ANÁLISIS DE LA GUÍA DE ENTREVISTA - DIAGNOSTICO

ADMINISTRATIVO
I. PLANEACIÓN
 El coordinador administrativo no utiliza el proceso administrativo, pero tiene un plan de
trabajo y el coordinador académico si utiliza el proceso administrativo en los documentos
de gestión.
Observación: Podemos decir que ambas áreas utilizan el proceso administrativo.

 En la coordinación administrativa están definidos en su plan de trabajo y en la

coordinación académica se encuentra en el reglamento interno.
Observación: Podemos rescatar que la coordinación académica no cuenta con objetivos para
su área.

 En la coordinación administrativa si están clasificados sus objetivos estos se encuentran

en el Plan Anual De Trabajo y en la coordinación académica no están clasificados.
Observación: Podemos decir que al no contar con un plan no se pueden clasificar los
objetivos.

 En la coordinación administrativa los objetivos están jerarquizados en corto, mediano y

largo plazo se encuentran en el Plan Anual De Trabajo y en la coordinación académica
no están jerarquizados.
 Ambos coordinadores indican que sus colaboradores participan activamente para el logro
de los objetivos.
 Ambas coordinaciones indican que si hay una revisión sistemática de los objetivos.
Observación: Sin embargo, en la coordinación académica analizan los objetivos de forma
periódica en relación con su reglamento interno, lo cual muestra que no cuentan con los planes
estratégico operativo.

 Ambas coordinaciones sindican que si existen objetivos definidos a corto, mediano y

largo plazo
Observación: La coordinación administrativa lo tiene el PAT, y la coordinación académica
no lo tienen plasmados.

 Para coordinación administrativa

Existen políticas definidas por escrito.
No las tiene jerarquizadas.
Los colaboradores sí participan en su definición.
Regularmente se hace una revisión, además que son de fácil interpretación para el
personal.
 Para la coordinación académica
Sus políticas se encuentran jerarquizadas.
Sus colaboradores participan en la definición, de las políticas.
Regularmente se hace una revisión, además que son de fácil interpretación para el
personal.
 Para ambas coordinaciones los procedimientos se encuentran en el MAPRO.
Observación: No existen ningún método para garantizar su optimización, además no realizan
un seguimiento periódico y sistemático.
 II. ORGANIZACIÓN

Proceso Administrativo:
 Ambas coordinaciones utilizan el proceso administrativo en el diseño de la
estructura organizacional.
 Si cuentan con una estructura organizacional definida.
Los colaboradores y el consejo directivo participan en el logro de los objetivos de
la escuela.
Autoridad:
 Los coordinadores de ambas áreas responden ante un mismo jefe en este caso el
director.
 La coordinación administrativa tiene a su mando un solo colaborador y la
coordinación académica tiene a su mando 5 colaboradores.
 Ambas coordinaciones tienen la suficiente autoridad para tomar decisiones.
 Las tareas se encuentran delimitadas para las coordinaciones, las tareas se
encuentran delimitadas.
Según el puesto:
 En el EPD no se da la rotación de puestos.
Estructura Organizacional
 Para ambas coordinaciones si existen líneas de autoridad definidas en el
organigrama.
 Las coordinaciones buscan equilibrar la autoridad y responsabilidad.
 Las actividades de cada puesto están definidas en el RIT.
 Existen capacitaciones por parte de la universidad.

III. DIRECCIÓN
 En ambos se utiliza el proceso administrativo en la función de dirección.
 En ambas coordinaciones se utiliza diferentes estilos de liderazgo de acuerdo a las
características del grupo.
 Ambos coordinadores están designados como jefes por su capacidad para dirigir
 Ambos coordinadores utilizan comunicación directa con sus colaboradores y
viceversa
 Ambas coordinaciones incluyen a sus colaboradores en la toma de decisiones.
 Ambas coordinaciones afirman que no existen incentivos. Observación: No
existen incentivos económicos.
 En ambas coordinaciones existe buena disciplina.
 En ambas coordinaciones la supervisión de los colaboradores es facilitadora.
 En la coordinación académica no existen conflictos, mientras que en la
coordinación administrativa se aprovechan esos conflictos para hacer cambios.
 En el área académica no existen programas de desarrollo y promoción, mientras
que en la coordinación administrativa si se llevan a cabo regularmente.
IV. CONTROL
 Sí se utiliza el proceso administrativo en el diseño y mantenimiento por parte de
la UNC.
 En ambas coordinaciones no existen sistemas de control.
 Los sistemas de control lo operan los coordinadores.
 Sí se toma en cuenta la información de los sistemas de control.
 El sistema de control en la coordinación académica cuenta con estándares
medibles, mientras que en la coordinación administrativa se desconoce de estos.
 En ambas coordinaciones se cuenta con adecuado sistema de control.
Observación: Para la coordinación administrativa el Director es el que controla.
 En ambas coordinaciones sí se orientan a los aspectos críticos y resaltan
excepciones.
 En la coordinación académica se lleva una revisión periódica y sistematizada,
mientras que en la coordinación administrativa no. Observación: En la
coordinación académica el personal informa.
 En la coordinación académica los sistemas de control son sencillos, mínimos y
cuentan con filtros, mientras que en la coordinación administrativa no existen.
 ANALISIS DEL CUESTIONARIO DE DIAGNÓSTICO DE CONTROL
INTERNO
Objetivos normas y reglamentos internos, MOF Y MAPRO, etc.
 Cuentan con objetivos, normas y reglamentos que no están actualizados.
Personal administrativo:
 Los colaboradores conocen sus funciones y deberes además estos están por escrito
 Ambos coordinadores opinan que las ordenes de trabajo se dan por escrito y de
forma verbal.
 Los personales para el ingreso a su centro de trabajo cumplen con el registro de
hora de entrada y de salida.
 Para medir su rendimiento y calidad en las tareas se les realizan exámenes.
 Si los colaboradores incurren en una falta se les aplican sanciones disciplinarias.
 No existe rotación de personal.
 El personal hace uso de sus vacaciones, pero no tienen un calendario
preestablecido.
 Existe una comunicación adecuada entre el consejo directivo y los colaboradores.
 Si cuentan con los recursos necesarios para el desarrollo de su trabajo.
Observación: Máquinas y equipos obsoletos
 Sí existe un plan de capacitación al personal. Observación: Este está dado por la
UNC
 No existen guías para el proceso de inducción.
 Sí existen guías para aplicación de sistemas de capacitación.
 En la coordinación académica no existe, mientras que en la administrativa sí
existe.

Políticas y Procedimientos
 Las políticas y procedimientos son aprobados por la jefatura y estas son
transmitidas por escrito a las personas.
 Ambas coordinaciones conocen la ley de contrataciones con el estado y su
reglamento, además conocen la función de la OSCE.

Herramientas para medir resultados y evaluar la gestión

 No cuenta con las herramientas para medir resultados.
 Cuentan con planes operativos e informe de actividades para evaluar la gestión.
 Tanto los procesos como el personal tienen en cuenta el código de ética.
 Durante el periodo que viene laborando el personal no se ha encontrado ninguna
denuncia.
 Para cumplir con los objetivos de desempeño en ambas coordinaciones existe
presión.
 La EPD en su filosofía y su estilo de administración se ve reflejada en sus
políticas, objetivos, estrategias, entre otros.
 Los empleados son incentivados moralmente en el cumplimiento de las normas y
reglamentos mas no reciben incentivos económicos.
 La información sobre la gestión es presentada oportunamente
 La EPD cuenta con el personal suficiente para el desarrollo de sus actividades
 El presupuesto es evaluado cada cierto periodo para tomar acciones correctivas
 Se toma en cuenta la opinión del personal para la propuesta de objetivos y el
desarrollo de estos.
 La supervisión para medir el grado de consecución de los objetivos se realiza
regularmente, sin embargo, no tienen instrumentos.
 Cuentan con el apoyo de la auditoria interna para establecer sus deficiencias y
recomendaciones
 La información es compartida a las personas adecuadas para cumplir de forma
eficaz y eficiente sus responsabilidades.
 Para la EPD no utiliza la información para conocer si se han logrado los objetivos,
metas e indicadores.
 La supervisión de los procesos y de la información se realiza regularmente.
 La calidad y rendimiento del sistema de control interno no se evalúa ni se
supervisa.