FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN, CONTROL Y STAFF

RODRIGO ANTONIO CASTILLO MURILLO

3-07-2019
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMÁTICA

2019
 INTRODUCCIÓN

Dentro de las organizaciones existen diferentes medidas de evaluación que se aplican a

los procesos con el fin de garantizar el correcto funcionamiento de las áreas funcionales y

medir la eficacia y eficiencia en el desarrollo de las actividades empresariales. Dichas

evaluaciones se pueden hacer a las siguientes funciones: función de planeación, función de

dirección, función de organización, función de control y función de staff, siendo las 3 últimas

el objeto de investigación de este documento.

Al realizar las evaluaciones de manera pertinente se crea una estructura que clarifica

las tareas de cada empleado y de la administración, y también se da prioridad a las

correcciones que se deben hacer en cada dependencia para mejorar los procesos.
 FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN

La función de organización está relacionada con el departamento de servicios de

información y la principal característica de este departamento es su independencia respecto a

los otros departamentos debido a la transversalidad de sus funciones y a la importancia de la

“información” como un activo empresarial.

Dentro de esta función se atienden la centralización o descentralización de los servicios

informáticos atendiendo los requerimientos de trabajo en las dependencias (crecimiento y

disponibilidad de equipos de cómputo, coordinación de procesos entre dependencias,

operaciones de hardware y software, entre otras), además se atienden la selección de

hardware y software y los estándares aplicados a las actividades.

1. SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFWARE

La selección de hardware y software es una tarea que se debe llevar a cabo con mucho

rigor y se deben de tener en cuenta todas las alternativas que existen en el mercado ya sea que

se este comprando una aplicación, un componente de hardware o un software como un

sistema operativo. A la hora de hacer la adquisición es necesario detallar todas las

características de cada opción, enumerando los aspectos positivos y negativos y los costos

asociados.

A continuación se describen los pasos a tener en cuenta a la hora de evaluar y escoger

una opción:

a) Identificar todas las posibles alternativas: se invitan a los distintos proveedores

para que presenten su producto (licitación), en caso contrario se hace un estudio de

mercado para saber que proveedores ofrecen el producto que desea adquirir la

empresa.

b) Preseleccionar candidatos: se preseleccionan aquellos productos o componentes

que son compatibles con las políticas y con la infraestructura de la empresa.

c) Definir las características a ser evaluadas: se construye una hoja de evaluación

para definir que características se tendrán en cuenta en la comparación de cada

componente de los distintos proveedores.

d) Realizar una evaluación técnica: esta evaluación tiene como objetivo calificar el

cumplimiento de cada característica requerida. En caso de que una alternativa no

cumpla con un requerimiento vital no se tendrá en cuenta.

 e) Evaluar los posibles proveedores: se analizarán las características de soporte al

cliente, años de experiencia, referencias y otras que puedan dar soporte al proveedor

como una empresa de confiar.

f) Seleccionar una opción: aquí se realiza un cuadro comparativo y se define el

proveedor explicando el porqué se eligió esta alternativa.

2. ESTÁNDARES

Se puede definir un estándar como un conjunto de características o reglas que nos

sirven para guiar los procesos dentro de una empresa, por ende los estándares deben de ser

claros, deben estar por escrito en un manual y además deben de ser alcanzables. Dependiendo

del departamento se aplicarán ciertos estándares que por lo general cumplen con una norma

tipo ISO. En el área funcional de sistemas, la cuál varía dependiendo de la naturaleza de la

empresa (no es lo mismo hablar de una empresa de venta de muebles que de una empresa de

desarrollo de software) por lo general se pueden distinguir dos tipos de estándares: el de

métodos y el de desempeño.

a) Estándar de métodos: amortiguan los cambios tecnológicos, permiten mejorar la

comunicación entre dependencias en el área de sistemas y reducen la rotación de

personal
 b) Estándar de desempeño: hacen referencia a la eficacia y eficiencia con que se usan

los recursos y se ejecutan las actividades, sirviendo como medida base.

Además de estos dos tipos de estándares es muy común que las empresas usen estándares de calidad,

de utilidad, de viabilidad, propiedad y precisión.

FUNCIÓN DE STAFF

Cuando se habla del staff organizativo estamos haciendo referencia al grupo de

personas o dependencias encargadas de apoyar a la organización creando las reglas o

políticas para la gestión de recursos humanos, auditoría interna, gestión riesgos, relaciones

con inversionistas, etc.

La evaluación de la función del staff pasa primeramente por garantizar que se cuenta

con el personal idóneo capaz de realizar rotaciones de acuerdo a sus habilidades cumpliendo
con los requerimientos actuales y futuros. Además proporciona un criterio estable para

justificar los aumentos salariales y en el peor de los casos sirve como métrica para realizar

despidos lo que abre la ventana a nuevos contrataciones de personal.

1. CONTRATACIÓN DE PERSONAL

En esta fase de la función de staff se hace una especificación clara sobre la oferta que

se necesita cubrir para que el futuro empleado como el empleador conozcan los limites de sus

obligaciones legales y de las funciones que se van a realizar. Con el fin de tener una gran

demanda de candidatos es necesario que la oferta sea clara y coherente en términos salariales.

Para reforzar el proceso de contratación de personal las empresas pueden recurrir a

diversos medios de evaluación entre los que se incluyen las entrevistas personales, la revisión

de la hoja de vida, las llamadas a referencias personales que corroboren la integridad mental,

moral y laboral del individuo a contratar y las pruebas de aptitud, entre otras.

Cuando se va a incluir un personal nuevo en el área de sistemas es necesario que los

candidatos demuestren habilidad técnica en el campo y que posean conocimientos sobre el

manejo de equipos de cómputo y software (de ser necesario). Otros items que se deberían

evaluar son el grado de interés por la seguridad informática, el manejo del idioma inglés, la

capacidad autodidacta y la honestidad.

2. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

 Por último y no menos importante dentro de la función de staff se encuentra la

capacitación de personal la cuál ayuda a mantener la moral y el deseo activo por aportar

nuevas soluciones a la empresa. Esta actividad de capacitación se logra a través de ofertas de

diplomados, cursos o entrenamientos internos. Mantener a todo el personal del área de

sistemas capacitado repercute en los procesos transversales de información y debe de ser una

actividad continua pues las tecnologías cambian constantemente.

BIBLIOGRAFÍA

1. https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/pid-23319621-dt-content-rid-1975

04057_1/courses/P21730025_CO1924181_RG76_C9227/Guia_AA2.pdf

2. https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/pid-23319596-dt-content-rid-1438

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3. https://sites.google.com/site/admoninformaticacun/planificacion-centro-

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4. https://prezi.com/w_bajl2c-lb5/estandares-de-desempeno-y-mecanismos-de-

control/

5. http://www.halinco.de/html/proy-es/mat_did_1/ev-estan.htm

6. http://www.reinventarlasorganizacioneswiki.com/index.php?title=Funcione

s_Staff
7. https://www.gestiopolis.com/proceso-de-contratacion-de-personal/

8. https://www.inviertaencolombia.com.co/noticias/1133-pasos-para-la-contr

atacion-de-personal-en-colombia.html

9. https://searchdatacenter.techtarget.com/es/opinion/Como-seleccionar-per

sonal-para-su-area-de-seguridad-informatica