Proceso de archivo

1. Identificación de carpeta.

Identificar el rotulo (qué es, para qué sirve) al que pertenece cada carpeta que incluye la siguiente
información:

 Nombre del área.

 Código del área.
 Serie (documento principal).
 Subserie (clases de documentos).
 Carpeta.
 Número de folios (enumerar las hojas en orden consecutivo, máximo 250).
 Numero de carpeta.
 Numero de caja.
 Año.

Toda la información anterior irá en el rotulo con medidas de 12 x 8 cm siendo visible para el
personal archivístico, facilitando el orden del archivo.

2. Clasificación de documentos.

La clasificación de los documentos está dividida en dos fases:

 Archivo de gestión, los documentos están en constante movimiento y/o uso dentro de la
organización.
 Archivo central o intermedio, se encuentran los documentos que ya no son de habitual
utilidad.
3. Preparación física de la documentación.

Para este paso es necesario tener en cuenta los siguientes criterios:

 Cronología de los documentos (antigüedad, fecha, año).

 Cada carpeta cumpla con el máximo de folios.
 Retiro de ganchos, clips y demás elementos de metal.

4. Registro, trámite y archivo de documentos.

Mediante el ciclo vital de los documentos identificamos el siguiente paso a paso del registro,
trámite y archivo de los documentos dentro de nuestra organización

1. Entrada de documentos
2. Distribución a los sistemas de gestión.
3. Generación de documentos administrativos.
4. Salida de documentos.
5. Procesos de archivo.

Teniendo en cuenta la tabla de retención documental la cual está conformada por:

 Dependencia productora.
 Código de esta dependencia.
 Código de la serie y subserie.
 Series y tipos documentales.
 Retención.
 Archivo gestión y archivo central.
 Disposición final.
 Formato de inventario documental.