Está en la página 1de 3

Sistemas Administrativos C

Sistema Nacional de Archivos

Necesidad de una política archivística nacional


Aída Mendoza Navarro (*)
Segunda parte (**)
ÍNDICE Resumen Ejecutivo
Análisis
––––––––––––––––––––––––––––––––– El Estado, a través del Archivo General de la Nación, tiene la responsabilidad de definir la política
I. Introducción.
––––––––––––––––––––––––––––––––– archivística nacional de la forma más idónea, es decir, establecer un marco legal claro para un
II. Estado y archivos. correcto funcionamiento del sistema de archivos públicos, el mismo que encuentre relación con la
––––––––––––––––––––––––––––––––– tecnología informática, el acceso a la transparencia, entre otros mecanismos que están desarro-
III. La archivística nacional. llándose en los últimos tiempos. Tomando en cuenta la problemática en el manejo de los archivos
––––––––––––––––––––––––––––––––– públicos, a pesar de la dación de normas como la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo (LOPE) que pre-
IV. Marco legal en desfase con los cambios estructu-
rales. tende dar mayor dinamismo a la administración pública, la autora señala que aún la legislación
––––––––––––––––––––––––––––––––– archivística data de más de 20 años atrás, lo que genera vacíos y confusa interpretación en cuanto
V. Conclusiones. a, por ejemplo, las competencias y funciones de distintos órganos vinculados a este sistema. A ello
––––––––––––––––––––––––––––––––– se suma la corrupción y la falta de emisión de una nueva ley orgánica que precise las funciones de su
BITÁCORA InformativA
––––––––––––––––––––––––––––––––– ente rector y que cumpla con una adaptación concreta a la LOPE, mientras tanto esta última norma
• Para no olvidar. debe evitar contradecir aspectos archivísticos relevantes y no poner en riesgo la conservación de los
documentos de la gestión pública.

(…) convocando a un buen número de actores compro-


metidos con la protección de los documentos pú-
III. La Archivística Nacional blicos fijándose como principal objetivo la incorpo-
ración de una PAN dentro de la agenda de gobierno.
En los últimos años la Archivística Nacional, Uno de los aspectos que limitan el desarrollo
debido a los cambios producidos en la gestión de de los archivos peruanos es la falta de un marco
los archivos, como la introducción de la tecnología legal acorde con los cambios y desarrollo de los
informática en gran escala, la apertura de los archi- archivos en los últimos tiempos.
vos al acceso a través de las leyes de transparencia,
la necesidad de la población de fiscalizar la función IV. Marco legal en desfase con los
pública mediante el mecanismo de la rendición de cambios estructurales
–––––––––––––––– cuentas, la comercialización de valiosos documen-
(*) Abogada por la Universidad Nacional Mayor de San
tos del PDA, el reducido número de archiveros pro- La legislación básica sobre archivos existe, está
Marcos. Magíster de la Maestría en Gestión de Políticas
fesionales que impide contar con nuevos cuadros vigente, sin embargo data de más de 20 años en
y Egresada del Doctorado de la Universidad Nacional
Federico Villareal. Consultora Internacional. Miembro
de archiveros altamente competitivos tanto dentro promedio, excepto la norma de sanciones reciente-
del CLAID team, equipo para la difusión del Proyecto de la entidad conductora de los archivos como fue- mente aprobada sobre la cual nos ocupamos en un
INTERPARES-International Research on Permanent ra de ella, incluyendo la actividad privada y otros trabajo anterior (9). En esa situación convenimos en
Authentic Records in Electronic Systems - para el Caribe temas no menos importantes y preocupantes, hace que como en todos los aspectos de la vida legisla-
y América Latina (University of British Columbia, Van- que desde la sociedad civil y las organizaciones pri- dos, siempre será factible mejorar las normas y so-
couver-Canadá). Autora de libros y artículos publicados vadas de archiveros; así como de grupos de intelec- bre todo actualizarlas, entonces, ¿se puede afirmar
en ediciones especializadas nacionales y extranjeras. tuales y académicos interesados en la problemática que se cuenta con la legislación especializada que
(**) La primera parte del presente artículo se publicó en archivística, se luche por buscar un nuevo rumbo será el sustento legal de cualquier actuación en fa-
la edición de agosto de 2009. para los archivos peruanos, lo que solo será posible vor de los archivos? La respuesta es un sí a medias,

Setiembre de 2009 C1
C Sistemas Administrativos

porque algunas normas están vigentes, pero será COPI) (13), entre otras vinculadas a la preservación de de fondo y de forma, en tanto es evidente la dis-
necesario legislar en relación a la política nacional la información, en algunos aspectos se encuentran paridad normativa de los elementos administrati-
que se decida, de otra manera será imposible su im- en clara contradicción con los principios archivís- vos y jurídicos del citado Reglamento.
plementación. Actualmente se observan muchos ticos más elementales, sin dejar de mencionar el En consecuencia para hacer viable una PAN,
vacíos legislativos que es necesario solucionar, ade- ejercicio de una atribución que le corresponde a la un elemento fundamental es el soporte normativo
más de precisar algunas competencias que otras entidad archivística nacional. Otro caso es la Ley Nº por lo que una primera acción será hacer una com-
entidades fuera del ámbito archivístico han asumi- 29181 del ejercicio profesional de la bibliotecología pilación y sistematización de las normas existentes,
do, sobre todo en lo que a tecnología informática y ciencias de la información, cuyos artículos en va- para detectar todos los vacíos legislativos en mate-
aplicada a los archivos se refiere. rios momentos colisionan con las funciones que les ria de archivos, lo que solo será posible a partir de
La legislación archivística base, como el Decre- corresponde a los archiveros, de la misma manera un debate especializado y a profundidad acerca de
to Ley 19414 (10) de defensa, conservación e incre- se observan definiciones que son propias del PDA la legislación archivística y las normas vinculantes.
mento del Patrimonio Documental de la Nación y (14). Será necesario resolver esta situación con una Hecho esto se podrá formular una propuesta legis-
su reglamento y la ley General del Patrimonio Cul- nueva legislación porque, sin duda, se dificulta el lativa integral que sirva de marco a la PAN.
tural de la Nación 28296 (11) son de alcance general éxito de una política pública para los archivos, acor-
e involucra a la sociedad en su conjunto, es esta de con los fundamentos teóricos y prácticos de la V. Conclusiones
sociedad la que debe imponerse ante cualquier Archivística actual y la necesidad de protección que
gobierno para exigir las medidas de protección se demanda para los archivos peruanos. La situación de los archivos públicos peruanos
del PDA, porque este le pertenece, por tanto cual- Respecto del régimen sancionatorio si bien demanda la necesidad urgente de la definición de
quier demanda en favor de los archivos públicos y la comunidad archivística, debido a los diversos una PAN que permita revertir progresivamente
los privados que conserven documentos de valor acontecimientos de los últimos tiempos sobre una problemática que pone en riesgo la conser-
histórico, le permite a la sociedad exigir la interven- pérdida del PDA, así como de la notoria falta de vación de los documentos de la gestión pública,
ción directa del Estado a través de los gobiernos liderazgo de la entidad archivística nacional y su imprescindibles para la lucha contra la corrupción,
que se suceden periódicamente en sus diversos escasa presencia en la escena pública, esperaba la transparencia y el acceso a la información y la
niveles: nacional, regional y local. la norma de sanciones, por muchos años poster- rendición de cuentas documentada de los funcio-
Teniendo en cuenta que los instrumentos gada, la RJ. Nº 076-2008-AGN-J de 26 de febrero narios y autoridades públicas.
legales como la Constitución Política del Perú en del 2008, Reglamento de Aplicación de Sanciones Al Estado representado por el organismo ar-
su artículo 21 establece la calidad de patrimonio Administrativas por Infracciones en contra del Pa- chivístico nacional corresponde aplicar la PAN, sin
cultural de los archivos, las leyes antes menciona- trimonio Documental Archivístico y Cultural de la embargo en este propósito pueden concurrir una
das, las normas técnicas, etc. se puede afirmar que Nación (15), reiteramos, está lejos de cumplir con serie de actores cumpliendo diversas actuaciones
contamos con un marco legal vigente. En princi- los objetivos de protección del PDA, en principio, durante todo el ciclo de la política, en tanto la con-
pio, estos dispositivos serán determinantes para la porque la norma fue expedida en un momento servación del PDA es de interés de toda la sociedad.
argumentación en el momento de la formulación en el cual tanto el AGN como todas la entidades No obstante existir una serie de dispositivos
de la política pública a decidirse. del Poder Ejecutivo se encontraba en proceso de legales sobre los archivos y sus documentos,
El estudio y análisis del marco normativo forma adecuación a la LOPE, está claro que el Sistema que constituye el marco jurídico de actuación
parte del diagnóstico o determinación del proble- Nacional de Archivos, en ese momento estaba en del AGN, es pertinente una revisión del mismo a
ma para disponer de una política pública. De acuer- suspenso debido a que la indicada norma aun no fin de actualizarlo, modificarlo o emitir las dispo-
do con lo señalado líneas arriba, en el Perú existe lo calificaba como organismo normativo, por aña- siciones que garanticen la puesta en vigencia de
un conjunto de normas que constituye el marco didura el AGN tampoco en ese momento tenía una política archivística nacional.
constitucional normativo y legal, para garantizar una ubicación estructural definida en la LOPE lo
la protección y defensa de los archivos, pero por la que vino más adelante cuando fue emitido el De- NOTAS: –––––––––––––––––––––
data de estas disposiciones legales, exceptuando la creto Supremo Nº 034 publicado en el Diario Ofi- (9) MENDOZA NAVARRO, Aída Luz, Alcances para las nue-
norma constitucional y las leyes generales (Decreto cial El Peruano el 6 de mayo de 2008 que lo sitúa vas disposiciones del Sistema Nacional de Archivos, en
Gestión Pública y Desarrollo, Año 2- Nº 16/Noviembre
Ley 19414 y Ley General del Patrimonio Cultural de como organismo ejecutor, actualmente se está a 2008, Lima, pp. C8.
la Nación 28296) y su correspondiente reglamen- la espera de su nueva ley orgánica y su estructura (10) D.L. Nº 19414, Ley de defensa, conservación e incre-
tación (12), las demás para estos tiempos resultan organizacional que, sin duda, deberá incorporar mento del Patrimonio Documental de la Nación,
incipientes y desactualizadas, es más, la norma so- las dependencias que el citado Reglamento es- http://www.congreso.gob.pe/ntley/Imagenes/Le-
bre sanciones aprobada hace año y medio, como lo tablece para hacer viable la función sancionadora yes/19414.pdf [Consulta: 21.03.08].
mencionamos en su oportunidad en el trabajo líneas del AGN, bajo esas consideraciones la norma en (11) Ley Nº 28296, general del Patrimonio Cultural de la
arriba referido, es ambigua, adolece de serios errores comentario carece de viabilidad en tanto no se Nación, http://www.congreso.gob.pe/ntley/Imagenes/
Leyes/28296.pdf [Consulta: 21.03.08].
de fondo y de forma, además de colisionar con ins- cumpla con la total adaptación del AGN a la LOPE.
(12) En este espacio no detallaré el marco normativo exis-
tituciones y elementos fundamentales, por estas y A riesgo de ser reiterativos respecto de la norma tente, para mayor información consultar: MENDOZA
otras razones jurídicas, se torna de difícil aplicación, en mención agregaremos que la norma contra- NAVARRO, Aída Luz, Legislación Archivística: Lo que el
es más, al momento no conocemos de alguna ins- dice aspectos administrativos, archivísticos, jurí- Archivero debe conocer, 2002, Lima.
titución, persona natural o jurídica a quien le haya dicos y jurisdiccionales que la hacen inaplicable, (13) MENDOZA NAVARRO, Aída Luz, ISO 15489 sobre
sido aplicada, podemos afirmar que la norma, pese lo que no significa que no se pueda enmendar Gestión Documental y la norma técnica peruana,
al tiempo de vigencia, aun no ha sido estrenada. por el contrario habrá que trabajar en ese senti- en Gestión Pública y Desarrollo, Año 2- Nº 21/Abril
Además, si revisamos las leyes y normas técnicas do, analizando la legislación comparada sobre el 2009, Lima, pp. C1.
(14) A iniciativa del archivero César Gutiérrez Muñoz se
expedidas por otros sectores cuya vinculación con tema, sistematizando la legislación conexa y com- formuló un documento que fue dirigido a la Comisión
los archivos es muy estrecha, llegamos a la conclu- plementaria, revisando las sanciones penales, encargada de elaborar el Reglamento de la Ley Nº
sión que en los últimos cinco años se ha producido administrativas, disciplinarias que la legislación 29181, en el que se precisaron las observaciones a los
una normativa dispersa y sin propósitos comunes, prevé relacionadas con el PDA. Es conveniente artículos: 5, inciso a), i) k); 6 inciso b); y Primera disposición
que inclusive contradice la legislación y normas ar- también garantizar la facultad sancionadora del complementaria, debido a que se señalan funciones y de-
chivísticas vigentes, sin que se haya enmendado en organismo archivístico de nivel nacional, revisar finiciones que son propias de las actividades que cumplen
ningún momento. Por ejemplo, tenemos las normas la calificación de las infracciones y las instancias los archiveros y del patrimonio documental archivístico.
(15) RJ. Nº 076-2008-AGN-J, Reglamento de Aplicación de
sobre la aplicación de tecnología avanzada en los ar- para garantizar los derechos de los administrados Sanciones Administrativas por Infracciones en contra
chivos, las adaptaciones de las normas ISO como la conforme al régimen jurídico de la administración del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de
Nº 15489 1 y 2 sobre gestión de documentos emi- pública cuando se trata de castigar las infraccio- la Nación http://200.60.66.58/epdoc.nl/NLSeparatac.
tidas por el Instituto Nacional de la Competencia y nes que se presentan contra el PDA. En nuestra asp?Referencias=037K3W9R7K4X9W9WVBLHLHYBX
de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDE- opinión, la norma de sanciones requiere ajustes CYBYBLHUNVBWVYBYB [Consulta: 03.03.08].

C2 Setiembre de 2009
Sistemas Administrativos C

Bitácora Informativa

• PARA NO OLVIDAR...

El artículo 21º de la Constitución Política del Perú establece: que “Los yacimientos y restos arqueológicos, construcciones, monumentos, luga-
res, documentos bibliográficos y de archivo, objetos artísticos y testimonios de valor histórico, expresamente declarados bienes culturales, y
provisionalmente los que se presumen como tales, son patrimonio cultural de la nación, independientemente de su condición de propiedad
privada o pública. Están protegidos por el Estado".
Dicha norma garantiza la propiedad del patrimonio cultural. Fomenta, conforme a ley, la participación privada en la conservación, restaura-
ción, exhibición y difusión del mismo, así como su restitución al país cuando hubiere sido legalmente trasladado fuera del territorio nacional.
El artículo 2º, inciso b) del Decreto Supremo Nº 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley Nº 19414 de defensa, conservación incremento del
patrimonio documental de la Nación, señala que los documentos de los archivos de las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional
y de los Archivos Históricos, notariales, eclesiásticos y parroquiales, integran el Patrimonio Documental de la Nación (PDN) sin necesidad de
calificación expresa.
Consecuentemente, todos los documentos de los archivos de las entidades públicas forman parte del PDN sin necesidad de calificación previa.
El Archivo General de la Nación es el organismo ejecutor encargado de la conservación del PDN, funciona hasta en 4 locales distribuidos por varios
distritos de la ciudad de Lima, esperamos que en algún momento se tome la decisión política de construir un local para tan importante organismo
que conserva los documentos más importantes de la nación desde 1533 hasta nuestros días.
Una política archivística incluye la atención de un local idóneo para el AGN, actualmente funciona en los siguientes locales, estos son:

Jr. Camaná 125


con Pasaje Piura - LIMA

Jr. Manuel Cuadros S/N


Palacio de Justicia, LIMA Escuela Nacional de Archiveros Jr. Rodríguez de Mendoza Nº 153
Pueblo Libre (la placa con el nombre ha sido retirada)

Archivo Intermedio en Pueblo Libre (Isla Hawaii 180) Pasaje LIMA (donde se construirá el local para el AGN)
Algunas ventanas quedan abiertas.

Fuente: http://www.archivogeneral.gob.pe/home/Nuestra%20Institucion.html
Fotos: César Gutiérrez Muñoz (09.08.09)

Setiembre de 2009 C3