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UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGIA

APROBADO EN EL CONSEJO DE
ESCUELAINTERAMERICANA DE
BIBLIOTECOLOGIA, ACTA
____DEL _________

PROGRAMA DE CARACTERIZACIÓN DE UNIDADES DE INFORMACIÓN

El presente formato tiene la finalidad de unificar la presentación de los programas


correspondientes a los cursos ofrecidos por el Programa de Bibliotecología

NOMBRE DE LA MATERIA Módulo Gestión de documentos


PROFESOR Andrés Sáenz Giraldo
OFICINA
HORARIO DE CLASE
HORARIO DE ATENCION Lunes a Viernes de 7:30 a.m. a 6:00 p.m.

INFORMACION GENERAL

Código de la materia 5506203


Semestre II
Área
Horas teóricas semanales 16
Horas teóricas semestrales 64
No. de Créditos
Horas de clase por semestre 64
Campo de formación Profesionalizante
Validable
Habilitable
Clasificable
Requisitos Fundamentos de Archivística
Correquisitos
Programa a los cuales se ofrece la
materia
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
Escuela Interamericana de Bibliotecología

INFORMACION COMPLEMENTARIA

Propósito del curso: Esta asignatura se articula con el propósito general


del programa académico al enfocar el estudio de las
materias básicas del fundamento teórico y práctico de
la archivística.
Justificación: El título V de la Ley General de Archivos 594 de 2000,
reglamenta la aplicación de la gestión documental en
las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas. En la presente norma, se delimita
el Programa de Gestión Documental visibilizando los
principios archivísticos universales; de igual forma, se
relaciona el concepto de Archivo Total con los
procesos archivísticos y el ciclo vital del documento.

Lo anterior supone no solo un desarrollo conceptual


en materia normativa, sino la obligación para todas
las entidades del Estado de diseñar e implementar un
Programa de Gestión de Documentos que contribuya
a mejorar el desempeño de la administración pública
mediante un adecuado control de la documentación
en todas las fases del ciclo de vida.

La gestión documental por lo tanto, asegura de


manera sistemática la creación, organización,
gestión, conservación y eliminación de los
documentos. El objetivo es asegurar la eficacia, la
responsabilidad y la transparencia en la ejecución y el
apoyo a las actividades del programa de la
institución, proteger los intereses operacionales,
legales y financieros y administrar el conocimiento de
las organizaciones.
Objetivo General: Desarrollar en el estudiante las metodologías para la
comprensión de las actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación generada y
recibida por las entidades

Objetivos Específicos:  Abordar los aspectos conceptuales y


metodológicos que comprenden los procesos
de la gestión documental.
 Resaltar la importancia del papel de los
documentos y archivos, en la gestión
administrativa de las entidades.
 Comprender la racionalización y control en la
producción documental, en atención a los
procedimientos, trámites administrativos y
flujos documentales.
 Fomentar una actitud crítica desde la gestión
documental como mecanismo de control
administrativo y transparencia social.

Contenido resumido La asignatura Gestión de Documentos, busca


desarrollar en los estudiantes competencias técnicas
que le permitan gestionar adecuadamente la
información registrada que producen o reciben las
entidades en el marco de sus funciones. Para el
desarrollo de este espacio académico, la asignatura se
ha dividido en unidades académicas, desde la
conceptualización hasta la realidad práctica, cada una
de las cuales tiene unos objetivos y contenidos
específicos que facilitarán el aprendizaje por parte de
los estudiantes.

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGIA

UNIDADES DETALLADAS

Unidad No. 1

Tema(s) a desarrollar Aspectos generales y conceptualización de la gestión


documental
Subtemas  Aspectos generales e historia de la gestión
documental.
 Definición e importancia de la gestión
documental
 Diferencias entre la gestión documental y la
gestión de información
No. de semanas que se le 8 y 9 de septiembre de 2012
dedicarán a esta unidad

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA correspondiente a esta unidad:

 Lodolini, Elio. El archivo del ayer al mañana. (La archivística entre tradición e
innovación). Traducción realizada por María Jesús Álvarez-Coca González (Archivo
Histórico Nacional), del texto de la conferencia pronunciada por el autor el día 17
de noviembre de 1993 en el Archivo Histórico Nacional.
 Fernández Valderrama, Luis David. Gestión Documental. Instituto de Estudios
Superiores en Administración. Caracas, Venezuela. Recuperado el 18 de julio de
2012 de http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
 De “La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el
prontuario RAMP”, recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de
trabajo del Consejo Internacional de Archivos. 1985. Leer el artículo: Ideas
modernas sobre la administración de archivos, por Frank B. Evans, profesor
agregado de historia, The American University, Washington D.C. (páginas 141 a
147)
 De “La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el
prontuario RAMP”, recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de
trabajo del Consejo Internacional de Archivos. 1985. Leer el artículo: La gestión de
documentos como una función archivística. Informe de Mr. Artel Ricks. (páginas
179 a 189)
 Llansó Sanjuan, Joaquim. Sistemas y archivísticos y modelos de gestión de
documentos en el ámbito internacional (Parte II). 2006. Revista Códice, julio-
diciembre, año/vol. 2, número 002. Universidad de la Salle. Bogotá, Colombia.
Páginas 39-70.
 Del libro Gestión de Información: Dimensiones e implementación para el éxito
organizacional, de Gloria Ponjuan, leer el capítulo titulado: Gestión Documental y
Gestión de Información (paginas 127 a 145)

Unidad No. 2
Tema(s) a desarrollar Archivística y Gestión Documental
Subtemas  Agrupaciones documentales y principios
universales de la Archivística
 Ciclo vital del documento y Archivo Total
 Glosario Archivístico
 Normatividad Archivística y gestión
documental
No. de semanas que se le 15 y 16 de septiembre
dedicarán a esta unidad
BIBLIOGRAFÍA BÁSICA correspondiente a esta unidad:

 Mendo Carmona, Concepción. Consideraciones sobre el método en archivística.


Universidad Complutense de Madrid. De: Documenta & instrumenta, 1 (2004),
páginas de 35 a 46.
 Ordenación Documental. Gladys Jiménez González. División de clasificación y
descripción. Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivo. Bogotá
D.C. 2003
 Zapata Cárdenas, Carlos Alberto. Planeamiento de la documentación. De: Biblios
N° 14, octubre-diciembre 2002.
 De la Serie Formación Archivística, la “Archivística Objeto e identidad” de Gustavo
Villanueva Bazán. Leer el capítulo 4: El ciclo vital del documento : sustento de la
teoría archivística. Páginas desde 85 a 100
 Acuerdo AGN 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994”. Uso del glosario archivístico.
 Guía de Implementación de un Programa de Gestión del Archivo General de la
Nación, páginas desde la 6 hasta la 35.
Unidad No. 3

Tema(s) a desarrollar Diseño de un Programa de Gestión Documental


Subtemas  Fases de la gestión documental
1 Fase de la Gestión Documental: Producción
2 Fase de la Gestión Documental: Recepción
3 Fase de la Gestión Documental: Distribución
4 Fase de la Gestión Documental: Trámite
5 Fase de la Gestión Documental:
Organización
6 Fase de la Gestión Documental: Consulta
7 Fase de la Gestión Documental:
Conservación
8 Fase de la Gestión Documental: Disposición
final.
 Estructuración de un Programa de Gestión
Documental en las organizaciones
 ISO 15489 e ISO 30300
No. de semanas que se le 22 y 23 de septiembre de 2012
dedicarán a esta
BIBLIOGRAFÍA BÁSICA correspondiente a esta unidad:
 Guía de Implementación de un Programa de Gestión del Archivo General de la
Nación, páginas desde la 6 hasta la 35.
 Zapata, Carlos Alberto. Directrices para estructurar un programa de gestión de
documentos en las organizaciones. Revista Códice N° 2, 99-113 / julio-diciembre
2005
 D’Alòs–Moner, Adela. «La gestión documental: aspectos previos a su
implementación”. En: El profesional de la información, 2006, mayo–junio, V. 15, n.
3, pp. 222–226
 Machicado Mendoza, Fernando. “Metodología para establecer un sistema de
gestión documental en una organización.” En: Revista de Bibliotecología y Ciencias
de la Información – UMSA. Pag desde 67 hasta 73.
 La gestión documental y la norma ISO 15489: 2001 Record Management. Félix
Gómez-Guillamón Werner. Kalimacos, Servicios Documentales. Boletín de la
Asociación Andaluza de Bibliotecarios, ISSN 0213-6333, Año nº 20, Nº 78, 2005 ,
págs. 43-52
 Bustelo, Carlota. El papel de los profesionales ante la serie de normas ISO 30300
para profesionales de la gestión de documentos. Ministerio de Educación, Cultura
y Deporte de España. Madrid, 21 de mayo de 2012. Recuperado el 1 de agosto de
2012 de
http://www.mcu.es/principal/docs/novedades/2012/Jornada30300_bustelo.pdf

Unidad No. 4

Tema(s) a desarrollar La gestión documental en las empresas


Subtemas  Archivos y empresas
 Relación entre la gestión documental y la
corrupción.
 La auditoría como herramienta de evaluación
y mejoramiento de la gestión documental

No. de semanas que se le 29 y 30 de septiembre


dedicarán a esta
BIBLIOGRAFÍA BÁSICA correspondiente a esta unidad:
 Archivos y empresas: Un consenso ineludible. Agustín Vivas Moreno. Memoria
académica. Departamento de Información y Comunicación, Facultad de
Biblioteconomía y Documentación, Universidad de Extremadura. Ó: Vivas
Moreno, A. (2011) Archivos y empresas: Un consenso ineludible. Palabra Clave (La
Plata), 1 (1), 40-58. En Memoria Académica. Disponible en:
http://www.memoria.fahce.unlp.edu.ar/art_revistas/pr.4902/pr.4902.pdf
 Zapata, Carlos Alberto. Ensayo. La Relación entre la gestión documental y la
corrupción. Recuperado el 20 de julio de 2012 de
http://eprints.rclis.org/handle/10760/9904?mode=full
 Gutiérrez Garzón, Liliana. “La auditoría de información como herramienta de
evaluación y mejoramiento de la gestión de documentos”. De la revista Biblios:
Revista de Bibliotecología y Ciencias de la Información, julio-diciembre 2003. V.4
No. 016. Lima, Perú. Páginas 14-22.

METODOLOGÍA a seguir en el desarrollo del curso:

Desde el comienzo del curso se proveerá de una serie de lecturas obligatorias y


guías didácticas que permitirán al estudiante habituarse, así como a manejar la
terminología archivística mediante la realización de informes que serán presentados en la
clase para intercambiar los diversos puntos de vista que un mismo tema puede suscitar.
Se impulsará el trabajo grupal, estableciéndose desde el inicio del curso los grupos de
estudiantes para la realización de los trabajos.

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGIA

EVALUACIÓN
La evaluación propuesta será mediante la realización de un (1) examen parcial y un (1)
examen final, un quiz al iniciar la asignatura; al igual que 3 actividades de argumentación,
exposición y recopilación de información.
Actividad Porcentaje Fecha (día, mes, año)
Quiz 5% 8 septiembre 2012
Actividad 1: Taller. Recopilación digital 15% 15 septiembre 2012
normatividad PGD
Examen Parcial 20% 16 septiembre 2012
Actividad 2: Exposiciones Fases PGD 15% 22 septiembre 2012
Actividad 3: Ensayo. Gestión Documental y 15% 29 septiembre 2012
corrupción
Examen Final 20% 30 septiembre 2012
Seguimiento 10%
Actividades de asistencia obligatoria
La asistencia a las actividades programadas y a los encuentros para el trabajo práctico, son
obligatorios en un 100%.

Participación y seguimiento: Es la suma de una participación activa y de calidad, además de


la resolución de los trabajos de clase con actitud y excelencia

Derechos de autor:
La Escuela Interamericana de Bibliotecología, está en el deber y la obligación de utilizar
todos los medios y herramientas posibles, para detectar actos de copia o plagio de ideas y
de textos.
Se recuerda a los estudiantes que la Universidad de Antioquia en su reglamento estudiantil
de pregrado, Acuerdo 1 de febrero 15 de 1981, en el Título Quinto, sobre el procedimiento
disciplinario, artículos 240 a 246, trata entre otros, este tipo de asuntos.

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA:

 Heredia Herrera, Antonia. (1998). El debate sobre la gestión documental. Revista


Métodos de información, vol 5. No. 22-23.
 La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el prontuario
RAMP (1985). Recopilado por Peter Walne. Recuperado el 18 de julio de 2012 de
http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000679/067981so.pdf#xml=http://unesdoc.u
nesco.org/Ulis/cgi-
bin/ulis.pl?database=&set=5007488B_0_136&hits_rec=3&hits_lng=spa
 La administración moderna de archivos y la gestion de documentos: El prontuario-
RAMP; recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo del
Consejo Internacional de Archivos [para el] Programa General de Información y
UNISIST - París: Unesco, 1985, 532 p., 28 cm - (PGI-85/WS/32)
 La exposición como técnica didáctica. Dirección de Investigación y Desarrollo
Educativo. Vicerrectoría Académica, Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de
Monterrey. Recuperado el 18 de julio de 2012 de
http://www.uctemuco.cl/cedid/archivos/apoyo/La%20exposicion%20como%20tecnica
%20didactica.pdf