Introducción a la metodología

     

SEMANA 1
  BPM  
 
 

 
 
 
 

   
 
 

 
 
 
 

 
 
 

 
 
 
 

 
 
 
   

[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ]

  

OBJETIVO  UNIDAD  1:  

 
Introducir  al  estudiante  a  la  automatización  de  procesos    por  medio  de  la  metodología  BPM  y  
el  Enfoque  por  procesos  de  negocio.  
 
INTRODUCCIÓN  A  LA  METODOLOGÍA  BPM  (BUSINESS  
PROCESS  MANAGEMENT)  
 
ÍNDICE  
 

1. Introducción  
1.1 Introducción  a  la  metodología  BPM.  
1.2 Metodologías  CPI  
1.3  Metodología  BPM  
1.3.1 Dimensiones  de  la  metodología  BPM  
2. Algunas  Ventajas  de  la  metodología  BPM  
3. Bibliografía  

1. INTRODUCCIÓN  

La   metodología   BPM   (Business   Process   Management),   o   más   conocida   como   Gestión   de  

Procesos  de  Negocio  es  una  herramienta  que  están  adoptando  las  compañías  a  nivel  mundial,  
con  el  objetivo  de  conseguir  la  flexibilidad  y  agilidad  necesarias  para  adaptarse  a  los  rápidos  y  
continuos   movimientos   del   mercado,   gestionar   los   riesgos   operacionales   y   financieros,   e  
incrementar  a  su  vez  la  rentabilidad  empresarial  y  la  satisfacción  de  sus  clientes.  
 
Por  lo  tanto,  y  basados  en  la  premisa  anterior,  durante  esta  unidad  estudiaremos  qué  es  esta  
metodología   y   qué   son   los   enfoques   por   procesos   de   negocios   y   podremos   entender   las  
ventajas  que  ofrece  esta  herramienta.    
 
METODOLOGÍA  
 
Durante   el   desarrollo   del   módulo,   estarán   disponibles   los   diferentes   recursos   que   nos  
permitirán  abordar  esta  nueva  metodología.    
 
Dentro   de   las   habilidades   que   debe   tener   un   ingeniero   industrial   está   la   capacidad   para  
diagnosticar  y  evaluar  los  conceptos  teóricos  aprendidos  y  aplicarlos  en  las  organizaciones.  

 
2   [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO ]
  

Para  entender  los  conceptos,  se  deben  realizar  las  diferentes  actividades  semanales,  con  el  
objetivo  de  lograr  un  adecuado  aprendizaje  de  las  diversas  unidades  y,  por  consiguiente,  una  
clara  comprensión  y  aprendizaje  del  módulo.  
 

2. INTRODUCCIÓN  A  LA  METODOLOGÍA  BPM  

 
En  la  actualidad,  los  directivos  de  las  organizaciones  se  han  percatado  de  la  importancia  de  
los   procesos   que   se   realizan   en   las   diferentes   áreas   y   de   cómo   el   rendimiento   de   estos  
procesos   afecta   la   efectividad,   la   eficacia   y   la   eficiencia   de   sus   operaciones   internas   y  
externas.   Adicionalmente,   y   debido   a   la   globalización   y   a   las   tecnologías   de   la   información   IT  
(Information  Technology),  por  sus  siglas  en  inglés,  los  procesos  de  las  organizaciones  deben  
presentar   ciertos   grados   de   flexibilidad   a   los   cambios   del   mercado   y   de   su   entorno,   con   el  
objetivo  de  responder  a  estos  y  tener  ventajas  competitivas.  
 
Por  esto  se  ha  presentado  una  masificación  en  la  utilización  de  metodologías  utilizadas  para  
el   mejoramiento   continuo   de   los   procesos,   con   el   objetivo   de   analizar   cada   uno   de   estos   y  
diseñar   unos   nuevos   que   sean   eficientes   o   rediseñar   procesos   actuales,   con   el   objetivo   de  
mejorar  su  desempeño.  
 
Estas   metodologías,   denominadas   CPI   (Continuous   Process   Improvement)   por   sus   siglas   en  
inglés,  han  sido  de  vital  importancia  en  la  operación  actual  de  las  organizaciones.    
 
2.1  METODOLOGÍAS  CPI  
 
Las  metodologías  más  utilizadas  y  conocidas  son:  

- Six   Sigma:   es   una   metodología   que   utiliza  herramientas   estadísticas  para   la  

caracterización   y   el   estudio   de   los   procesos,   de   ahí   el   nombre,   ya   que   sigma   es  
la  desviación  típica  que  da  una  idea  de  la  variabilidad  en  un  proceso  y  el  objetivo  de  la  
metodología  es  reducir  ésta,  de  modo  que  el  proceso  se  encuentre  siempre  dentro  de  
los  límites  establecidos  por  los  requisitos  del  cliente.  
 
El   objetivo   de   Six   Sigma   es   reducir   la   variación   de   salida   de   los   procesos   en   largos  
periodos  de  tiempo  lo  cual  deberá  resultar    en  no  más  de  3.4  defectos  por  millón  de  
oportunidades     (DPMO).     Para     procesos     con     solo   un     límite   de     especificación  
(superior  o  inferior),    esto  resulta  en  seis  desviaciones    estándar  del  proceso  entre  la  
media   del   proceso   y   el   límite   de   especificación   del   cliente.   (De   aquí   el   término   6  
sigma).   Para   un   proceso   con   dos   límites   de   especificación   (superior   e   inferior)   esto   se  
traduce  a  un  poco  más  de  seis  desviaciones  estándar  entre  la  media  y  cada  límite  de  
especificación   en   la   que   el   porcentaje   de   defectos   totales   corresponde   al   equivalente  
de  seis  desviaciones  estándar  del  proceso.  

 
[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ] 3
  

Six   Sigma   pone   siempre   primero   al   cliente   (interno   o   externo)   y   se   basa   en   datos  
objetivos  para  impulsar  mejores  resultados  e  incrementar  la  calidad  y  la  eficiencia.    
 
Fue  iniciado  en  Motorola  el  año  1982  por  el  ingeniero  Bill  Smith,  como  una  estrategia  
de  negocios  y  mejora  de  la  calidad,  pero  posteriormente  mejorado  y  popularizado  por  
General   Electric.   Los   resultados   para   Motorola   hoy   en   día   son   los   siguientes:  
Incremento   de   la   productividad   de   un   12,3   %   anual;   reducción   de   los   costos   de   mala  
calidad   sobre   un     84,0   %;   eliminación   del   99,7   %   de   los   defectos   en   sus   procesos;  
ahorros   en   costos   de     manufactura   sobre   los   Once   Billones     de     dólares     y     un    
crecimiento    anual    del    17,0    %    compuesto    sobre  ganancias,  ingresos  y  valor  de  sus  
acciones.  
 
Dentro   de   los   beneficios   que   se   obtienen   del   Seis   Sigma   están:   mejora   de  
la  rentabilidad  y   la  productividad.   Una   diferencia   importante   con   relación   a   otras  
metodologías  es  la  orientación  al  cliente.  

- TQM   (Total   Quality   Management):   TQM  (Total  Quality  Management)  por  sus  siglas  en  
inglés  supone  la  integración  de  todas  las  funciones  y  procesos  de  una  organización,  
con   el   fin   de   lograr   la   mejora   continua   de   la   calidad   de   los   bienes   y   servicios   que  
suministra   para   de   este   modo   garantizar   la   satisfacción   de   los   clientes.   Esta  
estrategia  de  gestión   fue  desarrollada   en   las   décadas   de   1950   y   1960   por   las  
industrias  japonesas,   a   partir   de   las   prácticas   promovidas   por   los   expertos   en   materia  
de  control  de  calidad  W.  Edwards  Deming  y  Joseph  Juran.    
 
La   TQM   puede   ser   entendida   como   la   filosofía   de   dirección   que   abarca   a   todas  
aquellas  actividades  a  través  de  las  cuales  se  satisfacen  las  necesidades  y  expectativas  
de  los  clientes,  de  los  empleados,  de  la  comunidad  en  general.    
 
Adicionalmente,   los   objetivos   de   la   organización,   son   satisfechos   de   la   forma   más  
eficiente  y  eficaz  posible  al  maximizar  el  potencial  de  todos  los  empleados  a  través  de  
su  participación  y  colaboración  en  la  búsqueda  continua  de  mejora.  

Los  componentes  de  la  TQM  son:  

 
• Orientación  al  cliente  
• Liderazgo  y  participación  total  
• Control  estadístico  del  proceso  
• Mejora  continua.  

- Reingeniería:   La   Reingeniería   se   puede   definir   como   el   rediseño   radical   y   Re-­‐

concepción   fundamental   de   los   procesos   de   negocios   para   lograr   mejoras   dramáticas  
en  medidas  de  desempeño  tales  como  en  costos,  calidad,  servicio  y  rapidez.  

 
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Por  lo  tanto  se  trata  de  una  Re-­‐concepción  fundamental  y  una  visión  holística  de  una  
organización.   Cuando   se   realizan   preguntas   como:   ¿por   qué   hacemos   lo   que  
hacemos?   y   ¿por   qué   lo   hacemos   como   lo   hacemos?   Obtenemos   como   resultado   la  
interiorización  de  los  procesos  organizacionales.  
 
La   reingeniería   de   procesos   es   radical   hasta   cierto   punto,   ya   que   busca   llegar   a   la   raíz  
de   las   cosas.   No   solamente   trata   de   mejorar   los   procesos,   sino   y   principalmente,  
busca  reinventarlos,  con  el  fin  de  crear  ventajas  competitivas.  
 
Las  metodologías  mencionadas  anteriormente,  buscan  el  mejoramiento  de  los  procesos  por  
medio   de   las   mediciones   continuas   de   los   procesos.   Estas   mediciones   se   denominan   BAM  
(Business   Activity   Monitoring)   por   sus   siglas   en   inglés,   hasta   obtener   mediciones   que  
permitan   establecer   la   eficiencia   de   las   metodologías   aplicadas   a   los   procesos,   por   medio   de  
Indicadores  que  midan  los  resultados  denominados  KPI  (Key  Performance  Indicators).  
 
Pero,   si   ya   hemos   definido   algunas   metodologías   que   permiten   cuantificar   y   mejorar   el  
rendimiento   de   los   procesos   de   negocio,   entonces   ¿Qué   será   BPM?   ¿Será   una   nueva  
metodología?   ¿Por   qué   esta   nueva   metodología   está   teniendo   tanto   éxito   a   nivel   mundial?  
¿Cuál  es  su  diferencia  con  las  metodologías  anteriormente  expuestas?  A  continuación  se  da  
respuesta  a  estos  interrogantes.  
 
2.2    METODOLOGÍA  BPM  
 
BPM   se   puede   definir   como     un   conjunto   de   metodologías,   herramientas   y   tecnologías  
utilizados  para  diseñar,  representar,  analizar  y  controlar  procesos  de  negocio.    
 
Teniendo   en   cuenta   la   definición   dada   anteriormente,   podríamos   concluir   que   la   única  
diferencia   con   las   metodologías   CPI   presentadas   anteriormente   es   el   uso   de   la   tecnología,  
pero  se  debe  aclarar  que  esto  es  un  error  muy  común.  BPM  no  solamente  consiste  en  una  
solución  tecnológica,  realmente,  está  bastante  lejos  de  ser  eso.  
 
BPM  es  un  conjunto  de  tecnologías,  herramientas,  metodologías  y  disciplinas  de  gestión,  y,  
cómo   nuestro   principal   objetivo   es   gestionar   los   procesos,   ese   conjunto   nos   va   a   permitir  
identificar   procesos   clave   en   las   organizaciones,   modelarlos,   ejecutar   los   procesos   y  
automatización.   Con   esto,   podremos   analizar   el   comportamiento   de   estos,   controlar   la  
ejecución   de   los   procesos   y   realizar   actividades   en   busca   de   una   mejora   continua   y  
optimizarlos.  
 
Hay   que   tener   en   cuenta   que,   cuando   hablamos   de   la   automatización   de   los   procesos   de  
negocio,  hacemos  referencia  a  que  estas  tareas  ya  no  van  a  ser  realizadas  de  forma  manual,  
sino  que,  por  medio  de  una  Suite  de  BPM  (Conocida  como  BPMS),  los  procesos  de  negocio  

 
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se  van  a  relacionar  con  los  sistemas  de  información  empresariales,  obteniendo  información  
en   tiempo   real   por   los   administradores   de   los   procesos.   Esto   es   de   vital   importancia,   ya   que,  
al  realizar  las  actividades  de  forma  automatizada,  se  pueden  generar  estadísticas  y  reportes  
en  los  momentos  necesarios  y  tomar  las  medidas  necesarias  cuando  se  requieran.  BPMS  es  la  
suite   de   tecnologías   BPM,   lo   que   incluye   todos   los   módulos   funcionales,   las   capacidades  
técnicas  y  la  infraestructura  de  apoyo,  integradas  en  un  único  entorno  que  realiza  todas  las  
funciones  de  la  tecnología  que  soporta  la  metodología  BPM.  
 
2.2.1    DIMENSIONES  DE  LA  METODOLOGÍA  BPM  
 
La  metodología  BPM  se  basa  en  3  dimensiones.  Estas  son:  
 

1. La   dimensión   de   Valor:   Cuando   utilizamos   e   implementamos   la   metodología   BPM,  

estamos   buscando   alinear   todos   los   procesos   de   la   organización   con   los   objetivos   y  
estrategias  definidos  por  la  gerencia.  Haciendo  esto,  buscamos  crear  más  valor  en  el  
negocio  al  que  se  dedican  las  organizaciones,  por  medio  de  la  creación  de  valor  para  
los  clientes  internos  y  externos.  
 
Se  genera  valor  para  los  clientes  internos  ya  que  la  interacción  de  los  colaboradores  
de   la   organización   es   necesaria   para   generar   el   mejoramiento   continuo   de   los  
procesos  de  negocio,  ya  que  estos  son  los  directamente  implicados  en  la  operación.  
Adicionalmente,   cuando   los   procesos   son   automatizados,   se   obtienen   menores  
tiempos   de   respuesta   y   el   flujo   de   información   es   más   eficiente,   lo   que   permite  
responder   más   rápidamente   a   los   cambios   del   mercado,   lo   que   significa   mejores  
resultados  por  parte  de  la  organización,  que  significa  mayores  outputs  o  salidas  de  los  
procesos  y  se  traducen  en  mayores  beneficios  para  el  cliente  externo.  
 
2. La   dimensión   de   la   transformación:   Cuando   hablamos   de   esta   dimensión,   hacemos  
referencia   a   la   transformación   de   insumos   (Pueden   ser   materias   primas,   solicitudes,  
personas,  etc.)  con  el  objetivo  de  que  pasen  por  una  serie  de  actividades  relacionadas  
y   con   un   orden   y   una   secuencia   lógica.   Al   realizar   este   conjunto   de   actividades,  
tenemos  un  proceso  de  negocio  y  mientras  más  efectiva  sea  esta  transformación,  con  
mayor  éxito  se  crea  valor.  
 
Por  medio  de  la  metodología  BPM,  los  procesos  de  negocio  son  más  efectivos,  ya  que  
se  fomenta  la  automatización  adaptativa  y  la  coordinación  de  personas,  información  y  
sistemas  por  medio  de  la  respuesta  y  adaptación  continua  a  eventos  en  tiempo  real.    
 
Adicionalmente,   son   más   transparentes   porque   puede   visualizar   de   forma   directa  
todos   los   elementos   del   diseño   de   los   procesos   como   el   modelo,   flujo   de   trabajo,  
reglas,  sistemas  y  participantes  así  como  su  rendimiento  en  tiempo  real.  

 
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Además,  los  procesos  de  negocio  son  más  agiles,  ya  que  la  metodología  proporciona  
agilidad  en  los  procesos  al  minimizar  el  tiempo  y  el  esfuerzo  necesarios  para  traducir  
necesidades  e  ideas  en  acción.  
 
3. La   dimensión   de   la   Capacitación:   La   dimensión   de   capacitación   es   una   de   las   más  
desarrolladas   y   potencializadas   con   esta   metodología,   ya   que   genera   en   los  
colaboradores   de   la   organización   una   cultura   de   mejoramiento   continuo,   lo   que   se  
traduce   en   mayores   conocimientos   en   los   procesos   de   negocio,   generando   no   solo  
personal   más   capacitado,   sino   fuentes   en   generación   de   ideas   en   el   mejoramiento  
continuo.  
 

Estas   3   dimensiones   se   relacionan   directamente,   ya   que   la   metodología   permite   que   las  

organizaciones  y  los  usuarios  interactúen  y  participen  activamente  en  el  desempeño  de  los  
proceso  de  negocio.  A  continuación  se  presenta  esta  relación:  
 
 

 
 
Dimensión  de  
 
Valor  
 
 
BPM  

 
Dimensión  de  la  
 
 
Transformación  
 
 
Dimensión  de  la  
 
 
Capacitación  
 
 
 
 
 
Ilustración  1  -­‐  Dimensiones  de  la  Metodología  BPM  
   
3.    ALGUNAS  VENTAJAS  DE  LA  METODOLOGÍA  BPM  
 
Teniendo  en  cuenta  lo  expuesto  anteriormente,  nos  damos  cuenta  que  la  metodología  BPM  
involucra   herramientas   de   mejoramiento   de   los   procesos   de   negocio   con   la   tecnología.  

 
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Cuando   se   realiza   esta   mezcla,   buscamos   automatizar   los   procesos   de   negocio,   obtenido  
algunas  ventajas  como:  

• Mejora  la  atención  y  servicio  al  cliente.    

• Disminuye   “drásticamente”   el   tiempo   de   transferencia   de     trabajo,   información   y  
documentos  entre  actividades.    
• Asegura  la  continua  participación  y  colaboración  de  todo  el  personal  en  el  proceso.    
• Disponibilidad  de  mecanismos  para  una  mejor  gestión  y  optimización  de  procesos.  

 
   4.    BIBLIOGRAFÍA  
 

• Laudon  &  Laudon.  Management  information  systems.  Chp.  14  (14.2).  

• Romero,  E.  Emerging  Trends  Business  Process  Management.  October  2008.  
• Bruce   Silver   Associates.   The   BPMS   value   proposition.   Industry   trend   reports.   January  
2007.  
• http://www.bpm.com/what-­‐does-­‐bpm-­‐actually-­‐mean.html  
 

 
Reseña  (resumen):    
 
Con   esta   lectura   se   da   una   breve   introducción   de   lo   que   es   la   metodología   BPM.  
Adicionalmente,  se  presenta  la  diferencia  entre  las  metodologías  existentes  en  la  actualidad  
y   que   es   lo   que   destaca   a   BPM   como   un   impacto   a   nivel   mundial.   Adicionalmente,   se  
presentan  algunas  de  las  ventajas  de  implementar  esta  metodología  para  el  mejoramiento  y  
la  automatización  de  los  procesos  de  negocio    

 
   

 
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