ADMINISTRACION DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL
 INTRODUCCION

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene

personas o departamentos que se encargan de recoger el correo y
abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona o
departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario,
realizará además otras funciones.
“El artículo 21 del título quinto de la ley general de archivos de
Colombia
Señala que las entidades deberán elaborar programad de gestión de
documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes en cuyas Aplicaciones deberán observarse los principios y
los procesos archivísticos”

Es por ello que se realiza este informe

“Administración Documental”
Para mostrar paso a paso la recepción o radicación,
registro, distribución o embalaje de documentos de diferente
contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa,
para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite
mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse
en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de
las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres tipos de
registros: Registro de entrada – Registro de salida -Correspondencia
interna (comunicación interna)
 OBJETIVOS
1. Adquirir mayor conocimiento sobre la administración
documental en el entorno laboral, con relación a la
importancia de informe del paso a paso para la recepción o
radicación, registro, distribución o embalaje de cinco
documentos de diferente contexto.
2. Reconocer que las entidades públicas y privadas cumplen
y aplican las funciones básicas para el manejo de
documentos tales como recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje.
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de
operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos
por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un numero consecutivo a las

comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la
fecha y hora de recibido o enviado.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos

como: remitente o destinario; nombre o código de la
dependencia competente; nombre del funcionario responsable
del trámite; anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DEL DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción recibido documentos oficiales

verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
constancia de recibida asignación de datos (acuerdo AGN
060/2001 art.2) asignación consecutiva de envíos

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ACTIVIDADES DE LA RADICACION DE DOCUMENTOS:

Asignación consecutiva, fecha y hora impresión de rotulo de

radicación relación entre los documentos recibidos y enviados
registro impreso de planillas de radicación y control elaboración
de estadísticas.

1. REGISTRO DE LA ENTRADA DE CARTA:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que
guarden relación con la actividad de la empresa:
suministradores, distribuidores, organismos públicos,
entidades financieras… es decir, aquellas que ofrecen
información a la empresa.
A estas comunicaciones se le asignan un número, el cual
servirá como referencia y será anotado en el libro registro de
entrada de correspondencia.
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 FORMATO DEL LIBRO REGISTRO DE ENTRADA DE
CORRESPONDENCIA:

REGITRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA No.

Orden fecha de entrada día mes
Clase
Remitente destinario
Asunto
Anexos
Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a
continuación:

2. REGISTRO DE SALIDA DE CARTA:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar
su corrección y prepararla para su emisión.
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Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de

estar registrados y estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

- El número de registro
- La fecha
- El destinario
Original: se envía al correo copia; archivado como justificante
interno del envío de la correspondiente comunicación.

FORMATO DEL REGISTRO DE SALIDA:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA referencia fecha
No. Orden clase de salida

3. CORRESPONDENCIA INTERNA:
Anexos
Destinario
Asunto
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En las grandes y medianas empresa además de los de
entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones
internas. Según el volumen de comunicaciones y el
organigrama de la empresa, este puede ser:
Único o existir tantos como departamentos haya
(funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
Ejemplos de un registro de correspondencia:

RECEPCION, ENVIOY REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/ envío de

correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario,
correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema
de Administración de correspondencia en ambiente WEB
desarrollado para el efecto.

CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Recepción cualquier tipo de correspondencia dirigida al
personal del centro de sistemas de información, será recibida
siguiendo los siguientes pasos:
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1. Verificar que la correspondencia este dirigida al centro de

sistemas de información.
2. Verificar que el sello de recepción este con la fecha al día.
3. Sellar el documento original y la copia; firmar ambos
ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (en caso que el
departamento de origen o utilice el sistema WEB y siga con
el procedimiento manual)
5. Entregar al coordinador del centro de sistemas de
información para su conocimiento, registro y asignación de
la tarea,

Registro en el sistema
El coordinador del centro de sistemas de información
registrara la correspondencia recibida en el sistema de la
WEB y al mismo tiempo asignara en el sistema el o los
responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El
numero correlativo de correspondencia recibida será
anotado en el documento para su posterior seguimiento.

CORRESPONDENCIA ENVIADA

Elaboración
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Cada funcionario del centro de Sistemas de información

elabora sus propias cartas, hojas de ruta y
correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada.

Solamente aquellos documentos relacionados con

adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o
vacación, debe llevar el visto de coordinador del centro de
sistemas de información.

ENTREGA
La entrega de la correspondencia también es una función y
responsabilidad de cada funcionario del centro de sistemas
en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado
al departamento, quien entregará el documento original en
el departamento de destino y hará sellar la copia del
mismo.

REGISTRO EN EL SISTEMA
Una vez que es entregada la correspondencia, el
coordinador del centro de sistemas de información
registrara en el sistema de administración de
correspondencia, el documento enviado anotando el
numero correlativo que emite el sistema en la copia de la
correspondencia enviada.

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ARCHIVO DE LA CORRESPONDENCIA
Una vez registrada la correspondencia enviada, el
coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para
que la guarde en el archivador correspondiente.
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 CONCLUSION

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las

comunicaciones oficiales internas, que se reciban o envíen
entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y
local, a través de los centros de recepción y distribución de
comunicaciones es el objetivo primordial de este informe
“Administración documental”