EVIDENCIA 2

INFORME

APRENDIZ
OLGA MILENA MARTINEZ FENRANDEZ

PRESENTADO A:
JAIME SARAZA YUSTY
INSTRUCTOR VIRTUAL SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO
9001
CURSO VIRTUAL
VILLAVICENCIO, COLOMBIA
2019
 INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y
utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto,
debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.

SOLUCION A LA ACTIVIDAD

1. OBJETIVO: Establecer un método para realizar la elaboración, la revisión, el

control y la actualización de los documentos y registros que de la empresa
Confecciones S.A, La cual esta dedicada al diseño y elaboración de prendas de
vestir, cuya finalidad es tener la documentación correspondiente y actualizada
de acuerdo a los procesos de la organización.

2. ALCANCE: adaptar los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos,

formatos, guías, registros) los documentos de origen externo que son
requeridos para el oportuno desarrollo de los procesos. Se debe identificar la
necesidad del documento, el cual debe ser revisado y aprobado hacer
divulgación a todos los colaboradores y responsables del proceso.

3. RESPONSABILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este

procedimiento es el Coordinador de Trabajo, jefes de área y los lidere de
Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador de trabajo: Asesorar a los líderes dando coherencia y soporte

en la documentación de acuerdo a las necesidades de la empresa y según la
normatividad para el sistema de gestión y su actividad.

3.2 Asistente: Interviene en la presentación de los documentos antes de ser

presentados para su aprobación

El apoyo garantiza que:

 Los documentos sean revisados y actualizados cuando sea conveniente

 Los documentos sean divulgados a cada uno de los colaboradores y se
identifiquen fácilmente.
 Preservar los documentos con versiones pertinentes de estos y evitar los
que están obsoletos.
 El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar
y proteger la información.
 Clasificar los documentos según la norma establecida para el documento
 Mantener actualizados las listas maestras de la documentación

3.3 Líderes del proceso: Son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES
4.1 ESCTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa dedicada al diseño y elaboración

de prendas de vestir se presenta en la siguiente imagen, en donde los documentos
de nivel superior tienen mayor importancia y categoría, hasta los de menor
importancia y alcance.

DOCUMENTOS

POLITICA

MAPA DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS

MANUALES- MATRICES

PROTOCOLOS- PROGRAMAS- PLANES

FORMATOS- FICHAS -GUIAS

4.2 Disposiciones sobre reproducción de formatos

Se debe favorecer la presentación de los formatos de manera digital, excepto casos

que se deban mantener en forma física. En caso que sea necesarios de manera
impresa una vez sean aprobados por el lider se deben distribuir una copia en medio
digital el proceso de gestión para posteriormente realizar la reproducción necesaria.

Una vez realizada la emisión de documentos, se debe emplear un inventario para

de estos formatos hasta agotar lo existente.

4.3 Registros

Son los documentos que contienen evidencia de cada una de las actividades
realizadas o de resultados obtenidos.

Estos registros se deben determinar por:

 Resultado inmediato de la ejecución de un procedimiento o actividad.

 Evidenciar de manera necesaria si la actividad se realizó de acuerdo al
proceso.
 No se le debe realizar actualizaciones ya que estos están sujetos a una
aprobación del líder, por lo tanto los cambios deben tener un procedimiento
respectivo.

Los registros se pueden realizar en medio digital o impreso. Los registros impresos
todo lo plasmado en un papel en material fotográfico y los registros electrónicos
deben estar guardados en este medio como tal.
Se debe garantizar que los registros no puedan ser modificados y dejar constancia
de ello, también de cómo y quien realizo el registro para el caso de los archivos
digitales con el fin de evitar modificaciones y perdida de información.

Los registros deben tener las firmas y fechas del encargado, cuando estos son
impresos de igual manera, para los documentos digitales debe constar de quien y
cuando fueron realizados.

Todos los registros deben estar supervisados y garantizar que se acaten cada uno
de los procedimientos de tal manera que el documento quede de segura y fácil para
la consulta.

4.4 Los registros deben garantizar:

Los registros deben :

 Veraces: especificar lo que paso

 Exactos: verificados
 Permanentes Diligenciar con elementos de difícil borrado y no usar lápiz o
tintas borrables
 Oportunos: realizarlos en tiempo real para no alterar la información o perdida
de la misma
 Claros todas las personas que consultan los puedan entender
 Coherentes: las fechas, lugar de las actividades, tiempo y temperatura
 Legibles que pueda ser leído por su claridad e importancia
 No alterados sin tachones ni enmendaduras, no correctores ni resaltados
 Completos: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena.

4.5 Uso de los registros

Los registros pueden utilizarse para documentar y controlar las actividades o los
resultados de los procedimientos y procesos que se realizan en una organización.

Entre los usos de los registros encontramos:

 Análisis y verificación de la información

 Almacenamiento y distribución
 Mantenimiento de equipos
 Suministro y vigencia de productos
 Tomas de muestras
 Exámenes realizados
 Acciones correctivas y preventivas
 Las no conformidades
 Capacitaciones y evaluaciones
 Control de procesos y calidad

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

FLUJOGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACION
INICIO

1 Líder del proceso Elaborar borrador del

Identifica necesidad de creación documento y enviar por correo al
o mejora de documento. Director de la empresa. con copia
al Profesional de Apoyo para su
respectiva revisión
2 Corrector de Las correcciones de ortografía y
estilo sintaxis se hacen de manera
directa en la documentación, el
corrector enviara sugerencias y
comentarios al líder del proceso
Revisa la adecuación
para que intervenga en el texto
de la documentación
antes de su envió como versión
final l Sistema de Gestión de la
Calidad.
El corrector hará llegar al líder
del proceso la documentación
revisada.
3 NO SI Líder del proceso Si se requieren hacer
modificaciones el lider del
La Modifica y envía proceso será el encargado r
documentaci
ón requiere
nuevamente al y le enviara nuevamente el
ajustes corrector documento modificado al
corrector de estilo.

4 Líder del proceso Enviar al coordinador con

Solicita y justifica copia al profesional de
SOLICITUD DE
creación, mejora o CREACION Y
apoyo, el formato solicitud de
anulación de MEJORA O
creación, mejora o anulación de
documento ANULACION DE documento con el documento
DOCUMENTO sometido a consideración
(Resultado de la revisión del
corrector de estilo)
5 Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la
Revisa solicitud y
apoyo necesidad de crear, modificar o
verifica necesidad
anular el documento
6 Coordinador Si es una solicitud de anulación,
SI NO se registra y el proceso termina.
Cuando se considere necesario
INFORMAR AL define la intervención de un
APROBADA LIDER DEL experto a fin de retroalimentar el
PROCESO documento antes de su
aprobación final. Según
corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que
3 autorice la creación, mejora o
anulación
7 Registra Aprobación En La Auxiliar Diligencia la parte 2 del registro
Solitud De Creación, Mejora Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación del Documento
O Anulación De Documentos
marcando la casilla de aprobado,
Diligenciando la fecha de
realización del cambio.
8 Profesional de
Apoyo Para el caso de producción de
documentos se realiza la
Codifica y/o actualiza la versión
Auxiliar respectiva codificación y para
mejora se actualiza la versión
actual.
9 Coordinador Los documentos se deben
registrar las firmas de elaboro,
Emite y Aprueba documento Profesional de reviso y aprobó, si aplica.
apoyo El coordinador informa al lider
sobre la aprobación del
Auxiliar documento
firmados los documentos se
identifican con Copia No
Controlada, se graban en PDF y
se adaptan en el aplicativo
disponible
10 Profesional de Se publican los nuevos
Retira de Intranet los documentos apoyo documentos en la Intranet. Al
obsoletos y mantiene los actuales documento físico se le coloca el
sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que
corresponda y se destruye la
versión anterior.
11 Listado Maestro de
Profesional de Actualizar el listado
Actualiza apoyo maestro de los documentos
Control de
Listado
Documentos
Maestro Auxiliar
Control de
12 Documentos Coordinador Se comunica al líder que el
2 de área documento se encuentra
liberado y se autoriza su uso.
Socializa con el líder del proceso y/o
funcionario que realizo solicitud.

13 Líder de los Informar sobre los cambios

procesos de la documentación a
Aplica documento en el todos los colaboradores de
proceso correspondiente 3 los procesos
Socializa el contenido de los
en la organización
documentos a fin de garantizar
su debida aplicación de acuerdo
al sistema de gestión
14

FIN
DOCUMENTOS REFERENCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

F-SO- OH-01 Solicitud de Coordinador y Aplicativo del
creación- lider del proceso sistema, intranet y
anulación de gestión
documentos
F-SO- OH-02 Listado maestro Coordinador, Intranet, proceso
de documentos profesional de de gestión y
apoyo aplicativo del
sistema

CONCLUSION

Para finalizar, podemos decir que la documentación de una organización es

importante para el manejo de los procesos que se realizan de acuerdo al sistema
de gestión esto con el fin, de garantizar y evidenciar que cada colaborador realice y
mantenga un control de cada una de las actividades en el área de trabajo.

De igual manera, los documentos deben cumplir unos requisitos que son necesarios
para su óptimo registro y adecuado seguimiento a los procesos, lo cual garantiza
que se puedan evidenciar las falencias en la organización y poder realizar los
respectivos correctivos realizando una trazabilidad de la información existente.