MANUAL SEI-EBSERH

ENVIO DE

NOTAS FISCAIS PARA PAGAMENTO

Criado pelo Setor de Orçamento e Finanças. 2018.

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CONSIDERAÇÕES INICIAIS

As notas fiscais devem ser enviadas à Unidade de Contabilidade de Custos o mais breve possível após a aferição do objeto contratado entregue conforme contratado pelo HUB.

ESCOPO DO PROCESSO

1. Memorando à Unidade de Contabilidade de Custos solicitando o pagamento;

2. Nota Fiscal (PDF – tipo OCR)

3. Atesto de Recebimento

a. Nesse caso, pode haver mais de um documento de atesto (exemplo: atesto do fiscal de contrato, e outro atesto do gestor de contrato, ou ainda, fiscal técnico, a depender de cada situação específica)

4. Nota de Empenho

5. Ementa de Contrato Continuado (se for o caso) – PDF tipo OCR

6. Nota de Recebimento – NR do AGHU

7. Certidões cabíveis

8. Comprovante de Patrimônio com indicação do responsável (se for o caso)

9. Demais relatórios necessários (Exemplo: relatório de medição, relatório de serviço)

CONSIDERAÇÕES LEGAIS

O atestante de notas fiscais deve observar as exigências da quantidade e qualidade contratadas pelo HUB nos termos da ARP, Contrato, Nota de Empenho, Dispensa de Licitação, Termo de Repasse, Convênio ou outros instrumentos equivalentes, e ainda, os dispositivos que regulam o orçamento público:

Lei 4.320/64:

Art. 60. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho.

Art. 62. O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação.

Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base

os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.

§ 1° Essa verificação tem por fim apurar:

I - a origem e o objeto do que se deve pagar;

II - a importância exata a pagar;

III - a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.

§ 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base:

I - o contrato, ajuste ou acôrdo respectivo;

II - a nota de empenho;

III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço.

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 2, DE 6 DE DEZEMBRO DE 2016.

Art. 3º A ordem cronológica de exigibilidade terá como marco inicial, para efeito de inclusão do crédito na sequência de pagamentos, o recebimento da nota fiscal ou fatura pela unidade administrativa responsável pela gestão do contrato.

§1º Considera-se ocorrido o recebimento da nota fiscal ou fatura no momento em que o órgão contratante atestar a execução do objeto do contrato.

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§2º Nos contratos de prestação de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, a situação de irregularidade no pagamento das verbas trabalhistas, previdenciárias ou referentes ao FGTS não afeta o ingresso do pagamento na ordem cronológica de exigibilidade, podendo, nesse caso, a unidade administrativa contratante reter parte do pagamento devido à contratada, limitada a retenção ao valor inadimplido.

DICAS

Para o modelo do documento do atesto de recebimento, sugerimos que o responsável atestante salve o padrão em “Textos Padrão” no SEI para melhor agilidade no preenchimento do documento.

RESUMO DO FLUXO DO PROCESSO

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INICIANDO O PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO DE NOTAS FISCAIS NO SEI

1. Iniciar Processo

a. Tipo de Processo: Finanças: Liquidação da Despesa Pública

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2. Especificação do Processo: Solicitação de Pagamento da Nota Fiscal xxx do fornecedor

xxx

3. Classificação por Assunto: a depender do caso:

a. Prestação de Serviço: Código 092

b. Bens Patrimoniais: Código 037.1

c. Material de Consumo: Código 037.2

4. Interessado: Unidade Solicitante

5. Observações desta Unidade: palavras-chave que auxiliem na busca pelo processo, segue

o padrão:

a. Número da Nota Fiscal

b. Nome por extenso da empresa

c. CNPJ ou CPF sem símbolos (importante)

d. Objeto resumido (exemplos: equipamento de hemodiálise xxpo43, agulha, material hospitalar, cabo de energia)

6. Nível de Acesso: Público

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7. Após salvar, é obrigatório fazer um relacionamento ao processo que deu origem à despesa. Para isso, anote o número do processo expresso no campo observação da nota de empenho.

8. Digite o número do processo que consta no campo observação da nota de empenho (sem símbolos), clique em pesquisar, e em seguida em adicionar.

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9. Verifique o relacionamento, e em seguida clique no número do processo de pagamento.

Clique aqui

10. Incluir documento novo: criar o memorando de encaminhamento para pagamento da nota fiscal.

11. Descrição: Solicitação de Pagamento de Nota Fiscal

12. Destinatário: Unidade de Contabilidade de Custos

13. Observações: descrição do que for necessário.

14. Edite o memorando conforme o modelo a seguir, e em seguida, realize a assinatura eletrônica.

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15. Anexe a Nota Fiscal no formato PDF tipo OCR.

16. Inclusão do Atesto:

a. Primeiro anote o número do link criado pelo SEI da nota fiscal: nesse exemplo é o número 0015952

b. Incluir documento novo, tipo de documento: Termo de Aceite Definitivo – SEI

c. Descrição: Ateste de Recebimento ou prestação de serviço da Nota Fiscal xxx

d. Classificação por Assunto: Código 052.22

e. Texto padrão: Obs: deve conter obrigatoriamente nome completo, matrícula SIAPE e função.

Atesto que os materiais (ou serviços prestados) descritos na nota fiscal nº xxx, número SEI (insira aqui o número do link da nota fiscal criado pelo SEI) foram recebidos de acordo com a nota de empenho XXX em seus valores e quantidades contratados, passando assim o presente termo ciente da responsabilidade civil e criminal nos termos da lei em vigor.

Atenciosamente,

Wellington da Silva Oliveira

SIAPE 2084203

Fiscal do Contrato nº xxx-2018

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17. Inserindo link SEI da nota fiscal: selecione o número do link criado pelo SEI da nota fiscal e siga os comandos:

1

2

Número com Link

18. Inclua os demais documentos:

a. Nota de Empenho

b. Ementa de Contrato Continuado (se for o caso) – PDF tipo OCR

c. Nota de Recebimento – NR do AGHU

d. Certidões cabíveis

e. Comprovante de Patrimônio com indicação do responsável (se for o caso)

f. Demais relatórios necessários (Exemplo: relatório de medição, relatório de serviço)

19. Encaminhe a nota fiscal à Unidade de Contabilidade de Custos.