMENTAL”

ROSALBA RODRIGUEZ RICAURTE

Instructor(a)

CLAUDIA VICTORIA SUAREZ CASTRO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SOCORRO, SANTANDER
2019
EVIDENCIA 3: INFORME ADMINISTRACION DOCUMENTAL

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de


aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del paso a paso para la
recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de
diferente contexto.

Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de


verificación y control que una institución debe realizar para la administración de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o


producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS

 Definición de medios de recepción


 Recibo de documentos oficiales
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
 Constancia de recibo
 Asignación de datos
 Asignación consecutiva de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACION DE DOCUMENTOS

 Asignación de consecutivo, fecha y hora


 Impresión de rótulo de radicación
 Relación entre los documentos recibidos y enviados
 Registro impreso de planillas de radicación y control
 Elaboración de estadísticas

DOCUMENTOS

1. CARTA

Registro de entrada de carta: Al recibir las cartas, se registraran y archivaran


aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores,
distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras, es decir, aquellas que
ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se les asigna un número, el cual servirá como referencia


y será anotado en el libro de registro de entrada de correspondencia.

Registro de salida de carta: una vez escrita la carta o comunicación, hay que
comprobar su corrección y prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y


estampados en el mismo sello.

En el sello debe aparecer:


 El número de registro
 La fecha
 El destinatario

 Original: se envía al correo


 Copia: archivado como justificante interno del envío de la
correspondiente comunicación

2. CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción /envío de correspondencia (carta,


hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el
sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado
para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción

 Verificar que la correspondencia este dirigida al centro de sistemas de


información.
 Verificar que el sello de recepción este con la fecha al día
 Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares
 Firmar el cuaderno de correspondencia.
 Entregar al coordinador del centro de sistemas de información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el sistema
El coordinador del centro de sistemas de información registrará la correspondencia
recibida en el sistema de la Web y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los
responsables de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de
correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior
seguimiento.

Correspondencia enviada

Cada funcionario del centro de sistemas de información elabora sus propias


cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene un secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envíos de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del coordinador de centro de sistemas de información. Las
cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse un doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada


funcionario del centro de sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de


Sistemas de información registrará en el sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el coordinador del C.S.I devolverá


la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

3. CUENTAS DE COBRO

 Cuando un oficio o una cuenta de cobro llega, se realiza la recepción


revisando los datos más importantes como fecha, número de documento, a
y también las copias (si se trata de una cuenta de cobro son dos copias,
una que reposará en el archivo de la oficina y una dirigida a la secretaría de
Hacienda del distrito).
 Una vez realizada la revisión se procede a recepcionar el documento a
través de un formato donde se registran los datos más relevantes como la
fecha de recepción, tipo de documento, nombre y firma de la persona que
entrega el documento.
 Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el
documento.
 La persona encargada de la recepción de la documentación que en este
caso es el asistente en ventanilla procede a guardar la documentación y
anexos si fuera el caso en una carpeta (si se trata de una cuenta de cobro
los documentos se trasladan a otras dependencias de la Secretaria de
Hacienda para hacer efectivo el pago de la misma).

4. FACTURA

Recepción: Se recibe en la ventanilla única de archivo.

Radicación: Se radica mediante un software que emite un sticker con el


Número de radicado, fecha de recepción y entidad que envía.

Registro: Se registra en el software de correspondencia.

Distribución: Se lleva al área de contabilidad.

5. DERECHO DE PETICIÓN

Recepción: Llega el derecho de petición solicitando una indemnización


sustitutiva de pensión.

Clasificación: Se separa en los documentos con términos de tiempo para


la respuesta.

Distribución: Se direcciona a la oficina de fondo de pensiones de la


entidad.

Proceso: Se verifica la información laboral del solicitante y se procede a


iniciar el trámite indicando documentación requerida para el lleno de los
requisitos oficiando al solicitante.
Salida: Cuando se emite el comunicado de respuesta informando al
solicitante los requisitos exigidos para el lleno de los requisitos para
acceder al derecho.