PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1

VARIEDADES UNIVERSAL

YESIKA FIGUEROA ROMERO

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO

 INTRODUCCIÓN

Las empresas están en un proceso de cambio, debido a las competencias causada por las
nuevas empresas, lo que ha ocasionado que las empresas se vean obligadas a organizar y planear
su crecimiento de acuerdo a la exigencias del mercado; con el fin de garantizar su sostenibilidad;
para esto, es importante que estas nuevas estrategias establezcan herramientas y elementos
distintos que permitan destacarse por encima de las demás empresas, como calidad, precio, y
servicio.

En la actualidad existen algunas situaciones críticas en la economía del país; lo cual ha obligado a
los empresarios y emprendedores a cambiar su visión de negocio, para poder optimizar sus
recursos y poder ser competitivos.

Esta investigación se desarrollará en la empresa Pinturas Variedades Universal, la cual se dedica

a la labor de la comercialización, en la que se desea implementar un plan de negocio, que enfoque
los esfuerzos de la empresa a replantear y organizar toda la gestión estratégica, esto se realizará
por medio de la selección de información que será obtenida a través de entrevistas, observación,
investigaciones de campo referentes al tema, y tomando autores destacados de libros, revistas
especializadas e internet; paralelamente se conocerá el estado actual del mercado y las
proyecciones que se desean.
 PLANTEAMIENTO

La empresa VARIEDADES UNIVERSAL, sus orígenes, el negocio estuvo destinado en ciertas

regiones y, dentro de ellas, algunas ciudades. Poco a poco se fue abriendo al resto del país. Fue
creciendo y fortaleciéndose en el mercado. Posteriormente, fundó una fábrica de pinturas,
negocio fuerte en el que entró a competir con algunas compañías nacionales, pero, sobre todo,
con marcas importadas. Para el gerente de la comercializadora rápidamente fue muy claro que
podía aprovechar la infraestructura logístico-administrativa de su negocio para comercializar las
recién nacidas pinturas, por lo que se convirtió en el mayorista de estos productos. Ambos (los
misceláneos y pinturas) tenían, adicionalmente, un buen comportamiento en la intemperie. Estos
dos productos, que en sí eran líneas de producto por los múltiples tamaños y colores en que
venían, tenían unos altísimos niveles de ventas. En muy corto tiempo la venta de pinturas llegó a
ser el 60% de las ventas totales de Variedades Universal. La infraestructura de la
comercializadora se tuvo que ir ampliando a medida que las necesidades lo exigían. La
comercializadora de misceláneos y fabricante de pinturas es un negocio ya viejo. Tiene casi 90
años de existencia. Es lenta al cambio. Hoy, sin embargo, se ve la necesidad de aprovechar las
ventajas competitivas que tiene. Los directivos actuales quieren enfrentarse al mercado en forma
novedosa.

De acuerdo a la problemática antes mencionada, se implementará un plan de negocio, en el que

se realizará un estudio de todas las áreas que existen, evaluando todo y generando diferentes
estrategias y proyecciones financieras, que podrán llevar a la empresa a una gestión más
eficiente.
 JUSTIFICACIÓN

Buscan lograr un plan de negocios y la aplicación del sistema de gestión, hacer unas mejoras en
las replantear estrategias, objetivos, metas y políticas que apoyen y retroalimenten los procesos
actuales; y así poder mejorar los factores influyentes en todas las áreas de la empresa. Con el fin
de lograr una mejora en el sistema de gestión, se quiere implementar un plan de negocio, para
mejorar todas las áreas de la empresa; para llegar a ello, se requiere realizar una completa
investigación sobre todas las decisiones y actividades que se han ejecutado a lo largo de este
tiempo en la empresa Pinturas Variedades Universales Para llegar a realizar los objetivos
propuestos, es necesario partir de entrevistas al personal, y a su directivo, para poder conocer a
fondo la situación real, luego de esto se requerirá estudiar todos los ambientes externos, por
medio de diferentes análisis.

MARCO TEORICO

Para un plan de negocio; y el desarrollo es necesario saber el funcionamiento y como interactúan

con sus clientes, proveedores, el mercado, su gestión y procesos administrativos, para seguir con
el proceso en gestión y administración de empresas orientado a mejorar la competitividad de las
organizaciones. se tomará el modelo teórico de la cadena de valor, las actividades que tiene una
empresa y a su vez generan valor a una organización desde la logística hasta como se respaldará
esos producto con servicios para los clientes; Se encontró coherencia de este modelo con la que
se quiere desarrollar en la empresa Pinturas Variedades Universal porque se realizan todas las
actividades del proceso productivo, a distintos niveles y todo esto orientado a mejorar la
productividad de la empresa, además desarrollando este modelo se tiene una panorámica mucho
más amplia de la situación de la empresa y puede facilitar la determinación de las acciones a
seguir con el fin de generar un incremento de valor para los clientes finales.

También es conveniente, con los mapas estratégicos la importancia del conocimiento de la

empresa para tener una visión global y de esta manera poder cuantificar los efectos que se
consideren en la empresa para de esta manera establecer estrategias que encaminen los esfuerzos
de la empresa a mejorar, ratifican la importancia de tener pleno conocimiento del negocio como
primera medida para iniciar el proceso de mejoramiento cuantificable y medible. Pinturas
Variedades Universales Debido a que el objetivo final del trabajo es proponer un plan de negocio
a la empresa,
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional, permite que la empresa tenga una mejor organización, asignando
los roles a cada uno de los participantes, optimizando el trabajo y que así sea más fácil la
consecución de objetivos.

DESCRIPCIÓN DE CARGOS

La descripción de cargos es un ítem muy importante que debe desarrollar la empresa en el área de
recursos humanos, describe claramente que cual es el trabajo y las funciones que tiene cada
empleado; esta herramienta permite tener un manejo del personal más eficiente.

Cargo: Gerente

Reporta: propietarios de la empresa.

Misión del cargo: planear, coordinar, controlar y liderar las actividades del equipo de trabajo
tendientes a lograr el cumplimiento de las metas establecidas.

Objeto del cargo: ejercer la labor propia de dirección de la empresa trazando la planeación a
corto, mediano y largo plazo.

Responsabilidad: liderar los procesos de operación y desarrollo de la empresa manteniendo el

posicionamiento en el mercado regional del repintado automotriz y desarrollo de las otras líneas.

Descripción de funciones:
• Definir los planes a Corto, mediano y Largo Plazo.

• Definir las Políticas de Comercialización regional.

• Estimular el consumo de insumos.

• Controlar la función administrativa y Financiera.

• Evaluar el desempeño administrativo del equipo de trabajo.

• Evaluar y Controlar el logro Comercial y Financiero.

• Propender por la multiplicación del conocimiento de la técnica de vanguardia.

• Mantener buenas relaciones con clientes y Proveedores.

Requisitos para el desempeño del cargo:

Nivel Intelectual: Escolaridad Superior en administración y/o áreas afines.

Nivel de Experiencia: (2) Años en cargos similares o administrativos de manejo y control.

Nivel Otros: Capacitación específicas.

Cargo: Administrador (a) comercial

Reporta a: gerencia

Misión del cargo: responsable de ejecutar, coordinar y controlar la comercialización de productos

y personal de la empresa dando cumplimiento a las políticas establecidas por la gerencia y así
mismo encargada del manejo de proveedores y clientes.

Objeto: administrar el área operativa del negocio observando las políticas y presupuestos
establecidos por la organización.

Responsabilidad: manejar diariamente el dinero y documentos relacionados con la actividad

propia del cargo, también velar por el cumplimiento de las funciones de los diferentes cargos
según la responsabilidad delegada y asignada por la gerencia de la empresa.

Descripción de funciones

• Atención del proceso de facturación.

• Recaudo y control de ventas y cartera.

• Control de inventarios
• Coordinar y priorizar entrega de domicilios

• Coordinar la elaboración y entrega oportuna de mezclas

• Elaboración soportes de pagos a terceros y nómina

• Presentación de reporte y arqueo diario de c

• Utilizar siempre los elementos de seguridad industrial.

• Utilizar la dotación personal suministrada por el almacén.

• Supervisión y control del área comercial.

• Cierre y apertura del local.

• Manejo de proveedores.

• Las demás funciones que le sean señaladas por su superior.

Requisitos para el desempeño del cargo

Nivel intelectual: profesional en el área administrativa o carreras afines con conocimientos

básicos de comercio y contabilidad.

Nivel de experiencia: (2) años en cargos similares o administrativos de manejo y control.

Nivel otros: capacitación específica.

Cargo: Colorista

Reporta: a gerencia y administración.

Misión del cargo: atender las órdenes de pedido elaborando el color según parámetros y técnicas
establecidas para lograr las tonalidades deseadas.

Objeto del cargo: soportar la comercialización del producto mediante la elaboración de mezclas
en las cantidades deseadas por el usuario.

Responsabilidad: atender oportunamente las órdenes de pedido de las mezclas demandadas por
los clientes observando los parámetros de calidad establecidos por los proveedores de la marca.

Descripción de funciones:

• Atender órdenes de trabajo.

• Elaborar el color según parámetros y técnicas establecidas para lograr las tonalidades deseadas.
• Cumplir los compromisos de entrega en el tiempo acordado.

• Evitar reproceso.

• Orientar cuando se requiera a clientes y usuarios de los productos.

• Mantener aseados y ordenados el sitio y equipos de trabajo.

• Utilizar siempre los elementos de seguridad industrial.

• Utilizar la dotación personal suministrada por el almacén.

• Las demás funciones que le sean señaladas por su superior.

Requisitos para el desempeño del cargo:

Nivel intelectual: escolaridad mínima bachiller académico o técnico.

Nivel de experiencia: mínimo dos años en cargos similares.

Nivel otros: capacitación y conocimientos en colorimetría.

Cargo: Asistente Técnico

Reporta: a gerencia y administración del psp.

Misión del cargo: asesorar a pintores y talleres en la óptima utilización de los productos mediante
la capacitación y solución oportuna de problemas relacionados con el manejo y aplicación de los
productos, propendiendo el incremento del consumo y la fidelidad de la marca.

Objeto del cargo: mantener actualizadas la capacitación de los usuarios y los diagnósticos en
cuanto a infraestructura y consumo de los talleres atendidos.

Responsabilidad: dar asistencia continua a los talleres haciendo seguimiento a los procedimientos
técnicos de aplicación.

Descripción de funciones:

• Elaborar plan de trabajo semanal.

• Definir el objeto de las visitas: asesorías técnicas, charlas técnicas demostración de nuevos
productos.

• Atender en forma oportuna los reclamos.

• Programar capacitaciones técnicas en el almacén distribuidor.

• Programar capacitaciones técnicas en los talleres.

• Programar pintutertulias.

• Mantener ordenado, aseado y con los elementos completos el maletín de asesoría técnica.

• Establecer visitas de rutina, seguimiento y soporte a talleres que utilizan la marca.

• Hacer demostraciones dirigidas a usuarios potenciales de la marca.

• Informar oportunamente acerca de posibles amenazas en el mercado.

• Estar continuamente actualizado en las características, beneficios y usos de los productos que
ofrece el distribuidor.

• Utilizar siempre los elementos de seguridad industrial.

• Utilizar la dotación personal suministrada por el almacén.

• Las demás funciones que le sean señaladas por su superior.

Requisitos para el desempeño del cargo:

Nivel intelectual: escolaridad mínima bachiller académico o técnico, con facilidad de

comunicación verbal y escrita.

Nivel de experiencia: mínimo dos años en cargos similares con aptitudes para formar a otros.

Nivel otros: capacitación y conocimientos en colorimetría e infraestructura de talleres.

Cargo: Vendedor Técnico

Reporta: a gerencia y administración.

Misión del cargo: dar a conocer e impulsar a talleres y almacenes de pintura.. En la óptima
utilización de los productos mediante la capacitación y solución oportuna de problemas
relacionados con el manejo y aplicación de los productos, propendiendo el incremento del
consumo y la fidelidad de la marca.

Objeto del cargo: establecer contactos con posibles clientes, crear aliados comerciales, mantener
actualizadas las bases de datos de los clientes, abrir nuevos nichos de mercado e impulsar los
productos.
Responsabilidad: dar asistencia continua a los talleres haciendo seguimiento a los procedimientos
técnicos de aplicación.

Descripción de funciones:

• Elaborar plan de trabajo semanal.

• Programar visitas a almacenes y talleres.

• Crear aliados comerciales.

• Afianzar las relaciones comerciales.

• Realizar censo de talleres y almacenes.

• Entregar oportunamente los pedidos realizados de nuestros clientes.

• Estar pendientes de la recolección de la cartera.

• Manejar de forma adecuada los cupos con cada cliente.

• Atender en forma oportuna los reclamos.

• Programar y citar a los clientes de almacenes a las capacitaciones y charlas del producto.

• Brindar de forma oportuna y clara información a la gerencia y administración.

• Utilizar siempre los elementos de seguridad industrial.

• Utilizar la dotación personal suministrada por el almacén.

• Las demás funciones que le sean señaladas por su superior.

Requisitos para el desempeño del cargo:

Nivel intelectual nivel intelectual: profesional en el área administrativa o carreras afines con
conocimientos básicos de mercadeo.

Nivel de experiencia: (2) años en cargos similares o administrativos de manejo y control.

Nivel otros: capacitación específica sobre pintura automotriz.

Cargo: Almacenista.

Reporta: gerencia y administración.

Misión del cargo: encargada del bodegaje de la mercancía, y distribución de este en el almacén.
Así mismo del alistamiento de mercancía y la recepción de este.

Objeto del cargo: distribuir oportunamente almacén y colorimetría, y así mismo del alistamiento
de la mercancía para ser despachada posteriormente.

Responsabilidad: atender oportuna y correctamente las órdenes de la administración y los pedidos

de los clientes.

Descripción de funciones:

• Verificar la llegada de la mercancía con las remisiones.

• Encargada del bodegaje de la mercancía.

• Mantener la bodega en perfecto estado con los productos ordenados de forma congruente.

• Encargada del cargue y descargue de mercancía en el kardex.

• Alistar oportunamente y de forma eficaz la mercancía solicitada por los clientes.

• Encargada de surtir el almacén y el área de colorimetría.

• Servir de soporte en el almacén en atención al público.

• Manejo en la preparación de colores en la línea arquitectónica.

• Utilizar siempre los elementos de seguridad industrial.

• Utilizar la dotación personal suministrada por el almacén.

• Usar de forma adecuada los elementos de trabajo.

• Encargada por la recepción de llamadas.

• Responsable por el buen manejo y mantenimiento de los equipos a su cargo.

• Encargada de la revisión de los implementos de trabajo.

• Las demás funciones que le sean señaladas por su superior

Requisitos para el desempeño del cargo:

Nivel intelectual: escolaridad mínima bachiller académico.

Nivel de experiencia: mínimo dos años en cargos similares.

Nivel otros: curso de atención al cliente.

Cargo: Cajera.

Reporta: a gerencia y administración de pinturas san Pedro.

Misión del cargo: encargada de la facturación y verificación de esta, según las ordenes de pedido.

Objeto del cargo: realizar la facturación de la comercialización de los productos de forma

correcta

Responsabilidad: realización y verificación de la facturación diaria del almacén y atender

oportuna y correctamente las ordenes de la administración.

Descripción de funciones:

• Entregar en forma correcta la facturación.

• Revisión de la facturación diariamente.

• Encargada de la recepción de llamadas.

• Mantener el área de trabajo aseado.

• Encargado (a) del buen uso de los equipos a su cargo.

• Responsable por la entrega del dinero en forma oportuna a la administración.

• Utilizar siempre los elementos de seguridad industrial.

• Utilizar la dotación personal suministrada por el almacén.

• Usar de forma adecuada los elementos de trabajo.

• Encargada por la recepción de llamadas.

• Encargada de la revisión de los implementos de trabajo.

• Las demás funciones que le sean señaladas por su superior

Requisitos para el desempeño del cargo:

Nivel intelectual: escolaridad mínima bachiller académico.

Nivel de experiencia: mínimo dos años en cargos similares.

Nivel otros: curso de atención al cliente y conocimiento software.

Cargo: Asesor Comercial

Misión del cargo: dar a conocer e impulsar los productos de la líneas Pittsburgh y majestic
principalmente a constructoras, contratistas, usuarios finales aliados comerciales, clientes directos
y almacenes; para así impulsar la venta directa en el almacén.

Crear nuevas estrategias para dar a conocer el producto en el mercado y brindar capacitación en
la adecuada utilización del producto dentro y fuera del almacén.

Objetivo del cargo: mantener actualizadas las bases de datos, dar sugerencias a los usuarios sobre
posibles combinaciones y la utilidad del producto.

Responsabilidad: dar asistencia permanente a los clientes creados, buscar nuevos focos de
negocios y realizar continuamente clínicas de ventas al personal del almacén acerca del producto
talleres haciendo seguimiento a los procedimientos técnicos de aplicación.

Descripción de funciones:

• Elaborar plan de trabajo semanal.

• Servir de soporte e impulsar las ventas en el mostrador.

• Programar visitas a constructoras y contratistas.

• Crear aliados comerciales.

• Afianzar las relaciones comerciales.

• Realizar censo de posibles proveedores.

• Entregar oportunamente los pedidos realizados de nuestros clientes.

• Estar pendientes de la recolección de la cartera.

• Manejar de forma adecuada los cupos con cada cliente.

• Atender en forma oportuna y eficaz los reclamos.

• Programar y citar a los clientes al almacén para posibles charlas acerca del producto.

• brindar de forma oportuna y clara información a la gerencia y administración.

• Utilizar siempre los elementos de seguridad industrial.

• Utilizar la dotación personal suministrada por el almacén.

• Las demás funciones que le sean señaladas por su superior.

Requisitos para el desempeño del cargo:

Nivel intelectual nivel intelectual: profesional en el área administrativa o carreras afines con
conocimientos básicos de mercadeo.

Nivel de experiencia: (2) años en cargos similares o administrativos de manejo y control.

Nivel otros: capacitación específica sobre capacitación.

PLAN ESTRATEGICO

Permite tener una visión más amplia de cómo se van a enfocar todas las fuerzas de la empresa
para captar nuevos clientes, en la estrategia de marketing hace el marketing mix, que es la mezcla
de las áreas a tener en cuenta para realizar el plan de marketing, estás áreas suelen llamarse las 4
P’s, en las cuales se incluye el producto, precio, promoción y plaza.
 PRECIOS: Se debe implementar sus precios, de acuerdo a las necesidades de sus clientes, y sus
exigencias, aparte de eso se tienen en cuenta los precios de la competencia y la calidad que
manejan, para que sus clientes sientan que se llevan un buen producto a precios razonables,
también entran a participar el servicio técnico que se les ofrece, pues no todos los distribuidores
de pintura ofrecen este servicio, el cual se complementa con una gran calidad de las pinturas.

PROMOCIÓN: Crear una página Web que permite a los clientes conocer los productos y
servicios que ofrecen la empresa, como también conocer un poco más de la empresa, los valores,
la misión, visión y los recursos que dispone. Además permite a los clientes realizar cotizaciones
en línea y hacer pedidos. Lo cual hace que sea más tecnificado el proceso de pedidos por parte de
los clientes.

• Elaboración de brochures, con la información relevante de los productos de la empresa; lo que

permiten al cliente tener accesibilidad a la información fácilmente.

• Las relaciones públicas permiten a la empresa adquirir nuevos clientes; concretando citas con
clientes, para poder aumentar la cartera de consumidores.

• Realizar ventas directas para que los clientes se motiven a comprar, realizando visitas con
productos; esto ayuda a tener una buena relación con los clientes

. • Involucrar la página web en cualquier relación con los clientes, a partir de ella también se
tomaran pedidos y se dará toda la información requerida acerca de los productos.

• Realizar promociones y descuentos enfocados a los intereses de cada cliente. Haciendo

seguimiento de que productos son los que utiliza con mayor frecuencia cada uno de los
consumidores

También cuenta con un equipo encargado de ventas, el cual trabaja en función del mantenimiento
de la cartera de clientes, y tienen como objetivo primordial hacer visitas a nuevos clientes
potenciales que contribuyan con el posicionamiento de la marca y los productos que se
representan; para fortalecer y apoyar la labor comercial. Las relaciones públicas son muy
importantes para la adquisición de nuevos clientes, por ello existe un gerente comercial que
desarrolla este tipo de actividades haciendo presencia en reuniones y eventos de diversas índoles.

PLAZA: Es muy importante definir cómo va a ser el movimiento físico de los productos, en
donde se van a establecer y cómo van a llegar al cliente final. En pinturas VARIEDADES
UNIVERSAL las estrategias principales que se utilizarán a futuro son:

• Ofrecer el portafolio de productos por medio de diferentes vías: Boucher, página web, visitas,
correos electrónicos.
 • El lugar en el que se encuentra localizado el almacén fue estratégicamente escogido, queda
ubicado en el centro de la ciudad, en la zona en la que se encuentra todo lo relacionado con
pinturas, ferretería, y material automotriz.

• La llegada de los productos al cliente final se realiza de dos formas: la primera es el acceso
directo al almacén, y la segunda, la cual es la que se pretende profundizar más para adquirir
nuevos clientes es la de realizar visitas directas a los clientes, suministrándoles la información de
los productos y ofreciéndoles el servicio post venta; la mercancía se les lleva directamente a los
clientes.

Referencias Bibliográficas

Fuentes y fuentes, l. (2010). Planeación estratégica de la pequeña empresa. Recuperado el 20 de

noviembre de 2010 desde internet:

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García del junco, j. (2002) técnicas de gestión empresarial.Madrid: mc. Graw hill

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http://es.scribd.com/doc/1251808/tipos-de-sociedades-en-colombia.

http://revistaganamas.com.pe/empresa-de-pinturas-universal-colors-apuesta-por-una-produccion-mas-
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https://www.directorioempresarialmexico.asesorensistemas.mx/empresa/0006355140/FABRICA-DE-
PINTURAS-UNIVERSALES,-S.A.-DE-C.V.