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Sistema Nacional de Archivos

Necesidad de una política archivística nacional

Aída Mendoza Navarro (*)
Segunda parte (**)
ÍNDICE Resumen Ejecutivo
Análisis
––––––––––––––––––––––––––––––––– El Estado, a través del Archivo General de la Nación, tiene la responsabilidad de definir la política
I. Introducción.
––––––––––––––––––––––––––––––––– archivística nacional de la forma más idónea, es decir, establecer un marco legal claro para un
II. Estado y archivos. correcto funcionamiento del sistema de archivos públicos, el mismo que encuentre relación con la
––––––––––––––––––––––––––––––––– tecnología informática, el acceso a la transparencia, entre otros mecanismos que están desarro-
III. La archivística nacional. llándose en los últimos tiempos. Tomando en cuenta la problemática en el manejo de los archivos
––––––––––––––––––––––––––––––––– públicos, a pesar de la dación de normas como la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo (LOPE) que pre-
IV. Marco legal en desfase con los cambios estructu-
rales. tende dar mayor dinamismo a la administración pública, la autora señala que aún la legislación
––––––––––––––––––––––––––––––––– archivística data de más de 20 años atrás, lo que genera vacíos y confusa interpretación en cuanto
V. Conclusiones. a, por ejemplo, las competencias y funciones de distintos órganos vinculados a este sistema. A ello
––––––––––––––––––––––––––––––––– se suma la corrupción y la falta de emisión de una nueva ley orgánica que precise las funciones de su
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––––––––––––––––––––––––––––––––– ente rector y que cumpla con una adaptación concreta a la LOPE, mientras tanto esta última norma
• Para no olvidar. debe evitar contradecir aspectos archivísticos relevantes y no poner en riesgo la conservación de los
documentos de la gestión pública.

(…) convocando a un buen número de actores compro-

––––––––––––––––
(*) Abogada por la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos. Magíster de la Maestría en Gestión de Políticas
y Egresada del Doctorado de la Universidad Nacional
Federico Villareal. Consultora Internacional. Miembro
del CLAID team, equipo para la difusión del Proyecto
INTERPARES-International Research on Permanent
Authentic Records in Electronic Systems - para el Caribe
y América Latina (University of British Columbia, Van-
couver-Canadá). Autora de libros y artículos publicados
en ediciones especializadas nacionales y extranjeras.
(**) La primera parte del presente artículo se publicó en
la edición de agosto de 2009.
III. La Archivística Nacional
En los últimos años la Archivística Nacional,
debido a los cambios producidos en la gestión de
los archivos, como la introducción de la tecnología
informática en gran escala, la apertura de los archi-
vos al acceso a través de las leyes de transparencia,
la necesidad de la población de fiscalizar la función
pública mediante el mecanismo de la rendición de
cuentas, la comercialización de valiosos documen-
tos del PDA, el reducido número de archiveros pro-
fesionales que impide contar con nuevos cuadros
de archiveros altamente competitivos tanto dentro
de la entidad conductora de los archivos como fue-
ra de ella, incluyendo la actividad privada y otros
temas no menos importantes y preocupantes, hace
que desde la sociedad civil y las organizaciones pri-
vadas de archiveros; así como de grupos de intelec-
tuales y académicos interesados en la problemática
archivística, se luche por buscar un nuevo rumbo
para los archivos peruanos, lo que solo será posible
metidos con la protección de los documentos pú-
blicos fijándose como principal objetivo la incorpo-
ración de una PAN dentro de la agenda de gobierno.
Uno de los aspectos que limitan el desarrollo
de los archivos peruanos es la falta de un marco
legal acorde con los cambios y desarrollo de los
archivos en los últimos tiempos.
IV. Marco legal en desfase con los
cambios estructurales
La legislación básica sobre archivos existe, está
vigente, sin embargo data de más de 20 años en
promedio, excepto la norma de sanciones reciente-
mente aprobada sobre la cual nos ocupamos en un
trabajo anterior (9). En esa situación convenimos en
que como en todos los aspectos de la vida legisla-
dos, siempre será factible mejorar las normas y so-
bre todo actualizarlas, entonces, ¿se puede afirmar
que se cuenta con la legislación especializada que
será el sustento legal de cualquier actuación en fa-
vor de los archivos? La respuesta es un sí a medias,

Setiembre de 2009 C1
 C Sistemas Administrativos
porque algunas normas están vigentes, pero será
necesario legislar en relación a la política nacional
que se decida, de otra manera será imposible su im-
plementación. Actualmente se observan muchos
vacíos legislativos que es necesario solucionar, ade-
más de precisar algunas competencias que otras
entidades fuera del ámbito archivístico han asumi-
do, sobre todo en lo que a tecnología informática
aplicada a los archivos se refiere.
La legislación archivística base, como el Decre-
to Ley 19414 (10) de defensa, conservación e incre-
mento del Patrimonio Documental de la Nación y
su reglamento y la ley General del Patrimonio Cul-
tural de la Nación 28296 (11) son de alcance general
e involucra a la sociedad en su conjunto, es esta
sociedad la que debe imponerse ante cualquier
gobierno para exigir las medidas de protección
del PDA, porque este le pertenece, por tanto cual-
quier demanda en favor de los archivos públicos y
los privados que conserven documentos de valor
histórico, le permite a la sociedad exigir la interven-
ción directa del Estado a través de los gobiernos
que se suceden periódicamente en sus diversos
niveles: nacional, regional y local.
Teniendo en cuenta que los instrumentos
legales como la Constitución Política del Perú en
su artículo 21 establece la calidad de patrimonio
cultural de los archivos, las leyes antes menciona-
das, las normas técnicas, etc. se puede afirmar que
contamos con un marco legal vigente. En princi-
pio, estos dispositivos serán determinantes para la
argumentación en el momento de la formulación
de la política pública a decidirse.
El estudio y análisis del marco normativo forma
parte del diagnóstico o determinación del proble-
ma para disponer de una política pública. De acuer-
do con lo señalado líneas arriba, en el Perú existe
un conjunto de normas que constituye el marco
constitucional normativo y legal, para garantizar
la protección y defensa de los archivos, pero por la
data de estas disposiciones legales, exceptuando la
norma constitucional y las leyes generales (Decreto
Ley 19414 y Ley General del Patrimonio Cultural de
la Nación 28296) y su correspondiente reglamen-
tación (12), las demás para estos tiempos resultan
incipientes y desactualizadas, es más, la norma so-
bre sanciones aprobada hace año y medio, como lo
mencionamos en su oportunidad en el trabajo líneas
arriba referido, es ambigua, adolece de serios errores
de fondo y de forma, además de colisionar con ins-
tituciones y elementos fundamentales, por estas y
otras razones jurídicas, se torna de difícil aplicación,
es más, al momento no conocemos de alguna ins-
titución, persona natural o jurídica a quien le haya
sido aplicada, podemos afirmar que la norma, pese
al tiempo de vigencia, aun no ha sido estrenada.
Además, si revisamos las leyes y normas técnicas
expedidas por otros sectores cuya vinculación con
los archivos es muy estrecha, llegamos a la conclu-
sión que en los últimos cinco años se ha producido
una normativa dispersa y sin propósitos comunes,
que inclusive contradice la legislación y normas ar-
chivísticas vigentes, sin que se haya enmendado en
ningún momento. Por ejemplo, tenemos las normas
sobre la aplicación de tecnología avanzada en los ar-
chivos, las adaptaciones de las normas ISO como la
Nº 15489 1 y 2 sobre gestión de documentos emi-
tidas por el Instituto Nacional de la Competencia y
de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDE-
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COPI) (13), entre otras vinculadas a la preservación de
la información, en algunos aspectos se encuentran
en clara contradicción con los principios archivís-
ticos más elementales, sin dejar de mencionar el
ejercicio de una atribución que le corresponde a la
entidad archivística nacional. Otro caso es la Ley Nº
29181 del ejercicio profesional de la bibliotecología
y ciencias de la información, cuyos artículos en va-
rios momentos colisionan con las funciones que les
corresponde a los archiveros, de la misma manera
se observan definiciones que son propias del PDA
(14). Será necesario resolver esta situación con una
nueva legislación porque, sin duda, se dificulta el
éxito de una política pública para los archivos, acor-
de con los fundamentos teóricos y prácticos de la
Archivística actual y la necesidad de protección que
se demanda para los archivos peruanos.
Respecto del régimen sancionatorio si bien
la comunidad archivística, debido a los diversos
acontecimientos de los últimos tiempos sobre
pérdida del PDA, así como de la notoria falta de
liderazgo de la entidad archivística nacional y su
escasa presencia en la escena pública, esperaba
la norma de sanciones, por muchos años poster-
gada, la RJ. Nº 076-2008-AGN-J de 26 de febrero
del 2008, Reglamento de Aplicación de Sanciones
Administrativas por Infracciones en contra del Pa-
trimonio Documental Archivístico y Cultural de la
Nación (15), reiteramos, está lejos de cumplir con
los objetivos de protección del PDA, en principio,
porque la norma fue expedida en un momento
en el cual tanto el AGN como todas la entidades
del Poder Ejecutivo se encontraba en proceso de
adecuación a la LOPE, está claro que el Sistema
Nacional de Archivos, en ese momento estaba en
suspenso debido a que la indicada norma aun no
lo calificaba como organismo normativo, por aña-
didura el AGN tampoco en ese momento tenía
una ubicación estructural definida en la LOPE lo
que vino más adelante cuando fue emitido el De-
creto Supremo Nº 034 publicado en el Diario Ofi-
cial El Peruano el 6 de mayo de 2008 que lo sitúa
como organismo ejecutor, actualmente se está a
la espera de su nueva ley orgánica y su estructura
organizacional que, sin duda, deberá incorporar
las dependencias que el citado Reglamento es-
tablece para hacer viable la función sancionadora
del AGN, bajo esas consideraciones la norma en
comentario carece de viabilidad en tanto no se
cumpla con la total adaptación del AGN a la LOPE.
A riesgo de ser reiterativos respecto de la norma
en mención agregaremos que la norma contra-
dice aspectos administrativos, archivísticos, jurí-
dicos y jurisdiccionales que la hacen inaplicable,
lo que no significa que no se pueda enmendar
por el contrario habrá que trabajar en ese senti-
do, analizando la legislación comparada sobre el
tema, sistematizando la legislación conexa y com-
plementaria, revisando las sanciones penales,
administrativas, disciplinarias que la legislación
prevé relacionadas con el PDA. Es conveniente
también garantizar la facultad sancionadora del
organismo archivístico de nivel nacional, revisar
la calificación de las infracciones y las instancias
para garantizar los derechos de los administrados
conforme al régimen jurídico de la administración
pública cuando se trata de castigar las infraccio-
nes que se presentan contra el PDA. En nuestra
opinión, la norma de sanciones requiere ajustes
de fondo y de forma, en tanto es evidente la dis-
paridad normativa de los elementos administrati-
vos y jurídicos del citado Reglamento.
En consecuencia para hacer viable una PAN,
un elemento fundamental es el soporte normativo
por lo que una primera acción será hacer una com-
pilación y sistematización de las normas existentes,
para detectar todos los vacíos legislativos en mate-
ria de archivos, lo que solo será posible a partir de
un debate especializado y a profundidad acerca de
la legislación archivística y las normas vinculantes.
Hecho esto se podrá formular una propuesta legis-
lativa integral que sirva de marco a la PAN.
V. Conclusiones
La situación de los archivos públicos peruanos
demanda la necesidad urgente de la definición de
una PAN que permita revertir progresivamente
una problemática que pone en riesgo la conser-
vación de los documentos de la gestión pública,
imprescindibles para la lucha contra la corrupción,
la transparencia y el acceso a la información y la
rendición de cuentas documentada de los funcio-
narios y autoridades públicas.
Al Estado representado por el organismo ar-
chivístico nacional corresponde aplicar la PAN, sin
embargo en este propósito pueden concurrir una
serie de actores cumpliendo diversas actuaciones
durante todo el ciclo de la política, en tanto la con-
servación del PDA es de interés de toda la sociedad.
No obstante existir una serie de dispositivos
legales sobre los archivos y sus documentos,
que constituye el marco jurídico de actuación
del AGN, es pertinente una revisión del mismo a
fin de actualizarlo, modificarlo o emitir las dispo-
siciones que garanticen la puesta en vigencia de
una política archivística nacional.
NOTAS: –––––––––––––––––––––
(9) MENDOZA NAVARRO, Aída Luz, Alcances para las nue-
vas disposiciones del Sistema Nacional de Archivos, en
Gestión Pública y Desarrollo, Año 2- Nº 16/Noviembre
2008, Lima, pp. C8.
(10) D.L. Nº 19414, Ley de defensa, conservación e incre-
mento del Patrimonio Documental de la Nación,
http://www.congreso.gob.pe/ntley/Imagenes/Le-
yes/19414.pdf [Consulta: 21.03.08].
(11) Ley Nº 28296, general del Patrimonio Cultural de la
Nación, http://www.congreso.gob.pe/ntley/Imagenes/
Leyes/28296.pdf [Consulta: 21.03.08].
(12) En este espacio no detallaré el marco normativo exis-
tente, para mayor información consultar: MENDOZA
NAVARRO, Aída Luz, Legislación Archivística: Lo que el
Archivero debe conocer, 2002, Lima.
(13) MENDOZA NAVARRO, Aída Luz, ISO 15489 sobre
Gestión Documental y la norma técnica peruana,
en Gestión Pública y Desarrollo, Año 2- Nº 21/Abril
2009, Lima, pp. C1.
(14) A iniciativa del archivero César Gutiérrez Muñoz se
formuló un documento que fue dirigido a la Comisión
encargada de elaborar el Reglamento de la Ley Nº
29181, en el que se precisaron las observaciones a los
artículos: 5, inciso a), i) k); 6 inciso b); y Primera disposición
complementaria, debido a que se señalan funciones y de-
finiciones que son propias de las actividades que cumplen
los archiveros y del patrimonio documental archivístico.
(15) RJ. Nº 076-2008-AGN-J, Reglamento de Aplicación de
Sanciones Administrativas por Infracciones en contra
del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de
la Nación http://200.60.66.58/epdoc.nl/NLSeparatac.
asp?Referencias=037K3W9R7K4X9W9WVBLHLHYBX
CYBYBLHUNVBWVYBYB [Consulta: 03.03.08].
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• PARA NO OLVIDAR...

El artículo 21º de la Constitución Política del Perú establece: que “Los yacimientos y restos arqueológicos, construcciones, monumentos, luga-
res, documentos bibliográficos y de archivo, objetos artísticos y testimonios de valor histórico, expresamente declarados bienes culturales, y
provisionalmente los que se presumen como tales, son patrimonio cultural de la nación, independientemente de su condición de propiedad
privada o pública. Están protegidos por el Estado".
Dicha norma garantiza la propiedad del patrimonio cultural. Fomenta, conforme a ley, la participación privada en la conservación, restaura-
ción, exhibición y difusión del mismo, así como su restitución al país cuando hubiere sido legalmente trasladado fuera del territorio nacional.
El artículo 2º, inciso b) del Decreto Supremo Nº 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley Nº 19414 de defensa, conservación incremento del
patrimonio documental de la Nación, señala que los documentos de los archivos de las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional
y de los Archivos Históricos, notariales, eclesiásticos y parroquiales, integran el Patrimonio Documental de la Nación (PDN) sin necesidad de
calificación expresa.
Consecuentemente, todos los documentos de los archivos de las entidades públicas forman parte del PDN sin necesidad de calificación previa.
El Archivo General de la Nación es el organismo ejecutor encargado de la conservación del PDN, funciona hasta en 4 locales distribuidos por varios
distritos de la ciudad de Lima, esperamos que en algún momento se tome la decisión política de construir un local para tan importante organismo
que conserva los documentos más importantes de la nación desde 1533 hasta nuestros días.
Una política archivística incluye la atención de un local idóneo para el AGN, actualmente funciona en los siguientes locales, estos son:

Jr. Camaná 125

con Pasaje Piura - LIMA

Jr. Manuel Cuadros S/N

Palacio de Justicia, LIMA Escuela Nacional de Archiveros Jr. Rodríguez de Mendoza Nº 153
Pueblo Libre (la placa con el nombre ha sido retirada)

Archivo Intermedio en Pueblo Libre (Isla Hawaii 180) Pasaje LIMA (donde se construirá el local para el AGN)
Algunas ventanas quedan abiertas.

Fuente: http://www.archivogeneral.gob.pe/home/Nuestra%20Institucion.html
Fotos: César Gutiérrez Muñoz (09.08.09)

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