MICROSOF

PROJECT
PARA
EMPRESAS
 Introducción

Microsoft Project es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de

proyectos, utilizada para organizar y seguir las tareas de forma eficaz, para evitar
así los retrasos y no salirse del presupuesto previsto. Básicamente, crea programas
y sigue su proceso, además de calcular costos. Se puede complementar con
elementos de Microsoft Excel. Existen muchos tipos de herramientas dentro de este
software, de forma que el análisis de los datos es mucho más sencillo. Sin embargo,
aquí nombraremos las principales:

 Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De
esta forma de obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término
más cercanos y más lejano de cada actividad, o las holguras.
 Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta gráfica ilustra la
programación de actividades en forma de calendario, en el que el eje
horizontal representa el tiempo, y el vertical las actividades. Se señalan con
barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su
secuencia. La actividades críticas se muestra en rojo, las otras en azul. Las
actividades que tienen otras secundarias dentro se muestran en color negro.
  Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso
humano más tareas de las que puede realizar. Esto lo podemos observar en
la herramienta Gráfica de Recursos del menú Ver.
 Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como
las fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración,
las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los
recursos.
 Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra,
una vez que los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de
reportes: el flujo de efectivo – es un reporte del gasto semanal- y el
requerimiento de materiales.
 Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos
necesarios para realizar la ruta crítica, y se ha establecido el programa de
proyecto como se desea, se puede salvar como línea base. Esto permitirá
compararla con las modificaciones que se le vayan haciendo al proyecto.
 

La última versión de Microsoft Project es la 2010, con nuevas características, entre

las que podemos incluir: una interfaz mejorada, la barra de herramientas se ha
cambiado por la cinta de opciones, se encuentran comandos rápidamente, nuevas
opciones de visualización, la personalización de vistas ha sido mejorada respecto a
ediciones anteriores, la programación puede ser manual, y la colaboración ha sido
mejorada. Además, es compatible con ediciones anteriores.
 Interface de Microsoft Project

Ficha tareas
La ficha Tarea contiene botones que permiten agregar, dar formato y trabajar con
tarea. En el grupo Tareas, puede marcar el porcentaje completado, vincular tareas
entre sí y desactivar una tarea. También puede convertir tarea programada
manualmente en tarea programada automáticamente en el grupo Programación.

Ejemplo de uso: Programación descendente

 En la vista Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen por encima de
las tareas que desee incluir en ella.
 Seleccione el conjunto de tareas que desee colocar debajo de una tarea de
resumen.
 En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en el botón Sangría.

Ejemplo de uso: Programación controlada por el usuario

 En la vista Diagrama de Gantt, seleccione una o varias tareas programadas

manualmente.
 En la ficha Tarea, en el grupo Programación, haga clic en Programación
automática.
 Project 2010 incorpora dichas tareas a la programación existente.
 

Ficha Recurso
Los botones de la ficha Recurso le ayudan con la tarea a menudo compleja de
administrar los Recursos que realizan el trabajo en un proyecto. En esta ficha, puede
agregar recursos, asignarles tareas y redistribuir los recursos sobreasignados. En
esta ficha, también puede iniciar el eficaz Organizador de equipo.
Ejemplo de uso: Organizador de equipo

 Abra un proyecto que tenga recursos asignados a tareas.

 En la ficha Recurso, en el grupo Vista, haga clic en Organizador de
equipo.
 

 Aparece el organizador de equipo.

Ficha Proyecto

Use la ficha Proyecto para manejar funciones de proyecto avanzadas con

propiedades, programación e informes. Por ejemplo, puede agregar campos
personalizados, definir códigos WBS, insertar subproyectos y generar informes
visuales en la ficha Proyecto.

Ejemplo de uso: Establecer una línea base

 Desde una vista Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desee
incluir en su plan de línea base. Para establecer una línea base para todo
el proyecto, omita este paso.
  En la ficha Proyecto, en el grupo Programación, haga clic en Establecer
línea base y, a continuación, haga clic en Establecer línea base
nuevamente en el menú que aparece.
   

 En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base y

los parámetros que desee establecer.
 

Ficha Vista
La ficha Vista permite seleccionar desde el mismo lugar las diferentes vistas
disponibles en Project 2010 y personalizar la vista actual. También permite agregar
una escala de tiempo a una vista.
Ejemplo de uso: Agregar una escala de tiempo a una vista

 Seleccione cualquier tipo de vista.

 En la ficha Vista, en el grupo Vista en dos paneles, active la casilla de
verificación Escala de tiempo.

 
 La vista de escala de tiempo aparece debajo de la cinta.

 
 Haga clic en la pestaña Formato para obtener acceso a las opciones para
personalizar la escala de tiempo.
 

NOTA: No es posible activar las casillas de verificación Escala de tiempo y Detalles

al mismo tiempo. Debe elegir una vista o la otra.
Ficha Formato
Los botones de la ficha Formato le ayudan a personalizar el texto, las columnas, los
colores y otros elementos de cada tipo de vista. Los grupos y los botones de la ficha
Formato son completamente diferentes para cada tipo de vista. Cambian
automáticamente al cambiar de vista.
El siguiente gráfico muestra la ficha Formato correspondiente a una vista Diagrama
de Gantt.

Ejemplo de uso: Cambiar el color de las barras de Gantt

 En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Gráfico de Gantt.

 En la ficha Formato, en el grupo Estilo de diagrama de Gantt, haga clic en

un estilo de la lista Estilo de diagrama de Gantt.

 Los colores de las barras de Gantt para todo el proyecto se actualizan

instantáneamente.
vistas

Mostrar una vista

Puede seleccionar varias ver para modificar el modo en que se ve la información
del proyecto.
NOTA Al cambiar la vista no se agrega ni se elimina la información de su proyecto.
Simplemente cambia el modo en que se observa la información del proyecto.

 Haga clic en la pestaña Vista.

 En el grupo Vistas de tareas o en el grupo Vistas de recursos, haga clic en
la vista que desea usar.

 Si no puede ver la vista que desea, en el grupo Vistas de tareas, haga clic
en Diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en Más vistas. En el
cuadro de diálogo Más vistas, haga clic en la vista que desea usar en la
lista Vistas y, luego, haga clic en Aplicar.
Tablas
Las tablas se agrupan en dos tipos:
 Tablas de Tareas
Muestran información relativa a tareas y se pueden visualizar en vistas de
tareas.
 Tablas de Recursos
Muestran información relativa a recursos y se pueden visualizar en vistas de
recursos.

Selección de una tabla

Tablas de Tareas
1. Seleccione la vista “Diagrama de Gantt”.
2. Seleccione Vista | Datos | Tablas y en el submenú seleccione la tabla deseada.
Tablas de Recursos
1. Seleccione la vista “Hoja de Recursos”.
2. Seleccione Vista | Datos | Tablas y en el submenú seleccione la tabla deseada.

Diagrama grantt
El diagrama de Gantt es una herramienta muy utilizada en la actualidad, su objetivo
es el de mostrar el tiempo programado, las fechas de iniciación y terminación para
las diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

Eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad

más adecuada al proyecto a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.
Eje Vertical: Las tareas que constituyen el proyecto a ejecutar. A cada tarea se
representa por una línea horizontal cuya longitud es proporcional a la duración en
la escala de tiempo (eje horizontal)
Ahora explicaremos la forma de personalizar el Diagrama de Gantt.

1. Cambiar el calendario o Escala Temporal. Imaginemos que nuestro

proyecto es de 1 año, posiblemente no queremos ver cada una de las
semanas, sino que sería más útil verlo por meses, para cambiarlo solo
tenemos que dar doble click sobre las fechas o en el menú Formato > Escala
temporal y nos muestra la siguiente ventana
Esta escala posee tres niveles Superior, Intermedio, Inferior, y Período no laborable.
Los tres niveles poseen las siguientes opciones.

 Unidades: Es la unidad de tiempo de la escala, puede ser semanas,

trimestres, años, etc.
 Etiqueta: Es el formato de fecha para la escala, puede ser D,M,L..Semana
1, Semana 2,...etc.
 Contador: Se refiere al intervalo entre las etiquetas de unidad de la escala.
 Alineación: Es la alineación de la etiqueta en la escala de Tiempo.
 Mostrar: Número de niveles a mostrar en la escala.
 Vista Previa: Aquí se pueden visualizar los cambios. 
2. Cambiar el formato de la barra. Para cambiar el formato de cualquier barra de
Gantt, solo es necesario darle doble click o en el menú Formato > Barra y nos
muestra la siguiente ventana.

Las opciones para personalizar el aspecto de una barra de Gantt son las siguientes.

Forma: Indica la forma de la barra actual.

Trama: Indica la trama de relleno del interior de la barra.
Color: Indica el color de la barra.
Restablecer: El formato de la barra vuelve a su estado original.
Las opciones para personalizar el texto de una barra de Gantt son que el texto
aparezca en cualquiera de los cuatro lados de la barra de Gantt o incluso dentro de
la barra.
Crear un diagrama de Gantt
1. En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo.
2. En Elegir una plantilla, haga clic en Programación y, a continuación, haga
doble clic en Diagrama de Gantt.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de diagrama de Gantt, establezca las
fechas de la escala de tiempo. También puede elegir el formato de las barras
de tareas, de los hitos y de otros elementos del diagrama:

 Haga clic en la ficha Fecha y, a continuación, seleccione las opciones que

desee utilizar.
NOTA Las Unidades principales corresponden a las unidades de tiempo más
dilatadas que desea usar en el diagrama (como años o meses); las Unidades
secundarias son las más cortas (como días u horas).
 En la ficha Formato, haga clic en las formas y etiquetas que desee utilizar en
las barras de tareas, los hitos y las barras de resumen y, a continuación, haga
clic en Aceptar.

NOTA Si no tiene claro qué formato elegir, acepte las opciones

predeterminadas: las podrá cambiar más tarde.
Columnas
Project cuenta con una amplia gama de columnas basadas en campos que puede
agregar a la vista. Para ayudar a centrarse en los detalles específicos para
administrar el proyecto, también puede ocultar las columnas que se muestran. Al
ocultar una columna no elimina ningún dato del proyecto; sólo se quita la columna
de la vista hasta que la necesite de nuevo. A diferencia de Excel, el proyecto no
tiene un comando Mostrar, para mostrar una columna, sólo necesita volver a
insertarlo.
Aquí es cómo se oculta una columna:

 Mostrar una vista de hoja, como el gráfico de Gantt.

 Haga clic en el encabezado de la columna que desee ocultar y haga clic en
Ocultar columna.

SUGERENCIA Si por error oculta una columna, puede obtenerlo rápidamente

presionando Deshacer Botón Deshacer
Mostrar Agregar nueva columna
Si accidentalmente ha ocultado la columna Agregar nueva columna y darse cuenta
de ello antes de guardar y cerrar el proyecto, haga clic en Deshacer Botón Deshacer
para recuperarla.

También puede restaurar la columna como esta:

 Haga clic en Ver > tablas > tablas más.

 En el cuadro de diálogo Más tablas, seleccione la vista a la que desea

agregar la columna y haga clic en Editar.
 En el cuadro de diálogo Definición de tabla , la casilla Show interface 'Agregar
nueva columna'.
Introducción a los campos
Para agregar un campo a una vista, haga clic en Columna en el menú Insertar.

Un campo contiene un tipo de información y forma parte de una tabla, de una vista
de formulario o del área de fase temporal de una vista de uso. Project 2010 tiene
varios tipos de campos:

 Campos de tareas y de fases temporales de tareas.

 Campos de recursos y de fases temporales de recursos.
 Campos de asignaciones y de fases temporales de asignaciones.
NOTA Algunos campos solo estarán disponibles si usa Microsoft Project
Professional 2010.

Campos de tareas y de fases temporales de tareas

Los campos de tareas contienen información relacionada con las tareas y se pueden
mostrar en vistas de tareas, como las vistas Diagrama de Gantt, Hoja de Tareas y
Diagrama de red.
Los campos de fases temporales de tareas contienen información sobre cómo se
distribuye una tarea durante su ciclo de vida. Estos campos se pueden mostrar en
la parte de fase temporal de la vista Uso de tareas.

Campos de recursos y de fases temporales de recursos

Los campos de recursos contienen información de cada recurso, incluidos los datos
resumidos de todas las tareas asignadas a cada recurso. Se pueden mostrar en las
vistas de recursos, como las vistas Hoja de recursos y Uso de recursos.

Los campos de fases temporales de recursos contienen información sobre cómo se

distribuye cada recurso mientras el recurso está disponible en el proyecto. Estos
campos se pueden mostrar en la parte de fase temporal de la vista Uso de recursos.
Campos de asignaciones y de fases temporales de asignaciones

Los campos de asignaciones contienen información de cada asignación. Se pueden

mostrar en la parte de hoja de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos y en la
parte inferior de las vistas Formulario de tareas y Formulario de recursos. Puede
cambiar los campos de asignación que aparecen en la parte inferior de la vista
Formulario de tarea o Formulario de recursos seleccionando Detalles en el menú
Formato y haciendo clic en un comando.

Los campos de fases temporales de asignaciones contienen información sobre

cómo se distribuye cada asignación durante su ciclo de vida. Estos campos se
pueden mostrar en la parte de fase temporal de las vistas Uso de recursos y Uso de
tareas.
 

   

 
Formulario de tareas
Con Project 2010, puede crear tarea para dividir el trabajo del proyecto en varias
partes. Algunos administradores de proyectos se refieren a las tareas como
"actividades" o "paquetes de trabajo".

Crear una tarea nueva

Agregar una tarea a una lista de tareas
 En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de
Gantt.

 En un campo Nombre de tarea vacío, escriba el nombre de la tarea y luego

presione ENTRAR.

Insertar una tarea entre otras tareas existentes

 Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la nueva tarea.

 En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior del
botón Tarea.

 Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de las

tareas se vuelven a numerar automáticamente después de que se inserta
una tarea.
Aprender sugerencias para trabajar con tareas

Para definir las tareas más efectivamente, tenga en cuenta las siguientes
pautas:

 Desglose las tareas al nivel de detalle del que desea realizar un seguimiento.
Debe desglosarlas en más detalle para las áreas más peligrosas.

 Asegúrese de que las tareas tengan criterios claros para ser completadas.

 Defina las tareas cortas en comparación con la duración total del proyecto.
Las tareas cortas le permiten estimar más fácilmente el tiempo y los recursos.

 Evite definir las vacaciones o cursos como tareas. En su lugar, puede definir
calendario de recursos para contabilizar el tiempo (administrativo) no
laborable.
 

Resumen
 

   

Al utilizar por primera vez Project 2010, puede que le sorprenda lo que ve. Los
menús y las barras de herramientas se han reemplazado por la cinta, que facilita la
búsqueda de los comandos que necesite para llevar a cabo una tarea. Los
comandos están organizados en grupos lógicos agrupados en pestañas.

 
 

En Project 2010, todas las pestañas y los grupos de la cinta pueden personalizarse
completamente. Si su organización cuenta con características exclusivas para su
actividad empresarial, puede agruparlas en su propia pestaña de la cinta.
Backstage
Haga clic en la pestaña Archivo para dirigirse a Backstage, un destino gráfico para
administrar sus archivos de proyecto. Backstage contiene los mismos comandos
básicos disponibles en el menú Archivo de las versiones anteriores de Microsoft
Project para abrir, guardar e imprimir archivos de proyectos. Los usuarios de Project
Professional 2010 también pueden utilizar Backstage para administrar sus
conexiones de Project Server, además de comprobar y publicar proyectos.
 

El comando Opciones que antes se encontraba en el menú Herramientas se ha

desplazado a Backstage. Este comando abre el cuadro de diálogo de Opciones de
Project, desde donde puede tener acceso, revisar y modificar las preferencias que
controlan el funcionamiento y la apariencia de Microsoft Project.

Encontrar comandos rápidamente

Los comandos más usados ahora pueden encontrarse con un solo clic: basta un clic
con el botón secundario del mouse para verlos. Al hacer clic con el botón secundario
en cualquier elemento en una vista, como una barra, una celda de tabla o un gráfico,
aparece una minibarra de herramientas que contiene una lista con los comandos
más usados. Si no dispone de mucho tiempo, esta forma de usar el proyecto le
ayudará a ahorrar mucho tiempo.