Manual Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo PDF

© José Ignacio Ibarra Sixto
© thinkstockphotos.es
© Edita: EDITORIAL CEP S.L.
C/ Dalia nº 20. Polígono El Lomo
28970 Humanes de Madrid (Madrid)
Tlf. 91 6094176
Edición: Abril
ISBN papel: 978-84-681-4938-7 / ISBN pdf: 978-84-681-5075-8
Depósito Legal: M-11846-2013
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C/ Violeta nº 19. Polígono El Lomo
28970 Humanes de Madrid (Madrid)
Tlf. 91 609 4176
MANUAL
Aplicaciones informáticas de
hojas de cálculo (Transversal)
(UF0321)
50 HORAS DE FORMACIÓN
Marta Sánchez Gómez
editorialcep
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AUTOR
José Ignacio Ibarra Sixto
Ingeniería Industrial (superior) en el I.C.A.I. (Universidad Pontificia de

Comillas, Madrid), especialidad Electrónica y Automática
Preparador de oposiciones en contenidos sobre Microsoft Office

para Auxiliares Administrativos
Profesor de Ofimática y Tecnología para Primaria, Secundaria, Universidad y

Oposiciones
PRESENTACIÓN
DEL MANUAL
La cualificación profesional es el “conjunto de competencias con significación en el
empleo que pueden ser adquiridas mediante formación modular u otros tipos de
formación, así como a través de la experiencia laboral” (Ley 5/2002 de las
Cualificaciones y de la Formación Profesional).
Cada certificado se organiza en unidades de competencia, siendo éstas el agregado
mínimo de competencias profesionales susceptibles de reconocimiento y acreditación
parcial.
Este manual “Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo”, está basado en los
contenidos de la unidad formativa UF0321, asociado a la siguiente Unidad de
Competencia: “UC0233_2: Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la
información y la documentación”, según el Real Decreto 1210/2009 y 645/2011.
CERTIFICADOS DE PROFESIONALIDAD
MÓDULO FORMATIVO: OFIMÁTICA
¶ Nivel: 3
¶ Código: MF0233_2 (Transversal)
¶ Certificados de profesionalidad en los que se incluye:
¶ Gestión integrada de recursos humanos (ADGD0208). Nivel: 3
¶ Actividades administrativas en la relación con el cliente (ADGG0208).
Nivel: 2
¶ Gestión Contable y Auditoría (ADGD0108). Nivel: 3
¶ Financiación de Empresas (ADGN0108). Nivel: 3
¶ Unidad de Competencia UC0233_2 Manejar aplicaciones ofimáticas en la
gestión de la información y la documentación
¶ Horas: 190
UNIDAD FORMATIVA: APLICACIONES INFORMÁTICAS DE HOJAS DE

CÁLCULO
¶ Nivel: 3
¶ Código: UF0321 (Transversal)
¶ Horas: 50
ÍNDICE
UNIDAD FORMATIVA UF0321: APLICACIONES INFORMÁTICAS
DE HOJAS DE CÁLCULO
TEMA 1 CONCEPTOS GENERALES Y CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE

LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO ....................................................15
- Instalación e inicio de la aplicación

- Configuración de la aplicación
- Entrada y salida del programa
- Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo
- Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo
- Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la
hoja de cálculo, etc.)
TEMA 2 DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO..............................23
- Mediante teclado
- Mediante ratón
- Grandes desplazamientos
- Barras de desplazamiento
TEMA 3 INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO ....................25
- Tipos de datos
- Numéricos
- Alfanuméricos
- Fecha/hora
- Fórmulas
- Funciones
TEMA 4 EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO ................29
- Selección de la hoja de cálculo

- Modificación de datos
- Inserción y eliminación
- Copiado o reubicación
TEMA 5 ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE UN LIBRO ....................37
- Creación de un nuevo libro

- Abrir un libro ya existente
- Guardado de los cambios realizados en un libro
- Creación de un duplicado de un libro
- Cerrado de un libro
TEMA 6 OPERACIONES CON RANGOS ......................................................39
- Relleno rápido de un rango

- Selección de varios rangos (rango múltiple, rango tridimensional)
- Nombres de rangos
TEMA 7 MODIFICACIÓN DE LA APARIENCIA DE UNA HOJA DE CÁLCULO ......43
- Formato de celda
- Anchura y altura de las columnas y filas
- Ocultando y mostrando columnas, filas u hojas de cálculo
- Formato de la hoja de cálculo
- Cambio de nombre de una hoja de cálculo
- Formatos condicionales
- Autoformatos o estilos predefinidos
TEMA 8 FÓRMULAS ....................................................................................55
- Operadores y prioridad
- Escritura de fórmulas
- Copia de fórmulas
- Referencias relativas, absolutas y mixtas
- Referencias externas y vínculos
- Resolución de errores en las fórmulas
TEMA 9. FUNCIONES ................................................................................61
- Funciones matemáticas predefinidas en la aplicación de hoja de

cálculo
- Reglas para utilizar las funciones predefinidas
- Utilización de las funciones más usuales
- Uso del asistente para funciones
TEMA 10 INSERCIÓN DE GRÁFICOS, PARA REPRESENTAR LA INFORMACIÓN

CONTENIDA EN LAS HOJAS DE CÁLCULO..................................................67
- Elementos de un gráfico
- Creación de un gráfico
- Modificación de un gráfico
- Borrado de un gráfico
TEMA 11 INSERCIÓN DE OTROS ELEMENTOS DENTRO DE UNA HOJA DE

CÁLCULO ..................................................................................................75
- Imágenes
- Autoformas
- Textos artísticos
- Otros elementos
TEMA 12 IMPRESIÓN..................................................................................77
- Zonas de impresión
- Especificaciones de impresión
- Configuración de página
TEMA 13 TRABAJO CON DATOS ................................................................81
- Validaciones de datos
- Creación de tablas o listas de datos
- Ordenación de lista de datos, por uno o varios campos
- Uso de Filtros
- Subtotales
TEMA 14 UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE REVISIÓN Y TRABAJO CON

LIBROS COMPARTIDOS ..............................................................................89
- Inserción de comentarios
- Control de cambios de la hoja de cálculo
- Protección de una hoja de cálculo
- Protección de un libro
- Libros compartidos
TEMA 15 IMPORTACIÓN DESDE OTRAS APLICACIONES DEL PAQUETE

OFIMÁTICO ..............................................................................................93
- Con bases de datos

- Con presentaciones
- Con documentos de texto
TEMA 16 PLANTILLAS Y MACROS ..............................................................95
- Creación y uso de plantillas

- Grabadora de macros
- Utilización de macros
LO QUE HEMOS APRENDIDO ......................................................................................97

TEMA 1 Conceptos generales
Unidad y características
fundamentales de la
aplicación de hoja de cálculo
TEMA 2 Desplazamiento por
Formativa la hoja de cálculo

TEMA 3 Introducción de datos
en la hoja de cálculo
TEMA 4 Edición y
UF0321: modificación de la hoja de

cálculo
TEMA 5 Almacenamiento y
recuperación de un libro
TEMA 6 Operaciones con
Aplicaciones rangos
TEMA 7 Modificación de la
apariencia de una hoja de
informáticas de cálculo
TEMA 8 Fórmulas
TEMA 9 Funciones
hojas de cálculo TEMA 10 Inserción de

gráficos, para representar la
información contenida en las
hojas de cálculo
TEMA 11 Inserción de otros
elementos dentro de una hoja
de cálculo
TEMA 12 Impresión
TEMA 13 Trabajo con datos
TEMA 14 Utilización de las
herramientas de revisión y
trabajo con libros compartidos
TEMA 15 Importación desde
otras aplicaciones del paquete
ofimático
TEMA 16 Plantillas y macros
OBJETIVOS:
• Utilizar hojas de cálculo
con habilidad utilizando
las funciones habituales en
todas aquellas actividades
que requieran tabulación y
tratamiento aritmético-
lógico y/o estadístico de
datos e información, así
como su presentación en
gráficos.
8
tema 1
´ Entrada y salida del
programa
´ Descripción de la pantalla
del tratamiento de textos
(Interface)
´ Ventana de documento
´ Barra de estado
´ Ayuda de la aplicación de
tratamiento de textos
´ Barra de herramientas
Estándar
OBJETIVOS:
• Conocer las características
fundamentales de un pro-
grama de tratamiento de
textos
Una hoja de cálculo es una aplicación informática cuyo objetivo es la ma-

nipulación de datos numéricos y de texto dispuestos en forma de tablas
(celdas intersección de filas y columnas), permitiendo realizar todo tipo
de fórmulas y funciones sobre esos datos.
La cantidad de posibilidades que ofrecen las hojas de cálculo modernas
es enorme, desde la suma de los valores de una celda o la ordenación de
unos datos hasta funciones de análisis estadístico y dibujo de gráficas. Tam-
bién se usan por su versatilidad para elaborar bases de datos sencillas. Su
uso es fundamental en las oficinas actuales para llevar la contabilidad y
elaborar informes.
Entre las hojas de cálculo más populares en el mercado tenemos Gnome
Gnumeric, iWork Numbers, KOffice KSpread, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel,
OpenOffice.org Calc, y muchas otras, de todas las cuales existen diversas
versiones. En el presente manual trataremos la más popular de todas ellos
en entornos de oficina: MICROSOFT EXCEL 2003, integrado en el paquete
ofimático Microsoft Office 2003, sobre Microsoft Windows XP. Otras versiones
y programas tienen un manejo análogo.
1. INSTALACIÓN E INICIO DE LA
APLICACIÓN
Para poder usar Microsoft Excel 2003 (en adelante nos referiremos a este pro-
grama simplemente como “Excel”) es necesario instalar previamente el pro-
grama. Normalmente ya tendremos Excel instalado, sea porque venía
instalado con el equipo, sea porque ha sido instalado por el servicio técnico
de la empresa o entidad en la que estemos; en caso contrario debemos utili-
zar los discos de instalación y seguir las instrucciones que se nos indiquen.
2. CONFIGURACIÓN DE LA
APLICACIÓN
No suele ser necesaria una configuración especial de Excel antes de empezar
a trabajar con el programa; la instalación por defecto de la aplicación suele
incluir todo lo necesario. En todo caso, desde el menú Herramientas / Op-
ciones y Herramientas / Personalizar podremos configurar las distintas op-
ciones de Excel a nuestro gusto.
3. ENTRADA Y SALIDA DEL

PROGRAMA
Una vez arrancado el ordenador, la forma de entrar en Excel depende de
cómo lo tengamos instalado en el ordenador. Es habitual que exista un icono
de acceso directo en el Escritorio o bien en la Barra de inicio rápido. En caso
Acceso directo contrario, desplegamos el menú Inicio de la barra de tareas de Windows, y
en el escritorio pinchamos en Todos los programas. Una vez ahí, o bien aparece directa-
mente el acceso directo a Excel, o accedemos al mismo a través del menú
Microsoft Office. Sea como fuere, para entrar en Excel basta hacer doble clic
sobre su acceso directo.
Una vez terminemos de trabajar con Excel, para salir del programa podre-
Acceso directo mos:
en el menú Inicio
- Seleccionar el menú Archivo / Salir.
- Hacer clic en el botón cerrar (la "X" roja) de la Barra de título de Excel.
- Pulsar la combinación de teclas Alt+F4 (como con cualquier otra venta-
na de Windows).
Acceso directo en - En la Barra de tareas de Windows (la barra inferior de color azul), botón
la barra de inicio Rápido derecho sobre Excel, y seleccionar Cerrar.
Tema 1 / pg. 16 Conceptos generales y características fundamentales...

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4. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE LA
APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO
El aspecto que ofrece la pantalla inicial de Excel puede variar dependiendo de la configuración del pro-
grama, ya que Excel permite personalizar diversos aspectos. En general tendrá un aspecto similar a éste:
Las distintas barras de título, estado, menú y herramientas son similares a cualquier otra aplicación de Of-
fice (nos remitimos a la explicación que se dio para Microsoft Word y nos centraremos en los aspectos es-
pecíficos de Excel). Muchas de ellas ya son conocidas como la Barra estándar, la de formato o incluso la
de WordArt. También puede desplegarse el Panel de tareas en la parte derecha de la ventana, igual que
en Word.
Destaca una nueva barra fundamental en Excel: la Barra de fórmulas, donde introduciremos las fórmulas
de cada celda. A la izquierda de la Barra de fórmulas podemos ver la referencia de la celda activa.
Los documentos de Excel se denominan libros, y se guardan como archivos con extensión “.xls”. Cada
libro está compuesto de una o varias hojas, las hojas de cálculo propiamente dichas; podemos tener hasta
255 hojas en un mismo libro. En un mismo libro suele haber hojas relativas a los mismos datos, con el fin
de sistematizar el trabajo. En la parte inferior izquierda de la ventana se encuentra la solapa de hojas,
donde podemos cambiar de una a otra haciendo clic sobre ellas. También se puede pasar de una hoja a
otra con la combinación de teclas Control+RePág y Control+AvPág.
Las flechas a la izquierda de la solapa de hojas sirven para navegar por las distintas hojas de cálculo del
libro, y permiten ir a la primera hoja, la hoja anterior a la actual, la siguiente o la última.
Con doble clic sobre el nombre de la hoja podemos cambiar su nombre (hasta 31 caracteres). Con el botón
derecho sobre el nombre de la hoja también podemos cambiar el nombre, el color de la etiqueta de la
hoja (color de la solapa), o bien acceder a acciones de copiar, mover y eliminar la hoja.
UF0321 / Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo pg. 17

´
El resto de barras de herra- Pinchando y arrastrando en las solapas de hojas podemos cambiar su orden.
mientas de Excel, accesibles
desde el menú Ver y Ver / Ba- En cada hoja tenemos una cuadrícula (la hoja de cálculo) compuesta por filas
rras de herramientas, son las y columnas. Las filas (horizontales) se indican con números (1, 2, 3… hasta
siguientes: 65536 filas como máximo). Las columnas (verticales) se indican con las letras
del abecedario inglés (A, B, C… X, Y, Z, AA, AB, AC… IU, IV; 256 columnas
como máximo). Estos números y letras se indican en los encabezados de fila
y encabezados de columna, respectivamente.
La intersección de una fila y una columna forma una celda. Para referirse a
una celda, se utiliza la letra de su columna seguida del número de su fila.
Así, la celda intersección de la primera fila y la primera columna es A1, la de
la segunda fila y la tercera columna es C2, y así sucesivamente.
La celda activa o foco de entrada se identifica porque está rodeada por una
línea más gruesa que el resto de las celdas, y sobre todo porque en los enca-
bezados de fila y columna se sombrean en color azul los rótulos correspon-
dientes a la fila y columna activas. Las líneas entre las celdas son referencias
para que el usuario distinga las mismas (de hecho, se puede configurar Excel
para que no aparezcan, en Herramientas / Opciones, solapa “Ver”, desmarcar
“Líneas de división”), ni éstas ni la línea que marca la celda activa saldrán al
imprimir.
Un rango de celdas es un grupo de celdas, adyacentes o no. Como veremos,
los rangos se utilizan en muchas fórmulas y funciones, y se identifican de la
siguiente forma:
- Para celdas adyacentes, se separan con ":" las referencias a las celdas
superior izquierda e inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:B3 son
las celdas de las dos primeras columnas y las tres primeras filas.
- Para celdas no adyacentes, se separan sus referencias con ";". Por ejem-
plo: A5; B6; C2.
- Se pueden combinar en un rango referencias a celdas adyacentes y no
adyacentes, separándolas siempre con un ";". Por ejemplo: A1:B3; A5;
B6; C2:C5.
En caso de estar activo el rango, se sombrean en los encabezados de fila y
columna todos los correspondientes al rango activo.
Veremos también que en Excel las celdas de un rango se pueden combinar
a efectos de presentación; en ese caso la referencia de la celda es la de la
celda superior izquierda que correspondería si las celdas no estuvieran com-
binadas.
Una región de datos es un conjunto de celdas (en filas, en columnas o una
combinación de ambas) que contienen datos (no están vacías), delimitada
por celdas vacías o por los propios bordes de la hoja de cálculo. Excel detecta
automáticamente las regiones de datos frente a las regiones vacías, tanto para
movimientos de la celda activa como para definir automáticamente los ran-
gos de algunas funciones. Por ejemplo, al ejecutar la función “Autosuma”
debajo de una columna de datos, Excel detecta automáticamente toda la co-
lumna de datos y la introduce como argumento de la función.

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5. AYUDA DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE
CÁLCULO
Con la opción “?” de la Barra de menú, o bien pulsando la tecla F1, Excel ofrece una completa ayuda te-
mática, con ejemplos incluidos. En Contenido tenemos toda la ayuda estructurada en forma de árbol, en
el Índice se puede localizar la función o tarea de la que queremos obtener ayuda, y en el Asistente dispo-
nemos de un buscador que permite dar respuesta a las dudas más habituales acerca del funcionamiento
del programa. El buscador también está disponible a la derecha de la Barra de menú, en la casilla “Escriba
una pregunta”.
Existe otro tipo de ayuda en Windows: la ayuda contextual. Al pasar el ratón por encima de un icono o de
otra herramienta cualquiera, y dejarlo quieto unos segundos (sin pulsar nada), aparece un pequeño recua-
dro de color amarillo indicando la función que realiza. Esta opción es muy útil para navegar por los dis-
tintos iconos de las barras de herramientas.
Ayuda contextual
Además, en algunos menús de Windows se puede obtener ayuda acerca de un comando determinado
pulsando el botón derecho del ratón sobre la herramienta correspondiente; saldrá un
mensaje emergente “¿Qué es esto?” que al pulsarlo ofrece ayuda contextual (mensaje en
color amarillo).
6. OPCIONES DE VISUALIZACIÓN (ZOOM, VISTAS,

INMOVILIZACIÓN DE ZONAS DE LA HOJA DE
CÁLCULO, ETC.)
Podemos aumentar o disminuir el zoom aplicado en la hoja de cálculo desde el menú Ver / Zoom. La op-
ción “Ajustar la selección a la ventana” aplica automáticamente el porcentaje de zoom más adecuado
para ver en pantalla todo el rango seleccionado.

También podemos cambiar el zoom desde la Barra de herramientas están-
dar:
Porcentaje de zoom
Y al igual que con otros programas de Office, manteniendo pulsado Control

mientras se mueve la rueda del ratón se cambia el porcentaje de zoom.
En cuanto a las vistas, Excel no tiene la variedad de vistas que ofrecía Word,
ya que aunque las hojas de cálculo pueden ser imprimidas, el concepto de
“hoja” es más difuso, ya que el objetivo más importante de la hoja de cálculo
es calcular, no imprimir. Accedemos a las principales vistas desde el menú
Ver:
- Normal: Se muestra toda la hoja de cálculo, tanto las celdas rellenas como
las vacías.
- Vista previa de salto de página: Se muestra únicamente la parte de la hoja
de cálculo que va a ser imprimida; el resto de la hoja sale sombreada.
También sale un texto como marca de agua indicando la página. Desde
esta misma vista, se puede configurar la posición de los saltos de página,
pinchando y arrastrando en las líneas azules de salto de página.
Vista normal
Vista previa de salto de página

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Desde el menú Archivo / Vista preliminar, o desde el botón correspondiente de la Barra de herramientas
estándar, podemos acceder a una previsualización de cómo va a quedar el documento una vez salga por
la impresora.
Botón “Vista preliminar”
Esta vista preliminar es similar a la vista previa de salto de página, pero en la vista preliminar no se puede
editar y tampoco se ven las líneas entre las celdas. Además, en la vista preliminar aparecerán los encabe-
zados y pies de página, mientras que en la vista previa de salto de página no.
Por último, podemos inmovilizar algunas filas y columnas de la hoja de cálculo para que siempre aparez-
can en pantalla. Cuando tenemos muchas filas o columnas, puede interesarnos que la fila o filas de título,
o la primera columna, aparezcan siempre en la ventana actual. Para ello, situamos el cursor en la celda
siguiente a aquella fila y columna que queremos inmovilizar y pulsamos Ventana / Inmovilizar. Por ejem-
plo, si el cursor está en la celda A2, al inmovilizar aparecerá siempre la fila 1 en pantalla; si el cursor está
en B1, la primera columna; si está en B3, la primera columna y las dos primeras filas, y así sucesivamente.
Volviendo a pulsar en el menú Ventana / Movilizar se vuelven a ver todas las celdas normalmente.
Otra opción de visualización, especialmente útil para hojas de cálculo muy extensas, es la opción
Ventana / Dividir, que divide la ventana activa en cuatro zonas, para poder ver diversas zonas de
la hoja de cálculo simultáneamente. Pinchando y arrastrando en la barra gris que aparece entre
las ventanas podemos redimensionar los tamaños de las divisiones. Ventana / Quitar división deja una
única zona de edición.
Vista preliminar

tema 2
´ Mediante teclado
´ Mediante ratón
´ Grandes desplazamientos
´ Barras de desplazamiento
OBJETIVOS:
• Estudiar cómo se produce
el desplazamiento por la
hoja de cálculo
1. MEDIANTE TECLADO
Para moverse por las celdas podemos utilizar los cursores del teclado.
Cada pulsación de teclado lleva a la celda siguiente que indique la direc-
ción de la flecha (arriba, abajo, izquierda, derecha). Hay que tener en
cuenta, sin embargo, que al editar el contenido de una celda los cursores
sólo desplazan el punto de inserción dentro de la celda, habrá que finalizar
la edición (pulsando Intro, por ejemplo) para poder volver a utilizarlos
como medio de desplazamiento entre las celdas.
Al igual que ocurría en Word, en Excel el Tabulador desplaza la celda ac-
tiva a la derecha (celda siguiente), y Mayúsculas+Tabulador a la izquierda
(celda anterior). La tecla Intro también sirve para desplazar la celda activa
hacia abajo, y Mayúsculas+Intro hacia arriba. Es indiferente usar para los
desplazamientos estas teclas o los cursores, pero en ordenadores portátiles
(sin teclas de cursores separadas) puede resultar más útil manejar Tabulador
e Intro que activar y desactivar el teclado numérico para poder usar los
cursores.
2. MEDIANTE RATÓN
El puntero del ratón es la forma más sencilla de desplazarse por la hoja de
cálculo: basta hacer clic en una celda para convertirla en la celda activa.
También podemos utilizar la rueda del ratón para desplazarnos vertical-
mente por la hoja de cálculo.
Además, podemos usar el ratón para desplazarnos por las distintas hojas de
cálculo del libro, haciendo clic en las solapas correspondientes. También po-
demos usar las flechas a la izquierda de las solapas para ir a la primera hoja,
la anterior, la siguiente y la última, respectivamente. Pinchando con el botón
derecho del ratón sobre estas flechas obtenemos una lista de hojas, y ha-
ciendo clic con el ratón vamos directamente a la hoja que seleccionemos.
Navegación por las hojas de cálculo de un libro
3. GRANDES DESPLAZAMIENTOS
Para movernos entre las hojas de cálculo podemos usar también las combi-
naciones de teclas Control+RePág y Control+AvPág, que nos permiten des-
plazarnos a la hoja anterior y siguiente, respectivamente.
RePág y AvPág retroceden y avanzan tantas filas como se visualicen en la
pantalla; esto es, si se ve de la fila 30 a la 50, al pulsar AvPág se verá a partir
de la fila 51.
Alt+RePág y Alt+AvPág retroceden y avanzan tantas columnas como se vi-
sualicen en la pantalla; esto es, si se ve de la columna D a la J, al pulsar
Alt+AvPág se verá a partir de la columna K.
Pulsando simultáneamente Control y las teclas del cursor se desplaza la celda
activa a los extremos de la región de datos actual (recordemos que una región
de datos son celdas no vacías, separadas de otros datos por celdas vacías o
por los bordes de la hoja).
La tecla Inicio va a la primera columna de la hoja, en la fila actual.
Control+Inicio va a la primera celda de la hoja (A1). Si la celda activa es la
celda K5, al pulsar Inicio la nueva celda activa será A5; en cambio,
Control+Inicio irá a la celda A1.
La tecla Fin por sí sola no hace nada en la hoja de cálculo de Excel (salvo al
editar una celda, que irá al final de la misma). En la hoja de cálculo, al pulsar
Fin y después uno de los cursores, la celda activa se desplaza hasta el límite
de la región de datos activa, en la dirección indicada por el cursor; por ejem-
plo, si la celda activa está en la mitad de una columna de cifras, Fin, Arriba
lleva el cursor a la primera celda de esa columna, y Fin, Abajo a la última
celda de esa columna de cifras; nótese que no se pulsan simultáneamente
Téngase en cuenta que sino secuencialmente: primero Fin, luego el cursor.
estos desplazamientos
no cambian la celda ac- Control+Fin (esta vez sí, pulsados simultáneamente) va a la última celda uti-
tiva, sólo nos permiten lizada en la hoja de cálculo.
visualizar otras zonas de
la hoja. La combinación
Control+Retroceso
muestra la celda activa
4. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
(o el rango activo) en En la parte derecha e inferior de la hoja de cálculo tenemos las Barras de des-
pantalla; esta opción es plazamiento vertical y horizontal, respectivamente. Pinchando en las peque-
útil si mediante las barras
de desplazamiento esta- ñas flechas negras avanzamos una celda en la dirección indicada. Pinchando
mos visualizando otra y arrastrando con el ratón en los deslizadores de la barra podemos navegar
zona de la hoja de cál- libremente por las mismas, hasta soltar el ratón.
culo, y deseamos volver
a la celda que estábamos
editando.
Tema 2 / pg. 24 Desplazamiento por la hoja de cálculo

tema 3
´ Mediante teclado
´ Mediante ratón
´ Grandes desplazamientos
´ Barras de desplazamiento
OBJETIVOS:
hoja de cálculo
Para introducir un dato, o incluso una fórmula, en una hoja de cálculo de

Excel, basta situar la celda activa en la posición que deseemos, y empezar
directamente a escribir texto, números o los símbolos necesarios (el “=”
para una fórmula, por ejemplo).
También podemos pulsar F2 para acceder al modo de edición de la celda.
En la Barra de fórmulas aparece el contenido de la celda editado, lo cual
nos facilita su visualización aunque el zoom, el formato o el tipo de letra
no permita ver con claridad ese contenido.
1. TIPOS DE DATOS
El contenido de una celda pueden ser datos (números o textos), o bien una
fórmula o función sobre esos datos.
Excel no exige un control de los datos tan estricto como Access; por ejem-
plo, en Excel se pueden introducir cadenas de texto en celdas destinadas
a contener números, con el único riesgo de que alguna fórmula o función
dé error; Access no lo permitiría.
2. NUMÉRICOS
En Excel los números contienen las cifras introducidas con el teclado o el
teclado numérico, que pueden incluir una única coma decimal (“,” en Es-
paña; no sirve el apóstrofo ni ningún otro símbolo) y uno o varios puntos
separadores de millares, millones… (“.” en España). Es importante no con-
fundir la coma decimal con los puntos separadores de millares; de hecho, si
introducimos las cifras con un teclado numérico, el punto de ese teclado in-
troduce en Excel una coma decimal (téngase en cuenta que en otros países
los decimales se separan con puntos, no con comas).
En realidad Excel almacena los números sin puntos separadores, y guarda
únicamente los decimales significativos (si escribimos “3,00” sólo guardará
“3”). Al formatear las celdas (véase el apartado correspondiente) podremos
visualizar los números con los decimales y separadores que deseemos.
Independientemente 3. ALFANUMÉRICOS
de los formatos que
Excel permite escribir cualquier texto, así como combinaciones de letras y
se pueden aplicar a
números. También se pueden insertar los símbolos del teclado (paréntesis,
la celda, así como
interrogaciones y exclamaciones, etc.), e incluso símbolos especiales como
sangrías a la iz-
en Word (desde el menú Insertar / Símbolo). Puede haber problemas para in-
quierda, también se
sertar algunos símbolos ya que Excel los confunde con operadores de fórmu-
pueden insertar sal-
las; la solución es iniciar el contenido de la celda con el apóstrofo “’”, lo
tos de línea mediante
que indica a Excel que lo que sigue es una cadena alfanumérica.
la combinación de
teclas Alt+Intro.
4. FECHA/HORA
Una característica muy útil de Excel es que permite hacer operaciones arit-
méticas con fechas, lo que resulta muy útil para calcular plazos (por ejemplo
sumar 20 días a la fecha actual), tiempos transcurridos (por ejemplo desde el
inicio al final de un contrato), incluso edades (desde la fecha de nacimiento
hasta el día de hoy). Para conseguirlo, Excel almacena todas las fechas como
números.
Se asigna al número 1 la fecha 1 de enero de 1900, a las 0:00 horas; no se
permiten números negativos, es decir, no se permiten fechas anteriores a 1 de
enero de 1900, si se quieren considerar habría que usar un formato de fecha
y hora distintos (en realidad se admite el número 0, pero el 0 de enero de
1900 no tiene sentido). A partir de ese número, cada unidad es un día adicio-
nal, contando las fracciones como horas. Normalmente se usan números en-
teros (considerando sólo fechas, no horas), pero también es posible considerar
horas, minutos y segundos, con tanta precisión como decimales utilicemos.
Por ejemplo, 1,25 son las 6 de la mañana del 1 de enero de 1900, 1,5 las 12
de la mañana del 1 de enero de 1900, 2 el 2 de enero de 1900, 30 el 30 de
enero de 1900, 100 el 9 de abril de 1900, 366 el 31 de diciembre de 1900
(fue año bisiesto), 367 el 1 de enero de 1901 (cambio de año), 1.000 el 26
de septiembre de 1902, 10.000 el 18 de mayo de 1927 y así sucesivamente.
El 1 de enero de 2001 a las 4:16 de la tarde se representa con el número
36.892,678.
No olvidemos que para Excel las fechas son números; si queremos que un
número determinado se vea como una fecha, tendremos que formatear esa
celda como de Fecha/Hora para poder visualizarlo como tal. Afortunada-
mente, Excel entiende que cuando escribimos en una celda dos o tres cifras
separadas por “/” o “-” estamos queriendo escribir una fecha, y automática-
Tema 3 / pg. 26 Introducción de datos en la hoja de cálculo

editorialcep
}
mente cambia el formato de la celda a Fecha/Hora. Por ejemplo, 16/3 y 16-3 serán reconocidas como 16
de marzo del año actual; 16/3/10, 16-3-10, 16/3/2010 y 16-3-2010 serán todas reconocidas como 16 de
marzo de 2010, sea el año que sea. También reconoce los meses e incluso sus abreviaturas. Por ejemplo,
16/mar, 16-mar, 16/marzo y 16-marzo se guardan como 16 de marzo (del año actual; añadiendo el año
se haría de forma análoga).
5. FÓRMULAS
Todas las fórmulas en Excel empiezan por un “=”, y hacen referencia a una o varias celdas separadas por
operadores como suma, resta, producto, etc., así como paréntesis. El contenido de la celda destino será el
resultado de la operación descrita por la fórmula. Por ejemplo, una fórmula que suma dos celdas y resta
el doble de otra se escribiría “=A2+A3-2*A4”.
Evidentemente, las fórmulas sólo tienen sentido si el contenido de las celdas con las que se opera es
numérico.
En el apartado correspondiente estudiaremos las fórmulas y los operadores admitidos.
6. FUNCIONES
Las funciones de Excel también empiezan por un “=”, y consisten en una palabra clave seguida de un pa-
réntesis, en el que tenemos uno o varios argumentos (separados por comas) de esa función. Los argumentos
pueden ser celdas o rangos, y le indican a la función los datos sobre los que tiene que realizar sus opera-
ciones. Por ejemplo, la función “=PROMEDIO(B1:B8)” obtiene la media aritmética de los valores de las
celdas B1 a B8.
Las funciones suelen admitir argumentos numéricos, pero también pueden realizar algunas operaciones
sobre cadenas de texto (por ejemplo, convertir un texto a mayúsculas), lógicas (por ejemplo, condicionales,
dependiendo del valor de una tercera celda), financieras (por ejemplo, pagos de hipotecas), sobre fechas
(por ejemplo, extraer únicamente el año correspondiente a una fecha) o incluso sin argumentos (por ejem-
plo, HOY() devuelve la fecha actual). También pueden crearse funciones personalizadas por el usuario.
En el apartado correspondiente estudiaremos las diversas funciones de Excel.

tema 4
OBJETIVOS:
hoja de cálculo
1. SELECCIÓN DE LA HOJA DE
CÁLCULO
1.1 Rango
Para seleccionar un rango de celdas, se pincha en una de las celdas en la
esquina del rango deseado y se arrastra hacia la esquina opuesta. El rango
seleccionado se denomina por las celdas superior izquierda e inferior de-
recha, separados por dos puntos (en la imagen, el rango C4:D7). Sin em-
bargo, en la barra de fórmulas no aparece dicho rango, sino únicamente
la celda activa, ya que es la única que podemos editar. Podemos ver en
las Barras de encabezados de filas y columnas que se sombrean en color
azul todas las filas y columnas incluidas en el rango.
Nótese que al pinchar y arrastrar en la barra de fórmulas no aparece la refe-
rencia del rango, sino el número de filas (L) y columnas (C) que abarca. Al
soltar el botón del ratón aparece de nuevo la celda activa.
Si pinchamos y arrastramos en el cuadrado negro que aparece abajo a la de-

recha del rango, podemos ampliar o reducir el mismo vertical u horizontal-
mente.
Con el teclado también pueden seleccionarse rangos, manteniendo pulsada
la tecla Mayúsculas y los cursores o cualquier otra tecla de dirección (RePág
y AvPág, Inicio, Fin… y todas sus combinaciones con Control y Alt). Recor-
demos que en Word también se usaba Mayúsculas y las teclas de movimiento
para seleccionar el texto.
Otra forma es hacer clic en una de las esquinas del rango que queremos
seleccionar, y manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas hacemos clic en
la esquina opuesta.
Es posible también la selección de rangos múltiples. Para ello, una vez se-
leccionado una celda o rango, pulsamos Control y seleccionamos otra celda
o rango. Al soltar Control quedan todas las celdas seleccionadas. Recordemos
que estos rangos múltiples se denominan separando las celdas o rangos con
puntos y comas. En la imagen, el rango “A6; B2:E2; B9; C4:D7; E9”, con C4
como celda activa; nótese que se sombrean en azul todas las filas y columnas
que tienen alguna celda activa en el rango.
1.2 Columnas
Para seleccionar toda una columna basta hacer clic con el ratón en la letra o
letras que denomina a esa columna en la Barra de encabezados de columna.
Al pasar el ratón por encima, el cursor se convertirá en una flecha negra hacia
abajo. Al hacer clic, la casilla de la columna se sombrea en color negro (para
Tema 4 / pg. 30 Edición y modificación de la hoja de cálculo

editorialcep
}
evitar confusiones con rangos más pequeños) y todas las filas aparecen sombreadas en azul, ya que están
seleccionadas todas las celdas de la columna.
Si se pincha y arrastra seleccionamos varias columnas simultáneamente. También se puede utilizar Control
para seleccionar columnas no adyacentes.
En el ejemplo, el
rango de la columna
seleccionada se re-
presenta como C:C,
sin indicar números
de fila.
1.3 Filas
Del mismo modo que con las columnas, toda la fila se selecciona haciendo clic con el ratón en el número
que denomina a esa fila en la Barra de encabezados de fila. Al pasar el ratón por encima, el cursor se con-
vertirá en una flecha negra hacia la derecha. Al hacer clic, la casilla de la fila se sombrea en color negro
(para evitar confusiones con rangos más pequeños) y todas las columnas aparecen sombreadas en azul,
ya que están seleccionadas todas las celdas de la fila.
Si se pincha y arrastra seleccionamos varias filas simultáneamente. También se puede utilizar Control para
seleccionar filas no adyacentes.
En el ejemplo, el
rango de la columna
seleccionada se re-
presenta como 3:3,
sin indicar letras de
columna.
1.4 Hojas
Para seleccionar toda una hoja se pincha en el recuadro que está entre las dos Barras de encabezados de
fila y columna, a la izquierda de “A” y encima de “1”. Con ello, todas las casillas se sombrean en azul, y
se marcan todos los encabezados en negro.
Si estamos en una hoja distinta, haciendo clic en la solapa con el nombre de la hoja también se selecciona
toda la hoja. Podemos usar Control o Mayúsculas mientras pulsamos sobre las solapas con el nombre de
la hoja para seleccionar varias hojas simultáneamente. Las hojas seleccionadas se indican con sus solapas
en color blanco, mientras que la hoja activa tiene su nombre en negrita.

Una vez seleccionadas varias hojas (con las solapas en color blanco), si se-
leccionamos una celda de la hoja activa y la modificamos, se estarán modi-
ficando todas las celdas con la misma referencia de todas las hojas. Excel
permite esta modificación de la misma celda en varias hojas para el caso de
que tengamos varias hojas muy parecidas con las celdas en las mismas posi-
ciones (por ejemplo, diversos escenarios financieros donde cambian única-
mente los contenidos de unas pocas celdas).
La edición es aná-
2. MODIFICACIÓN DE DATOS
loga a la que realizá-
bamos con Word o 2.1 Edición del contenido de una celda
con cualquier pro-
grama similar: movi- Para editar el contenido de la celda, la seleccionamos para convertirla en la
miento con los celda activa, y después:
cursores, insertar/so- - Hacemos clic con el ratón en la barra de fórmulas, en la posición dese-
b r e s c r i b i r , ada.
retroceso/suprimir,
- Hacemos doble clic con el ratón en la propia celda, en la posición dese-
etc.
ada.
- Pulsamos F2 y el punto de inserción se sitúa en la propia celda, al final
del contenido de la misma.
Pulsando Intro o pinchando con el ratón en otra celda se aceptan los cam-
bios; con Esc se rechazan los cambios y se conserva el contenido original de
la celda. Recordemos que en Office Control+Z deshace la última acción.
2.2 Borrado del contenido de una celda o

rango de celdas
Para borrar una celda o rango de celdas, primero se selecciona y después se
pulsa la tecla Suprimir.
También podemos pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción
“Borrar contenido” (ojo: no “Eliminar”, que elimina las celdas y mueve la es-
tructura de la hoja de cálculo). Al contrario que ocurría en Word, la función
“Cortar” no borra el contenido de las celdas.
Para borrar una única celda podemos simplemente seleccionarla y pulsar Re-
troceso, lo que nos permite volver a editarla. Simplemente seleccionando

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}
una celda y escribiendo se sobrescribe el contenido de la misma, sin necesidad de activar ninguna función
adicional.
2.3 Uso del corrector ortográfico

Excel incluye la misma función de corrección ortográfica automática que Word
(ambos programas son del paquete ofimático Microsoft Office). Existe un botón en
la Barra de herramientas estándar y también se puede acceder desde el menú He- Ortografía
rramientas / Ortografía, o pulsando la tecla F7.
2.4 Uso de las utilidades de búsqueda y reemplazo

En el menú Edición de Excel tenemos disponibles las utilidades de Búsqueda y Reemplazo, de forma aná-
loga a Word. Además de poder buscar con formatos determinados, y distinguiendo mayúsculas y minús-
culas, existe una opción para que el resultado de la búsqueda coincida con el contenido de toda la celda,
o con cualquier parte de ella. Otra opción interesante es que podemos buscar dentro de la hoja activa (u
hojas activas) o bien en todo el libro, si queremos que Excel busque en todo el archivo. Por último, pode-
mos buscar por filas o por columnas; suele ser más rápido buscar el dato en columnas, ya que por regla
general los registros se disponen en filas y los campos en columnas, así que la búsqueda más eficiente
será por campos.
3. INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN
En el menú Insertar tenemos opciones para insertar celdas, filas, co-
lumnas o toda una hoja de cálculo.
3.1 Celdas
Desde el menú Insertar / Celdas podemos insertar celdas en la posi-
ción de la celda activa. Excel pregunta si queremos desplazar las
demás celdas hacia la derecha o hacia abajo (dejando las demás filas
o columnas inalteradas), o si queremos insertar una fila o columna
enteras. Dependiendo del resultado que queramos obtener usaremos
una opción u otra, aunque en general suele ser más conveniente in-
sertar filas y columnas enteras, para no alterar la estructura de la hoja.
Si en lugar de estar en una celda activa seleccionamos previamente
un rango (por ejemplo, de 3 filas por 2 columnas), las celdas o filas
que se insertarán serán tantas como tengamos en ese rango (en este

ejemplo, si desplazamos hacia abajo se insertarán 3 celdas ya que el rango
tenía 3 filas, y si desplazamos hacia la derecha se insertarán 2 celdas ya que
el rango tenía 2 columnas).
También se puede obtener el mismo menú de “Insertar celdas” con botón
derecho del ratón sobre la celda, y seleccionando el menú “Insertar”, o
con la tecla Control+ “+”. Análogamente, con Control+ “-” eliminamos cel-
das, filas o columnas.
3.2 Filas
Además de con el menú Insertar / Filas, se puede conseguir con la opción
“Insertar toda una fila” que aparece al insertar celdas.
Si seleccionamos toda una fila o rango de filas, con el botón derecho del
ratón, opción “Insertar”, se insertan directamente tantas filas como filas tenga
el rango seleccionado.
3.3 Columnas
Además de con el menú Insertar / Columnas, se puede conseguir con la op-
ción “Insertar toda una columna” que aparece al insertar celdas.
Si seleccionamos toda una columna o rango de columna, con el botón dere-
cho del ratón, opción “Insertar”, se insertan directamente tantas columnas
como columnas tenga el rango seleccionado.
3.4 Hojas de cálculo

Además de con el menú Insertar / Hoja de cálculo, si se pulsa el botón dere-
cho sobre las solapas de las hojas se puede seleccionar la opción de “Insertar”
hoja de cálculo, con el nombre “Hoja” y un número correlativo, que después
se puede cambiar.
4. COPIADO O REUBICACIÓN
4.1 De celdas o rangos de celdas
En Excel se permiten las opciones de Copiar, Cortar y Pegar que ya conoce-
mos de Word. Se accede a ellas desde el menú Edición, desde la Barra de
herramientas estándar, o con las teclas rápidas Control+X para Cortar, Con-
trol+C para Copiar y Control+V para Pegar. La función del Portapapeles y la
de Copiar/Pegar Formato también son análogas a Word.
Cortar, Copiar, Pegar y Copiar/Pegar Formato
Para copiar y pegar una celda o rango de celdas (incluyendo filas completas
o columnas completas), se selecciona la misma y se copia al Portapapeles;
seleccionamos la nueva ubicación y pegamos. Cortar es análogo. La única
limitación es que no se pueden copiar o cortar selecciones múltiples, es decir,
sólo celdas sueltas o rangos cuadrados.

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}
Excel nos permite también hacer un pegado “especial” de las celdas co-
piadas, accesible desde el menú Herramientas / Pegado especial, el des-
plegable del botón “Pegar” de la Barra de Herramientas estándar, o con
botón derecho del ratón, “Pegado especial”.
Es decir, podemos pegar únicamente los valores de las celdas, o las
fórmulas de las mismas; en “Pegado especial” podemos tener un
control más fino de las características que podemos pegar, por ejem-
plo podemos pegar los formatos o el ancho de las columnas, o in-
cluso podemos realizar operaciones para que en la celda de destino
aparezca la suma, resta, multiplicación o división de los rangos des- Pegado especial
tino y copiado.
También se puede pegar de modo que en el pegado se eliminen las cel-
das en blanco, o que se transpongan las celdas (se cambian filas por co-
lumnas y viceversa).
4.2 De hojas de cálculo

Para copiar o mover (cortar y pegar) una hoja, se selecciona su solapa
con el botón derecho del ratón, y se indica el libro al que se desea copiar
la hoja. Si se desactiva la casilla “Crear una copia”, se elimina del libro
actual; es decir, se mueve.
El libro de destino tiene que estar abierto previamente con el propio pro-
grama Excel; si no está abierto ningún otro libro, Excel nos permite guar-
darlo en un libro nuevo.

tema 5
´ Creación de un nuevo libro
´ Abrir un libro ya existente
´ Guardado de los cambios
realizados en un libro
´ Creación de un duplicado
de un libro
´ Cerrado de un libro
OBJETIVOS:
• Conocer cómo se crea y
mantiene un libro
1. CREACIÓN DE UN NUEVO LIBRO

Cuando abrimos Excel, automáticamente se crea un nuevo libro con el
nombre “Libro1.xls”. Por defecto este libro tiene tres hojas, pero puede
configurarse un número distinto de hojas desde el menú Herramientas /
Opciones, solapa “General”; opción “Número de hojas en nuevo libro”.
Con el menú Archivo / Nuevo, se abre en el Panel de tareas una ventana
donde podemos crear un nuevo libro, o crear uno a partir de un libro ya
existente o desde una plantilla. También podemos crear un nuevo libro
con la combinación de teclas Control+U, o con el botón correspondiente
de la Barra de herramientas estándar.
Nuevo libro
Los nuevos libros se nombran como “Libro2.xls”, “Libro3.xls” y así suce-

sivamente.
2. ABRIR UN LIBRO YA EXISTENTE

Para abrir un libro previamente existente, pulsamos la opción de menú Ar-
chivo / Abrir, la combinación de teclas Control+A o Control+F12, o el
botón correspondiente de la Barra de herramientas estándar.
Abrir libro
Esto abre una ventana de diálogo donde podemos explorar las distintas uni-
dades de Windows para localizar el libro.
3. GUARDADO DE LOS CAMBIOS

REALIZADOS EN UN LIBRO
Para guardar los cambios realizados en un libro previamente guardado, pul-
samos la opción de menú Archivo / Guardar, la combinación de teclas Con-
trol+G o Mayúsculas+F12, o el botón correspondiente de la Barra de
herramientas estándar.
Guardar libro
Si el libro no estaba previamente guardado, se abre el cuadro de diálogo

Guardar como (ver apartado siguiente), donde se indicará el nombre y ubi-
cación del libro que deseamos guardar.
4. CREACIÓN DE UN DUPLICADO DE
Como ya se ha indi- UN LIBRO
cado, este mismo
cuadro de diálogo Para guardar un duplicado del libro actual en una ubicación distinta, pulsa-
aparece al Guardar mos la opción de menú Archivo / Guardar como, o la tecla F12. Esto abre un
por primera vez un cuadro de diálogo donde se indicará el nombre (con extensión “.xls”) y ubi-
libro recién creado. cación del archivo que deseamos guardar.
5. CERRADO DE UN LIBRO
Para dejar de trabajar con un libro y liberar los recursos del sistema, pulsamos
el botón Cerrar de la Barra de menú (cruz negra pequeña sobre fondo gris,
no la cruz roja de la Barra de título azul, que sale del programa Excel), o bien
la combinación de teclas Alt+F4.
Si el libro estaba guardado, Excel cierra la ventana correspondiente, dejando
abiertos los demás libros si los hay, o una pantalla en gris. Si el libro no estaba
guardado Excel permite guardarlo antes de cerrar; esto evita pérdidas de datos
involuntarias.
Igual que sucedía en Word, la opción Salir del menú Archivo (la cruz roja de
la barra de título) sale del programa Excel cerrando todos los libros abiertos.
Tema 5 / pg. 38 Almacenamiento y recuperación de un libro

tema 6
´ Relleno rápido de un rango
´ Selección de varios rangos
(rango múltiple, rango
tridimensional)
´ Nombres de rangos
OBJETIVOS:
• Conocer los diferentes tipos
de operaciones con rangos
1. RELLENO RÁPIDO DE UN RANGO

Podemos rellenar rápidamente el contenido de un rango de celdas me-
diante la opción de menú Edición / Rellenar. Previamente debemos selec-
cionar un rango en el que haya al menos una celda rellena.
- La opción de “Rellenar hacia abajo” (Control+J) copia la primera fila
del rango seleccionado en todas las demás filas del rango. Si parte de
esa primera fila está vacía, no se rellenan las demás filas del rango. “Re-
llenar hacia arriba” hace lo mismo pero partiendo de la última fila del
rango seleccionado.
- La opción de “Rellenar hacia la derecha” (Control+D) copia la primera
columna del rango seleccionado en todas las demás columnas del
rango. Si parte de esa primera columna está vacía, no se rellenan las
demás columnas del rango. “Rellenar hacia la izquierda” hace lo
mismo pero partiendo de la última columna del rango seleccionado.
En el ejemplo siguiente, vemos el resultado de aplicar “Rellenar hacia la

derecha” en el rango seleccionado. Como se puede observar, las filas 4 y
5 no cambian, ya que en la primera columna estas celdas están vacías.
Mucho más interesante es la opción “Series”, que varía automáticamente los
datos a rellenar según una progresión aritmética (suma el “incremento”), ge-
ométrica (multiplica por el “incremento”), cronológica (según la “unidad de
tiempo”) o automáticamente. Podemos marcar un “límite” (por ejemplo, hasta
100) o rellenar hasta el fin del rango seleccionado.
Veamos, por ejemplo, lo que ocurre al rellenar la serie en columnas, par-

tiendo de la celda A1 con contenido “2”, con un incremento de “3” unidades
de tipo lineal, con un límite de “21”. No es necesario indicar ningún rango
ya que Excel rellenará las celdas necesarias que no superen el límite de “21”.
Con todo, la opción más interesante es utilizar el controlador de relleno para

crear estas series de datos. El controlador se activa muy fácilmente pinchando
y arrastrando en el pequeño cuadrado negro en la parte inferior izquierda de
un región de datos; Excel detectará automáticamente de qué serie se trata y
rellenará los nuevos datos a medida que vayamos arrastrando.
En el siguiente ejemplo, al pinchar y arrastrar Excel detecta automáticamente
que se trata de una serie aritmética y rellena el resto de celdas. También apa-
rece un menú desplegable en el que podemos indicarle a Excel que en lugar
de rellenar la serie copie las celdas (aparecería 1, 2 y 3 en las columnas varias
veces seguidas, sin incrementos), copie sólo el formato o rellene el contenido
de las celdas sin variar el formato.
Tema 6 / pg. 40 Operaciones con rangos

editorialcep
}
Si el contenido de las celdas es una cadena de texto (letras), Excel copia el contenido, ya que no puede
determinar ningún “incremento” en unas palabras. En cambio, si el contenido combina letras y números,
Excel sí puede detectar incrementos numéricos y rellena la serie automáticamente
Con fechas también es posible rellenar series, ya que como sabemos Excel los almacena como números,
y los presenta también con formato de fecha. Si tenemos varias celdas rellenas en el rango, Excel calculará
automáticamente los intervalos correspondientes (días, meses…).
2. SELECCIÓN DE VARIOS RANGOS (RANGO

MÚLTIPLE, RANGO TRIDIMENSIONAL)
Ya hemos indicado que pueden seleccionarse rangos múltiples presionando Control mientras se selecciona
un nuevo rango. Los rangos múltiples se denominan separando las distintas celdas o rangos con el signo
“;”.
Hay que tener en cuenta que, aunque la mayoría de las operaciones de formato y muchos de los opera-
dores de funciones admiten rangos múltiples, hay otras funciones que no los admiten (por ejemplo, Copiar
y Cortar).

Se denomina rango tridimensional a aquel que abarca varias hojas de cálculo
dentro del mismo libro, ya que a las dos dimensiones de fila y columna dentro
de una hoja, se añade la “tercera dimensión” de otra hoja de cálculo dentro
del mismo libro; esto se puede conseguir pinchando en la solapa de la otra
hoja y manteniendo pulsado Control mientras se selecciona otra celda o
rango.
Ejemplo de rango Las referencias a celdas o rangos en otras hojas se denominan con el nombre
múltiple de la hoja seguido del signo “!”, y a continuación la celda o rango de esa
tridimensional: hoja. Si no se indica la hoja, se entenderá que se refiere a la hoja actual.
A1:B3; Hoja2!A5; B6;
Hoja3!C2:C5.
3. NOMBRES DE RANGOS
Muchas veces en la misma hoja de cálculo hacemos referencia a los mismos
rangos; podemos seleccionar esos rangos cada vez que los necesitemos, pero
puede resultar una labor muy pesada, especialmente para rangos múltiples
o tridimensionales. Por ello, Excel nos ofrece la posibilidad de nombrar ran-
gos.
Una vez seleccionado el rango deseado, simplemente hacemos clic en el

Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la Barra de fórmulas, y escri-
bimos el nombre que queramos (sin espacios). En este ejemplo, selecciona-
mos el rango A11:G16 y le asignamos el nombre “Productos”.
Una vez asignado el nombre, pinchando en el menú desplegable a la derecha
del Cuadro de nombres (justo a la izquierda de la Barra de fórmulas) accede-
mos a los distintos nombres definidos en este libro.
También podemos usarlos directamente en fórmulas; por ejemplo,
“=SUMA(Productos)” daría la suma de todas las celdas numéricas en el rango
llamado “Productos”.
Desde el menú Insertar / Nombre accedemos a las distintas opciones para
definir, aplicar o eliminar estos nombres de rango personalizados.
Tema 6 / pg. 42 Operaciones con rangos

tema 7
´ Formato de celda
´ Anchura y altura de las
columnas y filas
´ Ocultando y mostrando
columnas, filas u hojas de
cálculo
´ Formato de la hoja de
cálculo
´ Cambio de nombre de una
hoja de cálculo
´ Formatos condicionales
´ Autoformatos o estilos
predefinidos
OBJETIVOS:
• Estudiar las diferentes modi-
ficaciones aplicables a una
hoja de cálculo
Aunque el objetivo principal de Excel es calcular datos mediante fórmulas

(además de funciones de ordenación y control de esos mismos datos), no
cabe duda de que una buena presentación de los datos es fundamental,
tanto para el trabajo de análisis como para la presentación impresa de los
mismos. Excel ofrece muchas posibilidades para obtener una presentación
vistosa y profesional de los datos.
Hay que tener en cuenta que este apartado se refiere únicamente a la apa-
riencia o presentación de los datos del libro, no alteran para nada el con-
tenido de las celdas.
1. FORMATO DE CELDA
Aunque nos referiremos al formato de celdas sueltas, también se pueden
aplicar estos formatos a rangos de celdas. Por supuesto, estos formatos se
pueden copiar y pegar respetando el contenido de las celdas, mediante la
“brocha” de copiar y pegar formato, o mediante la opción “pegado espe-
cial”.
Copiar y pegar formato

Para aplicar los distintos formatos de celda, acudimos al menú Formato / Cel-
das, al que también se puede acceder con la combinación de teclas Con-
trol+1:
1.1 Número
En la solapa “Número” tenemos las siguientes posibilidades:
- General: es el formato general; los datos se presentan tal y como los es-
cribimos.
- Número: los números se presentan con las posiciones decimales que con-
figuremos, separadas por la coma decimal “,”; también se puede configu-
rar que se presenten o no los separadores de millares “.”.
- Moneda: es como el formato número, pero añade al final el símbolo de
moneda que deseemos (por defecto, el euro “€”).
- Contabilidad: añade separadores de miles y dos decimales, así como el
símbolo de la moneda escogida; se diferencia de “Moneda” en que alinea
los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna, y además
alinea a la izquierda los símbolos de números negativos. Estos últimos por
defecto aparecen en color rojo.
- Fecha: especifica la fecha actual con diferentes formatos; recordemos que
para Excel las fechas son números, sólo mediante el formato “fecha” se
presentan como tales.
- Hora: análogo a la fecha; de hecho, hay formatos “mixtos” donde apare-
cen la fecha y la hora.
- Porcentaje: multiplica el valor de la celda por 100 y añade el símbolo
“%”. También pueden variarse los decimales.
- Fracción: Excel detecta automáticamente la fracción más aproximada a
un número, con uno, dos o tres dígitos en el denominador. También se
puede representar la fracción más aproximada como medios, cuartos, oc-
tavos o dieciseisavos, o como décimas y centésimas. Por ejemplo, “0,75”
se representaría como “3/4”. En la imagen podemos ver estos formatos de
fracción aplicados al número pi.
Tema 7 / pg. 44 Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo

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- Científica: los números se presentan como un número decimal entre uno y diez, llamado “mantisa”
(que puede configurarse con los decimales que deseemos), seguido de una “E” mayúscula seguida de
un número entero (positivo o negativo; se incluye el signo + si es positivo o cero) llamado “exponente”;
el número real es la mantisa multiplicada por 10 elevado al exponente. Por ejemplo, “2.010” se repre-
sentaría en notación científica como “2,01E+03”; el número pi con dos decimales es “3,14E+00”.
- Texto: el contenido de la celda se tratará como una cadena de texto, incluso si es un número; por tanto,
no se podrán hacer cálculos con ellos.
- Especial: incluye una serie de formatos específicos para códigos postales, teléfonos y número del seguro
social (formato no aplicable en España).
- Personalizada: nos permite personalizar totalmente el formato de las celdas; sin ánimo de ser exhaus-
tivos, citaremos algunos de los aspectos que se pueden personalizar (se pueden encontrar todos estos
formatos en la ayuda de Excel):
· Un "0" indica un número que debe aparecer siempre, completando con ceros si es necesario, un
"#" indica que sólo aparecerá si es necesario. "#.##0,00 €" indica que los números aparecerán siem-
pre con dos decimales, y sólo si es necesario se mostrará el separador de millares.
· Podemos añadir cualquier texto o símbolo al formato de número de la celda siempre que aparezca
encerrado entre comillas. Por ejemplo, “”@” 0 “cosas”” presentará el número 23 como “@ 23 cosas”.
· Indicando entre corchetes un color predefinido permite cambiar los colores. “[Azul]0” muestra los
números sin decimales en color azul. Los colores predefinidos incluyen Rojo, Azul, Verde, Amarillo,
Fucsia, Aguamarina, Blanco y Negro
· Separando los formatos por puntos y comas, permite dar distinto formato a números positivos y ne-
gativos. “#.##0 €;[Rojo]-#.##0 €” muestra en color rojo los números negativos.
· Los días se indican con una o varias letras “d”. El día 3 (jueves) se muestra como “3” con una “d”,
“03” con “dd”, “jue” con “ddd” y “jueves” con “dddd”.
· Los meses se indican con una o varias letras “m”. El mes 1 (enero) se muestra como “1” con una
“m”, “01” con “mm”, “ene” con “mmm”, “enero” con “mmmm” y “e” (la inicial del mes) con
“mmmmm”.
· Los años se muestran con las dos últimas cifras con “a” o “aa” (por ejemplo, “09”), y con las cuatro
cifras con “aaa” o “aaaa” (por ejemplo, “2009”).
· Las horas, minutos y segundos se representan con “h”, “m” y “s” respectivamente. Si se ponen las
respectivas letras dobles, “hh”, “mm” y “ss”, se completan con ceros por la izquierda en caso de ser
menores que 10. La “m” representa meses a menos que aparezca después de horas, en cuyo caso
representa minutos. “AM/PM” indica si la hora es antes o después del mediodía.
En la Barra de herramientas de formato tenemos botones para acceder a tres estilos de contabilidad, dos
de ellos con símbolo (moneda y euro) y otra sin símbolo (millares), así como el estilo de porcentaje, y dos
botones para aumentar y disminuir los decimales en los formatos numéricos.
Moneda, euro, porcentaje,

millares, aumentar y disminuir decimales
1.2 Alineación
En la solapa “Alineación” podemos establecer:

- Alineación horizontal de la celda:
· General es la predeterminada para el tipo del contenido de la celda
(los textos a la izquierda, los números a la derecha).
· Izquierda y Derecha son análogas a las alineaciones homónimas de
Word. En ambas se permite añadir una sangría en centímetros (una
sangría de 1 indica que el contenido se presentará a 1 cm del margen
izquierdo de la celda).
· Distribuido (sangría) distribuye el texto de forma homogénea a lo largo
de la columna.
· Centrada y Justificada son análogas a Word.
· Centrar en la selección centra una cabecera sobre varias columnas.
· Rellenar repite el contenido de la celda hasta rellenar todo el ancho
de la misma; tiene más sentido en caso de utilizar textos o caracteres.
Por ejemplo, con el carácter “*” y con formato rellenar, rellenamos
toda la celda con asteriscos, independientemente del ancho de la co-
lumna.
- Alineación vertical de la celda:
· Arriba, centro y abajo sitúan el contenido de la celda en las posiciones
descritas.
· Justificar justifica el texto verticalmente en la celda.
· Distribuir distribuye el texto de manera vertical
En el cuadro de Control del texto tenemos las siguientes opciones:

- Ajustar texto: amplía la altura de la fila para que quepa todo el contenido
de la celda para ese ancho de columna.
- Reducir hasta ajustar: reduce el tamaño del contenido de la celda hasta
que quepa todo el contenido de la celda para ese ancho de columna.

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}
- Combinar celdas: se aplica sobre un rango de celdas adyacentes y permite combinar su contenido; la
referencia a la celda resultante es la equivalente a la posición que ocuparía la celda superior izquierda.
Por último, en el recuadro orientación podemos especificar el giro del texto de la celda (pinchando y arras-
trando en el gráfico, o especificando el giro en grados), o bien poner el texto con las letras una encima de
otra (distinto a girarlo 90˚: en este caso se sitúan las letras horizontales pero una sobre otra).
También se pueden realizar algunas de esas operaciones desde la Barra de herramientas de formato:
Alineación horizontal izquierda, centro y derecha; combinar celdas

Reducir y aumentar sangría izquierda.
1.3 Fuente
La tercera solapa, “Fuente”, permite cambiar la fuente y el color del documento, de forma muy similar a
la ofrecida por Word, aunque con menos formatos que éste.
En la Barra de herramientas de formato tenemos opciones para cambiar el tipo de letra, el tamaño, el color,
y los efectos de negrita, cursiva y subrayado.
1.4 Bordes
Desde la solapa “Bordes” podemos cambiar los bordes de una celda o rangos de celdas, de forma análoga
a las tablas de Word.

También podemos cambiar los bordes de forma rápida desde la Barra de
herramientas de formato, aunque únicamente con el borde predeterminado
(si queremos cambiar el formato de borde debemos acudir al menú Formato
/ Celdas). Incluso podemos dibujar los bordes pinchando y arrastrando con
el ratón.
Existe también una Barra de herramientas de bordes. En Excel la “goma
de borrar” no combina celdas como en Word, sino que borra la línea dibu-
jada.
1.5 Relleno
La solapa “Tramas” contiene tanto el color de relleno de la celda como las
tramas de la misma. Al igual que ocurría en Word, podemos configurar ambas
independientemente.

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}
En la Barra de herramientas de formato podemos acceder directamente al color de relleno de las celdas,
pero no a las tramas.
Color de relleno de celdas
1.6 Protección
Por último, en la solapa “Proteger” podemos proteger o desproteger celdas individuales de la hoja de cál-
culo.
Por defecto todas las celdas aparecen marcadas como “bloqueadas”, de modo que al activar la protección
de la hoja de cálculo mediante el menú Herramientas / Proteger / Proteger hoja, se protegerán todas las
celdas y no se podrá modificar ninguna. Lo habitual en estos casos es precisamente desbloquear las celdas
donde queremos permitir que los usuarios modifiquen los datos, quedando bloqueadas todas las demás;
por tanto, al proteger la hoja los usuarios sólo podrán escribir en las celdas desprotegidas.
Puede establecerse
una contraseña para
esta protección.

2. ANCHURA Y ALTURA DE LAS
COLUMNAS Y FILAS
En el menú Formato / Fila podemos establecer el alto de una fila en puntos
tipográficos o autoajustar a la altura necesaria (el “mínimo” necesario para
las fuentes utilizadas).
Formato / Fila Tenemos opciones análogas en el menú Formato / Columna, en donde po-
demos establecer el ancho de la columna en puntos tipográficos, autoajustar
al contenido de las celdas (el “mínimo” necesario para las fuentes utilizadas)
o autoajustar al ancho estándar.
Para autoajustar también podemos hacer doble clic en la Barra de encabe-
zados de fila o de columna, justo en la línea de separación entre dos filas o
dos columnas, lo que autoajusta el alto o ancho respectivamente de las mis-
mas al mínimo necesario para el contenido.
Formato / Columna Tanto para filas como para columnas, si seleccionamos un rango de celdas,
filas o columnas, los cambios se aplican a todas las filas o columnas del
rango.
3. OCULTANDO Y MOSTRANDO
COLUMNAS, FILAS U HOJAS DE
CÁLCULO
En ocasiones interesa ocultar a la vista una fila o columna de la hoja de cál-
culo, sea porque contiene cálculos intermedios que no son necesarios, sea
porque queremos ocultarlas para una impresión particular.
Para ello, desde el menú Formato / Fila o Formato / Columna ocultamos la
fila o columna, respectivamente, de la celda activa. Si seleccionamos un
rango o un rango múltiple, se ocultan todas las filas o columnas del rango.

editorialcep
}
Podemos comprobar que en la Barra de encabezados no aparecen las letras o números correspondientes
al rango oculto; en la imagen, al ocultar las columnas del rango seleccionado, desaparece el contenido
de las columnas E y F, así como sus rótulos en la Barra de encabezados.
Para volver a mostrar el contenido de las columnas, antes de seleccionar “Mostrar” es preciso seleccionar
un rango que abarque las columnas ocultas. En el ejemplo anterior, seleccionando las columnas D y G, o
bien simplemente las celdas D11 y G11, desde el menú Formato / Columna /
Mostrar se vuelven a mostrar todas.
Sólo se pueden ocul-
También podemos ocultar toda una hoja de cálculo dentro de un libro., desde tar filas o columnas
el menú Formato / Hoja / Ocultar hoja de cálculo. Con Formato / Hoja / Mos- enteras, no celdas
trar podemos volver a visualizar las hojas ocultas. sueltas.
4. FORMATO DE LA HOJA DE CÁLCULO

Desde el menú Formato / Hoja, además de mostrar y ocultar hojas de cálculo, también podemos cambiar
el nombre de una hoja de cálculo dentro de un libro, definir una imagen de fondo para todas las celdas,
o el color de la etiqueta (solapa de la Barra de solapas).
Formato / Hoja
Estas dos primeras opciones también se consiguen con el botón derecho del ratón sobre el nombre de la
hoja.

5. CAMBIO DE NOMBRE DE UNA
HOJA DE CÁLCULO
Para cambiar el nombre de una hoja de cálculo dentro de un libro ya cono-
cemos tres procedimientos:
- Doble clic en el nombre de la hoja, escrito en la solapa o etiqueta en la
parte inferior izquierda de la misma.
- Botón derecho sobre la solapa de la hoja, seleccionar "Cambiar nombre".
- Menú Formato / Hoja / Cambiar nombre.
6. FORMATOS CONDICIONALES
Desde el menú Formato / Formato condicional podemos cambiar los forma-
tos de una celda o rango de celdas en función de hasta tres condiciones:
En el primer menú desplegable podemos seleccionar si queremos evaluar el

valor de la celda (con características como estar o no entre dos valores, ser
mayor o menor que un valor, ser igual o distinto que otro valor) o directa-
mente una fórmula.
En el botón “Formato” establecemos los formatos que se cambiarán si se cum-
ple la condición determinada. Los formatos que se pueden cambiar incluyen
tipo, estilo y tamaño de fuente, color, bordes y sombreado, etc.
Con el botón “Agregar” aceptamos la condición actual y añadimos otra.
“Aceptar” acepta todas las condiciones.
En el siguiente ejemplo podemos ver un formato condicional que pone
la celda en color rojo y negrita si su valor es menor que 0; si es mayor o
igual que 0 comprueba la siguiente condición: si el contenido de la celda
D3 es “verdadero” (es decir, es un número distinto de 0), pone un borde
sencillo y un sombreado amarillo a la celda; si no se cumple esa condi-
ción se evalúa la siguiente: si el valor de la celda está entre 0 y 100
(ambos incluidos), el texto de la celda se escribe en color azul, cursiva y

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}
subrayado; si no se cumple ninguna de las tres condiciones, no se altera el formato original de la
celda.
7. AUTOFORMATOS O ESTILOS PREDEFINIDOS

Desde el menú Formato / Autoformato podemos aplicar unos formatos predefinidos al región de datos ac-
tivo (grupo de celdas rellenas rodeado por celdas en blanco). Excel asigna automáticamente un formato
distinto a las celdas de “título” (fila superior y columna izquierda). Con el botón “Opciones” podemos de-
terminar qué formatos automáticos queremos aplicar: fuente, bordes, etc.

tema 8
´ Operadores y prioridad
´ Escritura de fórmulas
´ Copia de fórmulas
´ Referencias relativas,
absolutas y mixtas
´ Referencias externas y
vínculos
´ Resolución de errores en las
fórmulas
Se emplea una fórmula cuando queremos definir el contenido de una celda
en función de valores ya existentes en otras celdas de la misma hoja o de OBJETIVOS:
otras hojas del mismo libro. • Conocer las diferentes fór-
Una fórmula puede incluir operadores (signos matemáticos), funciones mulas de la hoja de cálculo
(como SUMA(), que calcula la suma de un rango de celdas; se verán en su
apartado correspondiente), referencias a celdas, rangos o nombres de ran-
gos, y también números o texto.
1. OPERADORES Y PRIORIDAD
Tenemos distintos tipos de operadores:
- Operadores aritméticos: realizan operaciones matemáticas sencillas:
• "+": suma.
• "-": resta; también sirve para indicar números negativos ("-3").
• "*": multiplica.
• "/": divide.
• "%": porcentaje; necesita a su izquierda un valor numérico ("18%")
o una celda (por ejemplo, "D3%"), pero no un rango.
• "^": potencia; recordemos que una raíz de un número es equivalente
a elevar ese número a la potencia inversa, de modo que para obte-
ner la raíz cuadrada se elevará a 1/2, la raíz cúbica a 1/3, etc.
- Operadores lógicos: comparan dos valores, o dos celdas, o una celda
con un valor, y devuelven un valor lógico “VERDADERO” o “FALSO”.
Estos valores lógicos podrían equivaler a “1” y “0”, pero su mayor uti-
lidad radica en emplear otras funcionas lógicas de Excel, como condi-
cionales.
• "=": igual; "<>": diferente.
• ">": mayor que; ">=": mayor o igual que.
• "<": menor que; "<=": menor o igual que.
- Operador concatenar: “&” une los contenidos de dos celdas de texto. Por
ejemplo, si en la celda B3 tenemos “Nombre” y en la celda B4 “Apelli-
dos”, al concatenar los contenidos de ambas con la fórmula “=B3&”
“&B4” en otra celda, conseguiremos “Nombre Apellidos” (hemos intro-
ducido un espacio entre ambas para mejorar la presentación).
Los operadores aritméticos tienen distintas prioridades:
- Se ejecutan antes los signos negativos y los porcentajes.
- Después las potencias.
- Después multiplicaciones y divisiones.
- Después sumas y restas.
- Después la concatenación.
- Y por último los operadores lógicos.
Por ejemplo, “=3+2*4” daría como resultado “11”, ya que ejecuta primero
la multiplicación (2*4=8) y luego la suma (3+8=11), no al revés (primero la
suma, 3+2=5, 5*4=20). Estas prioridades se pueden alterar mediante los pa-
réntesis “(“ y “)”; en el ejemplo anterior, “=(3+2)*4” sí daría “20” ya que Excel
ejecuta primero la operación entre paréntesis.
En cuanto a los operadores lógicos, tienen menor precedencia que los arit-
méticos. “=5>4+3” ejecuta primero la suma (4+3=7) y como 5 no es mayor
que 7, el resultado de esta operación es FALSO.
Véase que Excel cambia automáticamente el color de las distintas parejas
de paréntesis abiertos y cerrados en la celda editada, para ayudarnos a
identificar el grupo de paréntesis actual. Si falta cerrar algún paréntesis, Excel
detectará el error y nos pedirá confirmación para la alternativa más razona-
ble.
Ya hemos indicado
2. ESCRITURA DE FÓRMULAS
que todas las fórmu- Para hacer la referencia a las celdas, podemos usar la referencia a su celda
las en Excel deben (letra de columna seguida de número de fila), pero es mucho más sencillo
empezar por el signo pinchar con el ratón en la celda con la que queramos operar. Por ejemplo,
“=”, y conocemos las para escribir en la celda A3 la suma de A1 y A2, la secuencia sería:
reglas para usar los
operadores y parén- - Situarse en la celda A3 en la que queramos escribir la fórmula, con clic
tesis. de ratón o con los cursores.
- Editar la celda (doble clic en la celda, F2, clic en la Barra de fórmulas, o
directamente empezar a escribir).
- Escribir el signo "=" para empezar la fórmula.
- Hacer clic en la primera celda que queremos sumar, A1; Excel automáti-
camente copia su referencia en la Barra de fórmulas, en color azul, y ade-
más rodea la celda A1 de un borde azul.
- Escribir el operador de suma "+".
Tema 8 / pg. 56 Fórmulas

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}
- Hacer clic en la segunda celda que queremos sumar, A2; Excel vuelve a copiar su referencia en la Barra
de fórmulas y a rodear la celda A2 de un borde, verde en esta ocasión.
- Pulsamos Intro para finalizar la edición de la fórmula; Excel calcula automáticamente el resultado.
Con este código de colores (que no saldrá por impresora) se facilita
mucho la comprobación de posibles errores en las fórmulas. Para
volver a mostrarlo, se edita el contenido de la celda para volver a
ver la fórmula con los colores correspondientes.
Véase que Excel recalcula automáticamente el resultado de
las celdas con fórmulas al cambiar alguna de las celdas con datos. Si introducimos otro valor en
A1 o A2, cambiará el valor de la celda A3.
3. COPIA DE FÓRMULAS
Para copiar una fórmula de una celda, es tan sencillo como copiar la celda y pegarla en otra ubicación.
También podemos utilizar la función de “pegado especial” para copiar sólo las fórmulas.
Otra opción muy interesante es usar el controlador de relleno para pegar fórmulas. Si pinchamos y arras-
tramos en el cuadrado negro en la parte inferior derecha de la celda activa, Excel copiará la fórmula en
las celdas adyacentes a las que arrastremos dicha fórmula.
4. REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS

Al copiar y pegar fórmulas seguramente nos encontraremos con que las referencias a celdas han cambiado,
tanto en fila como en columnas; por ejemplo, en el caso anterior en que en A3 escribíamos la fórmula
“=A1+A2”, al copiar y pegar la fórmula en B3, se pega la fórmula “=B1+B2”, y al pegarla en B7 obtenemos
“=B5+B6”. Esto es porque Excel ha copiado las referencias relativas a esa celda para esa fórmula, es decir,
es como si hubiera sumado “la celda dos posiciones por encima de la actual” y “la celda justo encima de
la actual”, y por eso al pegarlo en otras posiciones se recalculan las referencias adecuadas.
Esto no es en absoluto un perjuicio, ya que precisamente en muchas ocasiones es más interesante copiar fór-
mulas “relativas”, por ejemplo una fórmula que sume todos los números de una columna, o que multiplique la
celda de la izquierda por 18% para obtener el valor del IVA. Sin embargo, en otras ocasiones podemos necesitar
justo lo contrario, que al copiar y pegar fórmulas se haga referencia siempre a la misma celda de la hoja de cál-
culo o del libro. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que compara varias posibilidades de créditos hipotecarios,
podemos incluir en una celda el tipo de EURIBOR, que deberá ser el mismo para toda la hoja, y en caso de
que cambie su tipo con variar únicamente esa celda se actualizan los cálculos para toda la hoja.
Esas referencias a celdas que no deben variar aunque se copien y peguen fórmulas que se refieran a ellas
se denominan referencias absolutas. Excel las distingue anteponiendo el
símbolo “$” antes de la fila o de la columna. Por ejemplo, “$A$1” es una
referencia absoluta a la celda A1, mientras que “A1” es una referencia re- Hay una forma rápida de
lativa. configurar las distintas
En el ejemplo que estábamos considerando anteriormente, si ponemos en referencias absolutas, re-
A3 la fórmula “=$A$1+A2” y la copiamos y pegamos en B3, la fórmula lativas y mixtas, con la
pegada sería “=$A$1+B2”, y al pegarla en B7 “=$A$1+B6”. Las referencias tecla F4, pulsada sucesi-
relativas siguen cambiando, pero las absolutas no. El “$” es como un vas veces sobre una refe-
“ancla” que impide que se varíen las referencias. rencia a una celda
cambia entre referencia
Podemos considerar también referencias mixtas, en las cuales anclamos relativa (A1), absoluta
sólo la fila o la columna de las celdas copiadas y pegadas. Por ejemplo, si ($A$1) anclando fila
ponemos en A3 la fórmula “=A$1+A2” ancla únicamente la fila de A1, así (A$1) o anclando co-
que al pegarla en B3 tendríamos “=B$1+B2”, sin cambiar el “1” (anclado lumna ($A1).

por el “$”) pero sin problemas para cambiar la A por la B. En cambio, al pe-
garla en B7 tendríamos “=B$1+B6”, sigue sin cambiar el “1” pero no hay pro-
blemas en cambiar las demás. Las distintas aplicaciones reales con las que
trabajemos demandarán que usemos un tipo de referencia absoluto, relativo
o mixto.
5. REFERENCIAS EXTERNAS Y
VÍNCULOS
Podemos hacer referencias en las fórmulas a celdas o rangos situados en otras
hojas de cálculo del mismo libro, situando ante la referencia de la celda el
nombre de la hoja seguido del signo “!”. Por ejemplo, la fórmula “=Hoja1!A1
+ Hoja2!A1” suma las celdas A1 de las hojas 1 y 2 del libro actual.
De forma más sencilla, al introducir la fórmula podemos hacer clic con el
ratón en la solapa de la hoja correspondiente, y desde ahí seleccionar las cel-
das con las que queremos operar.
Incluso es posible hacer referencias a otros libros (otros archivos), aunque
no es muy recomendable manejar datos en distintos archivos, ya que per-
demos el control sobre ellos.
Por último, como ya se ha indicado, las operaciones y fórmulas en Excel tam-
bién admiten nombres de rangos, tanto de la hoja actual como del libro ac-
tual o de otros libros externos.
6. RESOLUCIÓN DE ERRORES EN LAS

FÓRMULAS
Excel detecta automáticamente los posibles errores y resultados no deseados
en las fórmulas, e informa de ellos en pantalla, pero permite seguir trabajando
con la hoja de cálculo (puede que el error se deba a que faltan datos por in-
troducir). Veremos a continuación los distintos tipos de errores y sus posibles
causas y soluciones.
6.1 Tipos de errores

Cuando Excel no puede determinar el resultado de una fórmula puede apa-
recer uno de los siguientes mensajes (todos empiezan por “#” para indicar
que se trata de un error):
- “#####”: Este error es uno de los más sencillos de resolver: se produce
cuando el ancho de la columna no es lo bastante ancho para contener
todo el texto o número; se soluciona aumentando el ancho de la columna,
o reduciendo el contenido para ajustarlo a la columna, o aplicando un
formato de número diferente (por ejemplo con menos decimales).
También aparece este error cuando se intenta utilizar una fecha u hora
negativa. En Excel sólo se admiten fechas a partir del 1 de enero de 1900.
Puede aparecer también al restar fechas; en ese caso lo más razonable es
cambiar el formato, y en vez de usar un formato de fecha/hora usar un
formato numérico que sí admite negativos.

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}
- “#¡VALOR!”: Aparece cuando se utiliza un argumento o un operando incorrecto en una fórmula.
El error dependerá de la fórmula concreta que estemos usando. Por ejemplo, si sumamos dos celdas y
una de ellas contiene texto, aparecerá este error, ya que no podemos “sumar un texto”.
- “#¡REF!”: Se produce cuando una referencia de celda no es válida. Típicamente aparece cuando se eli-
minan o sobrescriben celdas que son necesarias para fórmulas en otras celdas de la hoja de cálculo.
- “#¡DIV/0!”: Aparece cuando se divide un número por cero (0). Muy frecuentemente aparece cuando
se intenta dividir una celda por otra, y la celda que debería contener el divisor está en blanco.
Una solución más elegante es escribir el valor “#N/A” (también disponible con la función “=NOD()”)
en la celda a la que se hace referencia como divisor. “#N/A” es una constante que significa “no dispo-
nible” (del inglés not available), una constante de Excel que nos permite distinguir una celda vacía
(pendiente de rellenar) de una celda cuyo valor no conocemos.
- “#¡NUM!”: Se produce cuando se introducen valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
Por ejemplo, una raíz cuadrada de un número negativo.
- “#¿NOMBRE?”: Aparece cuando Excel no reconoce la fórmula empleada. La solución es sencilla: revisar
que el nombre de la fórmula que estamos intentando emplear es el correcto, por ejemplo pulsando en
el botón “Insertar función” de la Barra de herramientas de fórmula, que permite ver todas las posibles
fórmulas, confirma que el nombre es correcto y permite ver los argumentos de la misma.
Insertar fórmula
- “#NULO”: Aparece cuando se especifica una intersección de áreas que no se cortan entre sí. El operador
intersección es el espacio “ ”. Si intento por ejemplo la fórmula “=SUMA(A1:A3 C1:C3)”, como no hay
ninguna celda en común entre ambos rangos, Excel indica el error “#NULO”.
6.2 Herramientas de ayuda en la resolución de errores

Al situarnos sobre una celda que da error, podemos ver un icono con un signo de exclamacion rodeado
por un rombo amarillo; a su lado, un menú desplegable nos ofrece varias opciones para solucionar el
error.
En la práctica, los errores más complicados de detectar no son aquellos en los que Excel da un mensaje
de error, ya que la solución suele ser muy clara, sino aquellos en los que Excel da un resultado pero no es
el que esperábamos. Para ello, Excel incorpora una serie de herramientas para ayudarnos a comprobar
que una fórmula o función está realizando lo que nosotros queríamos.
En el menú Herramientas / Auditoría de fórmulas tenemos una serie de herramientas para evaluar las fór-
mulas.

También tenemos una Barra de herramientas de auditoría de fórmulas:
Por ejemplo, podemos ver las celdas empleadas como argumentos en la

celda actual (precedentes), así como las celdas en las que se usa la celda ac-
tual como argumento en otras fórmulas (dependientes). Las precedencias y
dependencias se indican con flechas azules, como en el siguiente ejemplo:
También podemos ir directamente a los errores detectados, así como señalar

con círculos los valores incorrectos, evaluar fórmulas o insertar comentarios.
Tenemos también una herramienta para rastrear los posibles errores que han
Rastrear error
aparecido en la hoja, de forma muy intuitiva para el usuario:

tema 9
´ Funciones matemáticas
predefinidas en la
aplicación de hoja de
cálculo
´ Reglas para utilizar las
funciones predefinidas
´ Utilización de las funciones
más usuales
´ Uso del asistente para
funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas, que tomando como argumentos
una celda o rango de celdas, permiten obtener resultados complejos muy
OBJETIVOS:
útiles para los usuarios de la hoja de cálculo.
• Conocer las diferentes fun-
ciones de una hoja de cál-
1. FUNCIONES MATEMÁTICAS culo
PREDEFINIDAS EN LA APLICACIÓN
DE HOJA DE CÁLCULO
Existen funciones matemáticas que realizan las mismas operaciones que
con operadores, pero de forma más amplia y cómoda ya que utilizan ran-
gos. Por ejemplo, “=SUMA(A2:B9; C6) suma todas las celdas del rango A2
a B9, y además el contenido de la celda C6; se podría haber hecho lo
mismo con el operador “+”, pero sería tremendamente pesado:
“=A2+A3+”…“+A9+B2+B3+”…“+B9+C6”.
2. REGLAS PARA UTILIZAR LAS

FUNCIONES PREDEFINIDAS
Para insertar una función en una celda, empezamos con el signo “=” como
con todas las fórmulas, y a continuación escribimos el nombre de la fun-
ción seguido de los argumentos entre paréntesis (ninguno, uno o varios ar-
gumentos, separados normalmente por el signo “;”). Aunque la función no
tenga argumentos, siempre se incluyen los paréntesis; es una manera de
que Excel distinga entre funciones (con paréntesis) y nombres de celdas o
rangos (sin paréntesis).
Las funciones pueden combinarse con cualquier otra fórmula; por ejemplo,
en una celda podemos poner “=0,18*SUMA(A2:A6)”, lo que suma los va-
lores del rango de celdas A2 a A6 y multiplica el resultado por 0,18.
3. UTILIZACIÓN DE LAS FUNCIONES
MÁS USUALES
Excel incluye muchas funciones predeterminadas para los más diversos usos,
de modo que el trabajo particular de cada empresa determinará cuáles de
ellas resultan más útiles. Además, existen numerosas librerías de funciones
adicionales y personalizadas por el usuario, disponibles a través de Internet.
Navegando por la ayuda de Excel y con la ayuda de un buscador como Go-
ogle podremos localizar información
sobre todas las funciones y sus aplica- Las principales funciones de
ciones, enfocadas a aplicaciones reales. Excel, agrupadas por categorías,
son:
- Funciones financieras:
• PAGO(tipo_de_interés; número_de_períodos; valor_inicial; valor_final;
tipo_de_cálculo): calcula el pago de un préstamo. Por ejemplo,
“=PAGO (3%/12; 30*12; 200.000; 0; )” obtiene el pago mensual (12
períodos) de una hipoteca de 200.000 € a 30 años, al 3% de interés,
con pagos al final de cada período (al omitir el “tipo_de_cálculo” se
toma el tipo por defecto).
• PAGOPRIN() y PAGOINT() son similares a PAGO(), pero devuelven el
principal y los intereses del pago por separado.
• DB(coste; valor_residual; vida; período; mes): calcula la depreciación
de un bien durante un período específico, usando un método de de-
preciación de saldo fijo.
• DDB(coste; valor_residual; vida; período; factor): calcula la deprecia-
ción de un bien durante un período específico, usando un método de
depreciación por doble disminución de saldo u otro método que se
especifique.
- Funciones de fecha y hora:
• HOY() devuelve el día actual. No necesita argumentos.
• AHORA() devuelve la fecha y hora actuales. No necesita argumentos.
• AÑO(), MES(), DIA(), HORA(), MINUTO() y SEGUNDO() devuelven el
año, mes, etc. de una fecha y hora en formato de Excel. Pueden ser in-
teresantes, por ejemplo, para considerar únicamente el mes de una
fecha.
• DIASEM(fecha, tipo) obtiene un número que corresponde al día de la
semana de una fecha (1: lunes, 2: martes…). El “tipo” permite asignar
distintos valores a cada día de la semana, según si consideramos que
la semana empieza en domingo o en lunes.
• FECHA(año; mes; día) devuelve una fecha en formato de Excel, par-
tiendo de tres números que representen el año, el mes y el día. Por su-
puesto, la función admite referencias a otras celdas como argumentos.
- Funciones de matemáticas y trigonometría:
• Además de los operadores estándar de sumas, multiplicaciones, etc.,
Excel incluye funciones para poder efectuar estas operaciones sobre
rangos amplios: SUMA(), PRODUCTO(), POTENCIA()…
Tema 9 / pg. 62 Funciones

editorialcep
}
• También se incluyen funciones matemáticas diversas, como FACT(), factorial de un número; LOG(nú-
mero, base), logaritmo de un número en una base especificada; RAIZ(), raíz cuadrada; etc.
• De igual modo, Excel incluye una amplia variedad de funciones trigonométricas: SENO(), COS(),
TAN()…
• ENTERO() elimina todos los decimales de un número; TRUNCAR() permite especificar los decimales
de un número.
• REDONDEAR() redondea un número, con los decimales que deseemos. REDONDEAR.MAS() y RE-
DONDEAR.MENOS() permiten redondear por exceso y por defecto.
• ALEATORIO() devuelve un número aleatorio entre 0 y 1, útil para efectuar simulaciones.
• PI() es el número pi.
• Como curiosidad, NUMERO.ROMANO() convierte un número en su equivalente en números ro-
manos.
• Por último, indicamos que Excel dispone de una amplia librería de funciones para operar con ma-
trices. Navegando por la propia ayuda de Excel encontraremos todas ellas.
- Funciones estadísticas:
• CONTAR() cuenta el número de celdas con números de un rango. CONTARA() cuenta el número
de celdas rellenas, tengan números o texto. CONTAR.BLANCO(), por el contrario, cuenta el número
de celdas sin rellenar de un rango.
• Excel permite realizar muchas operaciones estadísticas sobre un región de datos, por ejemplo PRO-
MEDIO() (la media aritmética), MODA(), MEDIANA(), VAR() (la varianza), DESVEST() (desviación
estándar), MAX() (el valor máximo), MIN() (el valor mínimo), etc.
• También incluye funciones estadísticas de todo tipo. Por ejemplo, POISSON(número_de_sucesos;
media; acumulado) permite obtener la distribución de Poisson.
- Funciones de búsqueda y referencia:
• BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) es una función muy
útil; busca un valor determinado (número, texto o referencia a otra celda) en la primera columna de
una matriz de datos externa (región de datos, en otra parte de la misma hoja de cálculo o incluso
en una hoja distinta), y cuando lo encuentra, devuelve el valor encontrado en la columna indicada.
Veámoslo con un ejemplo:

La celda C2 se calcula con la fórmula BUSCARV(); se buscará el con-
tenido de la celda B2 (“Reducido”) en la matriz A5:B9 que contiene
los tipos de IVA aplicables en España. Excel encontrará “Reducido” en
la celda A7, por lo que mostrará el valor encontrado en la 2ª columna
correspondiente a esa celda, la A8 (“8%”).
Hemos puesto referencias absolutas para poder copiar fácilmente la
fórmula al resto de filas de la tabla; al copiar la celda C2 a C3, B2 cam-
biará automáticamente por C3, pero no varía la matriz de búsqueda.
Excel incluye Es importante indicarle a Excel que la matriz de búsqueda está orde-
también funcio- nada (valor “1”) o no (valor “0”), ya que si no se indica, Excel no en-
nes diversas para contrará correctamente las referencias. En este caso, hemos indicado
referirse a rangos que no está ordenada, ya que la primera columna (la de búsqueda) no
de datos; por está ordenada alfabéticamente.
ejemplo, FILAS()
• BUSCARH() es muy similar, pero busca en filas en vez de en colum-
devuelve el nú-
nas.
mero de filas de
una matriz. - Funciones de base de datos: sin ser específicamente un gestor de bases
de datos como Access, Excel puede utilizarse con éxito para gestionar ta-
blas de datos sencillas. Los diseñadores de Excel han incorporado diversas
funciones enfocadas a gestionar las tablas como bases de datos. Todas
ellas empiezan por “DB” (en inglés Data Base, base de datos), usan los
mismos argumentos (base_de_datos, nombre_de_campo; criterios) y se
comportan de forma similar a sus equivalentes “normales”. Por ejemplo,
DBCONTAR() funciona de forma análoga a CONTAR(), pero referida a la
base de datos.
- Funciones de texto:
• MAYUSC() y MINUSC() convierten un texto a mayúsculas o minúscu-
las, respectivamente. NOMPROPIO() convierte la primera letra de cada
palabra a mayúsculas, y el resto a minúsculas.
• IGUAL(texto1, texto2) devuelve VERDADERO si dos cadenas de texto
son iguales, o FALSO en caso contrario. Distingue mayúsculas y mi-
núsculas.
• EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres) devuelve un nú-
mero de caracteres de un texto (que puede ser una referencia a otra
celda) a partir de una posición inicial. Por ejemplo, “=EXTRAE(A1;1;1)”
devuelve la primera inicial de la cadena de texto de la celda A1. IZ-
QUIERDA() y DERECHA() realizan funciones similares, pero en lugar
de especificar una posición inicial comienzan por la izquierda o la de-
recha del texto.
• LARGO() devuelve el número de caracteres de un texto.
• CONCATENAR() hace lo mismo que el operador “&”.
- Funciones lógicas: se basan en los valores lógicos VERDADERO y FALSO.
• NO() cambia VERDADERO por FALSO y viceversa.
• O() necesita varios valores lógicos como argumento, y devuelve VER-
DADERO si es verdadero cualquiera de ellos, sólo devuelve FALSO si
son todos falsos.

editorialcep
}
• Y() necesita varios valores lógicos como argumento, y devuelve VERDADERO si todos ellos son ver-
daderos, y FALSO si cualquiera de ellos es falso.
• SI(prueba lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso), la función condicional, es la función lógica
más importante. Si una prueba lógica (típicamente una referencia a una celda, o una operación con
celdas) es verdadera, asigna el valor del segundo argumento; si es falso, el valor del tercer argumento.
Se puede dejar alguno de los valores en blanco, en cuyo caso Excel dejará la celda vacía.
• Existen otras funciones como CONTAR.SI(rango; criterio) y SUMAR.SI(rango; criterio) que actúan
sobre el rango especificado únicamente si se cumple el criterio especificado.
- Funciones de información: son funciones lógicas (devuelven VERDADERO o FALSO) pueden ser muy
interesantes para controlar los datos introducidos en la hoja de cálculo. Por ejemplo, ESBLANCO() de-
vuelve VERDADERO si el argumento es una celda vacía; ESNUMERO() devuelve VERDADERO si el ar-
gumento es una celda con números exclusivamente (no textos); ESERROR() devuelve VERDADERO si el
argumento es un código de error.
Excel también permite la creación de funciones propias del usuario, lo que requiere conocimientos del
lenguaje de programación Visual Basic. La propia ayuda de Excel o una búsqueda en Internet pueden dar
más información acerca de esta posibilidad.
4. USO DEL ASISTENTE PARA FUNCIONES

Con el menú Insertar / Función, o directamente el botón
de Insertar función de la Barra de fórmulas, podemos
usar el cuadro de diálogo “Insertar función”.
En este cuadro podemos buscar una función por su nom-
bre, o seleccionar una categoría de funciones y buscar
la función adecuada. Excel ofrece una completa ayuda
para localizar la función más adecuada para realizar una
tarea. También una búsqueda en Internet (mediante Go-
ogle, por ejemplo) puede darnos indicaciones acerca de
cómo realizar determinadas tareas típicas en el mundo
empresarial.
Una vez seleccionada la función, el propio Excel nos
muestra los argumentos posibles de la misma, y nos ayuda
a localizarlos y comprobar que la función está escribién-
dose correctamente. Por ejemplo, vamos a insertar una
función condicional SI:
Excel nos indica que el primer argumento de la función
es la “Prueba_lógica”, que normalmente hará referencia
a otra celda o fórmula que utilice valores de celdas. Pin-
chando en el recuadro rojo a la derecha del recuadro si-
tuado junto a “Prueba_lógica”, Excel nos permite
seleccionar los argumentos para esa función en la propia
hoja de cálculo (basta un clic para seleccionar una celda
o arrastrar para seleccionar un rango), que luego pueden
ser editadas como una fórmula cualquiera.

Los otros dos argumentos, “Valor_si_verdadero” y “Valor_si_falso”, indican
los valores o fórmulas que debemos presentar en la celda destino, depen-
diendo del valor de la “Prueba_lógica”. Por ejemplo, podemos decir que si
la mitad de la celda C2 (supongamos que C2 es 150, así que la mitad es 75)
es mayor que 100, Excel muestre el valor C2 multiplicado por 3 (y podemos
Como podemos ver el resultado, 450); como esta prueba lógica es falsa, muestra el segundo
comprobar, el asis- valor, que es el texto “Número pequeño”. Podemos ver que el resultado de
tente no sólo ayuda a la fórmula es precisamente “Número pequeño”.
introducir correcta-
mente los argumen-
tos de la fórmula,
sino que también nos
permite comprobar
que los resultados
que estamos calcu-
lando son correctos.

tema 10
´ Elementos de un gráfico
´ Creación de un gráfico
´ Modificación de un gráfico
´ Borrado de un gráfico
OBJETIVOS:
• Conocer cómo se insertan
los diferentes gráficos en la
hoja de cálculo
Excel nos permite representar gráficamente la información contenida de

la hoja de cálculo, tanto en la misma hoja como en otra hoja nueva. La
principal ventaja que ofrecen es que los gráficos se actualizan automáti-
camente cuando se cambian los datos a los que hacen referencia.
Al menos parte de los datos deben ser de tipo numérico. No tiene sentido
representar gráficamente los textos. Sin embargo, los rótulos de esos datos
sí suelen ser de tipo texto.
1. ELEMENTOS DE UN GRÁFICO
Los gráficos en Excel son altamente configurables, de forma que ofrecen
un aspecto muy distinto según el tipo de gráfico del que se trate. En general
podemos distinguir los siguientes elementos:
- Área de gráfico: es toda el área que ocupa el gráfico dentro de la hoja, y
actúa como fondo del gráfico.
- Área de trazado: por el contrario, el área de trazado es el espacio del grá-
fico ocupado por la representación de los datos; es el gráfico propiamente
dicho.
- Título: un texto que sirve como título del gráfico. En realidad se pueden
añadir varios textos, como título o como textos explicativos.
- Eje de categorías: el eje horizontal, donde se sitúan los campos o “colum-
nas” del rango de origen. En ella hemos destacado las “marcas de la es-
cala” que separan una categoría de otra.
- Eje de valores: el eje vertical, donde se sitúan los datos del rango de ori-
gen.
- Líneas de división: en el área de trazado puede haber líneas de división
verticales u horizontales, para permitir una lectura más sencilla de los va-
lores del gráfico. Todas estas líneas se pueden configurar.
- Leyenda: en la leyenda se identifican los valores de las distintas series de
datos. Considerando el rango de origen como una “base de datos”, las
“columnas” serían los “campos” de la base de datos (eje de categorías)
mientras que las “filas” serían los distintos “registros” de la base de datos
(especificados como distintas “series” en el gráfico).
2. CREACIÓN DE UN GRÁFICO
Para crear un gráfico hay que partir de un región de datos que debemos re-
llenar previamente. En el ejemplo anterior se ha usado el siguiente región de
datos:
Tema 10 / pg. 68 Inserción de gráficos, para representar la información contenida...

editorialcep
}
Excel incorpora un Asistente para gráficos que simplificará todo el proceso de crea-
ción del gráfico. Una vez seleccionado el rango deseado (o simplemente con la celda
activa dentro del región de datos, si queremos usarlos todos), acudimos al menú In-
sertar / Gráfico. También hay un botón en la Barra de herramientas de formato. Insertar gráfico
El primer paso del Asistente es seleccionar el tipo de gráfico que deseamos utilizar:
En cada tipo podemos encontrar diversos subtipos en el panel derecho, cada uno de ellos con su presen-
tación preliminar y un texto explicativo. También tenemos más tipos de gráfico en la solapa “tipos perso-
nalizados”. Navegando por todos ellos podremos escoger el más adecuado a nuestras necesidades:
columnas verticales, barras horizontales, líneas, gráficos de sectores, gráficos con dos ejes de valores, grá-
ficos en tres dimensiones…
Pulsando “Siguiente” pasamos al segundo paso del asistente, donde seleccionamos los datos de origen.
Excel nos presenta el rango seleccionado, que puede ser modificado.

Las series pueden presentarse en filas o columnas (es decir, podemos definir
las categorías que aparecerán en el eje horizontal en las columnas o en las
filas, respectivamente). En la solapa “Serie” podemos activar o desactivar al-
guna de las series de datos.
El tercer paso del asistente son las opciones del gráfico. Es conveniente na-
vegar por las distintas solapas de este paso (varían dependiendo del tipo de
gráfico utilizado) y personalizarlas para nuestras necesidades. En la ventana
de vista preliminar podremos ir viendo los efectos de los distintos cambios
que vayamos aplicando.
- En la solapa “Título” tendremos la posibilidad de añadir un título tanto al

gráfico en su totalidad como a los distintos ejes.

editorialcep
}
- En la solapa “Eje” podemos definir si queremos que en el eje de categorías aparezcan todas las cate-
gorías con el mismo ancho, o según una escala de tiempo (el ancho varía según los diferentes inter-
valos de tiempo); en este último caso las categorías no pueden ser rótulos de texto, sino que deben
aparecer con formato fecha/hora.
- En la solapa “Líneas de división” especificamos las líneas primarias (en las posiciones de las marcas
de la escala que aparezcan en el eje respectivo) y secundarias, tanto para el eje de categorías como
para el de valores.
- La “Leyenda” con las distintas series utilizadas puede insertarse en diversas posiciones del gráfico, o
eliminarse. Posteriormente se podrá desplazar su posición y variar su tamaño.
- Activando los “Rótulos de datos” aparece un rótulo al lado de la barra o sector circular del gráfico. El
rótulo puede contener el valor del dato o bien el nombre de la serie o la categoría.
- Por último, “Tabla de datos” (no disponible para todos los tipos de gráfico) permite incorporar una
tabla con los datos al gráfico. Tiene sentido sobre todo cuando se inserta el gráfico en una hoja aparte,
o cuando va a ser exportado a otras aplicaciones.
En el cuarto y último paso simplemente indicamos si queremos situar el gráfico en la misma hoja o en una
hoja nueva.
3. MODIFICACIÓN DE UN GRÁFICO
Una vez insertado el gráfico, si está como objeto en
una hoja podemos moverlo pinchando y arrastrando
sobre él, o redimensionarlo pinchando y arrastrando
sobre alguno de sus bordes.
La forma más rápida y cómoda de modificar
algún aspecto del gráfico es hacer doble clic
en el elemento que queremos cambiar, o bien pulsar
el botón derecho del ratón sobre el elemento selec-
cionado. Excel mostrará una ventana emergente con
las distintas opciones de personalización del ele-
mento correspondiente.
Por ejemplo, para configurar un área, podemos per-
sonalizar los bordes del mismo así como su sombre-
ado o trama. En todo momento, una ventana de
vista preliminar nos muestra el resultado que vamos
a obtener.
Todas las fuentes (títulos, rótulos, etc.) se pueden
personalizar. La opción “Autoescala” cambia

automáticamente el tamaño de las fuentes al
agrandar o reducir el gráfico.
Al configurar una escala de valores (“eje vertical”),
podemos indicar los valores máximo y mínimo que
queremos que aparezcan en el eje, así como las uni-
dades de división del eje mayores (los intervalos en
los que aparecen los números) y menores (sólo apa-
recen con las líneas de división secundarias). Tam-
bién se pueden configurar las unidades de
visualización (millares, millones…), configurar ejes
logarítmicos, etc.
Las series de datos también se pueden personalizar.
Por ejemplo, se puede cambiar el color de toda una
serie de datos (se selecciona con un clic de ratón,
después doble clic para configurar) o sólo de un dato
dentro de la serie (al hacer clic de ratón se selecciona
la serie, y después de esperar un poco, un segundo
clic selecciona sólo un elemento dentro de la serie;
después, doble clic para configurar). Las distintas op-
ciones de personalización dependen del tipo de grá-
fico, por ejemplo veamos las opciones para un
gráfico de líneas, donde podemos personalizar los
marcadores dentro de las líneas.
Y como otro ejemplo, las opciones de un gráfico de
sectores en tres dimensiones:
Navegando y probando las distintas

opciones de los gráficos podremos
obtener resultados muy vistosos y Con la Barra de herramientas de gráfico podemos
útiles en aplicaciones profesionales. también acceder a las propiedades del elemento se-
De nuevo, la propia ayuda de Excel leccionado (el icono de la mano a la derecha del
y un buscador de Internet pueden nombre del elemento), así como cambiar el tipo de
ofrecernos pistas para obtener los gráfico, activar y desactivar la leyenda y la tabla de
mejores resultados. datos, configurar el gráfico por filas o por columnas,
o cambiar la orientación de un texto. En el menú des-
plegable que aparece podemos seleccionar también
los elementos del gráfico que deseemos configurar.

editorialcep
}
4. BORRADO DE UN GRÁFICO
Para borrar un gráfico situado dentro de una hoja, seleccionamos el mismo (el área del gráfico) y pulsamos
la tecla Supr.
Para borrar un gráfico situado en una hoja nueva, se borra la hoja correspondiente (por ejemplo, con botón
derecho del ratón sobre la hoja, opción “Eliminar”).

tema 11
´ Imágenes
´ Autoformas
´ Textos artísticos
´ Otros elementos
OBJETIVOS:
• Conocer cómo se insertan
diferentes elementos en la
hoja de cálculo
Excel permite introducir imágenes, autoformas, WordArts y otros elementos

dentro de una hoja de cálculo.
A diferencia de lo que ocurría en Word, las imágenes no quedan asociadas
a ninguna celda ni otro elemento, sino que se quedan “flotantes” dentro
de la hoja de cálculo.
En el menú Insertar tenemos varias opciones para introducir estos elemen-
tos.
1. IMÁGENES
Para introducir estos elementos, de-
bemos acudir al menú Insertar /
Imagen, desde donde podemos in-
sertar imágenes prediseñadas (de la
Galería Multimedia) o desde ar-
chivo. Las opciones para manejar
estas imágenes son muy similares a
las opciones que se trataron en el
tema de Word, por lo que nos re-
mitimos a dicho tema.
También tenemos una Barra de herramientas de imagen:
2. AUTOFORMAS
Como podemos ver en el apartado anterior, también desde el menú Insertar
/ Imagen hay una opción para insertar Autoformas diversas en la hoja de cál-
culo de Excel. Dado que las opciones de las autoformas también son muy si-
milares a las tratadas en el tema de Word, nos referimos al mismo para su
estudio.
Está disponible, igualmente, una Barra de herramientas de dibujo, que puede
resultar de mucha utilidad al insertar y editar autoformas.
3. TEXTOS ARTÍSTICOS
En el menú Insertar / Imagen, o en la Barra de herramientas dibujo, tenemos
la posibilidad de insertar textos artísticos, llamados WordArt en Microsoft Of-
fice (accesibles desde varios programas del paquete ofimático, incluido
Excel). Como cabría esperar por su nombre, las posibilidades son las mismas
WordArt (textos artísticos) que se trataron en el tema de Word.
4. OTROS ELEMENTOS
En el menú Insertar / Objeto podemos insertar objetos de otras aplicaciones
distintas a Excel. En particular, permite insertar y añadir en Excel objetos de
otras aplicaciones de Microsoft Office como Word y PowerPoint así como
editar el contenido y algunas características de los mismos.
Tema 11 / pg. 76 Inserción de otros elementos dentro de una hoja de cálculo

tema 12
´ Zonas de impresión
´ Especificaciones de
impresión
´ Configuración de página
OBJETIVOS:
• Estudiar las diferentes carac-
terísticas de la impresión re-
lacionada con la hoja de
cálculo
1. ZONAS DE IMPRESIÓN
Con un rango seleccionado, desde el menú Archivo / Área de impresión,
se puede establecer ese rango como la zona de impresión, es decir, que
sólo se imprimirá el rango seleccionado. Desde el mismo menú se puede
eliminar esa área de impresión (para que imprima toda la hoja) o establecer
otra área distinta.
Desde el menú Archivo / Configurar página, cuarta solapa “Hoja”, también
podemos establecer una zona de impresión.
2. ESPECIFICACIONES DE IMPRESIÓN
En esta misma solapa “Hoja” podemos establecer varias especificaciones de
impresión. Por ejemplo, podemos imprimir las líneas de división de la hoja,
aunque no hayamos rellenado ningún borde.
Una opción muy útil cuando la hoja de cálculo ocupa varias hojas im-
presas es repetir filas en la parte superior o columnas en la parte izquierda.
En listas muy largas que ocupan varias hojas, nos puede interesar que la fila
de título se repita en la parte superior de cada hoja. En la ventana anterior,
hemos configurado que se repita la fila 11 al comienzo de cada página.
3. CONFIGURACIÓN DE PÁGINA
3.1 Márgenes
En la segunda solapa del menú Archivo / Configurar página podemos esta-
blecer los márgenes de la hoja impresa. También podemos centrar la página
vertical y horizontalmente.
3.2 Orientación
En la primera solapa del menú Archivo / Configurar página se establece la
orientación de la página impresa, vertical (normal) o bien horizontal (apai-
sada).
Tema 12 / pg. 78 Impresión

editorialcep
}
3.3 Encabezados y pies y numeración de página
En la tercera solapa del menú Archivo / Configurar página podemos establecer el encabezado y el pie de
la página impresa. En los menús desplegables Excel ofrece varios modelos de encabezados y pies prede-
finidos, pero nos permite personalizarlos, insertando campos como fecha y hora, el nombre del documento,
paginación, etc.
3.4 Vista preliminar

Antes de imprimir una hoja de cálculo, conviene acudir a la Vista preliminar para
ver el aspecto que tendrá la hoja una vez impresa en papel. Para ello, podemos ir
al menú Archivo / Vista preliminar, el botón “Vista preliminar” desde la ventana
Vista preliminar
de Archivo / Configurar página, o con el botón correspondiente de la Barra de he-
rramientas estándar.
También podemos utilizar la Vista previa de salto de página (desde el menú Ver) para ver y configurar los
límites de la página. Con la opción Insertar / Salto de página podemos forzar nuevos saltos, que se despla-
zan pinchando y arrastrando en las líneas azules que los indican. Desde el mismo menú Insertar / Quitar
salto de página podemos eliminarlos, o también se pueden arrastrar y juntar con otros saltos de página
para eliminarlos. La marca de agua en color gris nos indica el número de página una vez impresa la hoja
de cálculo.

Desde el menú Ar-
chivo / Imprimir, o
desde el botón de la
impresora de la Barra
de herramientas es-
tándar, podemos
configurar otros as-
pectos referentes a la
impresión.
3.5 Formas de impresión

Al igual que ocurría con Word, en Excel podemos imprimir un intervalo de
copias o copias múltiples. La opción de intercalar es análoga.
Podemos imprimir únicamente la selección (el rango de celdas seleccionado),
la hoja u hojas seleccionadas, o bien todo el libro (todas las hojas).
En la solapa “Hoja” de Archivo / Configurar página, podemos decidir también
si la impresión de hojas de cálculo muy grandes se realiza de izquierda a de-
recha o de arriba abajo.
3.6 Configuración de impresora

En el botón “Propiedades” del menú Imprimir podemos configurar la impre-
sora. La ventana emergente dependerá de la impresora que tengamos insta-
lada.
Tema 12 / pg. 80 Impresión

tema 13
´ Validaciones de datos
´ Creación de tablas o listas
de datos
´ Ordenación de lista de
datos, por uno o varios
campos
´ Uso de Filtros
´ Subtotales
OBJETIVOS:
• Conocer como funciona el
trabajo con datos
1. VALIDACIONES DE DATOS
Excel ofrece herramientas muy útiles para validar los datos introducidos
en las celdas de la hoja de cálculo.
En el menú Datos / Validación, podemos limitar el tipo de datos permitido
en la celda o rango seleccionado:
Una vez seleccionado un tipo de datos, podemos establecer adicionalmente
un límite inferior y/o superior:
En la solapa “Mensaje entrante” podemos indicar un mensaje de ayuda para

el usuario que rellene la celda:
Al seleccionar la celda, aparecerá un recuadro de color

amarillo con el texto de la ayuda que hemos introducido:
En la solapa “Mensaje de error” podemos escribir un mensaje que aparezca

cuando la celda se rellene con un contenido incorrecto, sea por ser de dis-
tinto tipo (texto en vez de números) o por no estar en los límites estableci-
dos.
Tema 13 / pg. 82 Trabajo con datos

editorialcep
}
Al introducir valores incorrectos aparece una ventana emergente con el mensaje de error correspondiente.
Podemos establecer tres estilos de mensaje distintos: límite, advertencia o información. El “error límite”
(un aspa blanca sobre un círculo rojo) obliga a escribir otro valor). La “advertencia” permite continuar
aceptando el valor “incorrecto”, pero da la opción de reescribir el contenido. La “información” sólo pre-
senta el mensaje de aviso, pero permite continuar. A continuación vemos ejemplos de los tres tipos de
mensaje.

1.1 Esquemas
En el menú Datos / Agrupar y esquema, podemos establecer varios niveles
de agrupamiento de los datos.
Los esquemas son útiles para el caso de tablas muy extensas en las que no
resulta necesario ver los detalles de un grupo de filas o columnas. Podría con-
siderarse un “ocultar” filas o columnas dinámico. Para agrupar un conjunto
de filas o columnas, seleccionamos el rango correspondiente y selecciona-
mos la opción “Agrupar”.
Pinchando en el “-” situado a la izquierda del grupo de filas, ocultamos todo

ese nivel. Volviendo a pinchar en el “+” se vuelve a mostrar.
2. CREACIÓN DE TABLAS O LISTAS

DE DATOS
Excel dispone de varias listas predeterminadas con los meses del año y los
días de la semana, de modo que si en una celda escribimos “lunes” y exten-
demos la selección con el controlador de relleno, Excel escribirá automáti-
camente “martes”, “miércoles”, etc. Estas listas pueden personalizarse desde
el menú Herramientas / Opciones, solapa “Listas personalizadas”.

editorialcep
}
3. ORDENACIÓN DE LISTA DE DATOS, POR UNO O
VARIOS CAMPOS
Desde el menú Datos / Ordenar podemos ordenar un rango de cel-
das por columnas, de forma ascendente o descendente. Excel de-
tecta automáticamente filas de encabezamiento (rótulos de campo
en la primera fila de la columna de datos). Podemos ordenar por
hasta tres “campos” (columnas de la tabla).
En la Barra de herramientas estándar tenemos dos botones para or-
denar los datos automáticamente, de forma ascendente y descen-
dente. Simplemente con la celda activa en una columna de datos,
pulsando el botón correspondiente Excel detecta automáticamente
los límites del región de datos y la fila de encabezamiento, si existe,
y ordena los datos.
Hay que añadir que al ordenar todo un región de datos (separado
por celdas en blanco del resto de la hoja), se ordenan todas las filas
dentro de ese rango (es decir, que no se alteran los “registros” de la
tabla), pero que si se selecciona sólo parte de las celdas del región
de datos, se ordenan únicamente esas celdas, por lo que pueden Orden ascendente
mezclarse los datos. Lo más cómodo es no seleccionar nada (que y Orden descendente
selecciona automáticamente todo el región de datos) o bien selec-
cionar todo el rango.
4. USO DE FILTROS
En el menú Datos / Filtro / Filtro avanzado, podemos utilizar un filtro para los datos, seleccionando parte
de ellos de acuerdo a unos criterios establecidos en otro rango de la hoja de cálculo. Veámoslo con un
ejemplo: en la tabla de datos de la imagen, establecemos unos criterios en otro rango en la parte inferior,
donde repitiendo los mismos rótulos de la primera fila establecemos una condición, en este caso queremos

seleccionar las ventas superiores a 2.000 euros. El resultado puede copiarse
a otro lugar para no perder los datos originales, en este ejemplo decimos que
empiece el resultado en la celda E1.
El color azul de la fle-

cha desplegable nos
indica que se ha apli-
cado un filtro en esa
columna. Véase que
se han ocultado tam-
bién parte de las filas.
Volviendo a desple-
gar podemos ver otro
valor o volver a ver
todos los datos. El manejo del filtro avanzado es muy similar a una consulta de Access, ya
que podemos establecer varios criterios simultáneos o no excluyentes en el
rango de criterios.
Con todo, en Excel la función más habitual para utilizar los filtros es estable-
cer un autofiltro. Con la celda seleccionada dentro de un región de datos, o
seleccionando todo el región de datos, el menú Datos / Filtro / Autofiltro in-
serta unos menús desplegables en las cabeceras del región de datos. En esos
menús desplegables podemos seleccionar uno de los datos para que sólo se
muestre ese valor en esa columna.
En caso de valores numéricos, Excel nos permite visualizar las 10 mayores,

las 10 menores, etc.

editorialcep
}
5. SUBTOTALES
Cuando se repiten los mismos valores de datos en una columna, puede ser interesante obtener subtotales
para cada valor de esa columna. Consideremos la siguiente tabla de ventas por zonas de unos comercia-
les:
Con la celda seleccionada dentro de este región de datos, o seleccionando todo el rango, vamos al menú
Datos / Subtotales.
En este menú configuramos que para cambio en la “Zona” (importante: la tabla debe estar ordenada por
este campo, o detectará múltiples cambios y no calculará los subtotales correctamente), “Sume” todos los
valores de la columna “Importe venta”. Veamos el resultado:

Las funciones que se
pueden aplicar son
la suma, producto,
cuenta (de celdas
rellenas o de celdas
rellenas exclusiva-
mente con números),
promedio, máximo,
mínimo y funciones De esta forma tan sencilla Excel ha calculado automáticamente los subtotales
de varianza y desvia- por las zonas de la primera columna, y también ha sacado un total general.
ción típica. Véase que los datos también aparecen agrupados, lo que nos permite ocultar
y mostrar los datos, facilitando el análisis de los resultados.

tema 14
´ Inserción de comentarios
´ Control de cambios de la
hoja de cálculo
´ Protección de una hoja de
cálculo
´ Protección de un libro
´ Libros compartidos
OBJETIVOS:
trabajo con datos
1. INSERCIÓN DE COMENTARIOS
En el menú Insertar / Comentario puede insertarse un comentario en una
celda. La esquina superior derecha de la celda aparecerá con un triángulo
rojo para indicar que se ha escrito un comentario. Para visualizarlo, hay
que pasar el ratón por encima de la celda, lo que desplegará el comentario
en color amarillo.
2. CONTROL DE CAMBIOS DE LA
HOJA DE CÁLCULO
En el menú Herramientas / Control de cambios, o en la Barra de herramientas
revisión, podemos acceder a herramientas para comprobar los cambios efec-
tuados en una hoja de cálculo, aceptarlos o rechazarlos, de forma muy similar
a la herramienta del mismo nombre de Word, por lo que nos referimos a ese
tema para su estudio.
3. PROTECCIÓN DE UNA HOJA DE

CÁLCULO
En el menú Herramientas / Proteger / Proteger hoja, se puede habilitar o des-
habilitar la posibilidad de edición de aspectos concretos de la hoja de cálculo,
como el contenido, formatos, posibilidad de insertar y eliminar filas y colum-
nas, etc.
Se puede introducir
una contraseña para
desproteger la hoja
protegida.
Recordemos que al proteger una hoja, únicamente se protegen contra escri-

tura las celdas marcadas como “bloqueadas” desde el menú Formato / Cel-
das, solapa “Proteger”. Las celdas desbloqueadas se pueden editar, aunque
como acabamos de ver podemos configurar la hoja para que sólo se pueda
modificar su contenido, no su aspecto.
4. PROTECCIÓN DE UN LIBRO
En lugar de proteger hojas de cálculo individualmente, podemos proteger
todo el libro desde la opción de menú Herramientas / Proteger / Proteger
libro. También permite introducir una contraseña.
Tema 14 / pg. 90 Utilización de las herramientas de revisión y trabajo con libros compartidos
editorialcep
}
5. LIBROS COMPARTIDOS
Un libro compartido permite que dos o más usuarios puedan editarlos simultáneamente. Esto resulta muy
útil cuando se tiene un libro que varía muy frecuentemente, pero necesita ser usado por varios usuarios.
Evidentemente, necesitamos una ubicación multiusuario para el libro, típicamente una red local.
Desde el menú Herramientas / Compartir libro, se accede a las opciones para compartir la edición de un
libro de Excel entre varios usuarios.

tema 15
OBJETIVOS:
trabajo con datos
1. CON BASES DE DATOS

Desde el menú Datos / Obte-
ner datos externos podemos
acceder a una herramienta de
importación desde bases de
datos, por ejemplo de Access.
Por ejemplo, con “Importar
datos” podemos abrir directa-
mente una tabla o consulta y
situar sus datos en la ubica-
ción que deseemos dentro de nuestro libro.
2. CON PRESENTACIONES
No es muy habitual importar datos de programas presentaciones como Po-
werPoint a Excel. En cambio, sí se pueden exportar datos (rangos de datos) y
gráficos desde Excel a PowerPoint. Los rangos de datos de Excel se pegan
como tablas en PowerPoint, y los gráficos pegados se pueden editar desde el
propio PowerPoint (recordemos que ambos programas pertenecen al mismo
paquete ofimático, Microsoft Office).
3. CON DOCUMENTOS DE TEXTO

Cualquier texto de Word puede ser importado a Excel mediante copiar y
pegar, y viceversa.
Más útil resulta la importación y exportación de tablas entre Word y Excel.
Cualquier tabla de Word puede copiarse y pegarse en Excel, en donde cada
Sin embargo, única- celda de la tabla de Word ocupa una celda en la hoja de Excel. El proceso
mente se exportan inverso también es posible. Siempre que sean compatibles, se respetan todos
los valores, no se ex- los formatos de fuente, alineación, bordes y sombreado, etc.
portan las fórmulas. Excel puede también importar documentos de texto desde el menú Datos /
Obtener datos externos. Excel interpreta los Tabuladores como saltos de co-
lumna y los Intros como cambios de fila; respetando ese formato, Excel puede
importar tablas de datos desde cualquier documento en formato texto.
Tema 15 / pg. 94 Importación desde otras aplicaciones del paquete ofimático

tema 16
OBJETIVOS:
trabajo con datos
1. CREACIÓN Y USO DE PLANTILLAS

Al igual que ocurría en Word, con la opción de menú Archivo / Nuevo se
abre en el Panel de tareas un cuadro desde el que podemos acceder a las
plantillas de libros de Excel. Las plantillas de Excel tienen la extensión
“.xlt”.
Además de las plantillas predefinidas en el programa, también se pueden
buscar plantillas a través de Internet.
2. GRABADORA DE MACROS
Desde el menú Herramientas / Macro / Grabar nueva macro, podemos acce-

der a la grabadora de macros (macrocomandos) de Excel. Su manejo es muy
similar al que se explicó en el tema de Word, al que nos referimos.
3. UTILIZACIÓN DE MACROS
Para reproducir una macro, podemos ir al menú Herramientas / Macro / Ma-
cros, o bien la combinación de teclas Alt+F8, o también la combinación de
teclas asignada a la macro por el usuario.
Tema 16 / pg. 96 Plantillas y macros

editorialcep
}
LO QUE HEMOS APRENDIDO
- Hoja de cálculo: aplicación informática cuyo objetivo es la manipulación de datos numéricos y
de texto dispuestos en forma de tablas (celdas intersección de filas y columnas), permitiendo realizar
todo tipo de fórmulas y funciones sobre esos datos.
- Entrada en Excel: Botón inicio / Todos los Programas / Microsoft Excel, accesos directos a Excel en
el escritorio, en el menú Inicio y en la Barra de inicio rápido.
- Salir de Excel: Menú Archivo / Salir, cerrar ventana, Alt+F4 o cerrar desde la Barra de tareas de
Windows.
- Interface de Excel: Barras de herramientas, botones, Panel de tareas, ventanas y barras de despla-
zamiento, manejo del ratón, Barra de fórmulas, encabezados de filas y columnas, celda activa.
- Conceptos de Excel: hojas, celdas, filas, columnas., rango, región de datos.
- Vistas: normal, previa de salto de página. Vista preliminar.
- Inmovilizar y movilizar ventanas.
- Movimiento por la hoja de cálculo: cursores del teclado, ratón, Tabulador, Intro, combinaciones
de teclas…
- Tipos de datos: numéricos, alfanuméricos, fecha/hora (las fechas se guardan como números), fór-
mulas, funciones,
- Selección de rangos múltiples: celdas, filas, columnas, toda la hoja…
- Edición de celdas: clic en barra de fórmulas, doble clic, F2 para editar contenido.
- Borrado: Suprimir. Borra el contenido, no la celda de la hoja.
- Eliminar: Elimina de la hoja las celdas, filas o columnas seleccionadas.
- Corrector ortográfico.
- Búsqueda y reemplazo de contenido de celdas.
- Copiado, cortado y pegado de celdas, rangos de celdas y hojas de cálculo.
- Abrir y guardar nuevo libro. Guardar como.
- Relleno de rangos:
• Relleno rápido de un rango: hacia abajo, hacia arriba, hacia la derecha, hacia la izquierda.
• Series: aritmética, geométrica, cronológica; límites de las series.
• Controlador de relleno.
- Rangos múltiples y tridimensionales.
- Nombrar rangos.
- Formato de celda:
• Copiar y pegar formato
• Número: general, número, moneda, contabilidad, fecha, hora, porcentaje, fracción, científica,
texto, especial, personalizada.
• Alineación horizontal: general, izquierda, derecha, sangría, distribuido, centrada, justificada,
centrar en la selección, rellenar.
• Alineación vertical: arriba, centro, abajo, justificar, distribuir.
• Ajustar texto, reducir hasta ajustar, combinar celdas.
• Orientación del texto: giro.
• Fuente: tipo de letra, tamaño, color, aspecto…

• Bordes y relleno.
• Protección de celdas (bloqueadas).
- Anchura y altura de columnas y filas. Autoajustar.
- Ocultar y mostrar columnas, filas, hojas.
- Formato de hojas de cálculo: nombre, solapa, fondo.
- Formatos condicionales.
- Autoformatos.
- Fórmulas:
• Elementos: operadores, funciones, referencias, números o texto.
• Tipos de operadores: aritméticos, lógicos, concatenar.
• Prioridad de los operadores. Uso de los paréntesis para alterar la
prioridad.
• Escritura y edición de fórmulas. Empiezan por “=”.
• Copia de fórmulas.
- Referencias relativas, absolutas y mixtas. Símbolo “$” para hacer ab-
soluta una referencia a fila o columna. Uso de F4.
- Referencias externas y vínculos a otras hojas o libros.
- Resolución de errores. Tipos de errores. Herramientas de ayuda en la
resolución de errores.
- Funciones: fórmulas predefinidas.
• Funciones matemáticas predefinidas.
• Escritura y edición de funciones: nombre de la función y argumen-
tos entre paréntesis.
• Funciones más habituales:
- Financieras: PAGO(), DB()…
- Fecha y hora: HOY(), AHORA(), FECHA()…
- Matemáticas y trigonometría: SUMA(), PRODUCTO(), POTEN-
CIA(), FACT(), LOG(), ENTERO(), REDONDEAR(), ALEATO-
RIO()…
- Estadísticas: CONTAR(), CONTARA(), CONTAR.BLANCO(),
PROMEDIO(), MODA(), MEDIANA(), VAR(), DESVEST(),
MAX(), MIN()…
- Búsqueda y referencia: BUSCARV(), BUSCARH()…
- Base de datos.
- Texto: MAYUSC(), MINUSC(), IGUAL(), EXTRAE(), LARGO()…
- Lógicas (operan con los valores lógicos VERDADERO Y
FALSO): NO(), O(), Y(), SI()…
- Información (devuelven valores lógicos): ESBLANCO(), ESNU-
MERO(), ESERROR()…
- Funciones de usuario.
• Uso del asistente para funciones.

editorialcep
}
- Gráficos:
• Elementos de un gráfico: área de gráfico, área de trazado, título, ejes, líneas de división, leyenda.
• Conceptos:
- Valores: las “celdas” del rango que se representa, los valores numéricos que se representan
en uno de los ejes (la escala de los valores se indica en el eje “vertical”).
- Categorías: los distintos “campos” del rango que se representa, las “columnas” de dicho
rango (se indican en el eje “horizontal”).
- Series: los distintos grupos de datos o “registros” del rango que se representa. Se muestran
como distintas barras o líneas en el gráfico.
• Asistente para gráficos:
- Tipo de gráfico: Barras, columnas, líneas, circular…
- Datos de origen: Rango a representar.
- Opciones del gráfico: título, eje, líneas de división, leyenda, rótulos de datos, tabla de datos.
- Posición del gráfico: misma hoja, hoja nueva.
• Modificación y personalización de gráficos: doble clic en elementos, o botón derecho del ratón
sobre elementos, o Barra de herramientas de gráfico y editar propiedades de cada elemento.
• Borrado de un gráfico: Supr o eliminar hoja.
- Inserción de otros elementos (similar a Word): imágenes, autoformas, WordArt, objetos…
- Impresión:
• Establecer zona o rango de impresión.
• Especificaciones de impresión.
• Configuración de página: márgenes, orientación, encabezado y pie…
• Manejo de la Vista preliminar y de la Vista previa de salto de página.
• Formas de impresión: intervalo, número de copias…
• Configuración de impresora.
- Validaciones de datos: tipo de datos, rango de valores, mensaje entrante, mensaje de error.
- Esquemas: niveles de agrupamiento de los datos.
- Tablas o listas de datos predeterminadas.
- Ordenación: se puede ordenar por hasta tres campos del rango, ascendente y descendentemente.
- Filtros: selecciona parte de un rango de acuerdo a unos criterios establecidos en otro rango. Similar
a las consultas de Access.
- Autofiltro: menús desplegables con valores utilizados.
- Subtotales:
• Excel obtiene subtotales para cada cambio en un campo (columna) de la tabla.
• La tabla debe estar ordenada por ese campo.
• Funciones con las que se pueden calcular subtotales: suma, producto, cuenta (de celdas rellenas
o de celdas rellenas exclusivamente con números), promedio, máximo, mínimo y funciones de
varianza y desviación típica.
• Los resultados aparecen agrupados (esquema).
- Herramientas de revisión: comentarios, control de cambios.
- Protección de hojas de cálculo y libros.

- Trabajo con libros compartidos (simultáneamente por varios usua-
rios).
- Importación y exportación: Word, Access, PowerPoint…
- Plantillas: hojas de cálculo predefinidas.
- Macros: permiten automatizar tareas repetitivas, grabando y reprodu-
ciendo una secuencia de comandos e instrucciones de Excel.
PRINCIPALES COMBINACIONES DE TECLAS DE EXCEL
Alt+F4 Salir de Excel
F1 Ayuda
(Cursores) Desplazamiento celda activa según flechas de cursores
Tabulador Celda activa a la derecha
Mayúsculas+Tabulador Celda activa a la izquierda
Intro Celda activa hacia abajo
Mayúsculas+Intro Celda activa hacia arriba
Control+RePág Hoja anterior
Control+AvPág Hoja siguiente
Alt+RePág Avanza visualización en hoja actual
Alt+AvPág Retrocede visualización en hoja actual
Control+(Cursores) Desplaza celda activa a extremos de región de datos actual,

según flechas
Inicio Primera columna de fila actual
Control+Inicio Primera columna, primera fila (A1)
Fin,(Cursores) (Pulsados secuencialmente) Desplazamiento al final de la región

de datos activa
Control+Fin Última celda utilizada en la hoja de cálculo
F2 Editar contenido de una celda
Alt+Intro Salto de línea manual dentro de una celda
Mayúsculas+(Selección) Permite selecciones pinchando únicamente en el primer y último

elemento de la selección (continuos)
Control+(Selección) Permite introducir rangos múltiples (discontinuos)
Suprimir Borra el contenido de una celda
F7 Ortografía

editorialcep
}
Control+“+” Insertar celdas, filas o columnas
Control+“-” Eliminar celdas, filas o columnas
Control+C Copiar
Control+X Cortar
Control+V Pegar
Control+Z Deshacer
Control+U Nuevo libro en blanco
Control+A Abrir libro existente

Control+F12
Control+G Guardar libro (idéntico a Guardar como si es la primera vez)

Mayúsculas+F12
F12 Guardar como (duplicar libro)
Control+J Rellenar rango hacia abajo
Control+D Rellenar rango hacia la derecha
Control+1 Formato de celdas
F4 Cambiar referencia relativa a absoluta o mixta

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© José Ignacio Ibarra Sixto

Marta Sánchez Gómez

Ingeniería Industrial (superior) en el I.C.A.I. (Universidad Pontificia de

Preparador de oposiciones en contenidos sobre Microsoft Office

Profesor de Ofimática y Tecnología para Primaria, Secundaria, Universidad y

UNIDAD FORMATIVA: APLICACIONES INFORMÁTICAS DE HOJAS DE

TEMA 1 CONCEPTOS GENERALES Y CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE

- Instalación e inicio de la aplicación

TEMA 2 DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO..............................23

TEMA 3 INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO ....................25

- Selección de la hoja de cálculo

TEMA 5 ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE UN LIBRO ....................37

- Creación de un nuevo libro

TEMA 6 OPERACIONES CON RANGOS ......................................................39

- Relleno rápido de un rango

TEMA 7 MODIFICACIÓN DE LA APARIENCIA DE UNA HOJA DE CÁLCULO ......43

TEMA 9. FUNCIONES ................................................................................61

- Funciones matemáticas predefinidas en la aplicación de hoja de

TEMA 10 INSERCIÓN DE GRÁFICOS, PARA REPRESENTAR LA INFORMACIÓN

TEMA 11 INSERCIÓN DE OTROS ELEMENTOS DENTRO DE UNA HOJA DE

TEMA 14 UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE REVISIÓN Y TRABAJO CON

TEMA 15 IMPORTACIÓN DESDE OTRAS APLICACIONES DEL PAQUETE

- Con bases de datos

TEMA 16 PLANTILLAS Y MACROS ..............................................................95

- Creación y uso de plantillas

LO QUE HEMOS APRENDIDO ......................................................................................97

Formativa la hoja de cálculo

UF0321: modificación de la hoja de

hojas de cálculo TEMA 10 Inserción de

Una hoja de cálculo es una aplicación informática cuyo objetivo es la ma-

3. ENTRADA Y SALIDA DEL

Tema 1 / pg. 16 Conceptos generales y características fundamentales...

UF0321 / Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo pg. 17

Tema 1 / pg. 18 Conceptos generales y características fundamentales...

6. OPCIONES DE VISUALIZACIÓN (ZOOM, VISTAS,

UF0321 / Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo pg. 19

Y al igual que con otros programas de Office, manteniendo pulsado Control

Vista previa de salto de página

Tema 1 / pg. 20 Conceptos generales y características fundamentales...

Botón “Vista preliminar”

UF0321 / Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo pg. 21

Navegación por las hojas de cálculo de un libro

Tema 2 / pg. 24 Desplazamiento por la hoja de cálculo

Para introducir un dato, o incluso una fórmula, en una hoja de cálculo de

Tema 3 / pg. 26 Introducción de datos en la hoja de cálculo

UF0321 / Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo pg. 27

Si pinchamos y arrastramos en el cuadrado negro que aparece abajo a la de-

Tema 4 / pg. 30 Edición y modificación de la hoja de cálculo

UF0321 / Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo pg. 31

2.2 Borrado del contenido de una celda o

Tema 4 / pg. 32 Edición y modificación de la hoja de cálculo

2.3 Uso del corrector ortográfico

2.4 Uso de las utilidades de búsqueda y reemplazo

UF0321 / Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo pg. 33

3.4 Hojas de cálculo

Cortar, Copiar, Pegar y Copiar/Pegar Formato

Tema 4 / pg. 34 Edición y modificación de la hoja de cálculo

4.2 De hojas de cálculo

UF0321 / Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo pg. 35

1. CREACIÓN DE UN NUEVO LIBRO

Los nuevos libros se nombran como “Libro2.xls”, “Libro3.xls” y así suce-

2. ABRIR UN LIBRO YA EXISTENTE

3. GUARDADO DE LOS CAMBIOS