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Aspectos legales para construir empresa en Colombia

Constituir una empresa en este país es un proceso cada vez más sencillo y económico.
Colombia ha dado pasos de gigante en la simplificación de trámites, por lo menos en lo
que a creación de empresas se refiere. Este artículo le permitirá conocer cuáles son los
procedimientos y avances en este tema.
La constitución de compañías es a la formalización de la economía, lo que el registro
civil de los niños al Estado de Derecho. Un país donde se torna complejo legalizar un
negocio, hace imposible la captación de impuestos y el cumplimiento de las normas
básicas del ordenamiento jurídico.
Las entidades implicadas son la DIAN, las Cámara de comercio y una entidad bancaria.
Un porcentaje superior al 90% de las empresas que se constituyen en el país son S.A.S
(Sociedades por Acciones Simplificadas) por lo que vamos a usar este tipo social para
describir el proceso de formación
Estos son los pasos que debe seguir:
Paso 1. Consulte que sea posible registrar el nombre su compañía, es decir, que está
disponible por no ser el de ninguna otra
Paso 2. Prepare, redacte y suscriba los estatutos de la compañía. Éstos son el contrato
que regulará la relación entre los socios; y entre ellos y la sociedad. Recomendamos
cualquiera los siguientes.
Paso 3. PRE-RUT. En la Cámara de Comercio, puede tramitar el PRE-RUT antes de
proceder al registro. Es necesario presentar estatutos, formularios diligenciados, la
cédula del representante legal y la de su suplente.
Paso 4. Inscripción en el Registro. En la Cámara de Comercio llevarán a cabo un
estudio de legalidad de los estatutos; debe tener en cuenta que es necesario cancelar
el impuesto de registro, el cual tiene un valor del 0.7% del monto del capital asignado.
Paso 5. Es obligatorio que con la empresa registrada y el PRE-RUT, se proceda a abrir
una cuenta bancaria. Sin la certificación de apertura de la cuenta, la DIAN no procederá
a registrar el RUT como definitivo.
Paso 6. Con el certificado bancario se debe tramitar en la DIAN el RUT definitivo.
Paso 7. Llevar el RUT definitivo aportado por la DIAN a la Cámara de Comercio para
que en el Certificado de existencia y representación legal de la compañía, ya no figure
como provisional.
Paso 8. En la DIAN, se debe solicitar una resolución de facturación, en principio
manual. Sin facturas es posible contratar, pero no se pueden cobrar los servicios.
Paso 9. Toda compañía debe solicitar la Inscripción de Libros en la Cámara de
Comercio; éstos serán el Libro de actas y el Libro de accionistas. La falta de registro de
los libros acarrea la pérdida de los beneficios tributarios.
Paso 10. Se debe registrar a la empresa en el sistema de Seguridad Social, para poder
contratar empleados.
1. Define la forma de constitución

Persona natural: Es un individuo que ejerce derechos y cumple obligaciones a título


personal.

Persona jurídica: Es un sujeto de derechos y obligaciones que existe, pero no como


individuo sino como institución y que es creada por una o más personas físicas para
cumplir un objetivo social, que puede ser con o sin ánimo de lucro.

2. Define la actividad económica, código CIIU

Debe coincidir con el que se va a reportar en la DIAN y con el que se va a solicitar


el concepto de uso de suelo.

3. Verifica la homonimia

Confirma que el nombre de tu empresa y de tu establecimiento de comercio


puedan ser usados.

4. Requisitos necesarios para ejercer la actividad económica

 Solicita el concepto de uso del suelo en la Alcaldía de tu jurisdicción


 Se renueva únicamente por cambio de actividad económica o cambio de
domicilio.

Regístrate en la Cámara de Comercio presentando los siguientes documentos:

Persona natural:

 Cédula de Ciudadanía (copia si tramita RUT en la CCC).


 Solicitud de inscripción.
 Formulación adicional de registros con otras entidades.
 Formulario RUES.
 Pre RUT.
 Certificación para acreditar requisitos de la Ley 1780 de 2016.

Persona jurídica:

 Adiciona a los documentos requeridos para persona natural


 Documentos de constitución (público/privado).
 Copia de la cédula de ciudadanía de los nombrados.
 Cartas de aceptación de cargos.
 Comunicación de apertura del establecimiento al comandante de policía.Para la
comercialización de equipos terminales móviles, debes tramitar la autorización.
5. Requisitos que se deben cumplir durante la ejecución de la actividad
económica

 Normas referentes a los niveles de intensidad auditiva.


 Horarios establecidos para la actividad económica desarrollada.
 Solicita la visita de la Secretaría de Salud Municipal o Departamental, Hazlo
según el caso, para la acreditación del cumplimiento de las normas sanitarias y
condiciones de salubridad para establecimientos comerciales, industriales o de
servicios abiertos o no al público.
 Solicita el Registro Sanitario ante el INVIMA En caso de procesamiento o
fabricación de alimentos, medicamentos, dispositivos médicos o cosméticos,
entre otros.
 Certificado de seguridad Es expedido por el respectivo departamento de
bomberos, busca que el establecimiento de comercio cumpla con las normas de
seguridad.
 No desarrollar una actividad diferente a la indicada en el respectivo.
 Para aquellos establecimientos de comercio donde se ejecute Cualquier obra
protegida por derechos de autor, ya sean:

1. Fonográficos

2. Audiovisuales

3. Reprográficos

Deben acreditar la certificación mediante comprobante de pago al día, recuerda que si


no se hace uso de las dos primeras actividades, se debe solicitar el certificado de no
uso

 Prestar servicio de baño.


 Presentar matrícula mercantil renovada.

6. Los obligados a facturar

Deben solicitar la resolución de facturación de manera virtual anexando el certificado


de cuenta bancaria a nombre del contribuyente.

7. Después de registrarte en Cámara de Comercio, recuerda inscribirte en


ICA, teniendo en cuenta los parámetros de la legislación municipal.

8. Renovar a tiempo tu matrícula mercantil


El RUT es administrado por la Dian y constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y
clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del
impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio. Si usted es de
los que no conoce el propósito de este documento, resuelva a continuación sus dudas

1. ¿Qué es el Registro Único Tributario, RUT?

Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas
y controladas por la DIAN en materia tributaria, aduanera y cambiaria.

2. ¿Qué es el NIT?

El NIT es el Número de Identificación Tributaria que asigna la Dian por una sola vez cuando el
obligado se inscribe en el RUT. La conformación del NIT es de competencia de la Dian.

3. ¿Para qué sirve el RUT?

Para avalar e identificar la actividad económica ante terceros con quienes sostenga una relación
comercial, laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y control, a su
vez, este documento le señala sus obligaciones frente al Estado Colombiano. A su vez, le permite a
la Dian contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos
obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo,
control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y
cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos.

4. ¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?

• Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto
sobre la renta,

• Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio.

• Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o
simplificado.

• Los agentes retenedores,

• Los importadores y exportadores,

• Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación,
exportación y tránsito aduanero,

Los profesionales en compra y venta de divisas, y

• Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la
expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura.

• Las personas naturales que cumplen deberes formales a nombre de terceros.

• Si contesta afirmativamente cualquiera de las siguientes preguntas, usted se encuentra


obligado a inscribirse en el RUT:
o ¿Es usted persona jurídica o natural que tenga la calidad de contribuyente declarante del
impuesto sobre la renta?

o ¿Su organización es no contribuyente del impuesto sobre la renta, pero se encuentra


obligado a presentar declaración de ingresos y patrimonio?

o ¿Es usted responsable del impuesto sobre las ventas perteneciente al régimen común ó
simplificado?

o ¿Es usted agente retenedor conforme lo señala el artículo 518 del Estatuto Tributario?

o ¿Realiza operaciones de importación, exportación o tránsito aduanero?

o ¿Se encuentra obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros, en su calidad de


representante legal, revisor fiscal ó contador?

o ¿Fue usted catalogado como profesional en compra y venta de divisas por parte de la Dian?

o ¿Requiere usted solicitar la Certificación de Acreditación de Residencia Fiscal y/o sobre


Situación Tributaria?

o ¿Se encuentra obligado a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal
colombiana en efectivo?

o ¿Es usted un inversionista extranjero?

o ¿Se encuentra usted obligado a expedir factura a pesar de no ser responsable del impuesto
sobre las ventas, de acuerdo a disposiciones especiales o requiere la expedición de NIT como
consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada?

o ¿Es responsable del impuesto nacional al consumo?

o ¿Presta servicios de telefonía móvil?; o

o ¿Es prestador del servicio de expendio de comidas y bebidas de acuerdo a lo dispuesto en


el numeral 3 del Art. 512-1 del E.T?

o ¿Es vendedor o importador de bienes de que trata los artículos 512-3,512-4 y 512-5 del
E.T.?; o

o ¿Actúa como intermediario profesional en la venta de vehículos usados?

o ¿Es responsable del Régimen Simplificado del Impuesto nacional al consuno?

o ¿Es productor o importador de gasolina y ACPM?

o ¿Es contribuyente del Impuesto sobre la renta para la equidad – CREE?

o ¿Es importador de maquinaria y sus partes (Decreto 2261 de 2012)?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá requerir la inscripción de otros sujetos de


obligaciones administradas por la entidad, diferentes a los ya enunciados en anteriormente.
¿Quiénes no están obligados a inscribirse en el RUT?

Para efectos de las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero, no estarán


obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros:

Los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones


técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los
transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de
mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad
para la importación y/o exportación de expediciones comerciales. Estos usuarios aduaneros podrán
identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del
documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en
virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.

5. ¿En qué momento debo inscribirme en el RUT?

Tratándose de nuevos obligados, la inscripción deberá efectuarse en forma previa:

• Al inicio de la actividad económica.

• Al cumplimiento de obligaciones administradas por la Dian.

• A la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

• Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de


declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, tendrán plazo para inscribirse en el
Registro Único Tributario hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva
declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una calidad diferente.

6. ¿Debo volver a registrarme si ya estaba inscrito?

Si, la Dian requiere contar con el registro de clientes y ampliar la información que tiene sobre ellos,
razón por la cual se creó, por medio de la Ley 863 de 2003, el Nuevo Registro Único Tributario, que
reemplaza e incluye:

• El Registro Único Tributario utilizado por la Dian;

• El Registro Nacional de Vendedores;

• El Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios

• El Registro de los usuarios aduaneros autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas


Nacionales, y

• El Registro de los Profesionales en la Compra y Venta de Divisas autorizados

Por lo anterior, todos los sujetos obligados, que ya estaban inscritos en el antiguo registro de la
Dian, deben reinscribirse en el Nuevo Registro Único Tributario, de acuerdo con las condiciones
establecidas en el Decreto 2788 de agosto 31 de 2004.
7. ¿Qué vigencia tiene la inscripción en el RUT?

Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción en el Registro Único Tributario -
RUT- tendrá vigencia indefinida y en consecuencia, no se exigirá su renovación (Art. 6 Decreto 2788
del 31 de agosto de 2004)

8. ¿Cómo me inscribo?

La inscripción en el RUT comprende el diligenciamiento del formulario a través del portal virtual de
la Dian www.dian.gov.co (se puede hacer directamente por el interesado, o asistido por un
funcionario acreditado en los puntos de atención a nivel nacional), y su posterior formalización, que
conlleva la presentación de los documentos requeridos para el trámite en los puntos de contacto
habilitados por la DIAN o ante la Cámara de Comercio en caso de necesitar matrícula mercantil.

Para realizar la inscripción por la página web de la DIAN, ingrese al enlace:

http://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefInscripcionRutPortal.faces

Si el trámite se realiza de forma presencial, el funcionario diligenciará el formulario de inscripción


de acuerdo a la información suministrada por el usuario.
MAPA CONCEPTUAL PARA PERTENECER A LA CAMARA DE COMERCIO
MAPA CONCEPTUAL PARA OBTENER EL RUT