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FILE LIFE.

LTDA

EVA DELIA GUZMAN TORRES
FANNY YOLANDA CAMACHO
JUAN SEBASTIAN JIMENEZ MORA
LEIDY CATALINA AYALA HERNANDEZ
LYDA ROSA PARDO RODRIGUEZ
FREDY HERNANDEZ
WILMAR YOVANY VASQUEZ ESPITIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
TECNOLOGIA GESTION DOCUMENTAL
Bogotá, Noviembre del 2010

FILE LIFE. Noviembre del 2010 . LTDA EVA DELIA GUZMAN TORRES FANNY YOLANDA CAMACHO JUAN SEBASTIAN JIMENEZ MORA LEIDY CATALINA AYALA HERNANDEZ LYDA ROSA PARDO RODRIGUEZ FREDY HERNANDEZ WILMAR YOVANY VASQUEZ ESPITIA Este trabajo es presentado a los Instructores: Reinaldo Carrillo y Rubén Yaima en la Inducción SENA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA” REGIONAL DISTRITO CAPITAL CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA TECNOLOGIA GESTION DOCUMENTAL Bogotá.

Organigrama 3.1 Resultado de la encuesta 14. Estudios de mercado 14. Pautas o criterios para la elaboración del proyecto 11. Políticas 6. Importancia del proyecto 12. Misión y visión 7.1 Análisis De Demanda Y Oferta 14. Slogan 5. TABLA DE CONTENIDO 1.2 Sistema De Comercialización . Objetivos generales 8. Quienes somos 10. Encuesta 13. Objetivos específicos 9. Diagnostico 13. Logo 4. Definición del proyecto FILE LIFE LTDA 2.

 A quien? : De nuestro proyecto se beneficiaran grandes. auditorias. .  Por que’: Para nosotros la idea que proponemos es la mejor puesto que brindamos paquetes empresariales. digitación. herramientas tecnológicas y la infraestructura. para tener una archivo con excelentes condiciones buscando así  Oportunidad: Crear una empresa que ofrezca un portafolio amplio en técnicas de administración documental. además talento humano. atención al cliente. documentación y microfilmación. medianas y pequeñas empresas que requieran el manejo de archivos. asesorías. asesoría. 1. microfilmación. auditoria. ofrecer además los servicios de talento humano de personas capacitadas y certificadas en el oficio de administración documental. DEFINICION DE PROYECTO FILE LIFE LTDA Generar una empresa enfocada en el desarrollo de funciones de archivo.  Presentación de ideas de proyecto:  Para que? : Para tener en el mercado una solución a los problemas planteados en el manejo de archivos y documentación.  Problema: El país no cuenta con los medios tecnológicos y con la infraestructura que requiere el manejo de la documentación por eso buscamos  Solución: Brindar a las empresas el servicio.

2. Organigrama .

Logo 4. Optimizar los procesos e implementar nuevas tecnologías. aplicando las normas y los criterios archivísticos. seguridad y confidencialidad. Slogan Innovadores en ideas documentales. ya que buscamos establecer ideas actuales en el mercado documental agregando una visión novedosa para un desarrollo dinámico que establezca nuestra marca en el mercado. Política de calidad Prestar servicios de accesorias y administración documental. garantizando a nuestros clientes. Promover la formación técnica y profesional de nuestro equipo humano como soporte vital para el desarrollo de la organización. Buscar el mejoramiento continúo mediante el trabajo en equipo y la innovación tecnológica. 5. Brindar asesoría especializada con énfasis en los procesos de gestión documental específicos de cada cliente. oportunidad. . 3.

Establecer una infraestructura y tecnología actualizada que genere una organización con reconocimiento por la eficiencia y eficacia en los procesos documentales ofrecidos por la misma c. Formar paquetes documentales de una manera que satisfagan las necesidades de los clientes enfocados en un proceso documental completo para su ejecución y desarrollo por parte de nuestra organización 8. 6. enfocada en buscar el mejoramiento continuo de los servicios brindados por la organización 7. . remota o múltiple. Desarrollar un área de talento humano capaz de suministrar personal integro y capacitado para desempeñarse en una organización en el área de gestión documental b. Misión Ser una empresa comprometida en proveer y comercializar soluciones innovadoras en administración documental. Objetivos generales a. Objetivos específicos a) Desarrollar un sistemas de digitalización y microfilmación ofreciendo soluciones que permitan la disminución en los tiempos de respuesta para su gestión admistrativa. contribuyendo a mejorar la eficacia de nuestros clientes para establecernos en el mercado. permitiendo agilizar la búsqueda en casos de consulta permanente. por varios usuarios a al vez. Visión Establecernos como la mejor opción en el mercado documental por el reconocimiento de la calidad de nuestros procesos.

ordenación y descripción de los documentos h) Implementación de tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD) i) Desarrollar programas de capacitación documental enfocados en el alistamiento del talento humano para la inserción laboral j) Generar alianzas o convenios estratégicos con organizaciones privadas o publicas . clasificación. atreves de una interfaz amigable para los usuarios finales. con el propósito de ser conservado en sustitución de los documentos originales y de ser proyectados en forma óptima cada vez que se requiera su consulta. ampliando las posibilidades de acceder a los documentos eficazmente. c) La microfilmación permite reproducir información y fijar imágenes de documentos en series consecutivas.b) Hacer una aplicación de software que articule el poder del procesamiento de las bases de datos. las plataformas web (internet/intranet/extranet) y los dispositivos de digitalización. e) Desarrollar un programa de recepción y radicación de los documentos f) Buscar un mecanismo de distribución de correspondencia interna y externa. en un material flexible y transparente. d) La tecnología de scanner híbridos provee una plataforma que permite gravar a archivos digitales en medios análogos y/o convertir imágenes de microfilm a imágenes digitales para compartirlas a través de internet. realizando además levantamiento de inventarios documentales g) Establecer organización.

microfilmación. Como respuesta a esta necesidad hemos desplegado nuestras capacidades en el diseño. Quienes Somos Somos una organización dedicada a contribuir de manera eficaz y eficiente. paginas web. industriales y tecnológicas entre otras. b) Claridad: Ofrecer los servicios de gestión documental cuando los diferentes sectores empresariales los requieran. trabajando en equipo con nuestros clientes para modernizar y mejorar la eficacia de sus operaciones comerciales. Entendemos que las empresas evolucionan de la mano con el avance de la tecnología y que por esto. c) Principio de Realidad: Soporta sus principios en la satisfacción de nuestros clientes garantizando la confidencialidad. k) Establecer competencias laborales para ingresar en los procesos de selección l) Establecer valores y principios para ingresar en los procesos de selección realizados por la empresa m) Fijar periodos de evaluación de desempeño para evaluar el rendimiento del talento humano 9. desarrollando técnicas como digitalización. el manejo de la información representa un instrumento de dominio y competitividad. asesoría y tecnología en el desarrollo y ejecución de proyectos de Gestión Documental. elaboración. entre otras. integridad y disponibilidad de la información entregada a nuestra administración. 10. tecnología y servicio al cliente para consolidarnos a nivel nacional e internacional. en la búsqueda de soluciones técnicas y logísticas aplicables a la administración y al manejo de la Información Documental. . implementación. enfocadas en la actualización de la administración documental.PAUTAS O CRITERIOS PARA LA ELABORACION DEL PROYECTO a) Objetivo: Innovar en el mercado nuevas técnicas en el mercado sobre gestión documental. talento humano.

clínicas. hospitales. Que servicios le gustaría que su empresa tuviera en el área documental III. Piensa usted que una empresa de manejo documental además de prestar sus paquetes de servicio debería: a. d) Flexibilidad: Desarrollar un programa de contingencia enfocado en la capacitación del talento humano para suplir las falencias de los procesos establecidos.Todas las anteriores IV. 11. con paquetes completos en los procesos documentales de una organización 12. etc. Importancia de proyecto Las empresas que buscamos beneficiar son las que tienen más rentabilidad económica como son las del estado y las privadas (colegios.Un programa de manejo privado de archivo de la empresa c.Eficacia y eficiencia en la entrega de documentos físicos d. Diagnostico Buscamos realizar una encuesta para saber que variables o que situaciones podemos mejorar en los procesos documentales de los posibles clientes. Que servicios o procesos le gustaría que se mejoraran en el área .Ofrecer asesorías o personal capacitado en el area documental b. la encuesta constaría de cuatro (4) preguntas que son: I. con el manejo de personal capacitado en el área documental. b) Tecnologías e infraestructura. universidades.) la organización busca beneficiar a los clientes de tres formas a) Recursos humanos. Que servicios documentales maneja su empresa II. desarrollando programas de gestión documental con sistemas y equipos actuales c) Servicios de gestión documental.

Que servicios documentales maneja en su empresa ? ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. ENCUESTA GESTION DOCUMENTAL Nombre de la empresa: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Encargado: ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1. 13. Que servicios le gustaría que su empresa tuviera en el área Documental ? .

aquí podemos observar que las organizaciones encuestadas se van por la opción D es decir toman la opción que recoge nuestro tres servicios principales: . además de prestar sus servicios debería : A – Ofrecer asesorías o personal capacitado en el área documental B .todas las anteriores 4. Que servicios o procesos le gustaría que se mejoraran? ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 13. Piensa usted que una empresa de manejo documental.Un programa de manejo privado de archivo de empresa C . ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3. esto basado en el tercer punto de la encuesta en la cual hablamos de manera indirecta de los servicios que ofrecemos.1 Resultado de la encuesta Explicación y conclusiones: Analizando los resultados de la encuesta o diagnostico podemos darnos cuenta que los procesos o servicios que piensa ofrecer nuestra empresa son factibles.Eficacia y eficiencia en la entrega de documentos físicos D .

esto debido a la demanda que se maneja en el mercado actualmente. .) con el fin de dar a conocer nuestros servicios y establecernos como lideres en el mercado documental. visitas comerciales entre otras.1 Análisis de demanda y oferta La forma en que se desarrollan las organizaciones actualmente genera una cantidad de documentos la cual requiere de un servicio de almacenamiento o en su defecto de quien administre directamente la información. la forma de satisfacer las necesidades de las organizaciones es ofreciendo paquetes de servicio o en su defecto una persona capacitada para desarrollar los procesos documentales.Manejo del talento humano Programa privado de manejo de archivo Eficacia y eficiencia en los procesos Además buscamos implementar los procesos o servicios documentales en búsqueda de la satisfacción de nuestros futuros clientes 14. Estudio mercado 14.2 Sistema de comercialización Desarrollando una oficina de publicidad y mercadeo encargada establecer nuestra imagen a través de (pagina web. 14. líneas telefónicas.