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RESUMEN EJECUTIVO: COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN, TENDENCIAS MODERNAS Y SU DESARROLLO

MAESTRANTE

RONAL ANDRÉS RODRÍGUEZ ROMERO

MÓDULO: SISTEMAS DE GESTIÓN PARA EDUCACIÓN MEDIADOS POR TIC

ACTIVIDAD 3.1

PROFESOR CONSULTOR

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

CVUDES
CVUDES

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

BOGOTÁ D.C.

2019
2019

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CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO

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Introducción

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Características de un sistema de información

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Contextos de ejecución de un sistema de información

8

Conclusiones

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REFERENCIAS

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Resumen: E -001

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

SISTEMAS DE GESTIÓN PARA EDUCACIÓN MEDIADOS POR TIC 2019

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN, TENDENCIAS MODERNAS EN Y DESARROLLO

RESUMEN EJECUTIVO

Introducción

Cada institución en la interna de cada procesos de gestión, busca la eficiencia

como medio de dar cuenta de sus objetivos de desarrollo, para tal fin, existen

innumerables medios o herramientas con la cuales hacer que éstos lleguen a buen

puerto.

Los sistemas de información son un cúmulos de principios que empoderan a

los miembros de cada institución enfrenten, con mayor ahínco los diversos retos de su

trasegar en el mundo actual y de la misma manera, los venideros.

Al respecto, Stair & Reynolds (2010), manifiestan que cada persona integrante

de una insititución debe pensar “…en los principios como verdades o reglas básicas

que permanecen invariables sin importar la situación y que, como tales, brindan una

poderosa guía cuando se deben tomar decisiones difíciles. (Stair & Reynolds, 2010)

Lo anterior deja ver que la puesta en marcha de cada uno de los principios de

un SI, empodera a las instituciones en la ardua tarea de resolver problemas gestados

a partir de su cotidianidad.

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Resumen: E -001

De esta manera, los SI buscan cimentar procesos y dinámicas tendientes a formar miembros de cualquier institución sobre la base de la eficiencia, a la intervención activa, a la toma de decisiones concretas y que apunten a responder a las necesidades particulares del contextos en el que éstas son creadas.

De esta manera, nos compete ahora el determinar qué elementos integran e interactúan en un SI y cómo éstos apoyan las diversas actividades de una institución.

Características de un sistema de información

En la época actual, donde los cambios a nivel social y en mayor medida los tecnológicos dar pasos agigantados, toda institución debe adaptarse a éstos sin dejar de lado su esencia pero permeándola de todo aquel aspecto que la lleva hacia la eficiencia en términos de evolución Al respecto, Mendoza, Godoy, & Mariño, (2004) manifiestan que “…a medida que crece el nivel de cambio que se pretende introducir, aumentan las posibilidades de hallar una solución novedosa y que genere una ventaja competitiva para la organización. (Mendoza, Godoy, & Mariño, 2004)

Así, podemos definir a un SI como un conjunto de aplicaciones de software que cuyo fin primario es el ejecutar procesos de negocios al interior de cualquier organización, privilegiando la automatización de la información desarrollando cada acción en una plataforma específica, la que permite el acceso a la información mediante una red.

Los sistemas de información facilitan la gestión de orden institucional, haciendo uso de herramientas sistemáticas para mejorar cada uno de sus procesos. Toda organización requiere un manejo eficiente en el manejo de datos, al igual que el procesamiento de dicha información, el análisis de los resultados y el adecuado almacenamiento de los datos.

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Resumen: E -001

Según el LEM. Sistemas de Gestión., (2019), los SI “…apoyan diversos procesos que se llevan a cabo al interior de las organizaciones, principalmente transacciones, como pagos, cobros, facturas, pedidos, entradas o salidas de almacén entre otras”. (LEM. Sistemas de Gestión., 2019). Lo anterior permite concebir a Los sistemas de información son piezas importantes y fundamentales en todas las organizaciones, apoyando procesos administrativos de diversa índole donde las Instituciones pueden centralizar sus operaciones básicas mediante una triada de procesos que incluyen: el ingreso de datos, el procesamiento de datos y finalmente la salida de datos.

Imagen 1

Operaciones básicas de un sistema de información

Imagen 1 Operaciones básicas de un sistema de información Tomado del LEM. Sistemas de Gestión.(2019) Tras

Tomado del LEM. Sistemas de Gestión.(2019)

Tras haber enunciado algunas de las bondades de los sistemas de información, en lo que atañe a las instituciones educativas, los SI se erigen como una herramienta imprescindible para interactuar con cada uno de los miembros que hacen parte de la comunidad educativa, al igual que con los usuarios o público en general, dando apertura a dinámicas de interacción donde se posibilitan, a los diferentes actores, el introducir, almacenar, analizar, tramitar y entregar información confiable de cada una de las gestiones que conforman las instituciones educativas.

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Resumen: E -001

Es importante establecer la función de los criterios generales de los sistemas de información y evaluar cómo funciona cada uno de ellos como parte integral de una estrategia de gestión institucional. Para tal fin, se toma como referencia, el documento Reflexiones acerca de los sistemas de información universitarios ante los desafíos y cambios generados por los procesos de evaluación y acreditación, de Barcos (2008), donde se detallan los criterios fundamentales para cimentar un buen SI.

Tabla 1 Criterios para el diseño de un SI (Parte 1)

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Criterios generales para guiar el diseño

Criterio

Descripción

Economía o Costo

La utilidad que la información tiene para la organización. El costo de producir una información no debe ser superior al beneficio esperable de su utilización

Utilidad

Toda salida de un sistema de información debe satisfacer una necesidad y debe ser considerada innecesaria mientras no se compruebe su utilidad.

Oportunidad

Momento en que la información se halla disponible. La información es necesaria, tiene valor, en un momento determinado. La información debe estar disponible en el momento en que se la requiera.

Corrección

Adecuación de la información con la decisión que se ha de adoptar. Es la precisión necesaria para mantener el valor de la decisión basada en la información suministrada.

Relevancia

Significación relativa que una información debe tener para la decisión. Una información con datos no significativos no sirve para actuar, se requieren datos relevantes.

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Tabla 2 Criterios para el diseño de un SI (Parte 2)

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Criterios generales para guiar el diseño

Criterio

Descripción

Comprensibilidad

Información clara. Se deben evitar problemas de sofisticación en exceso; muchas veces demostrable. No se debe olvidar que el destinatario de la información debe encontrarse siempre en condiciones de comprenderla y, así, poderla utilizar con todas sus virtudes.

Excepción

Aquello que se separa de la norma o de la condición general de su especie. La información que debe llegar a los niveles de decisión es la excepcional pues, de otra manera, su volumen torna imposible su lectura y análisis.

Comparabilidad

Valor de la información, respecto de la decisión, se incrementa notablemente mediante la referencia de la misma con los objetivos que hacen a la decisión.

Flexibilidad

Adaptabilidad a los cambios del sistema-objeto o de referencia. Este requisito está indisolublemente vinculado con la satisfacción de las cambiantes necesidades de información de los administradores y de la organización toda.

Confiabilidad

Información debe ser lo suficientemente confiable como para adoptar decisiones basadas en ella. Datos primarios confiables y sus sucesivas transformaciones, lo que significa que no deben contener o introducir errores derivados de factores conocidos. La calidad de un sistema de información está determinada, en buena parte, por la calidad de sus datos primarios.

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Tabla 3 Criterios para el diseño de un SI (Parte 3)

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Criterios generales para guiar el diseño

Criterio

Descripción

Disponibilidad

Acceso a la información siempre que sea necesario. Esta posibilidad debe ser considerada cuando se realizan cambios de versiones o actualizaciones por las cuales se pierde información implicando graves pérdidas económicas

Seguridad

Niveles de acceso a los sistemas en función del puesto del usuario en la estructura de la organización. Debe considerarse siempre la seguridad física de la información, (pérdida por desastres naturales, sabotajes, etc.), el uso fraudulento de la misma y la confidencialidad y protección de la intimidad de clientes, ciudadanos y empleados.

Contextos de ejecución de un sistema de información

Un aspecto, que se enunció previamente es el relacionado con las actividades básicas de los sistemas de información. Es necesario que las I.E procedan a un buen manejo sistemático a todo este flujo de información producto de sus actividades estratégicas, claves y de apoyo para cumplir con eficiencia y transparencia, el intercambio de la información que es almacenada en sus archivos.

Para tal fin, un agente regulador como El Ministerio de Educación debe buscar a toda costa, mejorar y fortalecer los sistemas de información del sector educativo en todos sus niveles, con el fin de obtener datos de gran relevancia como las estadísticas confiables y oportunas que permitan conocer el estado de la educación y facilite la toma de decisiones en aras de la mejora de los procesos institucionales.

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Resumen: E -001

El poseer una base sólida de sistemas de información contribuye a la transformación y modernización del sector, y son una estrategia dentro de la política de Eficiencia trazada en la Revolución Educativa de cada Gobierno.

Lo anterior surge de un símil hecho entre la función que ejerce un MPR (Manufacturing Resoure Planning), que referencia Mendoza, P. (2006) como un sistema “…enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. (Mendoza, P. ,

2006).

De esta manera, al igual que las empresas, las instituciones educativas deben garantizar el aprovechamiento de la información que surge de cada una de sus actividades con lo cual se clarifica, en gran medida, la situación institucional en cada una de sus dimensiones de gestión.

En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí apoyan o dan forma a la estructura competitiva de las instituciones educativas o de las empresas.

A lo largo de este documento se ha hecho claridad sobre el enfoque tradicional de los SI, el cual se ciñe a las etapas claramente definidas como: Requerimiento o especificación, análisis, diseño, implementación y puesta en marcha. A continuación se abordará un tipo de enfoque que enriquece igualmente la gestión procedimental de estos sistemas.

Existe un enfoque prototipo cuyo software se propone el identificar mejor los requerimientos y funcionalidad de las aplicaciones informáticas o el lenguaje Unificado de modelado (UML) como lenguaje gráfico que visualiza, especifica, construye y documenta un sistema incluyendo aspectos conceptuales como procesos de negocios, funciones del sistema o esquemas de bases de datos.

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Resumen: E -001

Veamos un ejemplo de esta propuesta de lenguaje gráfico proveniente del estudio registrado en el análisis Medición del bienestar y progreso social: una perspectiva de desarrollo humano creado por De la Torre, (2011)

Imagen 2

Lenguaje Unificado de modelado UML

la Torre, (2011) Imagen 2 Lenguaje Unificado de modelado UML Tomado de internet.contenidos.inegi.org.mx (2011) Sin

Tomado de internet.contenidos.inegi.org.mx (2011)

Sin importar cuál sea el Sistema de Información elegido, éste debe tener como propósito la eficiencia en el manejo de la información de la mano el control efectivo de las actividades institucionales, la integración de nuevas tecnologías, el incremento de la efectividad de operación, el aumento de la capacidad competitiva, la disponibilidad de mayor y mejor información en el menor tiempo, la disminución de errores y tiempo y la comparación.

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Resumen: E -001

Es claro que el conjunto de beneficios y oportunidades que traen consigo los SI brindan un panorama positivo, pero no se debe dejar de lado, el analizar algunas de sus desventajas, en las que se cuenta el tiempo que se puede tardar su implementación, pues no es cuestión de un par de días en disminuir la resistencia que se puede encontrar en algunos miembros de la comunidad educativa, al igual que los problemas de orden técnicos o las fallas en el hardware y en software de uso cotidiano en la institución o empresa.

Por otro lado, la meta de consolidación, de automatización y modernización de los sistemas de Información demandan una variable de enorme relevancia para que su funcionalidad se garantice y ella es el Recurso Humano pues de este recursos es que hacen parte las personas encargadas de operar los equipos de cómputo, de analizar la información resultante de las diversas gestiones y procesos, de programar y operar los sistemas de información, al igual que mediar entre los miembros de cada institución y los usuarios finales que son educandos o clientes, quienes generan el requerimiento de la información.

Lo anterior debe sumarse a los equipos físicos dado que en éstos, se procesa la información siendo estos dispositivos como: memorias, computadores que cumplen la función de dispositivos de entrada, almacenamiento y dispositivos de salida de la información, etc. La armonía en la dicotomía que plantea tanto el recurso humano como la logística inmersa en cada proceso de un SI, es lo que garantiza el éxito de cada iniciativa de mejora en la eficiencia de las diversas gestiones institucionales.

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Resumen: E -001

En relación con las iniciativas gubernamentales para una idónea aplicación de los Sistemas de información, el M.E.N implementa sistemas que soportan e incentivan el mejoramiento educativo con programas como el SIGCE, el SIMAT, EL SISTEMA LOGICO Y HUMANO, cuya función es gestionar la información de todas las instituciones educativas del país y de esta manera poseer acceso y control de la información a nivel nacional. Estos programas mantienen una auditoría constante a cada proceso institucional en cada claustro educativo, dinámica que evita las demoras que ocasionan los intermediarios en la obtención de la información.

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Conclusiones

Los SI se presentan como una herramienta poderosa para la gestión educativa o empresarial. En relación con el ámbito educativo se hace perentorio que todas las instituciones posean entre sus prioridades el transformar y modernizar los canales de recepción, desarrollo, análisis y entrega de la información. Claramente los SI son un pilar de gestión institucional que brinda herramientas sistemáticas para el mejoramiento continuo en la prestación del servicio

Es indispensable apoyar los objetivos y estrategias de la organización o institución, mediante el suministro de información necesaria para garantizar su funcionamiento. Una buena gestión en su manejo permite encerrar desde la actividad rutinaria hasta aquella necesaria para el proceso de planificación a largo plazo y para implementar procesos de auto evaluación y evaluación externa.

Gran parte del éxito de los SI radican en el facilitar, simplificar o realizar automáticamente procesos que otrora se realizaban de forma manual, adaptándose así, las necesidades de manejo de información y a la evolución de la organización en sí.

Cuando se entra al campo de la evaluación de los SI, la calidad e importancia de los datos se asegura si se emplean los filtros adecuados, al igual que las jerarquías de organización que posibiliten la racionalización de los recursos y el consiguiente beneficio operativo e institucional.

Finalmente, el procesamiento de la información debe ser un proceso donde se asegure el no corromperla o transformarla, de tal manera que le sea útil al usuario actual y al futuro para satisfacer sus necesidades.

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REFERENCIAS Barcos, S. J. (20 de Enero de 2008). Reflexiones acerca de los sistemas de información universitarios ante los desafíos y cambios generados por los

Obtenido de

procesos de evaluación

http://www.scielo.br/pdf/aval/v13n1/a12v13n1.pdf

y

acreditación.

De la Torre, R. (2011). Medición del bienestar y progreso social: una perspectiva de

de

desarrollo

humano

Obtenido

.

http://internet.contenidos.inegi.org.mx/contenidos/productos/prod_serv/conteni

dos/espanol/bvinegi/productos/integracion/especiales/revista-

inter/RevistaDigital2/RDE_02_2e.html

LEM. Sistemas de Gestión. (2019). Sistemas de Gestión: para Educación, Mediados

https://aulavirtual-

por

TIC.

Obtenido

de

eew.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/contenido_LEM.html#pdf

Mendoza, E., Godoy, M., & Mariño, S. (2004). Prototipo de sistema de información transferible a Instituciones de Formación Docente. Estudio de casos con herramientas de análisis estructurado. Obtenido de https://aulavirtual-

eew.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3/1.p

df

Mendoza, P. , H. J. (2006). Introducción a los sistemas de información. Obtenido de

https://aulavirtual-

eew.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3/3.p

df

Stair, R. M., & Reynolds, G. W. (2010). Principios de sistemas de información: Un enfoque administrativo. México, D.F.: Cengage Learning.