Proyecto Análisis de Sistemas de la Información

Contenido

1. DEFINICION DEL PROYECTO ................................................................................ 3

1.1 Objetivo ............................................................................................................... 3

1.2 Contexto .............................................................................................................. 3

1.3 Alcance ............................................................................................................... 3

1.4 Restricciones ....................................................................................................... 3

2. DEFINICION DEL PROBLEMA................................................................................. 3

3. DIAGRAMA DE CASOS DE USO DEL NEGOCIO ................................................... 3

4. ESPECIFICACION DE LOS CASOS DE USO .......................................................... 4

5. FACTIBILIDAD ......................................................................................................... 5

6. IMPACTO EN LOS DIFERENTES STAKEHOLDERS .............................................. 5

7. MEJORAS ESPERADAS – PROPUESTA DE CAMBIO ........................................... 5

8. DERIVACION DE CUS A PARTIR DE CUN ............................................................. 6

9. ESPECIFICACION DE CUS ..................................................................................... 7

10. CONCLUSIONES ................................................................................................. 13

11. RECOMENDACIONES ......................................................................................... 13

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1. DEFINICION DEL PROYECTO

1.1 Objetivo

Reducir el tiempo de trabajo para el tratamiento de documentos Excel; así como

incrementar la seguridad de la data que presentan estos.

1.2 Contexto

Secretaria en Área de administración

1.3 Alcance

La implementación de un programa de escritorio agilizara el tratamiento de la data Excel,

así como en su seguridad empleando algún motor de base datos.

1.4 Restricciones

Usuarios finales con poca instrucción técnica en computadoras.

2. DEFINICION DEL PROBLEMA

El problema se rige por la vulnerabilidad de la data de los documentos Excel ya que

estos pueden ser alterados por terceros ya sea manualmente o por medio de algún
software malicioso por cual la data perdida genera pérdidas de tiempo, así como de
recursos en las otras distintas áreas administrativas de la organización en su
recuperación.

3. DIAGRAMA DE CASOS DE USO DEL NEGOCIO

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4. ESPECIFICACION DE LOS CASOS DE USO

4.1 GENERAR HOJAS EXCEL

4.1.1 Introducción

• Propósito
• Alcance
• Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones
4.1.3 Descripción breve
4.1.3 Flujo de trabajo
El caso de uso iniciará cuando él encargado secretaria(o) en adelante el
actor ejecute el archivo Excel que debe tratar.

1. el actor crea un nuevo archivo Excel (nuevo libro) donde ira creando
un numero de hojas tantos como datos a separar haya en el
documento excel a tratar.
2. el actor seleccionara la columna de datos únicos (el identificador para
cada fila del documento excel a tratar)
3. el actor copiara dichos datos únicos en cada hoja excel.
4. El actor seleccionara cada columna de la hoja principal (documento a
tratar) y la copiara en cada hoja respectiva del nuevo libro.
5. Termino del caso de uso.

4.2 GENERAR HISTOGRAMAS

4.2.1 Introducción
• Propósito
• Alcance
• Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones

4.2.2 Descripción breve

4.2.3 Flujo de trabajo
El caso de uso iniciará cuando él encargado secretaria(o) en
adelante el actor haya preparado todas las hojas del nuevo libro.

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5. FACTIBILIDAD

Amenazas
perdida de la informacion que sera un factor
que nos ocacionaria problemas por que
dicha informacion podria tener un alto grado
significativo
Oportunidades
Obtener la informacion preparada para los
tratamientos respectivos ; nos permitira
agilizar los tiempos y desarrollar otras tareas
pendientes

FODA
Fortalezas Debilidades
La integridad de la informacion nos permitira el tiempo empleado para el proceso actual
tener datos confiables que se emplea se consideraria prolongado

6. IMPACTO EN LOS DIFERENTES STAKEHOLDERS

SECRETARIA(O). - Sera el principal beneficiado por que tendrá un gran ahorro de

tiempo significativo que le permitirá ejecutar otras tareas que tenga que hacer.

7. MEJORAS ESPERADAS – PROPUESTA DE CAMBIO

✓ Tiempo: Este aspecto es bastante significativo pues al tener automatizado el

procesamiento de los documentos el usuario del sistema puede ejecutar otras
labores pendientes lo cual hace más eficiente su labor en el trabajo.
✓ Seguridad: la fiabilidad de la data que va ser procesada es crítica pues de ella
depende la continuidad de los demás procesos de la cual dispone el negocio.

A través de la implementación del sistema informático se pretende cubrir dichas

mejoras, reincidiendo en el aspecto más impórtate y crítico del negocio que es
la seguridad de la data ya que esta al estar almacenada en los archivos excel es
vulnerable a la manipulación por agentes externos y la perdida de esta data
ocasionaría grandes problemas a la empresa

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8. DERIVACION DE CUS A PARTIR DE CUN

8.1. Diagrama de casos de uso del sistema.

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9. ESPECIFICACION DE CUS

Nombre del C.U.S. Procesar Documentos

ACTOR Secretario
Precondición ➢ El usuario ha sido aceptado en el sistema con el rol de
Secretario
➢ Existen documentos a procesar en la tabla
“documentos por procesar”
Postcondición Se ha generado un nuevo documento o libro Excel
Flujo Básico
1. El caso de uso inicia cuando el secretario entra al sistema.
2. El sistema muestra los diversos servicios que ofrece y una lista de
documentos pendientes.
3. El secretario selecciona “los documentos que desee procesar”
4. El secretario decide procesar los documentos.
5. El sistema marca el documento que está siendo procesado.
6. El sistema marca el documento que ya fue procesado y activa enlace
directo para visualizar el documento generado.
7. El sistema activa un enlace para visualizar carpeta de documentos
procesados.
8. El CUS finaliza
Flujo Alternativo
El usuario decide cancelar el procesamiento de un documento
En el paso 5 el secretario puede cancelar el procesamiento actual.
1. El secretario cancela un proceso
2. El sistema pregunta si desea cancelar todo el proceso o continuar
con los siguientes documentos.
3. El CUS se reanuda en el paso 5 o el CUS Finaliza.
El usuario decide agregar más documentos
En el paso 5 el secretario puede agregar documentos
1. El secretario pausa un proceso
2. El secretario agrega más documentos
3. El secretario reanuda el proceso pausado.
4. El CUS continua desde el paso 5

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El usuario editar un documento
En el paso 5 el secretario puede editar documentos
1. El secretario pausa un proceso
2. El secretario selecciona el documento a editar
3. El sistema abre el documento.
4. El secretario edita y guarda el documento
5. El secretario reanuda el proceso pausado.
6. El CUS continua en el paso 5
El usuario eliminar un documento
1. El secretario selecciona un documento que no está siendo
procesado.
2. El secretario decide eliminar el documento
3. El sistema pregunta si está seguro de la eliminación.
4. El secretario confirma la eliminación.
5. El sistema elimina el documento de la lista.
6. El CUS continua en el paso 5 o en el paso 2

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Nombre del C.U.S. Actualizar Lista Docs.
ACTOR Secretario
Precondición ➢ El usuario ha sido aceptado en el sistema con el rol de
Secretario

Postcondición Se muestra de la lista de documentos pendientes

Flujo Básico
1. El caso de uso inicia cuando el secretario entra al sistema.
2. El sistema muestra los diversos servicios que ofrece y una lista de
documentos pendientes.
9. El secretario guarda documentos en la base de datos.
10. El secretario decide actualizar la tabla de pendientes.
11. El sistema muestra los documentos que fueron guardados
recientemente.
12. El CUS finaliza
Flujo Alternativo
NINGUNO

9
Nombre del C.U.S. Guardar documento a tratar
ACTOR Secretario
Precondición ➢ El usuario ha sido aceptado en el sistema con el rol de
Secretario

Postcondición Se notifica el éxito de la operación

Flujo Básico
1. El caso de uso inicia cuando el secretario entra al sistema.
2. El sistema muestra los diversos servicios que ofrece y una lista de
documentos pendientes.
3. El secretario selecciona la opción de guardar documentos.
4. El sistema abre una ventana emergente en la que pide seleccionar los
documentos que desea guardar.
5. El secretario selecciona los documentos a guardar.
6. El sistema muestra una lista de los documentos que han sido
seleccionados.
7. El secretario decide guardar los documentos.
8. El sistema marca el documento que esta por ser guardado
9. El sistema marca el documento que fue guardado.
10. El sistema muestra el registro de la operación.
11. El CUS finaliza
Flujo Alternativo
El usuario agrega más documentos
En el paso 7 antes del guardado el usuario puede agregar nuevos documentos.
1. El secretario elige agregar documentos
2. El caso de uso de reanuda en el paso 5
El usuario elimina documentos de la lista
En el paso 7 antes del guardado el usuario puede eliminar documentos.
1. El secretario elige agregar documentos
2. El caso de uso de reanuda en el paso 5

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Nombre del C.U.S. Historial de docs. Procesados
ACTOR Secretario
Precondición ➢ El usuario ha sido aceptado en el sistema con el rol de
Secretario

Postcondición Se muestra la lista de los documentos que fueron

procesados
Flujo Básico
1. El caso de uso inicia cuando el secretario entra al sistema.
2. El sistema muestra los diversos servicios que ofrece y una lista de
documentos pendientes.
3. El secretario selecciona la opción de ver historial.
4. El sistema pide en que tiempo desea visualizar el historial.
5. El secretario ingresa el tiempo.
6. El sistema muestra la lista del historial pedido.
7. El CUS finaliza
Flujo Alternativo
ninguno

Nombre del C.U.S. Editar documento.

ACTOR Secretario
Precondición ➢ El usuario ha sido aceptado en el sistema con el rol de
Secretario

Postcondición Se muestra el documento Excel que desea editar

Flujo Básico
1. El caso de uso inicia cuando el secretario entra al sistema.
2. El sistema muestra los diversos servicios que ofrece y una lista de
documentos pendientes.
3. El secretario selecciona la opción editar de la lista de pendientes.
4. El sistema abre el documento Excel específico.
5. El secretario puede editar el documento.
6. El CUS finaliza
Flujo Alternativo
ninguno

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Nombre del C.U.S. Agregar documentos.
ACTOR Secretario
Precondición ➢ El usuario ha sido aceptado en el sistema con el rol de
Secretario

Postcondición Se muestra los documentos agregados

Flujo Básico
1. El caso de uso inicia cuando el secretario entra al sistema.
2. El sistema muestra los diversos servicios que ofrece y una lista de
documentos pendientes.
3. El secretario selecciona la opción agregar documentos.
4. El sistema abre una ventana emergente y pide seleccionar los
documentos que desea agregar.
5. El secretario selecciona sus documentos
6. El sistema agrega los documentos en la tabla de pendientes.
7. El CUS finaliza
Flujo Alternativo
ninguno

Nombre del C.U.S. Eliminar reg. Documento

ACTOR Secretario
Precondición ➢ El usuario ha sido aceptado en el sistema con el rol de
Secretario
➢ El documento esta como pendiente.

Postcondición El documento fue eliminado de la base de datos

Flujo Básico
1. El caso de uso inicia cuando el secretario entra al sistema.
2. El sistema muestra la lista de documentos pendientes.
3. El secretario selecciona la opción eliminar registro del documento.
4. El sistema pide confirmar la eliminación.
5. El secretario confirma la eliminación.
6. El sistema notifica el éxito de la operación.
7. El CUS finaliza
Flujo Alternativo
ninguno

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10. CONCLUSIONES

Demostrar la importancia de tener un sistema de información que permita guardar los

datos de la empresa de forma confiable e inmediata.

La administración de la información brindada por los directivos que nuestro sistema

manejará será confiable e íntegra.

Se tiene interfaces amigables, es decir que sea sencillo de manejar por los usuarios del
sistema.

El tiempo que se necesita para procesar los datos y prepararlos para la impresión se
disminuirá notoriamente.

Se quiere acelerar la toma de decisiones con información confiable.

Con nuestro sistema se optimizará y automatizará los registros de datos de los clientes
de la empresa.

11. RECOMENDACIONES

Tomarse con responsabilidad la importancia del registro de datos al sistema por parte
de los empleados.

El servicio que ofrece nuestro sistema puede ser replicado para cualquier organización
que maneje grandes cantidades de datos.

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