FASE 3: APLICAR LA METODOLOGIA DE EL CHECKLAND

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 301307A_474

NOVIEMBRE 2019

Universidad abierta y a distancia

Cundinamarca
Escuela de Ciencias Básica, Tecnología e Ingeniera
Ingeniera de Sistemas

INTRODUCCION
La empresa expresos Cosmecol SA es una compañía creada con el fin de fabricar productos cosméticos y

distribuirlos a través de todo el territorio nacional mediante su propia flota de vehículos.

El presente trabajo se centra en una problemática que se viene presentado en la compañía. Se hará el estudio

del problema existente, con el cual se pretende buscar soluciones factibles siguiendo la Metodología de

Sistemas Blandos y tratando de obtener un sistema óptimo para brindar un mejor servicio al usuario debido

a que la empresa aumento sus pedidos, pero al mismo tiempo se le vienen presentado una deficiencia en los

servicios a sus clientes.

 OBJETIVOS

 Analizar la situación actual en lo organizacional y administrativo con el fin de buscar un mejor

aprovechamiento de los recursos.

 Conocer la problemática de cada área organizacional y administrativa.

 Identificar los mecanismos necesarios para evaluar las diferentes áreas.

 Aplicar una técnica de datos en el análisis o diagnóstico organizacional.

 Aplicar la Metodología de Sistemas Blandos a la organización.

 APLICACIÓN METODOLOGIA CHECKLAND

1. Percepción de la situación-problema de manera no estructurada

 Por qué le ha aumentado al departamento de atención al cliente el número de quejas relacionadas con

la entrega de productos.

 Por qué el producto no está llegando a tiempo

 Por qué los productos están llegando incompletos.

 Migración de los clientes a otras marcas de cosméticos

 Un servicio insatisfactorio para el usuario.

 Desorganización en los préstamos del servicio.

 Descontrol administrativo, en cuanto a los recursos.

 Falta de uniformidad en los procedimientos.

 Por qué se realizan procesos manuales de anotaciones de pedido nacionales

 El software que tienen la empresa no cumple con las necesidades requeridas

2. Percepción de la situación problemática de manera estructurada

 Atención inadecuada al cliente

 Ineficiencia de los recursos tecnológicos existentes

 Rigidez de los procesos de control de compras e inventarios.

 Falta de comunicación entre las áreas de producción y compras

 Al aumentar los pedidos la empresa esta no aumento sus recursos ya sea humanos, transporte,

materias primas.
3 Selección de definiciones básicas

 Cliente: los consumidores

 Actores: Empleados cosmecol, departamentos Cosme col, Gerencia general

 Transformación: Mejorar el proceso de compras e insumos suficientes y entregas a tiempo de

pedidos.

 Weltanschauung: La opinión de clientes, opinión de los empleados de cada una de las áreas de

comercialización, producción y desarrollo, administración y de las áreas que dependen de estas.

 Dueño: Presidente y vicepresidente Cosmecol

 Ambiente: lugar de ubicación, tipo de cliente, entre otros.

4. Confección y verificación de modelos conceptuales.
5. Comparación de los modelos conceptuales con la realidad, etapa 4 con la etapa 2.
Lo que es. (Estado actual)
Lo que debe ser. (Estado ideal)
 Atención inadecuada al cliente
 Ineficiencia de los recursos tecnológicos
existentes
 Rigidez de los procesos de control de
compras e inventarios.
 Falta de comunicación entre las áreas de
producción y compras
 Al aumentar los pedidos la empresa esta no
aumento recursos ya sea humanos,
transporte, materias primas.
 Excelente Atención al cliente
 Eficiencia de los recursos tecnológicos
existentes.
 Flexibilidad del proceso de control de
compras e inventarios
 Excelente comunicación entre las áreas de
producción y compras
 Clientes satisfechos
 Aumento de recursos de la empresa,
humanos, transporte, materias primas
 Respaldo de información
 Alta productividad
 Buena administración de Recursos
 Cumplimiento de metas
 Aumento de beneficios económicos
 Entrega de pedidos a tiempo
6. Diseño de cambios deseables, viables y factibles

Medidas y cambios

Desarrollar los módulos de sistemas informáticos faltantes para el control de compras e inventarios.

Prueba de módulos de sistemas informáticos desarrollados.

Capacitación a funcionarios de servicio al cliente para mejorar la atención
Capacitación a los gerentes y jefes de área en los sistemas informáticos desarrollados ya que estos
tienen que autorizar algunas actividades dentro del mismo

Aumentar el personal de transporte

Aumentar la flota de vehículos

Aumentar la materia prima para la elaboración de los cosméticos

Mejorar la comunicación entre departamentos a través de mesas de trabajo

Hacer que los procesos del área de compras y de inventarios sean más flexibles, realizando revisión
de procedimientos y proceso y ajustarlo en pro de hacerlos más flexibles.
Revisar presupuestos para desarrollar los cambios mencionados.
Realizar las entregas de pedidos a tiempo en todo el país. Mejoran el aumento de cada uno de los
recursos se podrán hacer la entregas a tiempo.
7)Implantación De Los Cambios

Para la implementación de los cambios deseados se debe realizar rigurosamente a través de un plan de
consensó liderado por la presidencia y vicepresidencia y los jefes de cada departamento.

Se debe revisar primero en el plan de conceso el aumento del presupuesto de la empresa para poder aumentar
la materia prima y la flota de vehículos ya que estos factores son los que más están afectando a la empresa
en el tema de la entrega del pedido tarde.
8.Conclusiones

 Se logró identificar las áreas de la empresa en donde se presentan problemas mostrando los niveles y

subsistemas de cada una.

 Aplicando la metodología de checkland se identificó como se puede llegar a mejorar las deficiencias

de la empresa.

 Respecto a la Infraestructura tecnológica se debe utilizar todas las bondades del sistema informático

y aprovecharlo.
 BIBLIOGRAFIA

Ramos Mendoza, J. R. (2015). Evaluación de un programa de maestría en Educación a través de la MSS.

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Aguirre C. (2018). Aplicaciones de la Teoría General de Sistemas Unidad 2: Análisis CATWOE -
normativa [archivo de video].Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/19313