Informe Sobre Control de Procesos Administrativos

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IPS Unidad Alergologica Nit 900465124 Formatted: Centered
Procesos administrativos fecha: 06-04-19 Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt
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Actividad numero 7 Informe de consultoría sobre Año 2019
control. Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt
INFORME DE CONSULTORÍA SOBRE CONTROL.
Presenta:
MAURA PERDOMO HENAO
DANIELA VASQUEZ TOBON
NRC- 9003
Asesor(a) tutor(a):
ALVARO MAURICIO SALAZAR CALLE
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ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL
MEDELLÍN, ANTIOQUIA, COLOMBIA
ABRIL DE 2019.
UNIMINUTO
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Tabla de contenido. Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt
Tabla de contenido. ............................................................................................................................... 2

Informe de consultoría sobre el control. ............................................................................................... 3
Plan de mejora y recomendaciones. .................................................................................................. 7
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Actividad número 7 Informe de consultoría sobre el control.
El control puede definirse como la evaluación de la acción, para detectar posibles
desvíos respecto de lo planeado, desvíos que serán corregidos mediante la utilización de un
sistema determinado cuando excedan los límites admitidos. También puede definirse como la
regulación de actividades de acuerdo con los requisitos de los planes. El objetivo fundamental
es asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la organización. Lo que requiere tener
conocimiento de las acciones que se ejecutan, la correlación existente entre estas acciones
respecto al objetivo y la eliminación de los obstáculos que puedan trabar el logro de las metas
establecidas. Esta evaluación de la acción, o regulación de actividades, el control, en definitiva,

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adquiere diversos significados si se lo aplica a las Organizaciones, a la Administración, a la Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt
Cibernética, o a la Teoría de Sistemas.
Es una Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) especializada en Alergología,
que ofrece atención de consulta médica especializada, así como también la realización de
procedimientos diagnósticos y terapéuticos de Alergología.
El posicionamiento de una organización en un mercado competitivo es parte de su
naturaleza como empresa, dado el nacimiento y funcionamiento le otorga un puesto en
referencia a sus competidores directos e indirectos, este posicionamiento depende de su
capacidad operativa y financiera la organización debe mantener una perspectiva de
posicionamiento que lo lleve a estar siempre en los primeros puestos. Cabe destacar que uno
de los puntos más importantes para lograr cada uno de los objetivos planteados por la
organización serán misión, visión y las metas que permitirán llevar a cabo un buen proceso
administrativo en la empresa.
Los objetivos de la empresa es que se permitan alcanzar y cumplir las estrategias, para
la unidad alergológica su objetivo principal es siempre satisfacer las necesidades y deseos de
las personas que hace uso de sus servicios; y esto se logra mediante un estudio administrativo
para tomar decisiones.
La unidad alergológica, se caracteriza por llevar un orden secuencial en cada uno de
sus procesos, implementan listas de chequeo para una evaluación continua de cada uno de los
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procesos allí realizados, auditorias constantes verificando que cada uno de los servicios allí Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt
prestados se cumplan a cabalidad, basándose en indicadores y buzones de sugerencias siendo
estos también de gran importancia a la hora de tomar decisiones que afecten a sus clientes ya
que son la razón de ser de esta organización.
Se implementan reuniones mensuales a cada uno de los empleados, donde se le
recuerda el objetivo de la organización, sus metas, su visión y misión creando en ellos un
sentido de pertenencia por la organización, que los motive a realizar cada día sus labores de
forma adecuada; creando mentalidades de crecimiento ya que si crece la organización, se
creara más empleo y en algunos de los casos de benefician algunos de ellos con las
prestaciones que se puedan generar.
No solo se le recuerda este tipo de temas, sino que se capacita, sobre todo lo
relacionado con la organización, se comunican posibles cambios o cambios ya realizados en
procesos de la empresa, para que no se generen errores en su ejecución, teniendo siempre en
cuenta la opinión de los empleados.
En esta organización se crean ciertos programas en donde se beneficia la empresa en
su presupuesto, por ejemplo tiene un programa montado el cual se llama triple AAA, el cual
se dan capacitaciones y visitas de revisión y observación donde se verifique el ahorro de
energía o de insumos, lo que hace crear conciencia y aporta también al medio ambiente, se ha
evidenciado gran ahorro en dinero por disminución en la energía, el agua y en los insumos
que se utilizan para realizar procedimientos a los pacientes que allí de atienden cada día.
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Para cada uno de los procesos, que allí se realizan, hay una lista de chequeo y una Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt
persona de auditoria, administración o dirección, quién vigila dichos procesos los califica en
cumple o no cumple, dando resultados en donde se hacen evaluación continua sobre planes de
mejoramiento a ejecutar y siempre haciendo retroalimentación continua a sus empleados.
Se ha implementado un programa electrónico en donde se reportan eventos adversos,
que afecten a los pacientes en sus procesos ya sea administrativos o asistenciales, al igual que
se reporta cada uno de los procesos que no se están realizando de forma adecuada, por
ejemplo la demora en la farmacia dispensar medicamentos, o el servicio de alimentación en
suministrar a las personas sus alimentos, la mala atención por parte de las secretarias, etc.
Todos estos reportes han sido de gran utilidad a la hora de realizar acciones de mejora en cada
uno de los procesos de la organización en cuanto a la atención de pacientes que en este caso
es lo que más importa en este lugar.
La organización alergológica, tiene también como estrategia a cada una de las
personas que obtienen servicios allí, realiza una encuesta de satisfacción y ofreciendo llenar
un papel el cual se deposita en el buzón de sugerencias si hay alguna felicitación, queja o
reclamo, o si observa que alguno de los procesos acá ejecutados necesita una acción de
mejora.
No solo estas encuestas son realizadas a sus clientes sino también se realizan encuestas
internas anuales a cada uno de los empleados, donde se realizan múltiples preguntas sobre
cada uno de los procesos realizados, ambiente laboral y aspectos personales.

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Desde que la empresa empezó a funcionar siempre se ha tenido claro que con esfuerzo Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt
y dedicación toda meta se puede cumplir aunque se ha pasado por momentos buenos y malos
siempre se ha tenido claro que se tiene por prioridad tener un personal de calidad donde
también cabe destacar ofrecer un servicio personalizado y capacitación permanente.
Para evaluar cada uno de los procesos realizados en la unidad alergológica, también se
realizan evaluaciones anuales, donde se verifica que el personal está capacitado, para realizar
dichos procesos o se desempeña bien en su labor, por lo regular siempre arroja muy buenos
resultados, ya que se cuenta con personal idóneo y excelentes profesionales.
Plan de mejora y recomendaciones.
4.3 Ubicación y contexto socio-económico
UNIDAD ALERGOLÓGICA tiene tres sedes en Colombia, dos sedes en la ciudad de Medellín,
capital del departamento de Antioquia, y una sede en la ciudad de Manizales, capital del
departamento de Caldas.
Las sedes de Medellín se ubican en el sector de Ciudad del Río. Un privilegiado sector de la ciudad,
al sur oriente de la llamada "zona del centro ampliado", justo donde inicia el barrio "El Poblado".
Ciudad del Río es una zona de Medellín de gran dinamismo por el gran desarrollo habitacional y
comercial que ha tenido en los últimos años, gracias al cambio vocacional del mismo, que pasó de
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ser un sector industrial a un sector destinado a vivienda y prestación de servicios. Es un sector de Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt
fácil acceso vehicular y peatonal, ubicado en terreno llano del valle que circunda el Río Medellín.
Se ubica en inmediaciones de dos estaciones del metro de Medellín, la "Estación Industriales" y la
"Estación Poblado", muy cerca de donde en un futuro estará la estación "Ciudad del Río".
La sede principal de UNIDAD ALERGOLÓGICA está ubicada exactamente en la "Torre Médica
Ciudad del Río", donde también funciona la "Clínica Clofan" (Clínica Oftalmológica de
Antioquia). Ocupa en esta torre los consultorios: 1414 (principal), 1404 y 1410. Estos consultorios
fueron adecuados y en ellos funcionan seis consultorios, tres salas de espera, dos recepciones y
dos oficinas administrativas.
La otra sede de UNIDAD ALERGOLÓGICA en Medellín funciona en los consultorios 2405 ,
2418 y 2420 del edificio "Salud y Servicios Ciudad del Río", que es el edificio contiguo a la "Torre
Medica Ciudad del Río". Donde funciona la "Clínica del Prado". En esta sede funcionan diez
consultorios, una sala de desensibilización a medicamentos, dos salas de espera, dos recepciones
y una oficina administrativa. Además cuenta con una planta eléctrica de emergencias que abastece
las neveras y el servidor institucional, la planta funciona con xLitros de Gasolina y se le realiza
mantenimiento cada XMeses. Está sede ubicada en el edificio "Salud y Servicios Ciudad del Río"
opera de forma paralela a la de la "Torre Médica Ciudad del Río".

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Con los datos obtenidos en la elaboración del perfil sociodemográfico se puede concluir que en
Unidad Alergológica predomina la edad entre 27 y 42 años, en cuanto al género se observa que
una gran mayoría de los colaboradores son mujeres y el nivel educativo de los colaboradores es
mayoritariamente técnico y profesional.
Con respecto a los datos personales obtenidos se identifica que el 53% de los colaboradores son
solteros seguido por el 31% que son casados.
En el tipo de relación con la empresa predomina el contrato directo con la empresa y el 45% de
los trabajadores llevan en la empresa entre 1 y 3 años.
Los salarios varían según los cargos, la mayoría de los trabajadores gana entre 1 y 2 SMLV esto
se debe a la cantidad de personal auxiliar administrativo que predomina con un 35%.
En cuanto a la Seguridad Social La mayoría de los trabajadores están afiliados a la EPS SURA,
todos están afiliados a la ARL SURA y su Administradora de Fondo de Pensiones se divide
mayoritariamente entre Porvenir y Protección.
La mayor parte de los trabajadores viven en zonas urbanas, en apartamento y en modalidad de
arriendo.
Un 31% de los colaboradores es cabeza de familia a pesar que el 45% tiene por lo menos un hijo
y un 65% tiene por lo menos una persona a su cargo.

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Son 53 empleados en diferentes áreas (las puedes mencionar) con contratos laborales y por Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt
prestación de servicios.

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Actividad número 7 Informe de consultoría sobre el control.

El control puede definirse como la evaluación de la acción, para detectar posibles

desvíos respecto de lo planeado, desvíos que serán corregidos mediante la utilización de un

es asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la organización. Lo que requiere tener

establecidas. Esta evaluación de la acción, o regulación de actividades, el control, en definitiva,

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Cibernética, o a la Teoría de Sistemas.

Es una Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) especializada en Alergología,

procedimientos diagnósticos y terapéuticos de Alergología.

El posicionamiento de una organización en un mercado competitivo es parte de su

naturaleza como empresa, dado el nacimiento y funcionamiento le otorga un puesto en

referencia a sus competidores directos e indirectos, este posicionamiento depende de su

capacidad operativa y financiera la organización debe mantener una perspectiva de

la unidad alergológica su objetivo principal es siempre satisfacer las necesidades y deseos de

para tomar decisiones.

La unidad alergológica, se caracteriza por llevar un orden secuencial en cada uno de

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prestados se cumplan a cabalidad, basándose en indicadores y buzones de sugerencias siendo

que son la razón de ser de esta organización.

Se implementan reuniones mensuales a cada uno de los empleados, donde se le

recuerda el objetivo de la organización, sus metas, su visión y misión creando en ellos un

forma adecuada; creando mentalidades de crecimiento ya que si crece la organización, se

prestaciones que se puedan generar.

relacionado con la organización, se comunican posibles cambios o cambios ya realizados en

procesos de la empresa, para que no se generen errores en su ejecución, teniendo siempre en

cuenta la opinión de los empleados.

En esta organización se crean ciertos programas en donde se beneficia la empresa en

se dan capacitaciones y visitas de revisión y observación donde se verifique el ahorro de

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mejoramiento a ejecutar y siempre haciendo retroalimentación continua a sus empleados.

Se ha implementado un programa electrónico en donde se reportan eventos adversos,

ejemplo la demora en la farmacia dispensar medicamentos, o el servicio de alimentación en

es lo que más importa en este lugar.

La organización alergológica, tiene también como estrategia a cada una de las

un papel el cual se deposita en el buzón de sugerencias si hay alguna felicitación, queja o

cada uno de los procesos realizados, ambiente laboral y aspectos personales.

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también cabe destacar ofrecer un servicio personalizado y capacitación permanente.

resultados, ya que se cuenta con personal idóneo y excelentes profesionales.

Plan de mejora y recomendaciones.

4.3 Ubicación y contexto socio-económico

IPS Unidad Alergologica Nit 900465124 Formatted: Centered

Se ubica en inmediaciones de dos estaciones del metro de Medellín, la "Estación Industriales" y la

La sede principal de UNIDAD ALERGOLÓGICA está ubicada exactamente en la "Torre Médica

dos oficinas administrativas.

La otra sede de UNIDAD ALERGOLÓGICA en Medellín funciona en los consultorios 2405 ,

opera de forma paralela a la de la "Torre Médica Ciudad del Río".

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mayoritariamente técnico y profesional.