Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)

Un Sistema de Información para Ejecutivos o Sistema de Información Ejecutivaes una

herramienta software, basada en un DSS, que provee a los gerentes de un acceso sencillo a
información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de
éxito.

La finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama completo del

estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo también la
posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén cumpliendo con las expectativas
establecidas, para determinar el plan de acción más adecuado.

De forma más pragmática, se puede definir un EIS como una aplicación informática que muestra
informes y listados (query & reporting) de las diferentes áreas de negocio, de forma consolidada,
para facilitar la monitorización de la empresa o de una unidad de la misma.

El EIS se caracteriza por ofrecer al ejecutivo un acceso rápido y efectivo a la información

compartida, utilizando interfaces gráficas visuales e intutivas. Suele incluir alertas e informes
basados en excepción, así como históricos y análisis de tendencias. También es frecuente que
permita la domiciliación por correo de los informes más relevantes.

A través de esta solución se puede contar con un resumen del comportamiento de una
organización o área específica, y poder compararla a través del tiempo. Es posible, además,
ajustar la visión de la información a la teoría de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando
Integral impulsada por Norton y Kaplan, o bien a cualquier modelo estratégico de indicadores
que maneje la compañía.
Un EIS (Executive Informations System) es cualquier sistema de software que muestra
información ejecutiva a la gente que toma decisiones de manera fácil, sencilla y con la mayor
cantidad de información para monitorear la empresa.

Presenta la información a través de indicadores empresariales con cualidades específicas que

dependen del comportamiento del análisis. La información de un EIS trabaja a través de
matrices multidimensionales (cubos) y formatos de datos no típicos como Data Mart o Data
Warehouse. Dentro de las características de un EIS se encuentran las que se enumeran a
continuación.

Interfaz gráfica

Deber ser sencilla de usar, vistosas e intuitivas que facilite el monitoreo de la persona que va a
tomar las decisiones.

Alarmas o semáforos

Permite identificar los errores y valores importantes dentro del monitoreo, disparan
indicadores que muestran a la persona donde debe poner atención si ha sobrepasado algunos
rangos de tolerancia.

Tableros de Control

Es una herramienta desde la cual el usuario puede monitorear a la empresa o área con
indicadores de cualquier tipo. Puede utilizar metodologías especializadas como ejemplo
Balanced Scorecard que permite monitorear el estado de salud corporativa.

Sistemas de soporte de la decisión – DSS

Se refiere a cualquier sistema de software que permite el análisis de las diferentes variables
del negocio para apoyar una decisión, permite al usuario procesar la información a través de
OLAP para conocer indicadores que están asociados a las jerarquías dentro de los conceptos
de los cubos del Data Warehouse.

Un DSS (Decision Support System) inicia cuando se analiza el detalle de un indicador o métrica.

Herramientas de Consulta y Reportes

Las herramientas de consulta y reportes (Query & Reporting Tools) son componentes que dan
soporte a la plataforma de BI, las consultas y reportes permiten al usuario consultar y publicar
los que las bases de datos poseen mediante técnicas y herramientas de software.

Estas herramientas mejoran la obtención de información y reducen los tiempos de respuesta

afianzando al usuario final un reporte basado en la concepción del negocio para su
entendimiento.

Una herramienta de reportes puede publicar datos que se encuentran almacenados en un

Data Warehouse cumpliendo las características de un DSS, además el uso de estas
herramientas son factibles para cualquier usuario en especial para los directivos que son
usuarios potenciales de dichas herramientas.

Ejemplo de un Sistema de Informacion Ejecutivo (EIS)

Los directivos de Nestlé analizaron varias empresas de consultoría para llevar adelante el
proyecto de mejora de procesos a través de la implementación de una herramienta de
Business Intelligence. Finalmente Grupo ASSA fue la empresa elegida por ser la firma que
mejor comprendió las necesidades de Nestlé.

El objetivo:

En 1996, Nestlé tenía tres sistemas comerciales, uno para cada línea de negocio. Las líneas de
negocio se integraban por Refrigerados, Helados, Alimentos y Bebidas. La Dirección de la
empresa necesitaba contar con información al instante para la toma decisiones viendo más
claramente la marcha del negocio para detectar oportunidades y posibles desviaciones.

La elección:

En el año 1996, los directivos de Nestlé analizaron varias empresas para llevar adelante el
proyecto de mejora de procesos a través de la implementación de una herramienta de
Business Intelligence. Finalmente Grupo ASSA fue elegida por ser la firma que mejor
comprendió las necesidades de Nestlé. La herramienta elegida por Nestlé fue Comshare
Decision (actualmente Extensity MPC) por solidez, flexibilidad y capacidad de operación.

El Proyecto:

En el año 1996 Nestlé y Grupo ASSA comenzaron el proyecto de Business Intelligence para
mejorar el proceso de toma de decisiones en la dirección de la empresa.
Se homogeneizaron las modalidades de operaciones y todas las bases de datos que dan
soporte a los negocios de la empresa. Se unificaron las estadísticas, la información de ventas,
deudas y comparativos, llevándolo a un tablero de comando. Luego se desarrollaron los
modelos requeridos para la implementación de la herramienta de Business Warehouse EIS
(Executive Information System) con el objetivo de optimizar el proceso de toma de decisión.

Por la envergadura, el proyecto se dividió en etapas:

(1) Modelo de Ventas

(2) Abastecimiento

(3) Rentabilidad de Clientes

(4) Deudores Comerciales

(5) RRHH

Con este modelo, Nestlé logró que la Dirección dispusiera de mejores herramientas para
analizar la marcha del negocio y poder detectar oportunidades y posibles desviaciones al
instante.

Los beneficios:

– El modelo implementado es utilizado hoy por la Dirección de Nestlé para conocer el

funcionamiento completo del negocio comparando datos de ventas de años anteriores, así
como datos presupuestarios.

– Mayor desarrollo y potencia en la toma de decisiones del departamento de ventas al contar

con reportes por ventas, por vendedores, por supervisores, por regiones y por canales

– Incorporación de nuevas áreas al modelos de Business Intelligence EIS (Executive Information

System) que utilizan y nutren de información al sistema como: RRHH, Marketing y Call Center

– Independencia del usuario para generar sus propios reportes en la herramienta de acuerdo a
las vistas que necesite.