INFORME ACTIVIDAD 4 AUDITORÍA

¿Cuáles son las principales fuentes de no conformidad?

 No identificación de los requisitos legales y otros requisitos: Debes llevar

un control exhaustivo de la identificación y mantenimiento de los
requisitos legales que aplican a tu empresa, ya sean vinculados a los
procesos de fabricación y/o producción del producto o servicio,
vinculados a la calidad, al medio ambiente e incluso a la seguridad y
salud en el trabajo.

 Inadecuadas acciones correctivas y preventivas: Realiza un análisis de

todas aquellas incidencias que suceden en tu empresa para mitigar las
causas que las han generado.

 Descontrol de documentos: Asegúrate de que todos los documentos del

sistema de gestión son aprobados y distribuidos a los usuarios de tu
empresa, evitando el uso de versiones obsoletas, Deficiente control de
copias distribuidas. Durante la auditoría aparecen copias de ediciones o
revisiones de procedimientos obsoletos en los cajones del personal de la
organización.

 Existencia de listados de documentación y registros que contemplan la

fecha de aprobación y estado de revisión de los documentos

 Control de registros: Asignación de periodo de conservación erróneo en

el listado de registros.

 No considerar registros del sistema los registros de origen externo

empleados en el sistema como albaranes y facturas de proveedores.

 Diseñar formatos de registro de los que se dejan campos sin

cumplimentar.

 Deficiente control y documentación de las rutinas de copias de

seguridad.
  Ausencia de trazabilidad documental entre registros, por ejemplo
acciones correctivas abiertas a partir de no conformidades o auditorías
sin especificar en el registro de la acción ningún dato identificativo de la
no conformidad o la auditoría.

 Ausencia de registros citados en la documentación del sistema

¿Por qué las no conformidades son oportunidades de mejora?

Se propone el uso de la Gestión de Problemas como mecanismo

genérico para la mejora continua más allá de la lucha por evitar
incidencias repetitivas.

De hecho, mi propuesta es considerar un problema como cualquier tipo

de oportunidad de mejora y, entonces, utilizar las no conformidades
detectadas como otro input para la Gestión de Problemas. De esta
manera, podremos satisfacer los requisitos de la norma ISO 20000-1
respecto a la gestión de no conformidades según una sistemática ya
conocida en la organización y tratar la mejora continua de manera
homogénea.

Por último, si recurrimos a la norma ISO 9001 (epígrafe 8.5.2) veremos

cómo la gestión de no conformidades es idéntica a la Gestión de
Problemas.

“Debe establecerse un procedimiento documentado para:

a) revisar las no conformidades

b) determinar las causas de la no conformidades

c) evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las

no conformidades no vuelvan a ocurrir

d) determinar e implementar las acciones necesarias

e) registrar los resultados de las acciones tomadas

f) revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas”.

 ¿Cuál es la importancia de análisis de causa?

El análisis de causa raíz es un paso importante que permite a las compañías

hacer los cambios correctos para prevenir que las fallas ocurran una y otra vez.
A menudo nos encontramos en una situación en la que pensamos que hemos
hecho un buen análisis de causa raíz pero nos encontramos con que los
mismos incidentes vuelven a ocurrir. La pregunta es ¿por qué? ¿Será que no
realizamos de forma correcta el análisis? o ¿será que implementamos las
medidas preventivas incorrectas? ¿Cuál es la causa raíz de la falla en nuestro
análisis de causa raíz?

¿Por qué preguntar cinco veces POR QUÉ?

El análisis de 5 porqués es una técnica simple y muy efectiva. Al preguntar de
forma repetitiva POR QUÉ, se pueden ir descartando las capas de síntomas y
así poder llegar a la causa subyacente real de un problema. A veces se
requerirá menos de 5 preguntas antes de encontrar la cuestión relacionada con
un problema. Algunos Directores de Calidad encuentran muy importante
escribir exactamente 5 veces POR QUÉ. Si no lo haces, no están satisfechos,
pero en realidad se trata de encontrar la causa raíz del problema y no importa
cuántas veces te haces la pregunta. Es solamente una herramienta que puede
ayudarte, no un dogma.

El análisis de 5 POR QUÉs puede ser utilizado individualmente o como parte

de un diagrama de espina de pescado o Ishikawa (ver el diagrama abajo para
un ejemplo). Típicamente se inicia explorando el problema mediante el análisis
de espina de pescado y luego se realiza un análisis de 5 POR QUÉs a cada
uno de los componentes del diagrama de espina de pescado. ¡Al hacerlo de
esta manera realmente se estará forzando a la organización para investigar
profundamente y hallar así la causa raíz!

 Le ayuda a identificar la causa raíz de un problema

 Puede ayudar a determinar la relación entre las diferentes causas raíz de un
problema
 Es realmente una de las herramientas más sencillas que se puede usar
 Es fácil de complementar con análisis estadísticos
 Esta combinación garantiza que no se estará enfocando únicamente en una
“hebra” del análisis, que es un riesgo al usar análisis de los 5 POR QUÉs
¿Por qué se deben documentar las acciones correctivas?

Debemos tener siempre en cuenta la divulgación de las acciones correctivas

implementadas, registro y revisión periódica para generar cambios que se
consideren necesarios para que continúe su vigencia o para retirarla si ya no es
necesaria, ya que al omitirlas afecta de manera considerable la gestión que se
lleve a cabo considerándose un factor clave en las organizaciones
encaminadas en el proceso de mejora continua, pues los estándares
internacionales y los usuarios exigen de las mismas siempre lo mejor.

Es ahí cuando se hace necesario implementar acciones que ante cualquier

incumplimiento de alguna expectativa promuevan la eliminación de sus causas
y el asegurarse que no se vuelvan a repetir.

Importancia de detectar acciones correctivas a tiempo es fundamental para el

crecimiento de la empresa, los beneficios que pueden producir, lo negativo que
es no usarlas y adoptar un procedimiento basando en la Calidad Total(1),
potencializando su eficacia y así pueda ser utilizado por las organizaciones,
pues los estándares internacionales y los usuarios exigen de las mismas
siempre lo mejor.

Yensi Paola Ríos Marroquín

estudiante