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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Fecha 30/01/2019
ROCERSA S.A.
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Portada

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS

ROCERSA S.A.

Elaborado por: Revisado por: Gerente General Autorizado por:


Aguirre Espinoza Karolay
Muñiz Muñiz Ariel

RSA.DC.001.19
Fecha 30/01/2019
ROCERSA S.A.
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Índice
Portada ................................................................................................................................... 2
Índice ..................................................................................................................................... 3
Introducción .......................................................................................................................... 4
Objetivo del manual .............................................................................................................. 5
Alcance del manual ............................................................................................................... 5
Lista de procedimientos ........................................................................................................ 5
Glosario ................................................................................................................................. 6
Diagrama de partes relacionadas ........................................................................................... 7
Gestión de proveedores ......................................................................................................... 8
Diagrama de procesos: Gestión de proveedores ................................................................... 9
Procedimiento de compra: Maquinarias y herramientas. .................................................... 10
Diagrama de procesos: Maquinarias y herramientas ........................................................... 11
Procedimiento de compra: Materiales. ................................................................................ 12
Diagrama de procesos: Materiales. ..................................................................................... 13
Gestión de devoluciones ...................................................................................................... 14
Diagrama de procesos: Gestión de devoluciones ................................................................ 16
Compra de Suministros e Insumos ...................................................................................... 17
Diagrama de procesos: Compra de suministros e Insumos ................................................. 18
Diagrama de Hilo: Proceso de compra en 3D ..................................................................... 19
Simbología .......................................................................................................................... 20
Ficha de Indicadores ............................................................................................................ 21

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RSA.DC.002.19
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Introducción

Uno de los propósitos fundamentales de la elaboración de un manual de procedimientos es

establecer lineamientos de las actividades efectuadas en los distintos departamentos de una

organización, este tiene como finalidad ayudar al mejoramiento de las funciones mediante la

revisión y constante actualización de los sistemas, estructuras y procedimientos en las áreas que

conforman una empresa.

El presente manual de procedimiento para la gestión de compras de la empresa Rocersa S.A.

es de gran importancia para su crecimiento. El manual ayudará a la empresa a llevar un mejor

control de las actividades realizadas en esta área por parte del personal asignado.

Adicional, el manual ayudará a que los procesos de dicho departamento se ejecuten

eficientemente, y brindará la información necesaria para que las actividades relacionadas a la

compra de materiales e insumos sean más efectivas.

Sin embargo, el presente manual deberá ser revisado anualmente con respecto a la fecha de

autorización, o bien, cada vez que exista una modificación a la estructura autorizada por la

gerencia.

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Objetivo del manual

Orientar al personal asignado al departamento de compras con respecto a los procedimientos

y actividades que deben efectuarse, evitando errores en los procesos realizados.

Alcance del manual

El manual está dirigido al departamento de compras y a todo el personal involucrado en

dicho proceso.

Lista de procedimientos

Procedimiento de gestión de proveedores.


Procedimiento de compra: Maquinarias y herramientas.
Procedimiento de compra: Materiales.
Procedimiento de gestión de devoluciones.
Procedimiento de compra: Suministros e insumos.

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Glosario

1. Adquisiciones: El acto de obtener o comprar bienes y servicios.

2. Asequible: Hace referencia lo que se puede conseguir, adquirir, apoderar, lograr y alcanzar.

3. Cotización: Cotización es el accionar y las consecuencias de cotizar (establecer un precio,

realizar una estimación de algo, abonar una cuota).

4. Diagrama: Gráfico que presenta los vínculos existentes entre los distintos componentes de

un sistema o de un conjunto.

5. Emitir: Producir y poner en circulación papel moneda, títulos o valores, efectos públicos,

etc.

6. Gestión: Acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para conseguir o resolver una

cosa.

7. Indagar: Llevar a cabo la averiguación de datos para conocer algo o descubrir la verdad de

un hecho.

8. Notificación: Documento en el que se notifica o se comunica una cosa de manera oficial.

9. Proforma: Es una factura borrador la cual es enviada a un comprador con los detalles

específicos que posteriormente serán incluidos en la factura original con el fin de informar

de los detalles y esperar su aprobación

10. Receptar: Recibir, acoger.

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RSA.DC.005.19
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Diagrama de partes relacionadas

DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

GERENTE GENERAL BODEGA

PROVEEDOR

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Gestión de proveedores
Nro. de operación Responsable(s) Descripción de la actividad

1 Jefe de compras Investiga y/o recibe oferta de proveedores


(proformas), para adquisiciones de nuevos
materiales e insumos.

2 Jefe de compras Selección de la proforma más asequible.

3 Jefe de compras Envía información del proveedor al auxiliar


de compras.

4 Auxiliar de compras Gestiona una reunión con el proveedor, jefe


de compras y gerente para tratar temas de
negociación comercial y acuerdos.

5 Proveedor Confirma asistencia.

6 Gerente y jefe de Acuerdan condiciones de compra: plazos de


compras entrega, formas de pago, calidad de
producto, descuentos y garantías.

7 Gerente y jefe de Deciden si se empieza a trabajar con el


compras proveedor.

8 Auxiliar de compras Ingresa información de proveedor al


sistema.
9 Jefe de compras
Evaluación periódica del proveedor para así
sostener una continuidad y prevención de
rupturas comerciales.

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RSA.DC.007.19
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Diagrama de procesos: Gestión de proveedores

Gestión de Proveedores
Jefe de Compras Auxiliar de Compras Proveedor Gerente General

Iniciar

1. Investiga y/o
recibe proformas

2. Selección de la
proforma más
asequible

3. Envía información 6. Acuerdan


4. Gestiona una 5. Confirma
al auxiliar de condiciones de
reunión de negocios asistencia
compras compra

NO

9. Evaluación 8. Ingresa 7. Acepta


periódica del datos del SI trabajar con el
proveedor proveedor proveedor

Terminar

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Procedimiento de compra: Maquinarias y herramientas.

Nro. de operación Responsable(s) Descripción de la actividad


1 Jefe de compras Recepta lista de herramientas y/o maquinarias
solicitadas por el dpto. operativo.

2 Jefe de compras Cotiza a 3 proveedores las herramientas y/o


maquinarias que se requieran.

3 Jefe de compras Escoge a un proveedor x.

4 Proveedor X Envía lista de herramientas y/o maquinarias


disponibles, y sus precios.

5 Jefe de compras Recepta la lista de productos y procede a la


debida revisión.

6 Jefe de compras Evalúa si existe las herramientas y/o


maquinarias en stock.

7 Gerente Si existe disponibilidad, se procede a enviar


la orden de compra al Gerente para su
aprobación
8 Jefe de compras
Si no existe disponibilidad, se cotiza de
2 Gerente nuevo.

Aprueba orden de compra, (Si no se aprueba


9 Auxiliar de compras se procede a cotizar de nuevo)

Envió de la orden de compra por mail al


10 Auxiliar de compras proveedor.

Seguimiento del pedido: Mantiene contacto


telefónico y por mail para estar al tanto del
pago, recepción y distribución de lo
solicitado.

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RSA.DC.009.19
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Diagrama de procesos: Maquinarias y herramientas

Diagrama de flujo: Maquinaria y Herramientas


Jefe de Compras Proveedor X Gerente General Auxiliar de Compras

Iniciar
X

1. Receptar lista de 4. Envía lista de precios


herramientas/ y productos
materiales disponibles

2. Cotizar a 3
proveedores

3. Escoger a un
proveedor

7. Receptar orden de
NO 5. Receptar lista de compra 9. Envío de orden
productos de compra al
proveedor

SI

8. Aprueba
10. Seguimiento
6. Existen NO orden de
del pedido
herramientas/ SI compra
materiales

Terminar

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Fecha 30/01/2019
Procedimiento de compra: Materiales.
Nro. de operación Responsable(s) Descripción de la actividad

1 Auxiliar de compras Recepta material solicitado por el dpto.


operativo.

2 Auxiliar de compras Genera reporte de materiales agotados.

3 Auxiliar de compras Envía por correo el reporte en Excel al


Gerente de los materiales agotados.

4 Gerente Confirma la recepción del reporte.

5 Gerente Genera una orden de compra, de acuerdo al


precio, y lista de materiales requeridos.

6 Gerente Envía la orden de compra al auxiliar de


compras para que se contacte con el
proveedor y realice el seguimiento del
pedido.

7 Auxiliar de compras Recepta la orden de compra, junto con la


lista de materiales requeridos.

8 Proveedor Confirma el pedido para su correcto envío.

9 Auxiliar de compras Ingresa la orden de compra en base de datos.

10 Auxiliar de compras Realiza seguimiento de materiales pedidos;


mediante contacto telefónico del proveedor,
correos, para proceder al pago, recepción y
distribución de pedido.

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Diagrama de procesos: Materiales.

Diagrama de flujo:Materiales
Auxiliar de compras Gerente General Proveedor

Iniciar

1. Recepta Material
solicitado

2. Generar reporte de
materiales agotados.

3. Envío de reporte de 4. Confirmación de


materiales agotados. Reporte.

5. Genera orden de
compra.

7. Receptar orden de 6. Envío de orden de


compra del gerente. compra.

7. Envío de orden de 8. Confirma pedido de


compra a proveedor. materiales.

9. Ingresar
8. Envía materiales
orden de
pedidos.
compra

10. Seguimiento de
materiales pedidos

Terminar

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Fecha 30/01/2019
Gestión de devoluciones
Nro. de operación Responsable(s) Descripción de la actividad

1 Bodega Recepta las herramientas, maquinarias o


insumos, junto con su documentación
correspondiente, verificando su estado y su
calidad.

2 Bodega Identifica y reporta las novedades de lo


recibido en el caso de que existan, caso
contrario se procede a ingresar facturas a la
base de datos.

3 Bodega Ingresa novedades encontradas en una base


de datos XLS, y es enviada por correo al
proveedor y al auxiliar de compras.

4 Bodega Devolución de pedidos defectuosos.

5 Proveedor Recepta los pedidos defectuosos.

6 Auxiliar de compras Gestiona con el proveedor para que emita un


documento de devolución.

7 Proveedor Emite y envía el documento de devolución.

8 Auxiliar de compras Verifica los documentos de devolución


junto con el reporte de las devoluciones de
bodega.
9 Auxiliar de compras
Identifica si existen novedades con la
emisión de los documentos de devolución,
en el caso de que exista anomalías, se
procede a enviar al proveedor una
10 Auxiliar de compras anulación.

Registra en una base de datos los


documentos de devolución correctos, para
controlar el inventario.
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Diagrama de procesos: Gestión de devoluciones

Diagrama de flujo: Devolución


Bodega Proveedor Auxiliar de compras

Iniciar

1. Receptar y verificar
pedidos

Proceso de Ingreso
2. ¿Hay novedades? NO
de Facturas

SI

Ingresar
3. Generar reporte de facturas a base
novedades de Datos

Enviar Correo al
proveedor y
Auxiliar de compras

6. Gestiona la
4. Devolución de 5. Receptar pedidos
documentación de
pedidos con defectos defectuosos
devolución

7. Envía documentos de 8. Cotejo y validación


devolución de la solicitud
devolución
9. Enviar Carta de
anulación
NO
9. ¿Validación
correcta?

SI

10. Registrar
documentos de
devolución
correctos

Terminar

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Compra de Suministros e Insumos
Nro. de operación Responsable(s) Descripción de la actividad
1 Auxiliar de compras Recepta lista de suministros e/o insumos
solicitados por los departamentos.

2 Auxiliar de compras Cotiza suministros e/o insumos asequibles con


los proveedores.

3 Auxiliar de compras Escoger el proveedor más apropiado para la


compra de suministros e/o insumos.

4 Auxiliar de compras Envío de reporte al jefe de compras, de los


suministros e/o insumos requeridos.

5 Jefe de compras Aprueba la compra de suministros.

6 Jefe de compras Notifica al Gerente General lo que se requiere,


para su aprobación.

7 Gerente General Recepta la notificación y aprueba la compra.

8 Auxiliar de compras Recibe la aprobación y procede a realizar la


orden de compra para enviar al proveedor.

9 Auxiliar de compras Envía la orden de compra al Gerente.

10 Gerente General Evalúa y/o analiza la orden de compra

11 Auxiliar de compras Procede con la compra del suministro y pago al


proveedor.

12 Proveedor Envía el pedido de los suministros e/o insumos


solicitados.

13 Auxiliar de compras Distribuye los suministros/Insumos a cada


departamento.

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Diagrama de procesos: Compra de suministros e Insumos

Diagrama de flujo: Suministros e Insumos


Auxiliar de compras Jefe de compras Gerente general Proveedor

Iniciar

1. Receptar lista
suministros/insumos de
cada Dpto.

2. Cotización de la
compra.

3. Escoger proveedor
más apropiado. NO

4. Envío de reporte 5. Aprueba


reporte

SI
7. Recibe la
notificación
6. Notifica al
Gerente NO
8. Recibe 7. Aprueba
SI
aprobación la compra

8. Realiza orden de
compra 10. Evaluar
orden/compra

9. Envía orden de
compra

11. Compra 12. Envía los


suministros pedidos

13. Recepta y
distribuye
suministros

Terminar

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Diagrama de Hilo: Proceso de compra en 3D

DIAGRAMA DE HILO: PROCESO DE COMPRA EN 3D

2 3 4 5
1

Auxiliar de Compras Generar reporte Gerente


Enviar Reporte
Receptar materiales De materiales Confirmación de reporte
Al Gerente
solicitados Enviar Orden de compra
Al Auxiliar de compra

8
7 6

Enviar orden de compra


Proveedor Al proveedor Auxiliar de compras
9 Confirma y envía el pedido Receptar Orden de compra

10 11 12 13

Auxiliar de compras
Ingresar orden de compra

Bodega
Seguimiento del material Norma de calidad
solicitado Receptar materiales

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Muñiz Muñiz Ariel
RSA.DC.017.19
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para el departamento de Página 18 De 19
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Simbología

Símbolo Representa Símbolo Representa

Terminal. Indica el inicio o la Conector. Representa una conexión


terminación del flujo, puede ser o enlace de una parte del diagrama
acción o lugar, además se usa para de flujo con otra parte lejana del
indicar una unidad administrativa o mismo.
persona que recibe o proporciona
información.

Disparador. Indica el inicio de Conector de página. Representa una


un procedimiento, contenido el conexión o enlace con otra hoja diferente,
nombre de éste o el nombre en la que continúa el diagrama de flujo.
de la unidad administrativa
donde se da inicio.

Operación o Proceso. Representa la Subproceso. Representa la realización de


realización de una operación o una operación dentro de un proceso o
actividad relativa a un procedimiento. actividad.

Decisión o alternativa. Indica


un punto dentro del flujo en que
son posibles varios caminos.

Documento. Representa cualquier


tipo de documento que entre, se
utilice, se genere o salga del
procedimiento.

Nota: Los símbolos marcados con * son utilizados en combinación con el resto cuando se está elaborando un
diagrama de flujo de un procedimiento en el cual interviene algún equipo de procesamiento electrónico.

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Muñiz Muñiz Ariel
RSA.DC.018.19
Fecha 30/01/2019
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compras. Fecha 30/01/2019
Ficha de Indicadores

FICHA DE INDICADORES

ÁREA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS


PROCESO GESTION DE PROCESO DE COMPRAS
SUBPROCESO COMPRA Y ALMACENAMIENTO DE MATERIALES, INSUMOS, HERRAMIENTAS Y
MAQUINARIAS.
INDICADOR TIEMPO QUE TRANSCURRE EN EL PROCESO DE COMPRA

RESPONSABLES DEL INDICADOR


1. GERENTE
2. JEFE DE COMPRAS

FÓRMULA PARA EL CÁLCULO


DIFERENCIA ENTRE LA RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD DE COMPRA Y SU REALIZACIÓN

FUENTES DE INFORMACIÓN

EL CONTROL SE REALIZARÁ A TRAVÉS DE UNA HOJA DE CÁLCULO QUE RECOGE LA FECHA DE


ENTRADA DE LA SOLICITUD Y LA FECHA DE COMPRA. CADA USUARIO RELLENARÁ UN IMPRESO DE
PEDIDOS, ENTREGANDOLE UNA COPIA AL INTERESADO.

PERIODICIDAD MENSUAL

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

LA MEDIA DE TODAS LAS PETICIONES REALIZADAS NO PODRÁ SER SUPERIOR A 7 DÍAS

Elaborado por: Revisado por: Gerente Autorizado por:


Aguirre Espinoza Karolay General
Muñiz Muñiz Ariel
RSA.DC.019.19

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