EL PUNTO DE PARTIDA DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS1

“La Gobernabilidad desde el Inicio,

asegura el éxito del Proyecto”

Como hemos señalado en la Clase 1, la Dirección de Proyectos, está

conformada por la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas
y herramientas, que permiten asegurar que se cumplan con todas las
fases y entregables del Ciclo de Vida del Proyecto.

El éxito de la Dirección de Proyectos, se logra a través del desarrollo de

Cinco Grupos de Procesos y Diez Áreas de Conocimiento, a través de
una Matriz integrada de Procesos y Áreas de Conocimientos que
denominaremos Modelo Integrado de la Dirección de Proyectos.

Dentro del Área denominada Gestión de la Integración del Proyecto

asociada al Grupo de Procesos de Inicio, de la Dirección de Proyectos, nos
encontramos con el Acta de Constitución del Proyecto2

Cuando se da inicio a un proyecto, es necesario establecer declaraciones

que nos permitan Gobernar, es decir, cooperación entre equipo,
beneficiarios, normas procedimientos, algo así como las reglas del juego
del Proyecto lo que nos permite incluso identificar las limitaciones y riesgos
del proyecto.

El Acta de Constitución del Proyecto, permite Controlar el proyecto,

porque es un documento que autoriza formalmente la existencia de un
proyecto y, confiere al Director de Proyecto a autoridad para asignar
recursos de la organización a las actividades del proyecto.

1 El material de profundización se basa en el estándar global denominado Metodología PMI,

(Project Management Institute), detallado en la Guía para la Dirección de Proyectos, denominada
Guía de PMBOK (Project Management Body of Knowledge), sexta edición.
2 En Ingles Project Charter, por lo que es habitual denominar a este instrumento, también con ese

nombre.
1
En esta Acta, se formaliza cuál será el alcance para lograr los resultados
del Proyecto.
Cada proyecto se inicia con una idea, visión u oportunidad de negocio,
que representa el punto de partida y debe estar asociado con los objetivos
de negocio de la organización.

El Acta de Constitución del Proyecto, es un documento que se hará

referencia durante todo el ciclo de vida del proyecto.

El Acta de Constitución de un Proyecto es un documento emitido por el

iniciador o patrocinador (Sponsor) que autoriza formalmente la existencia
de un proyecto, confiriendo al gerente del proyecto (El Project Manager)
la autoridad para asignar recursos de la organización a sus actividades.

¿Qué información contiene el Acta de Constitución de un

Proyecto?

La principal información como también se puede expresar como la mínima

información, que debe incluir el Acta de Constitución de un Proyecto, para
poder dar la partida o inicio al Proyecto y, así la Dirección de Proyectos
asegura el éxito del Proyecto, es:

 Propósito o justificación del proyecto.

 Objetivos del proyecto y sus criterios de éxito (para que los objetivos
sean medibles).

 Requisitos de alto nivel.

 Premisas (Supuestos) y restricciones.

 Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites.

2
  Los riesgos de alto nivel.

 Resumen del cronograma de hitos.

 Resumen del presupuesto del proyecto.

 Lista de los interesados (Stakeholders).

 Requisitos de aprobación del proyecto (Como se define el “éxito” del

proyecto, quien decide si tiene éxito o no, quien firma la
aprobación).

 Gerente de proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad.

 Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan

el acta de constitución del proyecto.

¿Cómo se elabora el acta de constitución del proyecto?

El Acta de Constitución de un Proyecto, se elabora a través de variadas

fuentes de información, disponible en la Organización, por mencionar las
más habituales, se encuentran: Acuerdos, Resoluciones, Autorizaciones,
Declaraciones, Presupuestos, Presentaciones, Reportes, información de
distintas áreas y procesos de la Compañía, información facilitada por
clientes, usuarios, especificaciones técnicas, operacionales, financieras del
proyecto, normas de la autoridades reguladoras, Juicio de expertos, entre
otra información.

El Objetivo es levantar, identificar, información oficial del Proyecto,

incorporarla en Acta de Constitución de un Proyecto, para hacer funcional
la herramienta de control y aseguramiento, para la Dirección de Proyectos.

Otro objetivo crucial, es registrar el proyecto formalmente en la

organización, dar inicio al proyecto, establecer claramente sus límites y
establecer una forma directa una vía para obtener el compromiso y
aceptación formal del proyecto por parte de la dirección general.

3
 ANEXO N°1.

INSTRUCCIONES PARA LA CONFECCIÓN DEL

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

ID PMO _Indicar número

asignado por la PMO,
establezca supuestos ficticios
para el desarrollo del Caso de
Estudio
Fecha de preparación __/__/____

SECCIÓN A: INFORMACIÓN GENERAL

NOMBRE DEL Indicar el nombre completo del proyecto del proyecto asignado, idealmente,
PROYECTO con el detalle de las siglas, por ejemplo: Sistema de Medición de la Calidad
de la Educación (SIMCE)

JEFE DE PROYECTO Indicar el nombre completo del Jefe de Proyecto (puede ser ficticio o
establece un supuesto, para desarrollar el Caso de Estudio).

AREA SOLICITANTE (DIV/DEPTO/UNIDAD) Indicar si es una División, Departamento y/o Área.

PATROCINADOR DEL Indicar el nombre CLIENTE LÍDER DEL Indicar el nombre

PROYECTO completo del PROYECTO completo del Cliente
Patrocinador o Sponsor Líder o Usuario Líder

CONTRAPARTE ÁREA Si es que está asignado, FECHA DE APROBACIÓN Indicar la fecha de

INICIATIVA indicar el nombre IDEA aprobación de la Ficha
completo de Idea

NOMBRE DE LA IDEA Indicar el nombre completo de la idea asociada al proyecto.

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SECCIÓN B: PROPÓSITO O JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

La justificación o propósito del proyecto expone todas las razones y motivos por los cuales se
decidió emprender el proyecto, aquí es cuando definimos y explicamos de forma detallada
por qué este es conveniente, qué beneficios se desean alcanzar y qué uso se le dará al
producto, servicio o resultado único logrado. Con esta descripción podemos responder
preguntas tales como: ¿por qué estamos haciendo este proyecto?, ¿para qué sirve este
proyecto? o ¿a quién le sirve este proyecto?

SECCIÓN C: INFORMACIÓN INICIAL (DE ALTO NIVEL)

ALCANCE PRELIMINAR

El alcance preliminar del proyecto debe dar una descripción narrativa del trabajo a realizar
para entregar los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto,
considerando sus características y funciones específicas. Con esta descripción podemos
responder preguntas tales como: ¿de qué se trata el proyecto?, ¿que obtendremos con este
proyecto? o ¿que se logrará al final de este proyecto?

Incluye: [ ] Capacitación [ ] Soporte [ ] Software [ ] Hardware ( ) puesta en marcha ( ) ingenierías ()

estudios

REQUERIMIENTOS

Funcionales

Los requerimientos funcionales pueden ser: cálculos, detalles técnicos, manipulación de

datos y otras funcionalidades específicas.

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SECCIÓN C: INFORMACIÓN INICIAL (DE ALTO NIVEL)

No Funcionales

Un requisito no funcional específica criterios que pueden usarse para juzgar la operación de
un sistema en lugar de sus comportamientos (complementan los requisitos funcionales). Por
tanto, se refieren a todos los requisitos que ni describen información a guardar, ni funciones a
realizar, tales como: rendimiento, disponibilidad, accesibilidad, usabilidad, entre otros. Con
esto podemos responder a: ¿cómo debe ser (o no ser)?

Otros

RIESGOS

Un riesgo es un evento o condición inciertos que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre uno o
más objetivos del proyecto. Debido a que no poseemos mayor información sobre el proyecto, estos riesgos
pueden constituir restricciones para el proyecto. En esta descripción puede utilizarse como estructura en la
redacción: la causa del riesgo, el evento o condición y la consecuencia en caso de que ocurra el riesgo. El
núcleo del riesgo es la descripción del evento o condición que identifica, que debe ser clara y concisa.

PRESUPUESTO GLOBAL (EXPRESADO EN MM$)

El presupuesto debe indicar el monto asociado en por ítem presupuestario -según el clasificador
presupuestario vigente- en términos globales y en miles de millones de pesos.

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SECCIÓN D: MATRIZ DE CRITERIOS DE EXITO DEL PROYECTO

Puede establecer supuestos para el desarrollo del Caso de Estudio.

CRITERIOS DE ÉXITO
PERSONA QUE APRUEBA
OBJETIVOS (Muestran
CUANTIFICABLES (Es el interesado que
ÁMBITO A EVALUAR cómo puede ser
indicará si se cumplió el
(Fin que sea alcanzar medido el desempeño
criterio de éxito en el
en términos medibles)
de un proyecto futuro)
asociado a un objetivo)

ALCANCE

TIEMPO

OTRO (ESPECIFICAR)

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SECCIÓN E: RESUMEN DE HITOS

Puede establecer supuestos para el desarrollo del Caso de Estudio.

TIPO DE HITO DESCRIPCIÓN DEL HITO FECHA

(CONTRACTUAL/GESTION) COMPROMETIDA

Identificar si es un hito Un hito constituye un punto significativo o Identificar si existe una

por contrato trascendente dentro del proyecto. fecha comprometida o
(obligatorio) o de Generalmente el inicio o la terminación de un tentativa para el
gestión (opcional) entregable principal del proyecto. cumplimiento del hito
identificado.

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SECCIÓN E: INTERESADOS PRINCIPALES

Puede establecer supuestos para el desarrollo del Caso de Estudio.

NOMBRE INTERESADO/ÁREA ROL O CARGO/ÁREA

Indicar el nombre completo del interesado (si es un Indicar el rol que cumple el interesado
individuo) o el nombre del área interesada (si es un grupo) identificado en el proyecto o declarar el
cargo que posee en la organización
(individuos)

SECCIÓN F: NIVEL DE AUTORIDAD DEL JEFE DE PROYECTO

Puede establecer supuestos para el desarrollo del Caso de Estudio

DECISIONES TÉCNICAS RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Debe indicarse si en términos de este proyecto
en específico, se ha otorgado un nivel de
autoridad especial. Entre las decisiones técnicas
pueden encontrarse aquellas vinculadas a
aprobaciones técnicas de contrato o decisiones
sobre el trabajo con otras áreas.
Debe indicarse si en términos de este proyecto
en específico, se ha otorgado una resolución de
conflictos en especial. Entre las resoluciones
pueden encontrarse aquellas vinculadas a
conflictos al interior del equipo de proyecto o a
decisiones menores que no estén asociadas a
procedimientos formales.

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SECCIÓN G: APROBACIONES (COMPLETAR A MANO)

Puede establecer supuestos para el desarrollo del Caso de Estudio

NOMBRE DEL JEFE DE PROYECTO NOMBRE DEL PATROCINADOR U ORIGINADOR

Escribir a mano el nombre completo del Jefe de Escribir a mano el nombre completo del
Proyecto Patrocinador (Sponsor) u Originador del Proyecto

FIRMA DEL JEFE DE PROYECTO FIRMA DEL PATROCINADOR U ORIGINADOR

Firma física del Jefe de Proyecto Firma física del Patrocinador (Sponsor) u
Originador del Proyecto

FECHA FIRMA FECHA FIRMA

Indicar fecha (DD/MM/AAAA) a mano, en la que Indicar fecha (DD/MM/AAAA) a mano, en la que
el Jefe de Proyecto firmó el documento. el Patrocinador (Sponsor) u Originador del
Proyecto, firmó el documento.

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