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Trabajo de Gestion de la calidad.

Proceso administrativo de adquisición de un inmueble.

Daniel Felipe Mendoza Manjarrez.


Milissa Maestre.
María Fernanda solano.
(Aprendices)

Olver medina
(Instructor)

Gestion integrada de la calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el


trabajo
Ficha: 1837596

Centro agro empresarial y acuícola.

Regional guajira.

2019
 IDENTIFICAR EN CADA FASE LAS ACTIVIDADES INNECESARIAS O REPETITIVAS

DOCUMENTOS RECORRIDO OPERACIONES A REALIAZR


Adquisiciones

 Genera una propuesta de adquisición de inmovilizado,


GERENTE cuando el importe del bien a comprar es superior a la cifra
fijada por la junta rectora.
 Somete la propuesta a la aprobación de la junta

 Estudia la propuesta de adquisición de inmovilizado.


JUNTA  Decide si se adquiere o no el bien de equipo propuesto.
RECTORA  Comunica al gerente la decisión adoptada.

PROPUESTA DE
ADQUISICIÓNDE
INMOVILIZADO
 Recibe, de la junta rectora, la propuesta de adquisición junto
GERENTE con la decisión adoptada.
 Si es afirmativa, solicita a los proveedores el envío de
presupuestos y los presenta a la junta rectora para su
discusión.
 Conserva la propuesta de adquisición y el presupuesto. Al
recibir el albarán del proveedor, comprueba si el bien se
ajusta a lo concertado con el proveedor
 Solicita la factura.
 Comunica al proveedor la decisión de compra.

ALBARÁN DEL
PROVEEDOR PROVEEDOR
DOCUMENTOS RECORRIDO OPERACIONES A REALIAZR
Recepción de facturas

FACTURA ADMINISTRATIVO  Recibe la factura del proveedor de bienes de equipo.


DEL ENCARGADO DE  Verifica los datos formales de la factura.
PROVEEDOR INMOVILIZADO  La envía al Gerente.

 Comprueba que se ajusta a lo acordado con el


GERENTE proveedor
 Envía al administrativo encargado de inmovilizado, la
factura junto con los otros documentos (la propuesta
FICHA
de adquisición, el presupuesto y el albarán)
INMOVILIZADO
(ANALÍTICA)

ADMINISTRATIVO  Actualiza las fichas de inmovilizado.


FICHA ENCARGADO DE  Archiva la propuesta de adquisición y el presupuesto.
INMOVILIZADO
INMOVILIZADO  Une el albarán a la factura y los envía al
(Colectiva) administrativo de tesorería.

EL  Genera las previsiones de pago


ADMINISTRATIVO correspondientes y envía la factura a contabilidad
PAGOS PREVISTOS DE TESORERÍA

EL CONTABILE  Contabiliza la operación, archiva la factura

ARCHIVO DE
INMOVILIZADO
DOCUMENTOS RECORRIDO OPERACIONES A REALIAZR
Amortizaciones

 Calcula, periódicamente, las amortizaciones y las


ADMINISTRATIV
FICHA anota en cada ficha analítica.
O ENCARGADO
INMOVILIZADO
INMOVILIZADO  Acumula las amortizaciones en cada ficha colectiva
(Analítica) de inmovilizado.
 Genera, con la periodicidad establecida, un
justificante contable de amortizaciones que envía al
director administrativo.

FICHA
INMOVILIZADO DIRECTOR  Lo comprueba y corrige si es preciso.
(Colectiva) ADMINISTRATIVO  Envía el justificante de amortizaciones a
contabilidad.

JUSTIFICANTE  Contabiliza las amortizaciones correspondientes.


CONTABILE
CONTABLE  Archiva el justificante.
AMORTIZACIÓN

ARCHIVO
DOCUMENTOS RECORRIDO OPERACIONES A REALIAZR

Por ventas

 Genera, por triplicado, la factura de venta de


inmovilizado, utilizando para ello los datos
COMUNICACIÓN GERENTE identificativos, el valor de inversión, la cuantía de las
INTERIOR VENTA amortizaciones hasta la fecha y el precio de venta.
INMOVILIZADO
 La somete a la aprobación de la junta rectora.

JUNTA  Decide sobre la conveniencia de vender el bien de


DIRECTIVA equipo.

 Comprueba la factura y da el V.B.


 Envía el original al exterior, la 1ª copia al
GERENTE director administrativo y la 2ª al administrativo
de inmovilizado.

DIRECTOR
 Supervisa los tipos de cobro.
ADMINISTRATIVO

 Recibe del gerente la 2ª copia de la factura de venta.


ADMINISTRATIVO DE  Actualiza las fichas de inmovilizado
FACTURA DE
VENTA DE INMOVILIZADO  Toma toda la documentación del bien vendido y, junto con
INMOVILIZADO la factura, la traslada al archivo de bajas de inmovilizado.
 Envía la ficha del elemento (analítica) y la copia de la factura
al contable.

CONTABLE  Contabiliza la baja del inmovilizado


 Archiva la ficha.

ARCHIVO BAJAS
INMOVILIZADO
 PROPONER MEJORAS AL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA COMPRA DEL INNMUEBLE.

MEJORA: SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

- Adquisiciones

 El gerente, genera por el computador una propuesta de adquisición de inmovilizado


y la carga al sistema de carpetas compartida con la junta rectora.

 En la junta rectora decide si se adquiere o no el bien de equipo propuesto.

 El gerente, revisa la decisión, Si es afirmativa, solicita a los proveedores el envío de


presupuestos por correo electrónico.

 La junta directora, selecciona el presupuesto de mejor condición.

 El gerente archiva temporalmente en la subcarpetas la propuesta de adquisición,


el presupuesto y el albarán.

- Recepción de facturas.

 Administrativo encargado de inmovilizado, recibe la factura del proveedor de


bienes de equipo, verifica los datos formales de la factura y los carga a las
subcarpetas compartidas con el gerente.

 Gerente, comprueba que se ajusta a lo acordado con el proveedor y carga a las


subcarpetas del administrativo encargado de inmovilizado, la factura junto con los
otros documentos (la propuesta de adquisición, el presupuesto y el albarán)

 Administrativo encargado de inmovilizado, actualiza las fichas de inmovilizado.

 Guarda definitivamente en las subcarpetas la propuesta de adquisición y el


presupuesto.

 Carga la factura a las subcarpetas compartidas con tesorería y envía el albarán al


mismo tiempo.

 El administrativo de tesorería, genera por el computador las previsiones de pago


correspondientes y carga la factura a la subcarpetas compartida de contabilidad.

 El contabile, contabiliza la operación y guarda en las subcarpetas la factura.


- Amortizaciones.

 Administrativo encargado inmovilizado calcula periódicamente las amortizaciones


y las anota en cada ficha analítica.

 Acumula las amortizaciones en cada ficha colectiva de inmovilizado.

 Genera por el computador, con la periodicidad establecida, un justificante contable


de amortizaciones que envía al director administrativo.

 Director administrativo lo comprueba y corrige si es preciso y carga en la sub


carpetas el justificante de amortizaciones a contabilidad.

 Contabile contabiliza las amortizaciones correspondientes y guarda en la


subcarpetas.

- Por ventas

 El gerente genera por el computador una propuesta de venta de inmovilizado,


utilizando para ello los datos identificativos, el valor de inversión, la cuantía de las
amortizaciones hasta la fecha y el precio de venta y lo carga a las carpetas
compartidas con la junta rectora.

 Si la junta rectora lo aprueba, carga los datos en las carpetas compartidas con el
administrativo.

 Administrativo de inmovilizado genera, por el computador un triplicado, la factura


de venta de inmovilizado. Conserva la propuesta de venta, envía la factura al
gerente y se queda con la 2a copia del archivo.

 Actualiza las fichas de inmovilizado

 Toma todos los archivos del bien vendido y, junto con la factura, la traslada al
archivo de bajas de inmovilizado.

 Envía la ficha del elemento (analítica) y el archivo de la factura al contable.

 El contable descarga ficha (analítica) del bien que se vende.

 Contabiliza la baja del inmovilizado y guarda en las carpetas la ficha.

 Gerente, comprueba la factura y da el V.B. y envía el original al exterior, el primer


archivo al director administrativo

 El director administrativo, supervisa los tipos de cobro.


 GRAFICAR A TRAVES DE UN FLUJOGRAMA LA PROPUESTA DE MEJORA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE COMPRA

Proceso administrativo de la compra de un inmueble.

Diagrama tabular.
Administrativo encargado de
Gerente. Junta Rectora. Junta Directora. El administrativo de tesorería El contabile Director administrativo.
inmovilizado

INICIO
Genera por el computador
2 las previsiones de pago 6
correspondientes

El gerente, genera
por el computador
una propuesta de
adquisición Recibe la factura del Lo comprueba y corrige
proveedor de bienes Carga la factura a la Contabiliza la si es preciso
de equipo subcarpetas compartida de operación
contabilidad

La carga al sistema de
NO
carpetas compartida Rechazo. Carga en la sub carpetas el
con la junta rectora.
Decide
justificante de
Verifica los datos amortizaciones a
formales de la factura Guarda en las contabilidad.
subcarpetas la factura

SI
Solicita a los
proveedores el envío
de presupuestos por Los carga a las 5
correo electrónico.
subcarpetas
compartidas con el
gerente.

1
1
Contabiliza las
amortizaciones
Archiva temporalmente en la Selecciona el
3 correspondientes
subcarpetas la propuesta de presupuesto de
adquisición, el presupuesto y mejor condición
el albarán

Guarda en la subcarpetas.
Archivo
4

Actualiza las fichas


de inmovilizado. Archivo

Guarda definitivamente
en las subcarpetas la
propuesta de adquisición
y el presupuesto.
3 7

Archivo

Comprueba que se
ajusta a lo acordado
con el proveedor

Carga la factura a las


subcarpetas
compartidas con
Carga a las subcarpetas del tesorería
administrativo encargado de
inmovilizado, la factura
junto con los otros
documentos

Envía el albarán

7 Calcula periódicamente las


amortizaciones y las anota
en cada ficha analítica

Genera por el Acumula las


computador una
NO amortizaciones en cada
propuesta de venta de Rechazo. ficha colectiva de
Decide
inmovilizado, inmovilizado
utilizando para ello los
datos
identificativos
Genera por el
SI computador, con la
periodicidad
establecida, un
Carga los datos en las justificante contable
carpetas compartidas de amortizaciones
con el administrativo. que envía al director
administrativo

8 6
8

Genera, por el computador


un triplicado, la factura de
venta de inmovilizado

Conserva la propuesta de
venta

Actualiza las fichas de


inmovilizado

Toma todos los archivos del


bien vendido y, junto con la
factura, la traslada al archivo
de bajas de inmovilizado.

Envía la ficha del elemento


(analítica) y el archivo de la
factura al contable.

9
9

Descarga ficha (analítica) del bien


que se vende.

La baja del inmovilizado y guarda en las


carpetas la ficha.

Comprueba la
factura y da el
V.B

Envía el original al
exterior, el primer
archivo al director
administrativo
Supervisa los tipos de
cobro

FIN.
Responder las siguientes preguntas

Después, analice el flujograma elaborado y responda las siguientes preguntas:

- ¿El flujo grama permite entender con facilidad el proceso?

RTA: Si porque especifica el responsable de las actividades a realizar en cada procedimiento y también muestra el
recorrido de cada fase en el proceso.

- ¿Las actividades propuestas en el proceso se presentan de manera secuencial?

RTA: Se realiza de manera secuencial por la geometría que se utiliza al realizar el diagrama de flujo.

- ¿Se identifica con claridad los responsables de cada actividad?

RTA: Si porque el diagrama tabular permite una identificación plena de los responsables en una de sus filas.

- ¿Se identifica con claridad los tiempos de ejecución de cada actividad?

RTA: No porque el proceso original no presenta o no especifica los tiempos de realización de cada actividad.

- ¿El proceso facilita su ejecución?

RTA: Si porque con las mejoras implementadas es más fácil la ejecución de cada actividad con la sistematización de la
información.

- ¿Por qué crees que los cambios implementados no traerán perturbaciones en el proceso administrativo de
compra?

RTA: No traerán perturbaciones por que no se genera nuevamente un proceso ya realizado, verificado y se ahorra tiempo
en la realización del proceso.