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1. El acta.
1.1. El acta y sus elementos.
2. El informe.
2.1. Estructura.
2.2. Recomendaciones
3. El plan de trabajo, propuesta o anteproyecto.
3.1. Etapas del proceso.
4. El diagrama de Gantt.
4.1. Cronograma de actividades.

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1. El acta zación de la reunión.
• Lugar de la reunión
Según la Real Academia Española: Acta: Se especifica la ubicación donde se desarrolla la reunión: Ejemplo; sala de juntas
es la relación escrita de lo sucedido, tra- de gerencia,
tado o acordado en una junta. También • Objetivo
certificación, testimonio, asiento o cons- Recoge el motivo de la reunión. Se enumeran los temas motivo de la reunión, iden-
tancia oficial de un hecho. (Del lat. acta, tificándolos con números arábigos.
pl. de actum, acto).
Tabla 1: Encabezado del acta
1.1 Sus elementos son:
Fecha:
• Razón social
En el margen superior o área del enca- Tema o nombre del comité:
bezado de las páginas, va la razón social, Hora de inicio:
Hora finalización:
denominación del documento y número
Lugar de la reunión:
correspondiente.
Objetivo de la reunión:
Después del título, a tres interlíneas y
centrada, se ubica la palabra ACTA en Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).
mayúscula fija, seguida del número con-
secutivo que le corresponda. Es decir,
el ACTA 1 corresponde a la primera re- • Asistentes
unión realizada. Se suprime el signo de Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El car-
número. go que desempeñe cada uno en la reunión se separa por una línea de salto (tecla
Enter) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual
• Fecha jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
Ciudad y fecha completa en que se efec-
tuó la reunión. En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes
• Título de la junta o comité a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.
Ejemplo: Consejo Académico, Comité
de Evaluación y Seguimiento. • Desarrollo
• Hora Se escribe la palabra DESARROLLO en mayúscula fija, contra el margen izquierdo.
Se anotan la hora de inicio y la de finali- El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según los objetivos planteados para
la reunión, con sus respectivas conclusiones.

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El primer tema es, generalmente, verificación del quórum. En el tema: “lectura, discusión y aprobación del acta anterior”, se
indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presenten.

• Plan de acción
Si en la reunión se definen actividades para ejecutar se deben relacionar, indicando el nombre del responsable y la fecha límite
para entregar la actividad.
En tal caso, que de la actividad a ejecutar se deba generar un documento, se debe relacionar el nombre mismo.

Tabla 2: Plan de acción.


PLAN DE ACCIÓN
Actividades Responsable Fecha Limite Documento

Cotizaciones Pedro Pérez Dd/mm/aa Informes con


las diferentes
cotizaciones

Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).


• Próxima reunión
Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra “próxima reunión” con mayúscula fija y seguida de punto. A continua-
ción se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.

Tabla 3: Planificación de próxima reunión

Próxima Reunión Fecha:


Lugar:
Hora:

Nota: Tomado del Sistema Nacional de Bibliotecas SENA (2017).

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• Firma, nombre y cargo - Cuando sea necesario mencionar puntos (:) y con mayúscula inicial. Se
El nombre completo de los firmantes la intervención de uno de los asistentes, aclara el número de hojas.
responsables se escribe con mayúscula se hace con nombre propio. - Cuando el acta es extensa y se
fija. El cargo se anota debajo con mayús- - Cuando haya lugar a votaciones, hace necesario utilizar hojas comple-
cula inicial y sin centrar. se indica el número de votos emitidos mentarias, éstas deben ir identificadas
Los firmantes del acta son, generalmen- en favor, en contra y en blanco. En caso en la parte superior con el nombre del
te, todos los participantes a la reunión o de nombramientos se registran los re- comité, el número del acta y el número
comité. sultados y los nombres propios. de orden de la hoja.
- En el caso de acta registrada, se
• Nota escribe el nombre de la persona que de 2. El informe
Los datos anteriores, resaltados con ne- acuerdo con los estatutos debe presidir
grita, se escriben todos en el acta con la reunión, así como la persona que ope- Es un texto escrito en prosa científica,
mayúscula fija, seguida de dos puntos. ra como secretario de la misma. técnica o comercial con el objetivo de
Por estética, se recomienda que formen - En el caso de acta no registrada, comunicar información dirigida, gene-
columnas debidamente alineadas. es preciso que quede constancia del ralmente a personas o entidades capa-
nombre de quien preside la sesión y de citadas para tomar decisiones. Es un
- Hay frases que pueden ir como quien actúa como secretario. documento que describe el avance o
frase alusiva o resaltada - En actas registradas y en las que los resultados de investigaciones cientí-
- El acta es muy importante a la por seguridad se considere convenien- ficas o técnicas, así como el resultado
hora de constatar algo dicho te, el presidente coloca su rúbrica en la de un problema científico o técnico. Es
- El acta deja claro y por escrito parte inferior izquierda de cada hoja. un texto elaborado para informar, sobre
todo lo sucedido - Junto con el acta se recomienda hechos o actividades concretas, a un
Toda acta expresa lo tratado en una reu- elaborar un resumen de compromisos determinado lector o lectores. General-
nión sin describir detalles intrascenden- en el cual se consignen acciones, res- mente contiene tablas, cuadros, gráfi-
tes. Los párrafos deben ser concisos, ponsables de las mismas y fechas límite cos y otros elementos que sirven para
claros y que hagan énfasis en las deter- de cumplimiento. la organización, clasificación y presenta-
minaciones tomadas. Sin embargo, por - Cuando en una reunión se pre- ción de los datos.
solicitud expresa se anotan las discre- sentan documentos que sustentan una
pancias. información, éstos se detallan en el de- Es la respuesta a un requerimiento de
- Se indica el nombre de la perso- sarrollo y se adjuntan al acta. La alinea- un ejecutivo de nivel jerárquico superior.
na que presenta una moción, pero no es ción va a dos interlíneas de los firmantes, Como tal, el informe da cuenta de la si-
necesario anotar a quienes se adhieren contra el margen izquierdo se escribe la tuación de un proyecto de investigación
a ella. palabra anexo, o anexos, seguida de dos

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o de un proceso cualquiera en el cual académico, el informe técnico se carac- dio.
está comprometida la empresa dentro teriza por la concisión del texto. - Análisis: exposición de los he-
de una fecha determinada, la periodici- No quiere ello decir que carezca de los chos, circunstancias y detalles que
dad y el contenido técnico son caracte- elementos básicos de la investigación constituyen la verdadera razón de ser
rísticos de un informe. científica, sino que su objetivo es dar del trabajo.
cuenta de los resultados y no del proce- - Recursos: recursos financieros,
Las directivas de una empresa no toman so detallado que condujo a ellos. desembolsos, adiciones presupuestales
una decisión de importancia si antes no - Conclusiones: recomendaciones
han sido informadas técnicamente de Los elementos estructurales de este in- e implicaciones.
las hipótesis probables, las alternativas forme son: En esta parte se derivan conclusiones,
disponibles y las recomendaciones del - Razón social: en el margen supe- se hacen recomendaciones, bien sea
cuerpo técnico a cuyo cargo está el pro- rior o área del encabezado de las pági- para la toma de decisiones operativas o
yecto. nas va la razón social para nuevas investigaciones y se anali-
- Portada: contiene el título del in- zan las implicaciones de la investigación.
Las siguientes son algunas recomenda- forme. Nombre del autor o autores, ciu- - Bibliografía: sustento teórico en
ciones para la elaboración de un informe dad y fecha. libros, documentos, revistas especializa-
técnico: - Índice: Es igual al que se usa en das u otro tipo de publicación.
un libro. - Apéndices: tablas o gráficos que
- Proceso de pre-escritura. - Programa de actividades: crono- amplían la información, glosario de tér-
- Análisis cuidadoso del asunto o grama propuesto inicialmente minos y otros elementos que aclaran o
problema. - Resumen: constituye la síntesis refuerzan el contenido del informe.
- Obtención de los datos requeri- del trabajo o proyecto. Comparar con el
dos. cronograma. Los informes deben ser redactados en
- Ordenamiento de los datos y re- - Introducción: incluye los antece- forma impersonal; es decir, en tercera
ferencias bibliográficas que ilustren o re- dentes del problema, los objetivos, la persona. Los pronombres yo y nosotros,
fuercen las ideas. justificación y el contexto general, esto no tienen cabida en la redacción de un
- Bosquejo del informe. es, cómo y dónde se realizó la investiga- informe. (Blogspot, 2017).
(Blogspot, 2017) ción o se desarrolló el proyecto.
- Método: es una explicación de • Clases de informe
2.1 Estructura del informe las técnicas que se usaron para la reali- La clasificación de informes viene dada
Son las partes que componen el informe zación del trabajo. por extensión, contenido y estructura,
propiamente dicho. A diferencia del in- - Resultados: resumen los datos su importancia radica en su múltiple
forme de investigación para un contexto recolectados y el tratamiento que se les aplicación para investigaciones, tesis de

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grado y trabajos ejecutivos en diferentes tos, experiencia y criterio de los exper- 7. Enfatice en el aspecto cuantitati-
ambientes; para este caso específico, tos, autores del informe. Es en aquellos vo y no en el cualitativo.
se describirán según su estructura: ex- que utilizando abundantes datos y docu- 8. Preséntelos en forma organizada
positivo, interpretativo y demostrativo, mentación de apoyo, se tratan de de- y jerarquizada.
se cambia el orden. mostrar o probar determinados hechos, 9. Utilice al escribir la tercera perso-
situaciones, fenómenos, eficiencia o in- na o la forma impersonal (se encontró,
- Informe Expositivo eficiencia de procesos. se realizó, etc.). Los pronombres yo y
Debe intentar dejar una idea clara y con- nosotros no tienen cabida en la redac-
cisa de los resultados obtenidos, así - Informe Demostrativo ción de un informe.
como de la imagen y la capacidad de la Es aquel en el cual se presenta una te-
empresa. Es aquel que narra un hecho sis planteada por el autor del informe, 3. El Plan de Trabajo, Propuesta
o una secuencia de hechos sin análisis la descripción de todos los pasos que y/o Anteproyecto
ni interpretaciones del autor y por con- se han seguido para su demostración
siguiente, sin conclusiones ni recomen- y las conclusiones obtenidas. Tiene un Las etapas del proceso de investigación
daciones. Este tipo de informe debe contenido amplio y detallado y se usa pueden ser: planeación, organización,
incluir antecedentes para que ayuden en casos y plazos ya establecidos por la ejecución o desarrollo del proyecto y
a comprender el hecho o hechos narra- empresa o institución. elaboración del documento final. Las fa-
dos. Estos informes tampoco contienen ses de un proyecto de formación o pro-
conclusiones. Su ventaja es que los des- 2.2 Recomendaciones yecto productivo de etapa práctica pue-
tinatarios de la información tienen abso- den ser: planeación, análisis, desarrollo
luta libertad para tomar decisiones, sin 1. Exponga en forma concreta y pre- y evaluación.
peligro de que influya en ellos la opinión cisa sus conclusiones y recomendacio-
del funcionario informante. nes. Cualquiera que sea el tipo de proyecto
2. Tenga en cuenta las normas del en el área de multimedia debe contar
- Informe Interpretativo ICONTEC para su presentación formal. con la aplicación de alguna metodología
Este informe no contiene solamente 3. Use párrafos cortos. de pasos o etapas en las que se forma-
narración de unos hechos, sino que in- 4. Elimine toda subjetividad; opinio- lice el trabajo realizado mediante un do-
terpreta y analiza esas situaciones para nes, afectividad, sentimientos, etc. cumento.
obtener conclusiones y dar recomenda- 5. Presente toda la información ne- Por tal motivo, en la fase de planeación
ciones. Intenta retomar la posición inédi- cesaria. se pueden generar documentos como la
ta de los hechos, la ventaja es que los 6. Cite las fuentes de información propuesta, el anteproyecto y el proyecto
destinatarios de la información pueden consultadas. y al término un trabajo escrito denomi-
aprovechar plenamente los conocimien- nado documento o tesis final.

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3.1. Etapas del proceso. • Nombres de las personas que partici- titucionales y financieros).
pan en el proceso. • Cronograma.
- La Propuesta • Recursos disponibles (materiales, ins- • Bibliografía.
Documento que expresa o consigna la titucionales y financieros). • Posibilidades de publicación.
idea inicial de un trabajo de investiga- • Cronograma.
ción o proyecto. Puede constar de: • Bibliografía. - El Documento Final
• Tema. El documento final pone en común, los
• Título provisional. - El Proyecto resultados del proceso de investigación
• Breve descripción general del proble- Documento que presenta los presupues- para su discusión y aplicación.
ma. tos teóricos, metodológicos y financie-
• Justificación inicial o preliminar. ros para la ejecución de la investigación Requisitos para la presentación del do-
• Objetivo provisional. o proyecto. Puede constar de: cumento final:
• Clase de investigación (modelo teóri- • Titulo. • Todo documento debe elaborarse en
co) o trabajo propuesto. • Definición del problema (antecedentes hojas tamaño carta o A4 por una sola
• Posibles colaboradores en la investiga- del problema, formulación, descripción). cara.
ción o en el proyecto. • Justificación. • Se deben conservar los siguientes
• Recursos disponibles (materiales, ins- • Objetivos, general y específicos. márgenes: superior 3 cm, izquierdo 4
titucionales y financieros). • Marco referencial (teórico, histórico, cm, derecho 2 cm e Inferior 3 cm.
• Bibliografía. conceptual, estado actual, científico y • Se debe utilizar el tipo de letra arial,
tecnológico, entre otros). tamaño 12.
- El Anteproyecto • Diseño Metodológico. Definición de • La separación entre las líneas de un
Informe que contiene la estructura for- hipótesis, variables e indicadores, uni- párrafo debe hacerse a una interlinea
mal de la propuesta para el inicio de una verso, población, muestra e instrumen- (Distancia vertical entre dos renglones).
investigación o proyecto. Puede constar tos, y estudio piloto, si la investigación • La separación entre párrafos y entre
de: lo requiere. el título y el texto se hará doblando la
• Título. • Método o estructura de la unidad de separación de líneas; es decir, con doble
• Formulación del problema. análisis, criterios de validez y confiabili- interlinea.
• Justificación. dad. • El título de cada capítulo comienza en
• Objetivos, general y específicos. • Esquema temático (capítulos provisio- una hoja independiente a 4 cm del borde
• Marco referencial (teórico, histórico, nales del informe de investigación). superior.
conceptual, estado actual, científico y • Personas que participan en el proyec- • Después de punto seguido se deja un
tecnológico, entre otros). to. espacio; y de punto aparte dos interli-
• Diseño metodológico preliminar. • Recursos disponibles (materiales, ins- neas.

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• Los dos puntos se escriben inmediata- do proyectos sencillos, el diagrama de uso más común es el de Gantt o diagrama
mente después de la palabra, seguidos de barra, para proyectos de mayor complejidad se recomienda utilizar diagramas de
de un espacio y el texto con minúsculas. flechas o de redes como el PERT o CPM.
• Se debe redactar en forma impersonal.
• Para resaltar, puede usarse letra cursi-
va o negrilla. Los términos de otras len-
guas que aparezcan dentro del texto se
escriben con negrilla.

4. El Diagrama de Gantt o
Cronograma de Actividades
El cronograma de actividades hace par-
te de la estrategia operativa del proyecto
de investigación. Es la descripción de las
actividades en relación con el tiempo en
el cual se van a desarrollar, para esto, pri-
mero hay que determinar con precisión
cuáles son esas actividades y a partir de
los aspectos técnicos presentados en el
proyecto. De acuerdo con los recursos,
el tiempo total y el equipo humano con
que se cuenta, se calcula para cada uno Figura 1: Diagrama de Planificación de Gantt
de ellos el tiempo en el cual abran de ser Fuente: Wikipedia, (2006)
desarrolladas.
El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo obje-
tivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades
Para la presentación del cronograma se
a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama
utilizan generalmente diagramas, los
de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada
cuales permiten visualizar el tiempo de
tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e inter-
cada actividad sobre todo en aquellos
dependencias. (Wikipedia, 2006).
casos en que hay varias actividades en
un mismo tiempo. Si se están ejecutan-

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Tabla 4: Formato de acta

Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

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Acta: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, comité o reunión.
Informe: Descripción oral o escrita de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Conjunto de datos o instruc-
ciones sobre algo o alguien.
Cronograma: Calendario de trabajo.
Cliente: persona que utiliza con asiduidad los servicios de un profesional o empresa. Persona que habitualmente compra en un
establecimiento o requiere sus servicios.
Usuario: que habitualmente utiliza algo. Dicho de una persona que tiene derecho de usar una cosa ajena con cierta limitación.

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Referencia de tablas y figuras:

SENA. (2017). Figura 1: Mapa conceptual. Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

Wikipedia. (2006). Figura 2: Diagrama de Planificación de Gantt. Recuperado de:


https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_empresas

SENA. (2017). Tabla 1. Encabezado del acta. Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

SENA. (2017). Tabla 2: Plan de acción. Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

SENA. (2017). Tabla 3: Planificación de próxima reunión. Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

SENA. (2017). Tabla 4: Formato de acta. Biblioteca Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.

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